高职院校行政管理职员绩效考核实证分析及建议

李依璘 李建

摘 要：随着高职院校从规模发展走向内涵发展，其整体行政管理水平的提升迫在眉睫，而行政管理职员在其中扮演着不可或缺的重要角色，发挥着巨大作用与价值。为了公平、公正、科学有效地衡量工作绩效，发挥绩效考核的导向作用，进一步提升行政管理职员的工作技能，增强其工作满意度，做好职业规划，达到个人绩效与组织绩效的最大化，提升高职院校的行政管理水平，对高职院校行政管理职员的绩效考核实证分析就十分必要，如此方能找出问题症结点，从而为高职院校行政管理职员绩效考核工作提出改进建议。

关键词：高职院校 行政管理职员 绩效考核 关键绩效指标 行为标准

中图分类号：F240;G71  文献标识码：A

文章编号：1004-4914（2022）01-167-04

在高职院校的整体管理运行中，行政管理职员扮演着不可或缺的重要角色，他们主要负责的是高校的日常管理以及行政工作，其职业素养和工作能力会直接影响高校的管理水平，[1]进而影响着高等职业教育改革发展以及高职院校内涵式发展，同教师、科研人员一样，对提升高职院校竞争力发挥着巨大的作用与价值。

一、高职院校行政管理人员的划分及其绩效考核的含义和目的

高职院校行政管理职员的划分包括：高职院校党委和行政职能部门的管理人员;校工会、共青团等群团体系统的管理人员;院系从事教学、科研、党务行政管理的工作人员;高职院校直属和附属单位中从事行政管理的工作人员。[2]

针对行政管理职员的绩效考核，是指在某一工作周期结束后，绩效考核人员对照工作说明书或绩效标准，采用科学的方法，检查和评定行政管理职员的履职程度、工作结果及个人发展情况，并将评定结果反馈给被考核者本人的过程。

考核的目的是判断其是否称职，并以此作为其报酬、晋升、调动、激励、技能提升等人力资源管理工作的依据，最终目的是挖掘个人潜能，提高绩效水平，提升行政管理职员的工作满意度及成就感，达到个人绩效与组织绩效的最大化，是高职院校绩效管理决策和控制不可缺少的内部管理机制。

然而，行政管理职员往往以事务性工作居多，且工作繁杂、难以量化，造成其工作满意度不高、职业成就感较低的局面，而行政管理本身又具有较强的专业性特点，对行政管理职员的管理理论水平与岗位胜任能力的要求都很高，相较于教师、科研人员，行政管理职员的培训提升机会相对又较少，工作效率低、专业化能力缺乏，服务质量不高等问题长期得不到有效解决，阻碍了其个人职业发展的意愿，甚至有人觉得从事行政管理工作既没地位也没发展前途。[3]

综上可知，行政管理职员的工作特性决定了对其进行绩效考核的復杂性，这也是针对行政管理职员的绩效考核始终是高职院校人力资源管理中最薄弱一环的原因所在。

二、高职院校基层行政管理职员绩效考核现状

通过对四川省内高职院校的调研来看，当前高职院校基层行政管理职员绩效考核现状存在一些共性之处。如考核工作仍以部门职级领导考核为主，更多聚焦在“责任”考核，对能力及职业发展的考核不足，工作业绩考核占比不高，考核量表指标及权重设计不当等等。现以四川工商职业技术学院为例进行具体分析。该校成立于1959年，由四川省人民政府批准建立，四川省原经济和信息化厅主管的公办全日制普通高等职业院校，以轻工专业为特色，为国家优质高职院校，目前正在积极进行“双高计划”建设，力争学校的质量发展及品牌影响力再上台阶。基层行政管理职员分布在全校所有教学系部、各级各类党群组织及行政组织机构之中。因各教学系部的专兼职辅导员、实训教师、教学科研管理干事等教辅和教学科研管理职员的绩效考核已并入二级管理考核范围，故以下分析聚焦在党群组织机构和行政组织机构的行政管理职员的绩效考核。

全校共有各级各类党群行政组织机构23个、各级各类行政管理岗位73个，基层行政管理职员179人，占全校教职员工的28.87%。

基于对基层行政管理职员绩效考核重要性的充分认知，该校从2017年起就对这一容易被忽视的群体展开了量化考核，与教师序列的绩效考核成为并行的两条线。

依据KPI考核模式，分别从德、能、勤、绩、廉五个维度，确定关键业绩指标及权重，编制四川工商技术学院行政管理职员量化考核表（如表1所示），对全校所有基层行政管理人员进行一年一度的绩效考核。

三、高职院校基层行政管理职员绩效考核存在的问题分析

1.考核指标设置不合理。量表中的考核指标与学校组织绩效的关联度不够，无法通过考核促成个人绩效与组织绩效的最大化。从表中的一级指标及权重、二级指标及权重以及二级指标内涵及权重的设计中，均无法体现学校的定位、特色、发展目标、关键业务，当前的重点工作与基层行政管理职员工作绩效之间的关联性，缺乏国家针对高职教育的政策法规的贯彻落实及推广执行，造成基层管理工作缺乏灵魂、主次不分、导向不明，指标设计浮于表面。

