对做好建设项目档案验收工作的几点思考

李照南

2017年，营口市为推进行政审批制度改革成立了市行政审批局，实行“两集中”管理和“一站式”服务。按照行政审批权力集中的要求，重点建设项目档案验收由市档案局移交至市行政审批局，为保证工作无缝衔接，要求“人随事走”，笔者从市档案局跟随该审批事项转入市行政审批局。为更好地做好此项工作，笔者结合几年来组织建设项目档案验收的工作经历，对此项工作加以思考。

一、优选复合型人才入库，把准项目档案验收有关标准

市行政审批局为更好地开展此项工作，设置了市级建设项目档案专家库。

1.建立专业结构多元化的项目档案验收专家库。一是要求入库专家综合素质高，对建设项目档案验收的重要性有较高的认识，具备高度的责任心和使命感；二是熟悉项目、工程建设。由于建设项目行业、内容各异，工作过程复杂，重点、关键环节形成的要件材料不一，专家需要做过并真正熟练掌握项目档案工作，才能在检查工作中提出问题，才能把握住关键环节的档案质量；三是精通档案业务，需从事多年科技档案工作，具有丰富的工作经验，工作能力强，具备中级以上档案专业技术职务；四是善于沟通协调。验收检查过程中，需要专家与各方代表交流、沟通，需要应用以往的工作经验与各方代表就检查出来的问题，从档案技术要求的角度交流、商讨及告知解决的方式方法。

根据入库条件，分别从国网营口供电公司、辽宁港口集团有限公司、市城建档案馆、营口水务公司等各企业优选了专门从事科技（项目、工程）文件材料收集、整理、保管的项目档案专业人才，进入重点建设项目档案专家库，做好人才储备。

2.组织入库专家培训学习、交流项目档案工作经验。对入库专家采取全方位辅导，学习最新档案业务标准，验收办法、流程，交流各自工作经验、做法。学习国家档案局、国家发改委印发的《重大建设项目档案验收办法》《建设项目电子文件归档和电子档案管理暂行办法》《国家建设项目档案管理规范》及《科学技术档案案卷构成的一般要求》等有关规定。同时，结合不同行业的建设项目标准进行学习，如《水利工程建设项目档案验收管理办法》《国家电网公司电网建设项目档案管理办法》《国家电网公司电网建设项目档案验收办法》等行业关于建设项目档案的规定。因建设项目工程内容复杂，在每一个项目档案验收前，都将专家召集培训，专家们结合本职实际工作经验进行业务交流。

二、项目档案验收检查中存在的普遍问题

1.项目档案齐全、完整、准确性方面。（1）各种申请和批复、问文和复文要齐全，形成闭环管理；（2）文件签字、时间、盖章手续要完备；（3）项目文件材料归档原件齐全。

2.隐蔽工程档案处理。反映钢筋数量、间距、保护层厚度、质量缺陷及处理结果，以及其他关键节点等都要形成音像档案，做好检查验收记录、交工验收记录、验收评定台账。

3.建设项目变更、调整。（1）竣工图纸有变更的，在原图纸上更改的需标识、盖章，并应有设计变更单、核定单等，做好竣工图编制说明；（2）建设项目方案调整的，需出示方案再论证报告及概算调整批复。

4.有些易被遗漏的文件和佐证材料。安全、职业病等专项审核的专家组意见材料，未中标单位投标文件、项目划分表、各种资质等易被遗漏的文件。制度执行情况的事例文件、合同中与档案有关条款及考核情况，组织机构人员方面文件、有关会议纪要、检查整改材料、佐证材料等。

5.注重建设项目电子档案的形成。建设项目电子档案是指项目建设过程中通过计算机等电子设备产生的，具有保存价值并归档保存的一组有联系的电子文件及其相关信息。以件为管理单位整理电子文件，也可根据实际以卷为管理单位进行整理。应保持电子文件的内在有机联系，建立电子文件与元数据的关联。电子档案说明要详细，含时间、地点、人物、事件（内容）等。

三、严格执行验收流程，把好验收检查关口

1.验收前的准备。首先，依据国家档案局、国家计委《国家重点建设项目档案管理登记办法》规定，建设方（法人单位）须向市档案局提交《建设项目档案管理登记表》备案，以争取对其项目档案的档案业务指导。其次，项目档案在市档案局的指导合格后，市档案局给市行政审批局出具同意验收函。再次，建设方（法人单位）向市行政审批局提交验收申请，市行政审批局在专家库抽取三或五位专家，与市档案局、项目业务主管部门、专家组成员共同组成验收组，实地检查验收。

