如何开创不动产档案管理新模式

兴安盟不动产登记中心 王书敏

不动产档案中包含着不动产产权的归属信息、变更信息等等，与人们的生活与切身利益息息相关，因此必须要落实对不动产档案的严格管理。在当前的时代背景下，各领域技术手段均有所变化，不动产档案管理方法与模式也出现变更，值得重点探究，并依托对管理新模式、新方法的广泛推行，促使不动产档案管理工作的质量与效率明显提高。

一、不动产档案的价值性的分析

对于不动产档案而言，其价值性主要集中在以下几方面：第一，不动产档案是国家全部档案中的重要组成部分，其中所包含着的信息内容与人们的生活之间有着极为紧密的关联性。特别是在现阶段不动产交易频繁程度大幅提升的今天，房地产档案的应用价值更高，必须要落实重点管理。第二，不动产档案在明确归属产权方面发挥着重要作用，能够体现出对不动产所有权人合法权益的良好维护。不动产档案中包含着相应不动产产权的归属信息、变更信息，为保障不动产所有权人的权益提供了法律依据支持，是展开不动产交易的基础性资料支持。第三，切实促进房产信息透明。在当前的工作实践中，房地产申购信息能够得到迅速、准确查验，为“有房的更多房、没房的没有房”这一不良现象展开抑制，实现对社会弱势群体的更好保护。能够看出，不动产档案本身存在着较高的价值性，因此值得对不动产档案实施优化管理。实践中，应当积极更新不动产档案管理策略，并逐步搭建起不动产档案管理新模式。

二、不动产档案管理的主要内容分析

第一，不动产档案管理形式。（1）虚拟管理形式，该形式主要针对不动产电子档案实施管理。此时，所管理的房地产电子档案普遍来源于上传后经审核的图像信息、共享数据库中的信息、登记人员所录入的信息、申请人提交的信息，依托不动产档案管理信息化系统的搭建与应用，实现对不动产电子档案的线上管理，简化管理工作流程，并促使不动产档案信息的共享成为现实。同时，这种不动产档案管理信息化系统还能够依托权限的设置而达到保护个人隐私、维护档案信息安全性的效果。（2）物理管理形式，该形式可以进一步细化为高度集中式、相对集中式、集约化管理形式这三种类型。其中，高度集中式即对所有不动产档案信息落实集中性的、统一性的管理，整个管理工作的规范性与标准化程度更为理想，且推行简易程度更为理想，但是需求更为可靠的集成性管理系统支持。相对集中式即根据不动产类型的不同实施对相应档案的分类管理，管理部门相同，但是保管存放位置有所差异，需要重点关注对档案丢失问题的规避。集约化管理形式即在统筹管理的视域下，集中管理机构建设、库房建设等，并针对档案的数字化扫描、档案整理等工作实施外包、合并管理，实现优势互补，提升不动产档案管理的效率。

第二，不动产档案信息的查询及利用。（1）权利人、利害关系人的合法查询。在我国相关法律规定中，允许权利人、利害关系人对不动产档案展开查询以及复制，整个过程包含在合法行为的范畴内。（2）司法查询。因为司法办案需求，法院、纪检部门、检察院、公安部门等可以在携带司法文书的条件下，对不动产档案展开查询。（3）国家征信机构的查询。因办案需求、相关政策落实，国家征信机构可以在国家授权后展开不动产档案查询。

三、不动产档案管理工作的优化展开路径探究

（一）积极更新登记档案管理工作思路

为认真贯彻落实有关不动产登记档案管理要求，应当在更新不动产管理模式的过程中，重点推进不动产登记档案制度化、规范化、科学化管理，积极变更不动产登记档案管理工作思路，具体如下：

