以《测绘志》为例谈志书资料收集与应用

王彦军

（辽宁省基础测绘院，辽宁锦州 121003）

志书即是按一定的体例，全面记载某一时期某一地域的自然、社会、政治、经济、文化等方面情况或者特定事项的书籍文献[1]。狭义上的地方志仅指志书，社会主义新编地方志包括方志和年鉴[2]。志书一般都有独特的写作体例和格式，有严格的选材要求，有各种研究参考价值[3]。

编修志书不仅是对历史的一种记载，也是资料的一种留存，除了其自身的参考价值之外，还具有很强的存史、资治和教化作用[4]。本文主要以《辽 宁 省 志·测 绘 志（1986-2005）》编纂项目为依托，对志书在编写过程中资料收集方面的一些注意事项和常见问题进行汇总与归纳。

一、志书资料的重要性

专业志之重要，贵在资料性[5]。资料性是方志的本质属性，也是地方志的生命所在[6]，业内也有“志书编写，资料为王”的说法。这是因为编写志书对自身的真实性和全面性有绝对的要求，而志书的内容是否真实可靠，志书信息是否覆盖全面，则完全取决于资料的质量。因此，想要成就一本好的志书，首先要把资料的收集与应用吃透。其中，具体包括资料收集的方法和途径，资料收集回来之后的存储、筛选以及利用，还有后续资料的补充收集等等。

二、志书资料常见形式与收集方法

1.志书资料的常见形式

志书资料按存在形式分为文字资料、图像资料、口碑资料、实物资料、电子资料以及其他资料等[7]。

文字资料[8]主要就是指留存下来的文字叙述资料等，例如，图书、档案、报纸、统计资料以及工作记录等，文字资料是志书资料的主体；图像资料[9]主要是指照片、图画等以图像形式记录留存下来的资料；口碑资料（又称活资料）一般指活着的事件当事人口述的资料，也包含一些民谣谚语之类的内容，但是口碑资料的使用需要细心考证；实物资料是指具有实际价值意义的实体事物，例如纪念馆、纪念塔碑、文物或者行业标志等，常在志书中起辅助说明作用；电子资料主要指相关的视频、音频或者行业电子成果（如电子地图）等；其他资料主要指除上述资料外一些其他有参考价值的资料。

2.志书资料收集常规方法

志书资料收集的方法有很多种，在面对不同的情况下往往需要采取不同的方法。本文主要选取几种常见的方法进行介绍[10]。

（1）自提法

自提法就是一种从本地区、本系统或者本部门内部收集提取资料的一种方法。因为无论是地方志、行业志、部门志或者其他类别的志书，都会由各自相关的部门负责编纂，而这些部门往往自身就有许多可用资料，收集工作可以先从自身开始。

（2）征集法

征集法就是通过发通知等方式正式告知全社会相关机构和部门，向他们公开征集所需资料，讲清要求，由对方自主提供的一种资料收集方法。该方法是比较常用且效果比较理想的一种方法，收集来的资料占总资料的比重也比较大。

（3）查阅法

查阅法是一种主动搜寻的资料收集方法，可以去档案馆、资料馆、图书馆、报社等场所专门去查找所需资料。

（4）走访法

走访法主要是针对一些目的较明确的资料开展的收集的一种方法。可以直接对有关机构、部门或者个人进行走访询问，获得资料。走访法也十分适合核实存在疑问的资料或者辨别源由复杂的资料。

（5）定向咨询法

对于个别走访收集成本较高或者不必非要走访收集的资料，可以采用电话或者电子邮件等方式与资料所有方取得联系来实现资料收集工作，这种方法叫做定向咨询法。该方法快捷方便、针对性强，尤其在中后期资料补充时，效果显著。

（6）申请法

对于一些具有特定使用权限或者受行业属性限制的资料（例如，志书所用地图必须由测绘部门提供），可以向上级部门或者行业专属部门提出申请获取。这样既可以保证资料的真实性、专业性、准确性，还可以保证不同志书之间所用资料的统一性。

