医院党建工作档案的规范化管理探讨

宋剑 左效波

摘 要：档案的规范化管理能够提高医院党建工作对档案信息的利用效果。本文从医院党建工作档案规范化管理的重要性展开论述，详细阐述了健全配套管理制度、强化管理者业务能力、明确党建档案管理内容、积极引入先进管理技术、提升信息化建设水平、优化档案管护设施这几项医院党建工作档案规范化管理策略，希望能够为医院党建工作发展提供助力。

关键词：医院党建;党建档案管理;信息化建设

在党建工作开展过程中会形成大量的资料文件，这些资料文件所承载的内容对于党建工作决策具有极高的参考价值。医院通过规范化档案管理能够保证档案信息的完整性、准确性以及查阅便捷性，使档案信息得以更好地发挥其参考作用。因此，应对党建档案管理展开深入分析，以寻求有效的规范化管理方法，增强该领域档案管理工作效果，为党建工作的稳定开展提供有力依据，从而创新性开展党建工作。

一、医院党建工作档案规范化管理的重要性

在医院党建工作中，档案信息是党建工作开展决策、方案设计的主要参考，指导并改进相关工作，促进医院管理全面發展。党务工作者通过参阅以往同类别的党建工作记录，对当前党建工作进行优化完善，能够消除工作方案中潜在的不合理问题，提高党建工作质量。档案管理工作效果直接影响着档案信息的完整性、清晰性与准确性，而规范化的流程能够为管理工作开展提供具体、明确的指导。同时，有助于档案管理人员快速熟练地掌握档案管护操作，全面提高档案管理效果，增强档案信息的参考价值。因此，规范化管理在医院党建工作中发挥着重要作用。

此外，档案的规范化管理可使档案信息的相关统计、整理更加合理，配套的档案调取查阅流程也会更加标准，这极大缩短了档案调取查阅的时间，增强了档案利用的便捷性，使档案信息能够在党建工作中发挥更大效用。因此，从整体上来看，无论是在档案信息质量上还是在档案查阅上，规范化管理均能为党建工作带来较高的价值。

二、医院党建工作档案规范化管理策略分析

1.健全配套管理制度

（1）健全工作制度

管理的规范化需要配套制度加以支持，因此为了构建规范化的党建档案管理体系，医院需要健全配套制度以改善管理工作效果。配套制度主要包含两个部分，即工作制度、监督制度。其中，工作制度的作用是对规范化管理流程加以说明阐释，为管理人员的工作提供指导和依据。比如，制订并逐步修订完善党建档案管理员制度、培训制度、开发利用制度、保管制度等。首先，在工作制度的建设中应当根据当前的管理工作流程，秉承规范化、标准化的原则建立起一套明确、完整的档案管理程序。其次，为各项程序制订相应的执行标准、执行要求，实现对具体档案管理工作程序的执行阐释。最后，将上述标准、要求整合成为一套完整的工作制度，同时还要对原有制度疏漏部分进行及时调整，并在执行过程中结合实际情况不断完善工作制度内容，保证工作制度的先进性，指导工作者更好地完成规范化的管理流程，达到规范化档案管理的效果。

（2）健全监督制度

在制度建设中，监督制度的主要作用是督促管理人员严格按照工作制度落实各项档案管理程序，保证管理规范化的实施效果。在该项制度建设中医院需要根据之前的工作制度，制订相应的监督评价标准，然后结合实际情况确定监督方法、方式。例如，日常检查、抽查等，形成一套完整的监督检查评定流程，确保监督工作的开展有章可循。

此外，为了提高管理人员的工作积极性，还可以制订相应的评分标准，并将最终的评分计入个人的绩效考核中，增强监督工作的效用。但在此过程中，应当注意需在监督制度中详细注明管理人员个人的权责范围，提高监督工作准确性，深入优化档案管理规范化水平。

