浅谈干部人事档案管理工作

林雅玲

摘  要：该文从纸质干部人事档案保管和档案数字化建设的角度出发，针对纸质档案保管存在的问题，指出了解决问题的必要性并提出了解决措施;通过阐述干部人事档案数字化建设，提出紙质干部人事档案和干部人事数字档案并存的优势。而要使干部人事档案管理工作安全、有序地开展，则需要制定健全的档案管理制度，该文在最后强调了干部人事档案管理制度化的重要性。

关键词：干部人事档案 纸质 数字化 保管 制度

中图分类号：G271   文献标识码：A   文章编号：1672-3791（2021）10（b）-0000-00

On the Management of Cadre Personnel File

LIN Yaling

（The First Affiliated Hospital of Xiamen University， Xiamen， Fujian Province， 361000 China）

Abstract： This article starts from the perspective of paper cadre personnel file storage and file digitization construction. Aiming at the problems of paper file storage， it points out the necessity of solving the problems and proposes solutions; by expounding the cadre personnel file digitalization construction， the paper puts forward The advantages of the coexistence of cadre personnel files and cadre personnel digital files. To make the management of cadres and personnel files to be carried out in a safe and orderly manner， it is necessary to formulate a sound file management system. The article emphasizes the importance of institutionalization of cadres and personnel file management at the end.

Key Words： Cadre personnel archives; The paper; Digital; Custody; System

干部人事档案是反映干部个人政治品质、道德品行、思想认识、学习工作经历、专业素养、工作作风、工作实绩、廉洁自律、遵纪守法、家庭状况以及社会关系等情况的历史记录材料。

干部人事档案是以纸质材料为记载形成的档案，而随着档案数字化建设的发展，干部人事档案的存在形式也从纸质档案发展到纸质档案与数字档案并存。做好干部人事档案实体的保管工作，加快干部人事档案数字化建设，使干部人事纸质档案和数字档案两者并存，不仅能从整体上提高干部人事档案管理工作水平，也能对干部人事档案实体起到最大的保护作用[1-2]。

1 纸质干部人事档案保管存在的问题与思考

以纸张作为载体的纸质干部人事档案，在档案保管方面，应当从保护档案安全完整、维护档案原貌的角度，配备应有的物品设备，做好档案库房的建设。同时，规范并优化日常的档案管理工作，使档案的保管工作在物质硬件条件方面符合要求，在工作管理方面安全有序开展。为档案的保存创造一个适宜且安全的环境，保护干部人事档案实体安全及完整，维护档案的原貌，延长档案的自然寿命，避免发生意外的损坏。

1.1 干部人事档案保管存在的常见问题

干部人事档案的保管处包括组织部、有档案存放权限的国有大中型企事业单位、地方人才中心等。根据《干部人事档案工作条例》，要按照有关标准要求建设干部人事档案库房，档案数量较少的单位，也应当设置专用房间保管档案[3]。在档案库房、专用房间建设及物质设备的配置方面，存在常见的一些问题：（1）由于单位办公用房使用紧缺等原因，干部人事档案库房、整理场所、查阅场所、办公场所未分开;（2）建设的年代比较早，硬件设施陈旧，缺少日常维护;（3）安全和防护措施设备不足。在库房的日常管理方面，有些存在管理制度建立不健全，日常管理及监测尚待进一步规范的问题。

1.2 解决存在问题的必要性及措施

未建设密闭的干部人事档案库房，不利于按标准控制室内温湿度，不利于档案库房达到恒温恒湿，在防盗防火方面也存在安全隐患。

干部人事档案库房配置的设备主要包括空调、除湿机、通风设备、温湿度测量仪及控制设备、灭火器、防盗防火报警器、监控设备等。在除湿机的配置方面，如果配置的除湿机型号不能满足档案库房空间面积的需求，遇到阴雨天等相对湿度高的天气时，则会出现除湿效果欠佳、库房环境湿度上下变化过大的情况，影响纸质档案的自然寿命。灭火器材等如若没有定期地检查并配置足够的数量，则对档案库房的安全不能起到实质性的防护作用。

根据《干部人事档案管理条例》规定，干部人事档案库房、阅档场所、整理场所、办公场所应当分开。在实际工作中，及时地根据要求规范调整或改造，使干部人事档案库房、档案整理场所、阅档场所、办公场所实现分开，将有利于控制库房环境的恒温恒湿及保护档案的安全。严格根据“防火、防潮湿、防蛀、防盗、防光、防高温”等措施要求，配置齐全相关的防护物品及设备，及时增置或更换防护物品设备，才能提高干部人事档案库房的安全防护水平，保障干部人事档案实体的安全。

2 干部人事数字档案的建设及其有利于纸质档案保管的优势

以纸质干部人事档案为基础，创新干部档案管理的方法和手段，用现代化技术改造传统的档案管理模式，形成干部人事数字档案，提高了干部人事档案工作质量和效率，同时也减少了纸质干部人事档案的翻阅率，有助于更好地保护干部人事档案实体。