（7）网络查询法

对于一些特定、固定的资料，可以去国家或有关部门的官方网站查询获取。网络查询法一般用来获取志书中一些统计类、报表类的资料。

（8）其他方法

对待一些特殊数据或者特殊情况，有时候会采取一些其他方法进行资料收集。

三、志书资料收集的具体实施

1.志书资料收集的注意事项

（1）注意资料的时效性

志书是有断限的，所以编纂者在收集志书资料时一定要向资料提供方说明断限情况。否则，容易收集到无使用价值的资料。这样一来，无论是提供者前期对资料进行查找和归纳，还是编纂者后期对资料进行筛选和整理，都会产生很多重复性工作和不必要的麻烦。在兼顾时效性的基础上，为保证事件的完整性，个别事件的资料可以适当向前追溯或向后延伸。

（2）强调资料的真实性

志书的编纂者一定要对资料的真实性负责。对于收集来的存在疑问的资料，要及时与资料的提供方核实确认，不可自作主张。对于多方提供的同一种资料表述出现冲突时，也要与多方保持联系，进行探讨，确认最终结果。对于资料信息模棱两可且无从查证的资料，为以防万一，应该予以舍弃。在使用资料时，应当力求客观全面，条理清楚，不可断章取义或者以偏概全，混淆读者的视听，间接造成资料失实。

（3）做好资料的保密性

在收集到的资料中有一些数据或者资料涉及国家秘密、军事秘密或行业秘密不可以公开发表的，要做好相关保密处理。以《测绘志》为例，某些坐标数据或者重力参数数据是不可以随意发表的，未通过有关部门审查的地图也不可以随便使用。因此，对于收集到的资料，在确认其是否涉密之前，更不可以随意外泄。

2.志书资料收集的前期准备工作

“凡事预则立，不预则废”，为了提高志书资料收集的效率，一定的准备工作是必不可少的。做好前期准备工作，不仅省时省力，也可在一定程度上避免资错漏与丢失。

首先，要对资料收集人员进行培训，让他们清楚资料收集的范围、标准、原则以及注意事项，才便于开展后续工作。其次，最好能够事先确定志书的大体框架和入志内容，这样可以保证在全面收集资料的基础上，做到有的放矢、精准收集。同时，也可以保证收集到的资料条理清晰，便于筛选和应用，减轻工作负担，节约时间成本。最后，要制定科学严谨的资料收集管理体系，将资料收集管理的职责落实到个人。力争做到专项资料专人管理，并且设置一名能够统揽全局、解决问题的总责任人。

3.志书资料的存放与管理

志书的资料存放与管理也是非常关键的一个环节。在志书编写过程中，随时可能会遇到资料冲突或者存在疑问的地方，此时往往需要重新找到原始资料进行比对和排查。另外，在编纂过程中，也会不断有各种形式的资料补充进来。为了避免资料混淆、重复利用和丢失，提高资料利用效率，一定要合理的对资料进行存放与管理。

（1）资料的存放

对书籍、报刊、画册等实物资料，如条件允许，应单独安排防火、防潮、防霉的房间进行存放；如条件不允许，至少要有专门的书架或者书柜存放资料，不可与其他资料混淆。对电子资料，一定要选择安全、稳定、无病毒且足够存储量的计算机，切勿将资料存放在系统盘、电脑桌面和不安全的网盘。对网上下载资料，一定要保存网址，记录好资料来源。

（2）资料的备份

为了防止资料丢失、损坏或者发生一些不可逆转的人为修改，一定要做好的资料的备份工作。对于收集来的电子资料，例如电子文档、照片、视频、音频等资料，一定要在不同的存储介质上做好备份工作。对于收集来的纸质或者实物资料，如果条件允许，也应该拍照或者扫描成电子版成果以策万全。对于录音、访谈等资料更应该及时处理，转化成书面文字，并做好备份。

（3）资料的使用

资料在使用过程中，应该以可重复利用为主旨，不可破坏资料或者采取一次性使用方式。例如，将书籍有用的几页撕下或者对报纸的部分内容进行剪裁等，也不可在原资料上随意涂抹，乱勾乱画。不要在使用资料过程中吸烟或者食用食物、饮品。对于使用完毕的资料，要及时放归原位，不可随意摆放或丢弃不理。对于外借的资料，要在做好有关记录。

四、结束语

志书资料的收集、利用与保存都是非常关键而繁琐的工作，它要求编纂者不仅要具有一定的业务能力，还要有耐心、够细心、有责任心。如果把一本志书比作一个婴孩，那么资料无疑就是这个孩子的母亲。所以，要保证志书的质量，编纂者一定要对志书所用的资料重视起来，把严资料关。用好、用对、用全资料，志书就已经成功了一半。