高校智慧档案馆创新服务方式研究

李晓红

近年来，随着高等院校的增加，信息管理技术在高校档案管理中被广泛应用。传统的档案管理和简单的面对面查询制约了档案工作效率的提高，难以适应学校内外各方面对高校档案利用要求的不断提高。信息化建设的快速发展推动了智慧档案馆的建设进程[1]。目前，我国许多高校档案馆已建成“国家示范性智慧档案馆”，并通过了国家档案局组织的测试。随着国内智慧档案馆建设的不断推进，中山大学、浙江大学、南京大学等高校的智慧档案馆建设也在不断发展。高校档案馆拥有丰富的档案资源，但是高校智慧档案馆的建设存在差异，我国高校智慧档案建设步伐不一致，在创新服务工作中也存在一些问题。

一、高校智慧档案馆创新服务的主要问题

信息化技术的发展给建立和发展智慧校园带来了新的挑战，但也为学校智慧档案馆的运作提供了新机遇，高校档案管理人员应更新自己的观念和知识体系，抓住发展机遇率先学习，解决高校智慧档案馆创新服务的主要问题。

1.解决资金和机构协调问题。智慧档案管理是由档案系统软件来实现的。为实现智慧档案馆管理服务创新工作，高校管理层需要建立服务器和网络，这就需要投入大量资金[2]。高校智慧档案馆建设不仅需要解决资金问题，还要整合学校的档案系统和办公系统的信息资源，这也需要一定的人力投入。

2.复合型智慧档案管理人才不足。在学校管理系统中，档案信息虽然覆盖学校各个角落的主要工作，但这些档案信息在不同时间呈现不同内容。档案资源失去了时效性，容易被忽视，在整理过程中需要专业人才队伍。但是我国高校档案管理人才严重短缺，拥有计算机信息系统专门知识的复合型人才十分稀缺。除了应具备丰富的档案管理技能，高校知识平台的开发也需要专门的技术人员负责，这将有助于满足当前高校智慧档案创新管理工作需要。

3.档案管理系统不衔接，档案信息资源共享不足。档案工作是全校的一项基础性工作，然而档案管理系统往往是孤立的，成为一个独立的隔离系统。尤其是在高校服务人员不足的情况下，传统档案管理方式造成资源使用率很低，一些办公系统的档案信息不能衔接到档案管理系统中，造成档案归档不及时[3]。智慧档案管理平台搭建了统一的个人信息门户，用户可直接登录访问，使档案系统集成到智慧档案管理平台中，提高了档案系统的便捷性。

4.进一步降低档案信息收集的难度。每个档案管理员都有义务收集档案信息。高校的行政、教学、科研、学生等档案信息资源分属于多个部门，收集的范围和难度都很大。对于档案意识薄弱的个人或基层档案工作者来说，往往会丢失一些重要信息。高校档案部门的业务系统是一个数据源，这些数据源使异构的智慧档案馆的建设需要进一步降低这一难度，实现自动采集归档数据。

二、高校智慧档案馆服务的特征

1.立体互联。高校智慧档案馆服务应该进一步利用信息网络，使之发挥更大的作用，成为一个全方位、立体化的网络。互联网不仅打破了图书馆现有的模块化管理模式，而且档案馆与高校其他部门之间的跨部门联系，尤其是包括物理环境的连接：档案、部门、楼层、机器、储存等之间的连接，也被打破。

从本质上讲，主体（档案馆、档案用户）之间的立体联系，体现了信息的深度交流、立体互联，实现档案一体化管理、互动管理；档案信息与档案管理环境的立体联网与协同，实现了档案服务的现代化和观念的转变，使档案使用者通过一个“门户”即可了解高校资源的全貌。

2.无线泛在。人们通过克服信息障碍和消除信息隔离，创造了一种无线环境，在这种环境中，档案服务可以在完全互联和共享的基础上实现。由初期的档案用户通过互联网获得信息，发展到现在任何人在任何时间、任何地点都可以通过无线网络获取使用档案。

档案利用的需求千差万别，档案使用者的认识也不平衡，一部分用户可以独立完成档案的使用，仍有一部分用户需要档案工作人员的帮助。这就要求智慧档案馆不仅要将复杂的档案管理利用无线泛在，将工作整合成若干简单可行的方案，而且要具备并满足个性化的交互，从而有效地帮助用户使用档案。

