企业档案管理与创新研究

马兰芳

摘要：随着时代的发展和科技的进步，企业档案的管理模式也在不断变化。为了适应现代企业发展的需要，档案管理人员应该对企业档案管理进行彻底的更新，促进企业档案资源的开发和综合利用。本文主要从认知档案管理工作、档案管理中存在的问题和新形势下档案管理策略三个方面阐述企业档案管理，以促进企业的进一步发展。

关键词：档案管理;企业创新;高新技术

引言：随着大数据时代的到来，企业档案管理越来越科学和严谨，科技的应用已逐渐渗透到公司的各个方面，为档案管理人员带来了便利。但是，创新技术与档案管理相结合的理念还处于发展的初级阶段，还有许多问题需要解决。提高科技应用能力，实现科技与档案管理的有机结合，需要进行更多的探索和研究。企业档案中保存着许多重要信息，这些信息与企业的发展息息相关，如果一个企业没有一个合理的档案管理机制，将很难实现公司的可持续发展。

1 认知档案管理工作

1.1 如何使用档案信息

档案信息使用条件是档案信息利用的一个重点，也是档案安全性和可用性的重要保障。档案管理部门开始运作时，档案管理人员需要接受培训和考核，考核通过的档案管理员才可以参与整合公司的档案信息。此外，档案信息管理员需要始终了解档案存储的环境，熟悉各区域都保存有哪类档案，记录好档案的存储和调取，何时、由谁进行档案存储。同时，档案管理人员还可以运用现代科学技术对档案进行管理，合理存储和调取档案信息，提高档案信息的使用效率。

1.2 清晰、规范档案使用的权限

企业在进行档案管理工作的过程中，可以根据档案的重要程度，使用合理有效的方式设定档案使用权限和档案级别。如果因为个人原因导致档案信息的丢失或泄露，档案管理人员必须承担相应责任并再次接受培训。当然，超过保存期限或者不重要的文件也可以向企业和社会公开，但必须依法使用公开的档案信息。

1.3 档案使用当中的注意事项

为了帮助档案使用人员可以更快、更准确地查找档案中的信息，档案管理部门可以创建一个舒适的阅览室。在使用档案时，必须注意保护由于过度读取而损坏的档案，对于快要损坏的文件，档案管理人员可以复制文件内容来保护原始档案。为了便于管理，档案管理人员还可以在档案存储区域中放置一个监视设备，对于私自带走档案或者故意损坏档案的人员，必须追究相应责任，情节严重的，应当邀请当地公安人员介入。

2 档案管理工作中存在的问题

2.1 管理理念陈旧

一些企业领导者认为在实际工作过程中档案管理对企业发展影响不大，对档案管理不够重视。这种观念导致档案管理人员认为自己的职责只是复印和封存相关文件，在日常工作中很少对档案进行管理，从这个角度看，旧的管理理念已经严重阻碍了档案管理与创新的步伐。目前，许多公司没有正确认识到业务发展与档案管理的密切关系，档案管理资源配置严重不足，忽视档案管理所需的配套设备，一味强调提高经济效益，导致档案管理条件和环境质量不断下降，使得档案管理与企业发展之间的差距日益明显。在这种严重阻碍档案管理发展的环境下，档案管理无法实现有效创新。

2.2 管理手段落后

目前，有些企业的档案管理仍采用传统的管理模式，仍在进行手工操作。这种人工操作的管理模式对工作效率有显著影响，容易出错，还影响用人单位的决策。信息技术的发展为档案管理员提供了更多的管理手段，为企业档案管理的发展建立了强有力的支撑，但是，由于一些企业没有正确认识到信息技术对档案管理的作用，信息技术投入不足，档案的内在价值尚未充分展现，在档案开发利用的过程中无法提供有价值的信息。在实际工作中，资金分配的合理性无法保证，信息化管理难以进行，导致档案登记过程混乱，严重影响档案管理工作的质量和效率，阻碍了档案信息化管理的正常发展。

