“互联网+”时代中提升机关事务档案管理工作效率思考

梨树县机关事务服务中心 王世军

档案是一种重要的信息载体，承载着机关单位工作人员的业绩等个人真实信息，机关事务档案管理工作是整个机关事务工作的重要组成部分之一，因此，提升机关事务档案管理效率是机关事务档案管理工作的重要内容。

一、传统机关事务档案管理工作模式的局限性

当前的档案管理方法依然沿用传统模式，由于查询权限的限制，档案查询的服务对象一般为领导和内设机构，不对外开放，在我国机关事务改革不断推进的形势下，逐渐暴露出来这种封闭式档案管理模式的弊端，主要体现为以下几点：

（1）重视度不高。个别单位对机关事务档案管理工作重视不够，存在重经济、轻管理的倾向，忽视了机关事务档案管理工作的责任，而且主要责任人责任意识不强。就目前来看，档案管理工作还没有引起足够重视，这种不重视直接导致了机关事务档案管理工作的不重视，只是象征性地将信息备案于纸面上，随着工作内容的增加，机关事务档案更加不易寻找。同时，在机关事务档案管理中，主要责任人员责任心不强，认为只需要保存不泄密即可，不能将机关事务档案按照信息的种类、性质和重要性进行分类储存，这将极大影响机关事务档案的有效利用。

（2）过于封闭，影响了机关事务档案的利用。机关事务档案的使用一般需要领导审批或专门的介绍信，查询条件过高，一般人很难接触、查询到自己的档案，而且，机关事务档案管理服务方式过于单一，经常坐等人上门咨询，要想查询相关档案必须到机关事务管理局，这种方式严重阻碍了机关事务档案的充分利用。

（3）机关事务档案管理人员专业素质不高。现在机关事务档案主要责任人仍存在由办公室秘书兼任的情况，导致管理团队服务意识差、专业技能不熟练。这样一支队伍很难给予机关事务档案优质和高效的管理，在工作时，过于重视红头文件利用和储存而影响了其他档案的利用和储存，对于非红头文件，为了贪图一时方便会下意识忽略该文件，过一段时间再次查询此文件时，产生文件真伪不明的情况，而且档案管理手段常采用原始的手工记录，经常产生重复性的无效劳动，即使存在相关的机关事务档案管理软件，也没有后期维护，而且各个单位的软件无法相互调用。

二、互联网+时代提升机关事务档案管理工作效率的方法

随着互联网+概念的普及，使得部分机关单位、企业开始将自身的发展现状与实际情况进行结合，通过互联网+进行网络化办公以提高工作效率。目前档案信息正处于改革阶段，信息技术的创新注定要求档案管理向着由简单到复杂、由经验管理向科学管理过渡，在这个阶段包括以下几个方面。

（一）完善档案管理制度

完善机关事务档案管理制度，就是对现有制度“取其精华去其糟粕”。在机关事务档案管理建设过程中，通过不断创新和完善，提升档案的管理制度，不可避免要对现有的制度删繁就简，但是对于一些原则性的问题却不能够删减，必须确保档案信息管理质量，所以要对档案资源管理工作进行梳理，找出重点工作，并且制定相应的工作制度，完善档机关事务档案管理的硬件设备以及环境能够显著增加档案管理人员的工作效率。一个健全的档案管理制度，能够完善档案信息的收集、管理与鉴定，努力向着电子档案发展，最大程度地实现电子档案的转变，使其最大程度地发挥其作用，严格按照操作流程对机关事务档案进行管理和储存。

档案备份制度也是档案管理制度的重中之重，能够确保在档案缺失时，通过备份复原档案信息。虽然现有的信息技术很发达，但是在相关人员的操作中仍然会出现电脑木马、文件误删除和文档无法修复等问题，这时就可以通过备份来弥补失误，避免工作受影响。