2.验收流程。（1）召集验收会议，建设单位（法人单位）、设计、施工、监理和生产运行管理或使用单位的有关人员列席会议，建设方汇报项目建设概况、项目档案工作情况；监理单位汇报项目档案质量的审核情况；（2）项目档案验收组检查项目档案及档案管理情况，各方代表现场解答专家提出的问题；（3）专家对项目档案质量从基础管理工作、项目档案的完整准确系统情况、项目档案的安全三个方面进行综合评价。对通过验收的，印发验收意见；未通过验收的，提出整改要求，建设单位整改后，重新提出验收申请。

3.各建设、参建单位认真整改。对于项目档案验收组提出的整改意见，各方认真落实整改，整改合格并经专家组成员签字后，市行政审批局予以盖章通过，再印发验收意见，确保经过验收检查项目的档案质量。

四、做好项目档案工作需重点把握的几个方面

1.明确各单位责任。（1）项目建设单位对项目档案工作实行统一管理，对本单位各部门和设计、施工、监理等参建单位进行有效的监督、指导，对项目实施组织管理，并在项目建设过程中负总责。建设单位要确保项目档案工作与项目建设同步进行，建立切合实际的项目档案工作管理体制，建立健全规章制度和业务规范，建立工作网络，将档案工作纳入项目管理程序，纳入领导责任制和相关人员岗位职责。组织协调内设部门和参建单位，采取有效措施，确保项目档案的完整、准确、系统和安全。档案验收结果可作为建设方（法人）支付参建单位进度款或考核有关部门、单位或岗位的必要参考依据。加强对参与项目实施的外单位档案收集、整理、归档的监督指导。（2）勘察、设计、施工、监理等参建单位按照有关法律法规、标准规范和建设单位的要求，负责合同约定内容形成文件材料的收集、整理、归档和移交，对项目建设形成的文件材料的真实准确和原始性负责。（3）监理单位对监理范围内文件材料和档案的完整、准确、系统负有审核责任，保证档案的真实准确。

2.坚持“三参加”“四同步”。“三参加”即档案部门参加项目审查论证会和项目进度例会；参加项目工程阶段性竣工验收；参加设备开箱，并形成记录。“四同步”即下达项目任务的同时提出文件材料的归档要求；检查项目进度的同时检查文件材料的形成情况；项目竣工验收的同时鉴定档案材料的齐全、完整、准确情况；项目申报评优及项目有关人员提职评先时，档案部门同时出具专题归档证明材料。

3.制定项目档案归档范围和保管期限表。建设项目开工前，结合项目建设内容、管理模式、行业特点等，制定能够反映该项目建设全过程和实体全貌的、切合实际的归档范围。建设单位组织技术负责人、项目总监、项目经理等相关人员对归档范围进行审核，并以正式文件印发建设单位内设相关部门和参建单位执行。

4.规范档案整理。建设单位会同监理单位加强档案整理环节检查指导，要求参建单位依据国家和行业档案有关标准规范，按照“谁形成谁整理”的原则，明确文件形成单位或部门归档和整理责任。“强化收集、简化整理”，收集是重点。遵循项目文件的形成规律和成套性特点，保持卷内文件关联性、分类科学、组卷合理。组卷时，研究文件内容，区分年度、区分问题，把问题相同或相近的文件组成一卷，尽量使组成的案卷问题单一。案卷题名准确反映出该卷基本内容，以便查找利用。项目档案整理还可采取“卷件融合”方式进行整理。

注意事项：严格区分文书档案与建设项目档案，保持项目档案的成套性；归档的项目文件应为原件；保管期限划分准确。

项目的全过程通过项目档案记录下来，其齐全、完整、准确，对项目投产后的运行、维修、管理、改扩建和技改等，提供了可靠的重要依据和凭证。建设项目档案验收作为项目整体验收前的一个专项验收，是项目工作的收尾，是对整个项目工作过程原始记录的质量评估。由此可见，落实好建设项目档案管理工作是提升项目管理水平的关键，影响着工程质量及整体利益。因此，把好建设项目档案验收关对提升项目建设整体水平尤为重要。