新时代水利行业档案规范化与信息化管理建议

山东青岛市即墨区水利局 陈玉春，孙美贞，王伟

水利档案规范化与信息化建设是新时期档案工作的迫切需要和必经之路，也是发挥档案作用最大化的硬核举措。打破传统档案管理思维，按照新发展理念创新管理制度和机制，以信息化为引领，构建“传统+现代”的管理新格局，全面提升档案工作服务全局能力。

一、水利档案管理现状和弊端

（一）机关档案室管理现状

档案室保存了建局以来各个时期水利建设和管理的珍贵资料。办公室一般安排专人负责，能够严格借阅制度，工作人员服务意识较强。但档案管理模式仍停留在传统“手工”阶段，科技气息不浓，现代化信息化手段不强，效率不高。受档案存放空间影响，档案交叉存放，增加查找难度；未能做到“应归尽归”，部分档案材料不全，存在“分头存放”现象。

（二）机关科室档案材料管理现状

档案材料管理职责不明确，“各管一摊”，未能及时系统地将科室重点事项材料进行汇总，形成档案归档，每人都是一个“微型档案室”。材料存放形式不一，大多纸质材料和电子材料并存，有的只有纸质材料或电子版材料，纸质材料往往“居无场所”。随着人员变动，部分材料交接不彻底，极易造成重要材料丢失。另外，科室多次调整，部分单位整合划转，现有科室职能变化很大，新老人员变动，这就造成了部分档案材料不完整、不连续；再加上办公电脑和U盘、硬盘、光盘等存贮媒介故障，难以恢复原有数据等诸多原因，造成难以挽回的损失。一些业务科室，部分重要文件报送不齐，专业事项材料选择性上报，很大一部分材料如工程建设档案，为便于自身使用，存放在本科室，随着时间的流逝，部分档案也就无从溯源。

（三）基层档案室管理现状

现阶段基层档案室大多空间窄小，各种档案混杂存放。有些单位只配备办公电脑，连起码的防霉除湿、防虫防鼠、防盗防雨措施都没有，发生霉变虫咬致使档案损坏现象屡见不鲜。档案员一般兼职，流动性很大，不掌握起码的档案管理知识，只能简单地将资料分类整理、收集归档。很多单位未能及时将发生的档案资料收集起来集中管理，档案存放分散，随意性大。借阅制度不严，流失隐患较大，很多基础性材料长时间保存在职工手中，致使不少材料缺失，年度材料不连续。另外，在办公设施整修，单位职能或建制整合、划转拆分时，一部分档案材料不注重保管，随意存放，几经周折成为断档。

（四）重建轻管现象普遍存在

工程资料建档进度滞后于工程建设步伐，往往事后组织人员仓促补充资料，档案数量和质量难以保证。在工程运行管理过程中，时常存在建设方未将工程档案资料移交给管理单位或移交不完整，造成资料遗失，无法弥补，给后期维修养护增加难度。

（五）档案安全管理环节薄弱

随着现代化信息化办公发展，工作人员习惯于电子材料存档，将大量的原始信息存放到电脑，储存在硬盘、光盘或U盘中，重要电子材料未能形成书面材料进行备份。由于受科室电脑设备更新、电脑病毒入侵、人员变动影响，埋下资料损失的隐患。各单位、各科室档案管理意识较差，注重事务性工作，未能及时整理科室承担的各项工作材料，轻视档案材料的日常积累和常态化管理。

二、应对措施和整改建议

（一）建章立制，严格档案管理制度

建立健全档案管理制度，通过制度约束，人人养成凡事留有痕迹，重要事项及时成文归档习惯，工作痕迹到哪里，档案就跟到哪里，既要干得好，也要存得好。建立档案工作领导机制，进行全方位指导监督。成立以分管领导为组长、各单位负责人为成员的领导小组，层层压实责任，在系统内形成人人有责、人人尽责的良好态势。在单位微信公众号里、办公走廊、宣传栏中，增加档案保护宣传因素，营造注重档案、珍惜档案的浓厚氛围。

（二）构建信息化档案管理体系，提高档案利用率

进入信息化时代，建立信息化管理平台，将档案信息化纳入“十四五”发展规划。以一个局或部门为整体，创建档案管理信息化系统平台，由局信息中心统一管理，网络覆盖系统各个单位，安装系列终端。建立健全采集体系、存贮体系、利用体系、安全管理体系、用户管理体系等于一体的大档案管理体系，力争与单位办公自动化系统和网上业务管理系统相融合、相衔接，将信息资源有效整合利用，强力赋能档案信息化建设。

