大数据时代背景下高校科技档案管理研究

杜 倩，孙晓旭

(盘锦职业技术学院，辽宁 盘锦 124000)

大数据时代背景下，高校传统的档案管理模式已经不能满足人们的需要，不能适应高校科技档案事业的发展和进步。我国正处在科技飞速发展的时期，高校有大量的科技成果产生，然而高校科技档案管理水平相对比较落后，导致很多重要信息资料没能及时保存。科技档案已经成为地区经济发展的缩影，为了能满足社会经济发展的需要，高校科技档案要紧跟时代，利用大数据技术多元、高校的优点，提高高校科技档案管理的效率，不断探索与研究高校科技档案管理的新模式，从而促进高校的可持续发展。

1 大数据的特点与应用

大数据最显著特征就是数据量大，与其他传统数据最鲜明的特征就是处理速度快，时效性要求很高。此外，大数据还有类型繁多和多元化的特征，对数据的整体分析和未来的预算更精准更具体。

大数据给我们的生活带来了一定程度的便利，改变了我们认识世界和改变世界的方式。大数据在人们购物、医疗和教育领域都有很广泛的应用。在购物领域，购物网站可以根据大数据的分析，给顾客提供个性化的服务，有针对性地向顾客推荐产品；在医疗领域，医院通过对大数据的分析和追踪，了解患者身体情况，更精准分析患者病情；在教育领域，大数据可以有效跟踪学生在网上的学习情况，为教师提供教学信息，跟踪学生学习情况[1]。

2 大数据在高校科技档案中的应用

从目前来看，大数据技术在高校科技档案中的应用并不广泛。①高校科技档案利用率较低。随着5G时代的到来，互联网+产业等新兴行业不断涌现，传统保存文档的模式已经不能跟上时代的步伐。改变高校科技档案管理模式，采用大数据管理技术，实现更加快、更加方便、更加有针对性的数据信息搜集和提取。②利用大数据技术将科技档案进行分类整理，实现目录自动生成，建立科技档案信息数据库，为后期档案的搜寻提供方便，同时，大数据技术也为科技档案的完整保存提供了便利的条件[2]。

3 大数据技术在高校科技档案管理中存在的问题

3.1 对高校科技档案不够重视

在高校的日常工作中，科技档案的管理一直不被领导和教师重视。①教师在做科研过程中的主要精力都集中在做科研的整个过程，对项目结束后科研过程中产生的数据和资料没有进行分类归纳整理，科研成果的存档也只停留在纸质版层面，缺少电子信息的记录和跟踪；②高校在科技档案方面投入的资金很少，导致科技档案的管理工作在场地、人力和设备方面的资源不足，科技档案的管理工作不能有效开展[3]。

3.2 缺乏专业化的科技档案管理人才

目前，高校在科技档案管理方面缺乏专业的科技档案管理人员，很多科技档案管理人员都是非专业出身，有的身兼数职，同时具备档案管理和大数据应用的科技档案管理人员更是缺少。传统科技档案管理人员在工作中只停留在日常管理层面，缺少创新，工作模式在大数据时代已经不能满足工作的需要，与信息化时代高效科技档案的管理还存在一定的差距。

3.3 高校科技档案管理方式落后

目前在高校科技档案的管理中仍以手工整理，人工录入信息为主，这种依靠人工的方式很容易导致信息出现失误。此外，传统档案的管理方式，在人力和场地等多方面消耗很大，需要为科技档案准备专门的档案室进行存放。传统科技档案的存放方式会导致档案的流失，在寻找档案信息时也有较大困难。档案制度的不完善，也给电子档案的发展带来了阻碍。

3.4 高校对科技档案缺乏统一的标准和有效的安全保障

科技档案在内容和格式上没有统一的标准，这就给电子档案的存储带来了一定的限制。高校的科技档案记录了项目从立项到结题的全部过程，包含了大量的数据信息和机密文件，保障这些资料的安全性尤为重要。如果高校科技档案管理人员缺乏安全性意识，就会给科技档案的管理带来安全隐患，犯罪分子可能会利用病毒或黑客技术进攻高校科技档案数据库，造成大量宝贵实验数据的泄露，给科技档案的管理工作带来沉重的打击[4]。