2.3 管理人才缺乏

档案管理人员的水平直接关系到企业档案管理的质量。许多档案管理人员缺乏服务意识，无法满足企业发展的需要。近年来，许多档案管理员开始转移到其他工作场所，导致有经验的档案管理员比较缺乏。许多企业的档案管理员不能真正理解他们的工作，容易受到工作制度的制约，缺乏创新思维。此外，还有一些档案管理人员的计算机水平不高，没有接受过专业培训，输入效率低下，容易造成档案丢失等问题。

2.4 管理制度缺失

由于档案管理制度的缺失，工作人员在进行档案管理时，缺乏一套实用的档案管理体系，使得档案管理存在很大的随机性和不确定性，工作人员不能按照规章制度收集和储存相关信息。一些公司建立了档案管理系统，并参考国外先进的管理方法，但是，由于在日常工作中缺乏严格的管理制度，无法进行明确的职责分工，档案管理效率低下。

3 新形式下档案创新管理策略

3.1 创新管理理念

企业领导要以身作则，转变观念，重视档案管理，正确认识档案管理的重要作用，加强信息技术的引进。档案管理工作者要热爱工作，遵守国家和企业制定的法律法规，努力做好档案管理工作，全心全意为企业服务。

3.2 创新管理手段

档案管理部门只有跟上时代发展，创新管理手段，才能大大提高工作效率。档案管理人员可以加强计算机在档案管理中的应用，提高档案管理信息化水平，建立电子信息数据库，使企业管理者能够准确地查找和分类档案信息。先进的档案管理手段可以有效地促进档案管理的发展，档案管理人员可以在日常工作中探索管理经验，积极创新档案管理方法。例如，将文件按类别和属性进行分类，将大大减少工作时间，提高工作效率。档案管理部门的管理员还可以利用计算机以不同的形式管理档案，将档案信息打印保存，提高工作的灵活性。为了避免档案的丢失和损坏，档案管理人员可以根据企业需要，合理制定档案使用的规则和流程，完善档案信息管理机制，明确企业的服务职责和义务，为档案信息管理的发展打下坚实的基础。另外，企业还可以积极引入计算机、光盘、扫描仪等先进设备，开发档案管理软件系统，自动提交和保存档案信息，更好地进行档案管理。

3.3 提高管理者的业务水平

档案管理者应该重视自己的工作，认真了解档案管理的作用，积极学习专业的管理知识，提高自身档案管理能力。由于档案管理人员的工作水平与档案管理的质量密切相关，所以，企业不仅要提高档案管理人员的专业能力，还要提高计算机操作水平。档案管理部门可以根据企业情况合理分配工作人员的职责，确保档案管理的效率。企业每年可以定期招聘新员工，用年轻人的激情感染工作场所的员工，为档案管理增加更多的活力，此外，企业还可以定期培训档案部门的员工，并邀请富有管理经验的专业人士对员工进行指导，提高员工的业务水平。传统的档案管理理念和措施已经难以适应新时代发展，因此，档案管理人员必须与时俱进，不断提高自身的业务水平。

3.4 完善管理制度

由于管理制度在档案管理过程中起着积极的激励作用，所以企业应该在管理实践中科学合理地建立管理制度。在建立管理制度的过程中，需要确保管理制度的性质与公司的性质相一致，如果一个企业的档案管理具有商业特征，那么档案管理制度就要注重信息处理的经济优势，确保档案信息的完整性和真实性，提高服务能力。在档案管理过程中，工作人员应该对管理制度进行合理规划，如果档案管理制度不合理，就要及时对其进行完善。

4 结束语

总之，随着科学技术的发展，传统的档案管理方法已不能满足当今社会发展的需要。企业需要重视档案管理，不断提高档案管理水平，创新档案管理方法，做好档案的开发利用工作。档案管理的价值是不可估量的，因此，企業需要重视档案管理，实现档案管理的可持续发展，为其他工作提供必要的保障。

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