3.可持续发展。智慧档案馆面对师生共享档案开放权限，为师生自主参与档案管理工作提供了可能，体现了档案管理开放创新、公共创新与协同创新的特性，为智慧档案馆持续性发展提供了契机。同时，智慧档案馆通过开放式管理提高了师生对档案工作的认识，增强了数据资源的开放性，为档案工作的进一步发展提供了持续动力，并为这一领域的不断发展和改进提供了基础。

智慧档案馆依托物联网技术，具有智能感知功能，它不仅可以感知档案管理的信息，还可以感知档案工作的整体运作，实现了可持续发展的理念。此外，由于档案资源间实现了共享，信息壁垒被打破，档案信息的收集与聚合产生了1+1＞2 的效应。

三、高校智慧档案馆创新服务对策

1.加强智慧档案馆标准规范的建设。规范化指导下的智慧档案建设，可以减少低层次重复建设的损失，促进后续数字档案信息资源的共享和利用，对档案管理系统的开发和维护也具有重要意义。由于各单位实际情况不同，除了参考国家制定的方针政策和相应的行业规范外，还需要从自身情况出发制定一套标准规范，来指导智慧档案建设。标准规范的制定可以通过高校之间的沟通合作完成，突出共性，为高校档案工作的一致性铺路，还要综合考虑建设要求，保持一段时间的相对稳定，并具有一定的动态特性和可扩展性。

建立管理标准为电子文件的后续工作奠定了良好的基础，建立业务标准可以节省数字工作的时间和精力[4]。技术标准的制定是与档案管理系统公司、数字公司沟通，提出自身要求的主要依据，如我们需要的功能、与其他系统对接的要求、数字化的质量。

2.档案载体管理数据化。传统的档案收集模式，无论是法律或规章规定的，还是自发或自愿的，收集范围十分有限。在智慧管理环境中，可以将各类电子档案资源的收集放在前面，从文件或项目创建中收集元数据。大数据技术也有助于突破对存档资源的空间限制，以更广泛的方式设计“大型存档”，从而尽可能收集全面和完整的数据，更加关注一些底层的、零散的、复杂的信息。

随着物联网技术的应用，智慧档案存储越来越多。随着存储自动化系统和RFID 系统的建设，包括存储环境监控，存储和管理越来越自动化、智能化，提升了高校的情报开发服务水平。智慧校园带来的业务系统自动化和数据标准化为智能文件管理和智能服务以及大数据应用奠定了基础。

3.提升智慧档案人员管理素养。传统档案工作模式下，档案员只需要学会手工操作。在智慧档案管理工作中，他们不仅需要熟悉数据和电子文件，还需要熟悉其他类型的信息资源文件，学习新的操作系统，熟悉电子档案管理流程，更重要的是，还要持续提升信息技术能力，更新现有服务方法。

随着对高校档案工作重要性整体认识的提高，高校对档案工作的重视和支持力度越来越大，申请档案数字化项目经费也越来越容易。目前，最大的问题是员工的信息技术水平普遍不高，网络安全风险较大。调查结果表明，高校档案馆工作人员年龄偏高，人数偏少。老员工经验丰富，熟悉业务工作，但新兴技术在档案工作中的应用对他们来说是一个巨大的挑战。由于人员数量的限制，档案工作者只能忙于现有的传统档案管理工作，对智慧档案的建设关注甚少。因此，高校档案馆应加强档案人才队伍建设，适当引进档案与计算机专业的生力军。为高校档案注入年轻力量，将更有利于推进智慧档案建设。此外，高校档案馆要为工作人员提供更多的培训和交流机会，高校档案馆工作人员要不断学习和更新自己的知识体系，以适应智慧档案建设的要求。

4.加强校际之间的信息共享和交流。系统的不规范和未来的不确定性，是高校智慧档案馆建设进展缓慢的重要原因。档案管理系统与教务管理系统不能无缝衔接、数字化档案难以链接、系统维护与更新不及时等问题是高校面临的现实困难。在智慧档案馆建设过程中，各高校档案馆可以联合对档案管理系统进行评估，就数字化档案工作的质量进行沟通，并及时交流使用档案管理系统的经验，让后续高校建设智慧档案馆少走弯路。建设过程比较慢的高校，根据经验向技术服务公司提出改进建议，如果公司不能使自己的需求得到基本满足，就要及时更换公司，降低工作难度，减少低耗水平和重复施工。