3.5 高校科技档案利用率不高

综合目前大部分高校科技档案管理现状来看，高校对科技档案的利用率不高，很重要的原因就是高校在科技档案归档整理时，只是注重科技档案的分类和储存，没有对档案的信息进行深入分析和处理，使得很多有价值的科技档案难以发挥其应有的价值，造成科研成果的浪费和闲置，从而限制了高校的科技创新。

4 大数据背景下高校科技档案管理策略

4.1 提高高校科技档案的思想认识

高校科技档案是高校科技创新和项目申报等各个活动的重要文件材料，合理保存和使用科技档案是提高高校科技创新能力和水平的重要因素。要改变高校科技档案的管理现状，①学校领导和教职员工要转变观念，提高对科技档案管理的重视程度。学校领导要重视科技档案的管理工作，加强对科技档案的日常管理和监督，制定科技档案管理制度；②学校内各个部门要进行沟通与协作，积极配合科技档案的归档整理工作；③高校要加强宣传与培训，提高教师对科技档案的认识，让教师认识到科技档案管理的重要性，积极营造人人都参与科技档案管理工作的氛围。

4.2 配备专业化的科技档案管理人员

高效科技档案的信息化管理，不仅需要先进的仪器设备，更需要专业化的人才队伍。①要想实现高校科技档案的高校有序管理，必须注重科技档案专业人才的培养，形成专业的科技档案管理队伍，同时吸纳有大数据理念和操作的年轻人加入队伍中，并建立科技档案管理技能和素质培训体系；②为科技档案管理队伍提供专业化的技能训练和培训学习的机会，提升他们的信息化管理水平和大数据技能；③高校要做好科技档案管理队伍的梯队建设，将有经验的科技档案管理人员同年轻有大数据理念和操作技能的科技管理人员整合起来，互相取长补短，新老交替，打造一批素质高、能力强的专业化科技档案管理队伍[5]。

4.3 建立科技档案管理制度，创新科技档案管理模式

为了使科技档案更好地为高校服务，在管理方面高校应该依据国家档案的相关政策法规，根据学校实际情况，建立科技档案管理制度。该制度的建立直接关系到科技档案的完整性和保密性，更关系到档案工作的标准化、规范化、科学化，才能在全校形成责任清晰、自上而下、全员参与的良好局面。高校在科技档案的日常管理过程中要创新管理模式，①科技档案种类繁多，把科技档案合理分配和应用，提升管理的效率；②根据管理人员分工，合理分配工作，明确责任，促进科技档案管理水平的提升。

4.4 融合大数据技术，加快高校科技档案信息化建设

在大数据这个背景下，高校科技档案要加强信息化建设，将大数据技术融入高校科技档案管理中，构建电子档案信息库，加强与各个部门的沟通。依托大数据技术，充分发挥电子档案的优势作用，挖掘电子档案内在的数据联系和价值。对科技电子档案进行智能分类、搜索，高效利用电子档案信息，使得高效科技档案向着数据分析方向发展。

4.5 运用大数据技术提高高校科技档案的利用率

随着大数据技术和云计算技术在各行各业的广泛应用，高校档案管理工作要想实现质的飞越，提高管理效率，必须引入云存储技术。①高校科技档案作为高校档案的重要组成部分，必须紧跟科技的发展，提前规划好，不仅在科技档案的存储方面做好网络空间存储的工作，提高保密性，更要在科技档案的上传过程中提高保密性；②高校科技档案要运用云服务技术，提高科技档案的利用率，提高科技档案的服务效率；③高校科技档案更要充分利用大数据技术，根据科技档案的类型和用途，为教师提供可以公开的科技档案线上下载和线上查阅功能。

5 结束语

随着大数据的迅速发展，社会的很多领域都发生着巨大的变化。在高校各类档案中，科技档案占据着重要的地位，进行科技档案管理模式的创新和优化是很必要的。在大数据背景下高校科技档案的管理模式应该有新的变化，科技档案管理人员要充分利用大数据技术，不断创新思维方式，与时俱进，建立高校科技档案的科学化、信息化和自动化，实现高校科技档案价值的最大化，促进高校科技档案管理工作效率的不断提升，进一步推动高校科技的创新，从而提高企业和社会效益。