2.1 干部人事数字档案的建设

干部人事数字档案的建设，需要有相关配套的硬件和软件。在硬件方面，需要配备电脑、干部数字档案采集专用扫描仪、数据备份移动硬盘等。在软件方面，需要依托于干部档案管理信息系统。经过档案人员建库、目录建库、档案扫描、原始图像处理、优化图像处理、数据质检数据备份等过程，完成干部人事档案数字化全流程制作，实现干部人事档案数字化。[4]

干部人事档案数字化建设，要在对纸质干部人事档案按《干部人事档案工作条例》的分类要求进行整理分类、排序及编码的基础上，根据《干部人事档案数字化技术规范》，对档案类号、序号、档案材料名称、材料形成时间、页数、备注进行档案目录录入。录入内容要规范、准确。在采集过程中，要针对不同的情况，采用合理的扫描方式进行档案页面扫描。如果档案的纸张存在现状质量差、易受损坏，则需采用平板扫描方式;如果檔案的纸质较薄，在扫描时出现背页字迹透印，出现正反面内容字迹重叠，则应在背页后垫白色衬底再进行扫描。在完成目录录入及纸质档案扫描之后，还应当综合把关，检查核对，确保干部人事数字档案的档案目录与纸质档案材料的内容相符，数字档案页面的排列顺序要与纸质档案保持一致，图像与目录要相对应。

2.2 干部人事数字档案与纸质档案并存的优势

严格按照《干部人事档案工作条例》《干部人事档案数字化技术规范》的要求，以整理分类规范、材料完整的纸质干部人事档案为基础，经扫描采集形成干部人事数字档案。依托干部人事管理系统实现干部人员信息花名册管理、档案查借阅、档案材料接收、归档、转递等日常工作管理。整体上，切实提高了干部人事档案管理工作质量及效率，数字化的管理化繁为简，避免出错，相较于人工登记或者零散电子表格孤立登记，较大程度地减少了劳动力和时间的花费，提升了工作质量和效率[5-6]。干部人事数字档案在查借阅档案方面，实现了无纸化查阅。根据查阅事由及查阅申请内容，在查阅审批的基础上，开放授权可查阅的内容范围，一定程度上也保护了干部信息。而无纸化的查阅，在最大程度上减少了干部人事档案的出库率及翻阅率。在日常管理工作中，主要在零星档案材料归档和查借阅档案时会接触纸质干部人事档案。随着档案形成时间的推移，档案的纸张在与空气中的物质接触及受环境因素影响，会容易出现发黄、变脆等老化现象。数字档案的形成，查阅档案不需再翻阅实体档案，则可以减少纸质档案频繁暴露在柜外环境，减少纸质档案被翻阅，对纸质干部人事档案起到很好的保护作用，延缓档案纸张的老化，减少人为意外损坏的发生，延长档案的自然寿命，保证档案重要信息的完整。

3 制度化管理

不管是纸质干部人事档案的管理，还是干部人事数字档案的管理，都需要制定、健全管理制度。因为干部人事档案管理工作是项政治性、机密性强的工作，通过制度的制定，明确工作原则、细化工作标准、严肃工作纪律、规范工作程序，发挥制度的指导作用，才能使干部人事档案工作更加规范化、科学化地有序开展，提高工作水平。

干部人事数字档案建设作为新时代档案管理的创新管理方法，它的产生切实提高了干部档案工作质量和效率，而在数字档案管理上，要及时健全干部人事档案数字化管理的制度。在制度上，对干部人事档案数字化工作的流程管理、数字化技术更新、数字化信息保密、数字化信息利用等作出明确的制度化、规范化规定。通过制度指导及规范工作，确保电子档案与纸质档案一致，保证电子档案的真实性、完整性、可用性、安全性，促进干部人事档案数字化管理的发展。

在纸质干部人事档案管理方面，制定相应的管理制度，可使干部人事档案工作具有明确的标准。就纸质干部人事档案保管方面来说，通过制度化的管理，严格规范库房管理要求，明确档案管理人员职责，可最大限度地避免不安全因素的发生，从而保护档案的安全及完整。

4 结语

干部人事档案工作是一项政策性、专业性、服务性很强的工作，也是一项重要的基础性工作。要做好干部人事档案工作，需要提高对此项工作的认识，强化管理意识，建立严格健全的档案管理制度，严格按照制度要求开展日常工作。以实体档案为基础，借助科技推动数字档案建设，通过数字档案建设提高管理水平，同时保护原始的实体档案。

参考文献

[1] 周悦刚，卢超杰，石瑞柱，等.企业干部人事档案数字化工作实践[J].中国档案，2021（9）：65.

[2] 李薇，王琳，韩旭.浅析事业单位干部人事档案管理现状及对策[J].中国卫生人才，2017（5）：80-87.

[3] 陈辉，于元元.干部人事档案工作新思维——《干部人事档案工作条例》意蕴解析[J].档案学研究，2019（4）：26-30.

[4] 耿江.公立医院干部人事档案管理创新路径[J].山西财经大学学报，2020，42（S1）：49-50，52.

[5] 李恩洁.浅析新时代人事档案的开发与利用[J].兰台内外，2021（28）：79-81.

[6] 全湘娟.事业单位人事管理工作存在的问题及对策[J].大众标准化，2021（18）：161-163.