第一，领导重视，加大投入。不动产档案管理部门的主要领导和分管领导需要加大对档案管理工作的重视程度，亲自协调指导不动产档案管理及其工作优化。积极配置不动产登记过渡档案库房，安装档案，确保近两年的不动产档案存放空间；落实档案工作专项经费，有力保障不动产登记档案工作的顺利展开。第二，制定规则，先行先试。为确保不动产档案管理有章可循，要积极学习研究并与上级档案局沟通协调，制定工作规程，整理归档标准。第三，数据整合，系统统一。持续加大在不动产档案管理信息化、数字化建设方面的投入力度，确保所有档案能够统一纳入档案系统管理，实现土地登记档案、房产登记档案、不动产登记档案的一键检索查询。第四，服务外包，强化管理。主动展开对不动产档案管理方法模式的创新，通过政府购买服务，引入专业档案服务提供商，将档案整理数字化服务整体外包。不动产档案管理部门中的信息管理科负责档案指导、接受移交以及外包公司管理[1]；不动产登记中心确定专业人员与外包公司和信息管理科对接，并安排劳务派遣人员专门负责不动产档案室资料收集，由此逐步形成职责清晰、分工明确的不动产档案管理模式。

（二）优化完善不动产档案管理制度

为进一步规范档案管理，确保档案完整与安全，提高档案管理水平，不动产档案管理部门应当切实参考现行档案管理要求和部门改革后档案管理发展实际，创新探索，制定出台新的不动产档案管理制度办法，以此对不动产档案管理工作进行全面系统的规范。在此过程中，需要着关注以下几项工作的落实：

第一，建立健全不动产档案管理责任体系，成立不动产档案工作领导小组，承担不动产档案的集中管理和安全保管工作，并由此搭建起形成多级档案管理网络体系。第二，根据不动产档案管理部门改革升级后的工作实际情况，重新界定不动产档案的归档范围以及保管期限标准，为后续不动产档案高质量、高效率整理归档提供参考依据。第三，对现行不动产档案的整理归档和移交程序展开规范化建设与标准化处理，以此保证不动产档案应归尽归[2]。第四，持续加强对不动产档案的日常管理和信息利用，针对不动产档案的查询、借阅、保管、保密等重要环节落实全面、严格且细致的规范化管控，从而达到更好维护不动产档案实体及其电子档案安全性的效果。第五，持续加大在不动产档案管理监督和检查工作方面的投入力度，在管理制度中明确指出要定期、不定期展开不动产档案管理工作检查，及时发现管理中的问题并迅速形成针对性处理办法，提升不动产档案管理现实成效。

（三）持续强化档案管理工作的信息化建设

推行不动产档案管理工作的信息化建设是当前档案管理工作的主要优化手段，在搭建不动产档案管理新模式中发挥着重要作用，也是实现不动产管理工作升级的必然选择。实践中，应当积极搭建起不动产档案数字化管理系统，促使不动产档案信息的收集、整理、查询与分享等均可以在线上完成，维护不动产档案管理工作的连续性与稳定性。不动产档案数字化管理系统的搭建要充分利用先进技术手段，实现为不动产档案搭建起基于互联网环境的管理一体化、资源数字化以及服务网络化的档案信息数据平台，促使不动产档案信息传输更具安全性，使得不动产档案资源的共享成为现实。

对于不动产档案数字化管理系统而言，在实际构建的过程中需要重点设置以下几方面功能：第一，快捷档案上架功能，主要实现根据业务宗号从不动产档案数据库中查询相关数据功能，实现编辑档案卷内目录并生成业务电子档案功能，实现指定档案位置进行上架归档功能。第二，快捷查档功能，主要实现对查档申请信息和查档结果信息的记录，实现打印查档申请表和查档结果表。第三，档案上架管理功能。实现展示待上架的业务档案信息和上架功能；管理档案人员档案上架记录，根据人员统计上架工作量。在该功能单元内，主要展示不动产档案登记已办结的业务信息列表，显示档案上架情况及档案位置，点击上架按钮进行上架。第四，统计分析功能。出查按时间段统计登记业务情况、按地籍区统计业务情况、按不动产别统计业务情况、按不动产权利类型统计业务情况。第五，借阅登记功能。主要实现查询借阅申请、借阅归还情况、已借记录、未借记录[3]。第六，档案查询功能。系统提供不动产登记档案信息查询，限制状态查询，也可以按房产、土地、抵押等类型查询。通过适配和不动产登记系统数据接口，还可以查询办理的不动产登记信息。