2.强化管理者业务能力

（1）优化人才引入

在档案管理中，管理人员的业务能力是影响规范化管理落实效果的重要因素，尤其是党建档案管理人员更要有极高的政治素养、思想觉悟、政治纪律，牢记保密责任，提升鉴别能力，确保归档材料的真实性和规范性。为了保证规范化管理流程的落实质量，促进党建档案规范管理达到预期水平，医院应当加强档案管理人员的业务能力，并有效运用人才引进、教育培训来提高管理人员业务能力，全面推动管理规范化落实进程。其中，在人才引进方面可以考虑关注人才专业的对口情况，尽量录用专业对口人才，以确保新职工能够快速适应工作，提高管理规范化推进效率，夯实管理规范化建设的人资基础。

（2）加强培训力度

培训作为改善在岗人员业务能力的有效途径，医院应当围绕档案管理规范化建设，设计相应的培训方案、培训课程。

首先，应提高对档案管理工作的重视，夯实档案工作者的管理意识，使其具备更强的责任感、使命感，为管理规范化措施的实施提供良好的意识形态氛围。

其次，要重视新形势下新观念的渗透，使档案管理人员能够尽快适应新规范流程下的工作，并向其传递各项流程的执行标准和要求，减少错误、失误操作的发生。

最后，要提高规范化管理流程的落实质量，使档案管理者既熟悉党建资料内容及分类，又熟悉档案法律法规、信息管理业务，实现医院党建档案管理工作者综合素质双重提升。同时，应建立专业、稳定的管理队伍，避免档案管理人才频繁流动，造成阻碍档案管理工作开展的不良后果。

3.明确党建档案管理内容

根据长期的党建档案管理工作实践，笔者按所在医院党建档案内容进行了规范归档分类，有助于查找和总结，内容如下：

（1）文件制度类

一是党中央制定的大政方针政策及方向。例如，党章、党规、条例、准则、办法、意见、纲要、建议、规定、规划等规范性文件。

二是地方各级人民政府及卫生健康行政部门出台的各类党内指导性文件。例如，山东省委办公厅印发的《加强全省公立医院党的建设工作实施办法（试行）》、威海市委组织部印发的《党支部标准化规范化建设工作推进方案》等。

三是医院党委（党总支）制订的各类制度文件。例如，《三会一课制度》《党委理论中心组学习制度》《党员学习教育制度》、年度党建工作计划、总结等。

（2）组织体系类

一是党组织架构。比如，党委（党总支）成员设置情况、下设党支部数量及名称、党小组划分等基本情况。

二是队伍建设情况。比如，党委（党总支、党支部）班子职数及选配、党员花名册、党小组花名册、换届选举材料、发展党员全程档案、党费缴纳、党组织关系转接资料等。

（3）组织生活类

一是“三会一课”，即党员大会、支部委员会、党小组会和党课的会议记录、会议签到、影像资料等。

二是主题党日，包括学习主题、活动情况、影像资料等。

三是组织生活会及民主评议党员大会，包含部署会议、集中学习、谈心谈话、个人对照检查材料、整改问题清单和整改措施、批评意见、民主评议结果、会议总结等。

（4）思想建设类

一是历次主题教育活动情况。比如，党的群众路线教育实践活动、“三严三实”“两学一做”“不忘初心、牢记使命”主题教育等，存档资料应齐全，如上级文件、实施方案、活动开展情况、学习资料、总结报告、影像资料等。

二是党员教育培训情况，包括理论中心组学习、党支部班子学习、党员集中学习的制度、计划、学时记录、学习资料等。

（5）制度落实情况

一是民主监督机制。“三重一大”及支部研究讨论重要事项会前征求意见情况、干部选拔任用、民主选举等党务公开材料。

二是联系服务机制。例如，党员进社区活动、志愿者下乡义诊服务活动。

三是责任落实机制。例如，基层党组织书记抓基层党建述职情况、问题整改清单、整改报告等。

四是服务中心机制。党员先锋岗创建、过硬党支部建设等相关资料。

五是考核激励机制。根据基层党建重点任务赋分，定期进行“五型”党支部和“五星”党员考核评价，与个人绩效考核挂钩，得分情况应整理归档。

4.积极引入先进管理技术

在医院党建工作档案管理中，为了提高规范化管理落实效果，还要积极引入先进的管理技术，推动管理规范化水平不断提升。精益化管理技术作为一项重要的现代化管理技术，其强调全员参与工作优化，即定期组织档案管理人员针对工作现状提出优化方案，以实现集思广益，持续地优化工作水平。