2.行为标准不细化。量表中有关二级指标内涵的描述中，行为标准不够细化，操作性及定量化不够，无法有效反映行政管理职员的工作实绩。如：针对一级指标“德”，也即政治素质与思想道德素质中，二级指标1.2.3“团队协作”，应细化为正确处理同事之间的利益关系（0.5分），主动配合他人工作（1分）两种行为标准，但仍然以定性描述为主，针对行为的量化不够，往往不同的考核者对其理解不同，会因主观误差而极有可能造成考核结果出现较大差距。

3.关键绩效指标选择不当。量表中关键绩效指标选择不当的情况比较突出，二级指标及其内涵描述大多与该校行政管理职员工作关联度不够，设计时未筛选出关键工作行为，因全校8个党群组织机构、2个行政组织机构、73个不同的管理岗位共用同一张量表，无法体现不同部门、不同岗位担负不同工作内容和职责的行政管理职员的差异性，故无法有效区分不同岗位的工作实绩，致绩效考核的有效性大大降低。如：针对一级指标“能”，所分解的四个二级指标：学历提升情况、证书获取情况、业务培训情况、读书工程情况，均为结果认定，与被考核者所从事的具体工作岗位无关联，与其实际业务能力与管理水平之间并无必然因果关系。

4.权重设置不科学。整张量表包含德、能、勤、绩、廉五个一级指标，权重分别为10%、7%、13%、60%、10%。非常明显其中有关一级指标“能”，也即业务素质的权重设置过低，仅为7%，无法反映对岗位技能的考核，不利于行政管理职员工作能力的持续提升。同时两个一级指标“德”和“廉”的权重相同，均为10%，也不太合理。

5.指标层级设置的逻辑不清晰。仅在一级指标“绩”中单列二级指标“拓展业绩”以及“负业绩”分别作为加分项与扣分项，造成二级指标设置逻辑不清，指标描述涵盖不全的情况。

四、高职院校基层行政管理职员绩效考核改进建议

绩效考核的难点就在于绩效考核指标体系的设计。须针对不同岗位以工作说明书为基础融入工作能力、工作业绩和工作态度等相关指标，建议采取行为法，即对行政管理职员进行行为衡量，是一种重视员工如何完成工作的考核方法，[4]从德、能、勤、绩、廉等五个方面，引入关键绩效指标（KPI）体系，梳理对高职院校的组织绩效具有增值作用的工作业绩，通过定量以及行为标准来设置关键绩效考核指标，即定量化和行为标准化的指标，确定绩效指标的权重;同时须做好分类考核工作，针对不同岗位的行政管理职员分别确定关键绩效指标。如：财务处职员的绩效考核指标就应重点考核账务处理、费用控制、制度执行、辅助决策、服务满意度等，而教务处、总务处、招生就业处职员的考核指标必定与此不同。所有部门所有岗位共用一张量表进行考核，最终会失去绩效考核的意义。

针对前文所述问题分析的改进建议如下：

1.合理设置绩效考核指标。应在国家针对高职教育政策的指导下，如《国家职业教育改革实施方案》（简称“职教20条”）《中国特色高水平高职学校和专业建设计划》（简称“双高计划”）《职业教育提质培优行动计划（2020—2023年）》（简称“行动计划”）等，依据高职院校自身的定位、特色、发展目标、关键业务、当前的重点工作，结合基层行政管理职员工作职责及岗位要求进行合理的绩效设计。

具体而言，要根据高职院校使命，结合学校的总体发展规划来设置数量、质量、时间、成本等方面的绩效指标，而个人绩效则应根据工作岗位要求，体现出通过努力达到岗位绩效标准的设计思路。如：目前学校正在围绕着“十四五”发展规划进行“双高计划”建设，那么，就应将学校发展与建设目标，层层分解为部门绩效目标及个人绩效目标，从而体现绩效考核的导向作用。考核指标设置时应充分考虑基层行政管理职员业务能力、管理水平提升需求，将其对工作的满意度、敬业度以及职业规划，纳入考核指标体系之中，方能达到个人绩效与组织绩效的最大化，提升高职院校整体的行政管理水平的目标。

2.细化行为标准，增强操作性及定量化。确定关键绩效指标，制定工作绩效标准，对标设置行为标准，增强操作性及定量化，真实反映行政管理职员的工作实绩。

针对“团队协作”指标，建议增强可操作性及量化性，可做如下修改：顾全大局，做到以部门利益或团队利益为先，在利益分配时先人后己，利益冲突次数为<1（0.5分）;能够按照岗位职责要求，配合工作关联部门及相关人员完成任务，工作目标达成率≥85%（1分）。