（三）建立健全上报传送机制

一是各个单位信息管理终端须有专人负责维护。每季度将本单位的重要档案，按档案管理规定的存档范围搜集汇总。一般将上级下发的正式文件、项目建设资料（含声像）、技术创新成果、工作总结、大事记、重点事项办理过程等材料分门别类，扫描成PDF格式文档，上报到局管理平台备份，同时充实到本单位终端平台相应栏目中。纸质材料随之妥善保管，每年年终将纸质原始材料除要求报送移交局档案室的以外，其他存在本单位档案室里，并将报局材料复印（打印）成纸质存档。实现线上+线下两条线管理模式。将档案材料按实物录入电脑，便于查阅者检巡。更多的是传统的记录簿，查找起来费力费时。局各科室、各单位每年度应安排专人汇总一年来形成的重要文件、重要事项材料、大事记等，一并移交或传送至档案室管理。

二是局档案室每季度需将各单位报送的档案材料进行分类甄别，去粗取精，按设定板块上传平台。局档案管理人员可参照办公来文、发文登记信息进行逐项梳理，发现应报未报或报送不齐全的，及时通知有关单位限期补充完善。对以前存放的纸质档案，同样扫描成PDF上传到平台，完成纸质材料全文数字化，力争纸质档案与电子档案同步运用，形成“电脑上有的，档案架上有；档案架上有的，电脑上有”的数字化管理模式。融合单位金宏管理系统，把相关公文资料与归档流程结合起来，使公文归档工作事半功倍。每年年初，将上年度收集齐的纸质档案进行存放、立卷，同时将平台数据档案刻录成光盘存放备份，多方式灾备。

（四）建立健全查询管理新样板

工作人员在具体工作中，需要查阅局档案资料，首先打开电脑（或手机）APP登录平台，向本科室负责人发起查阅申请，经科室负责人同意后，经过办公室负责人同意（个别重要档案还需分管领导同意），局档案管理人员按照申请内容发至申请人APP收件箱内。申请人应妥善保管申请查阅的材料，增强保密意识，禁止随意泄露。外单位来查找相关材料，需出具单位介绍信，经局办公室负责人和分管领导签批后，方可传阅相关档案，否则不得擅自外传。建立平台查询权限和共享制度。局属各单位工作人员，可以浏览本单位平台档案资料，同时可以相互查阅其他单位部分放开权限的常规性档案。局分管领导可以查阅分管领域平台上的各种档案材料，主要领导有权浏览所有单位和局档案室平台材料。局档案室应按照档案管理法律法规，已满开放年限的，可以依规开放共享。

（五）档案管理环境标准化改造

针对档案管理现状普遍存在场所狭小、堆放无序、分散保存、保管设施不完备、信息化管理水平低等问题，应把档案室建设、升级改造纳入单位重要议事日程。配置适宜存放档案的库房，购置移动式高利用率的档案货架，更新充实防湿干燥设备和防鼠防虫咬器具，落实防盗防雨措施。按照档案信息化管理要求，开发档案软件系统，配齐相应电子设备和终端系统，构建大数据平台，实现水利局域系统全覆盖。提高档案安全风险处置应急能力，通过物理隔离和软件检测措施，确保数字档案的真实性和安全性，保障平台网络系统安全、数据高效发挥作用。

（六）提高档案管理人员专业素质

档案管理人员一般是从单位抽调的非重点岗位人员，年龄和知识结构老化。应配备得力人员，同时加大档案管理人员培训力度，通过走出去学、邀请专家讲、网上课堂学、业余函授自学等多种形式，提高管理人员专业管理水平，强化纪律意识、保密意识、大局意识、服务意识，适应新形势下档案管理需要。

（七）加大对重点水利建设项目档案的管理力度

水利建设项目涵盖河道综合整治、水库除险加固和维修养护、引（调）水工程、农村饮水安全、水源地保护和生态补偿、库区移民后期扶持等多个方面，要求工期紧、任务重，这就给档案整理造成困难。工程项目法人不但要注重工程建设进度和质量，同样要重视档案材料的收集、整理工作，落实专门人员管理档案材料，如有人员变动先交清已归档的相关文件。项目法人督促各施工单位和监理单位提交应存档的资料，及时移交到档案管理机构。做到工程完工之日，档案也随之齐全，为以后管理打好基础。

（八）建立激励考核机制

各单位应把档案管理工作与业务工作同安排同部署同推进。对积极上报材料，建档规范，在档案保护利用方面作出突出贡献的，给予表彰奖励；对迟报、漏报，不积极配合建档工作的予以通报批评。把各单位档案管理情况纳入年终绩效考核，作为行业系统评先争优重要参考。单位在推荐优秀、职称评定或选拔干部时，在同等情况下优先考虑档案管理人员，给他们足够的发展空间，让他们心无旁骛潜心研究档案工作，让档案管理岗位成为锻炼人才造就人才的重要平台。

三、结语

深化档案管理体制与机制改革，构建高效统一的档案管理格局，加快水利档案粗放式管理向精细化管理转变，实现水利档案管理规范化信息化目标，全面提高现代水利档案管理与服务能力。

注释

①《中华人民共和国档案法》（2020修订）。