基于此，在档案管理规范化建设中可以引入精益化管理技术，并构建一个建议系统定期收集关于档案管理规范化的优化建议，然后部门对所收集到的優化建议进行评估，确定建议是否实施，并将优化建议写入工作制度，以提高管理规范化的改善量，达到持续优化管理规范化效果的目的。

5.提升信息化建设水平

（1）探索“互联网+党建工作”

目前，信息技术早已在医院档案管理中普及推广，档案管理人员需要基于档案管理信息系统，按照既定的操作程序、操作标准对各类党建档案模块进行管理，充分利用“灯塔——党建在线”等智慧型党建平台规范档案信息化管理。

首先，准确录入、修改、更新党员信息数据，便于支部对党员的日常管理及信息提取。其次，按发展培养教育时间节点及时更新党员发展每项流程，便于党务工作者掌握发展党员工作各阶段的任务和时间，严格党员发展流程。最后，建立组织生活台账，将“三会一课”“主题党日”“组织生活会”“民主评议党员”等组织生活进行实时上传、归档、记录、签到，提高党员教育工作的规范化、智能化管理水平。

（2）强化信息安全建设

信息化建设虽然推动了档案管理的规范化，但其也为档案管理工作带来了信息安全上的隐患。为此，在信息化建设中医院需关注档案信息化管理系统的安全问题，并积极开展信息系统安全防护建设，使信息技术得以更好地助力档案管理规范化建设。在信息安全建设中出于档案查阅需求，档案信息化管理系统通常会为了实现信息共享与其他工作系统建立连接，并形成安全防护的边界位置，因此应注意做好防火墙的布设，以免恶意代码通过边界进入系统。同时，还要精准把控操作权限设置，防止档案工作者的操作疏忽造成信息安全漏洞，影响信息安全防护效果。此外，考虑到医院的档案信息化管理系统与其他工作系统之间的关系比较复杂，可以直接从供应商处购买安全防护方案定制服务，以实现信息安全防护的专业化建设，加快推动档案管理规范化发展。

6.优化档案管护设施

（1）优化档案库房设施

现阶段，虽然电子档案已经得到了较为广泛的普及，但纸质档案依然在档案资料中占据主要位置。因此，应注重档案管护设施建设，积极改善档案库房设施，增强纸质档案保存效果，确保规范化的管理流程可以正常实施。在此过程中应严格按照行业标准建设纸质档案库房，而且还要为该库房配置温湿度调节装置、防火设施等，并科学设置消防安全出口以及消防报警系统，最大限度地消除纸质档案管护过程中的安全隐患，延长纸质档案寿命。此外，根据行业标准要求，纸质档案在管护期间需要工作人员定期进行消杀，以免档案出现霉变、腐蚀等问题。因此，必须为档案库房配置足够的消杀设施，保证纸质档案管护效果，促进规范化管理流程顺利运行。

（2）优化档案备份设施

当所需查阅的档案日期比较久远，或出现意外情况时，档案的调取、查阅等规范化的管理程序就需要依托于档案备份开展。因此，在档案管理规范化建设中需重视档案备份设施的优化和改善，确保备份信息能够顺利发挥效用。在档案备份设施建设中，医院应根据具体情况选择容量大、性能稳定、耐存放的硬盘设施作为档案备份存储设施，而且还要强化软件设施建设，实现档案的自动备份存储。

此外，还要选好备份存放地点，并构建相应的存放空间设施系统，确保备份的安全。在此过程中，考虑到对于纸质档案通常需要采用电子化处理方式予以备案，因此需做好摄像机、扫描仪等电子化设施的购置以及维修，保持其良好的性能状态，提高档案备份效果，为规范化管理流程的稳定实施奠定扎实基础。

三、结论

综上所述，提高档案规范管理效果，有助于党建决策工作准确性的提升。在医院党建工作中，借助合理的档案规范化管理措施可以为管理工作提供确切依据、夯实规范管理人才基础、加强意识形态塑造、提升管理技术水平、改善规范化建设的推进效率、保证管理流程的稳定实施，从而为党建工作的高质量开展提供优越条件。

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（作者单位：1.乳山市中医院;2.乳山市人民医院）