（二）加强机关事务档案信息化建设

加强机关事务档案信息化建设，就是加强机关事务档案人员对信息化设备的掌握程度。要与时俱进，在出现关于档案设备的新型软件或者硬件时，根据自身需求实施更新设备，并提升档案管理人员关于互联网+的相关知识，增加主要人员的规模，通过大范围、多角度和常审查的培训模式，加大人才数量。例如，每个月月中组织相关的讲座，提升管理人员的专业知识与专业技能，在购买新设备新软件或者对自身设备进行升级时，要针对新功能对管理人员进行培训，同时对已有功能进行巩固联系。其次，提升领导对机关事务档案的重视，只有领导重视程度有了提高，下面的工作人员才能够在领导的鼓励下转变自身观念，通过积极主动的自我学习意识，主动对机关事务档案的管理进行探索和研究，进而提升自己。

加强机关事务档案信息化建设，就是将纸质版档案作为电子版档案的有效备份。机关事务档案管理人员在进行档案的保存和管理中，不仅仅只是通过电子档案进行管理，最主要的还是将纸质版档案进行储存，增加其准确性，一旦电子档案出现问题，能够通过纸质版档案进行辅助，避免出现疏漏，而且在管理人员对电子档案进行修改保存后，还需要对纸质版档案进行额外材料添加，标清添加时间，由经办人签名。

（三）加大机关事务档案人才培养

加大机关事务档案人才培养就意味着提高管理人员整体素质。目前的机关事务档案部门常被人称为“冷板凳”，是专门收留“老弱病残”的部门，这造成了机关事务档案管理人员工作素质差、主动进取意识薄弱和服务意识差等问题，必须改变这种错误的认知，提高管理人员整体素质，重视档案管理工作，多引进档案管理人才，这也是迅速优化机关事务档案管理模式的一条捷径，他们的加入会使机关事务单位的档案部门真正成为所在单位的信息提供中心，而不是单纯的资料保管中心。要解决上述问题，可以通过以下三方面入手：

一是基于机关事务档案工作的重点，加大引进人才的福利待遇，以吸引计算机、情报学、档案学等优秀人才。二是结合当前机关事务档案工作模式以及互联网+对档案管理的具体需求，加大机关事务档案工作人员入职前的培训力度，提高机关事务档案工作人员竞争力，提升其服务意识，优化档案管理工作人员的知识层次。三是多举办趣味性的技能比赛，将机关事务档案工作融入比赛中，寓教于乐的同时提升机关事务档案工作人员的专业技能。

（四）提高机关事务档案管理的创新性

提高机关事务档案管理的创新性不仅包括技术的创新还包括机关事务档案档案管理人员的自主创新能力。随着时代的发展，社会经济的创新，人们生活的水平提高，对档案管理提出了更高的需求，除了确保档案信息的安全性，提高机关事务档案管理技术的创新性，主要在于将互联网+技术、智能互联技术、无线终端技术充分运用于机关事务档案信息资源的处置、保存、管理和提供利用等活动中，进而获得最佳的工作效率、经济效益和社会效益。具体措施主要包括以下两点：第一，机关事务单位可以通过建立档案中心，建立相关的网页和数据库，利用网络开展档案服务并加强网络安全性的建设等途径来实现。第二，机关事务单位利用计算机、扫描仪等现代化设备，运用数形结合的思想，提供分析报告，既可以为领导在机关事务管理、工作决策等方面提供及时、可靠的依据，也可以全面推进机关事务档案信息化、社会化建设的进程。

机关事务档案管理人员加强自主创新、主要体现为与时俱进、积极学习各项管理工作、完善自身的管理理念，进而确保档案信息化技术的发展，满足人们日益增长的需求。首先要确保档案储存的有效性、规范化、准确性，不断研究档案信息的多样性和广泛性。除此之外，要提升相关工作人员的综合素质，除了具备档案管理所需要的基本知识之外，还要熟练掌握互联网技术、编程技术，能够对档案的著录、编研、检索等语言进行熟练编程，采用编程的方法通过计算机将繁琐的工作解决，实现将互联网+技术与实际工作经验结合，提高工作效率。

总之，在当前互联网+的时代，要充分重视档案管理工作的重要性，通过完善档案管理制度、加强机关事务档案信息化建设、加大机关事务档案人才培养和提高机关事务档案管理的创新性等措施，能够显著提高机关事务档案管理工作效率。同时还应该为机关事务档案管理模式创新和档案信息化建设提供政策保障、资金保障和人才保障，加大对档案工作的宣传力度，形成全员参与的良好档案工作局面。