（四）对不动产档案管理流程实施数字化处理

依托信息技术、数字化技术展开不动产档案管理的主要流程操作如下所示：第一，对不动产档案资料进行扫描处理。提取纸质档案进行扫描，将其转化为电子版后存入计算机系统内，为后续数字化管理工作的顺利展开提供支持。在此过程中，一旦发现档案信息缺失或是不符合阅读习惯，则应当及时进行信息的补充与版面调整，尽量保证纸质档案中的所有信息均可以精准录入系统内。完成扫描处理后，除了要对信息内容进行核对之外，还要检查图像准确性与清晰度。如果扫描的纸质文档并不是原件，那么就必须要对其清晰度实施深入性处理。第二，对不动产档案资料实施分类管理。结合不动产档案管理设计类型完成档案信息分类，使用数字化技术落实调整，促使分类工作自动展开的同时，提升不动产档案信息整理与归档的科学合理性水平，方便不动产档案信息的后续使用。第三，高质量完成数据对接工作。结合档案文件的业务编号，对接图像文件与目录数据，以此降低信息对接错误问题的发生概率。完成数据对接后，还需要对相应信息实施验收检查，并在验收达标后组织归档操作。安排专人展开归档，结合档案属性的差异性划分类别，落实对不动产档案最终状态的及时性查看，方便后续不动产档案管理与利用操作的展开。第四，强化档案管理以及信息利用。依托不动产档案数字化管理系统的搭建为不动产档案集成管理、便捷查询等服务的展开提供支持，方便对不动产档案信息实施深入性利用。

（五）重视先进档案管理工作队伍的组建

不动产档案管理工作需要人力支持，虽然在当前更多引入信息化管理手段，但是这并不意味着管理人员专业素养与不动产档案管理实际成效之间不存在明显的关系。具体而言，在不动产档案管理工作实践中，相关管理人员的专业素养与管理工作质量与效率之间有着较为紧密的联系性，所以，想要进一步强化不动产档案管理工作效果，推动不动产档案管理工作的升级，必须要重视先进档案管理工作队伍的组建，并着重提升相关管理人员的专业能力[4]。

实践中，为加强不动产档案管理工作质量，确保档案真实、完整、安全与有效利用，提升全体工作人员的专业素养，应当定期组织档案管理与利用专题学习培训活动。在实际的培训活动中，主要以不动产档案管理工作实际为切入点，介绍档案保管的内容、要求、基本条件以及档案的保护与修复等，图文结合，深入浅出；阐述档案检索的相关内容，从档案检索概述、档案著录和档案检索工具三个方面进行全面的讲解，内容极具专业性和实用性；针对档案利用中的具体问题，作出相应的说明；结合相关法条，就不动产档案查询规定作出详细的解读，并列举律师查询不动产登记档案的情形以及存在的问题，给出相应的解决方案。依托这种培训教育活动的展开，有利于提高不动产全体工作人员的档案管理能力和数据利用能力，为积极推进不动产档案规范化管理提供坚实基础。

综上所述，不动产档案本身存在着较高的价值性，是展开不动产交易的基础性资料支持，为保障不动产所有权人的权益提供了法律依据支持，因此值得对不动产档案实施优化管理。实践中，应当积极更新不动产档案管理策略，包括更新登记档案管理工作思路、优化完善不动产档案管理制度、持续强化档案管理工作的信息化建设、对不动产档案管理流程实施数字化处理、重视先进档案管理工作队伍的组建，逐步搭建起不动产档案管理新模式，推动不动产档案管理工作的升级。