3.科学设计关键绩效指标。找出与工作岗位有直接影响的技能，根据行政管理职员的工作岗位及职责要求，体现其管理性质和工作实绩，通过关键业务行为进行关键绩效指标的筛选。“能”方面突出管理特性，“绩”方面突出工作职责与岗位要求。

根据帕累托定律，80%的工作任务是由20%的关键行为完成的，因此，抓住20%的关键行为，才能设计出有效量化的关键绩效指标。

具体做法可从以下三个方面进行考虑：一是遵循SMART原则，进行关键绩效指标的筛选;二是通过难度，频率，重要程度三个维度对工作任务进行量化打分，最终确定对绩效有重大影响的关键任务，从而通过确定关键工作领域，来筛选关键绩效指标;三是列出可供筛选的关键绩效指标，分别从必须考核、可以考核、不必考核进行分类分析，最终留下那些能够支持组织发展战略、激励被考核者、为管理提供信息的指标。

必须考核的指标进入考核指标体系，可以考核的指标则视岗位实际情况确定是否进入，而不必考核的指标则坚决不能进入考核指标体系。

关键绩效指标的设计应兼顾行政管理职员工作的岗位特性与管理性质。

（1）岗位特性。对一级指标“绩”之下的二级指标进行重新设置，以体现对行政管理职员绩效考核的岗位针对性。针对工作业绩的考核是所有绩效考核体系的重中之重，应紧紧围绕工作的完成情况来设置考核指标。前表中，岗位标准系数及岗位目标分两个指标语焉不详，也未能与具体的岗位挂钩。建议确定工作履职、目标完成、师生投诉三项指标。其中工作履职与目标完成两项指标建议采用菜单式，根据不同岗位的工作职责及工作内容设置针对性的行为标准，改变仅用一张表衡量所有行政管理岗位的状况。

（2）管理性质。对一级指标“能”之下的二级指标进行重新设置，以体现行政管理职员工作中的管理性质。去掉学历提升、证书获取、业务培训、读书工程四个二级指标，可将其整合为业务提升指标，作为工作业绩的结果，设置为四个三级指标，并入一级指标“绩”之下的二级指标“持续学习”之中。

由于行政管理职员是高职院校的管理岗位上的工作人员，无论在何种工作岗位以及具备何种工作性质，都需要履行计划、组织、领导和控制能力，并具备一定的决策制定能力，只是侧重点不同、程度、深度不同而已，因此，指标设置应体现其工作的管理特性。建议增加“管理能力”二级指标，并细分为管理知识水平、工作执行能力、沟通能力、创新能力四个三级指标。

4.合理设置各级指标权重。增大能力及业绩的权重，并重新设置更为科学合理的考核指标权重体系。相较于德、廉两个指标，能、勤、绩三个指标涉及到的工作能力、工作态度、工作业绩更容易从工作场景中提取典型行为特征，可给予相对较高的权重，具体可根据产生效益的高低及对组织绩效贡献程度的大小分配权重。就德、廉之间的关系而言，廉洁关乎职业道德，从属于“德”，如：单列作为与“德”并列的一级指标，其权重应较低。具体提可参照10%（德）、20%（能）、15%（勤）、50%（绩）、5%（廉）确定权重。

5.厘清各级指标之间的层次逻辑。删除一级指标“绩”中的“拓展业绩”和“负业绩”两项二级指标，统一在五项一级指标后，单列加分、扣分、一票否决项以及不参加绩效考核的情形。

有关政治思想素质、拓展业绩以及廉潔自律等难以量化的、发生概率无规律可循的，以及在数量、质量、时间、成本上有大幅度波动等情形，可设置为加分、扣分、一票否决项以及不参加绩效考核的指标。尤其在大是大非面前，存在违背坚持社会主义制度、拥护共产党领导、捍卫国家统一、民族团结的，违反社会主义核心价值观、师德师风、公序良俗的，以及存在渎职、侵占、重大安全事故等任一情形的，即可认定为一票否决。

[基金项目：2018年度四川省教育厅人文社科重点项目课题“高职院校行政管理职员绩效考核评价研究与实践——以四川工商职业技术学院为例”（项目编号：18SA0147）。]

参考文献：

[1] 杨阳.试分析高校行政管理人员绩效评估策略[J].科教导刊，2014（8）：18。

[2] 刘强.关于建立高校教育职员绩效考核体系的几点思考[J].商场现代化，2005（09）：192

[3] 杨军.高校行政管理人员的绩效评估工作[J].教育现代化，2017（7）：208

[4] 陈思.基于胜任力的高校行政管理人员绩效考核研究[J].太原城市职员技术学院学报，2017（3）：208。

（作者单位：四川工商职业技术学院 四川都江堰 611830）

[作者简介李依璘（1970—），女，四川成都人，四川工商职业技术学院，副教授，主要从事人力资源管理、高职教育教学等研究;李建（1964—），男，四川乐山人，四川工商职业技术学院，教授，主要从事人力资源管理、高职管理等研究。]（责编：若佳）