高校财务报销中存在的问题及解决方法

2022-02-23 13:34黄雯雯
学习与科普 2022年10期
关键词:高校财务解决方法

黄雯雯

摘要:在互联网高速发展的时代背景下,财务信息化成为大趋势,现今高校已经逐步推进网络报销系统的建设,报销已经初步实现网络化,但网络报销信息化平台的建设尚不完善。本文以滁州职业技术学院(以下简称CZ职院)报销为例,剖析当前高校财务报销中存在的问题,并提出相应的解决方法,进一步完善网络报销模式,缓解高校财务核算压力,提高财务办事效率,为广大师生带来更多福利,推动学校稳定发展。

关键词:高校财务;报销问题;解决方法

一、高职院校当前报销现状

CZ职院是一所经安徽省人民政府批准设立的全日制高等职业院校,由六所学校于2002年合并组建成立。近年来国家大力支持高职院校发展,CZ职院招生规模日益扩大,目前教职工达600余人,全日制学生达14000余人,财力逐年增长,各项经费也不断增加,报销业务量呈不断增长趋势。

CZ职院于2019年1月1日起执行新政府会计制度,采用的是天大天财开发的网络报销系统,报销已基本实现网络报销。目前财务报销流程是:(1)报销人登录办事大厅,进入网络财务报销平台,选择相应的报销类型进行报销信息录入,录入完成后提交;(2)按照报销业务的类型和金额建立起多级审批,财务处审批人进行网络报销初审,对应的审批人进行下一级审批,审批无误的报销才可进入下一道审批,否则任何一级审批有误都需退回进行修改;(3)网络报销审批流程结束,报销人打印网络报销单,连同整理好的票据,交到财务处现场报销;(4)财务人员进行现场审核,报销单据审核无误,附件齐全后收下,否则报销票据退回报销人补充完善;(5)财务人员将审核无误的报销单据进行制单;(6)财务人员在财政支付平台录入信息;(7)财务人员复审财政平台录入的信息,复审无误后进行付款,报销完成。

二、当前报销中存在问题的具体体现

(一)报销人财务知识缺乏

随着网络报销平台的运行,报销业务类型增多,报销要求也相应增多,报销步骤更加精细,这就对报销人的财务知识和信息化水平提出了更高的要求。对高校而言,报销人主要是教师群体,他们获得的财务信息有限。部分老教师尚未掌握使用网报系统的方法,宁愿花费更多时间进行线下报销,也不愿意学习使用网报系统,给报销信息化进程带来一定阻碍。而对于大部分教师而言,除非是经常报销,偶尔进行报销的教师并不熟悉报销流程,也不了解财务制度,导致在报销中存在各种各样的问题,比如发票不合规,用收据代替发票,缺少事前审批等等,这些简单的错误,导致报销不断被打回,报销人要经过多次修改重新上传才能通过,耗费报销人的时间,增大了报销人对财务系统的误解,也浪费审核人的精力,导致报销效率低下。教师群体不仅承担着教学任务,还要承担科研指标。

(二)审核的自动化程度低

网络报销财务审核依靠审核人的主观判断,审核自动化程度低。虽然CZ职院已经采用多级审批网上报销系统,但是没有针对不同的报销类别进行相应的附件要求,比如针对差旅费报销,没有建立事前审批单,车票,培训文件等行列自动审批。网络审批主要依靠的是财务人员进行初审,财务人员针对报销人上传的相应附件,包括事前审批单,车票,培训文件等一一进行审核判断,这就要求财务人员要掌握丰富的财务知识,把握好第一道关,这对财务人员来说加大了审核的风险。同时,报销人在进行系统录入时,常常因不知道要上传哪些附件,导致附件漏传,错传的情况频繁发生,被财务人员退回后,又要进行二次甚至多次报销,浪费报销人的时间,导致报销流进度被拖延。

(三)信息间系统共享性差

财务报销系统与其他系统间互通性差。目前CZ职院财务报销系统信息化建设分散,财务报销,工资管理,固定资产管理等都有各自的系统,系统之间联系不紧密,需要自行整理核对。比如固定资产管理有自己独立的系统,并未与财务系统对接,导致财务系统信息更新不及时,两者之间信息不能及时共享,有些入库的数据与财务报销的中的数据并不匹配。财务系统与其他系统的互通性差,与人事管理系统,采购平台系统等也没有相关联。比如没有关联人事系统,导致不能及时掌握人员信息的变动,包括退休人员,部门人员调动等信息,对于财务人员进行工资核算,税务筹划,报销系统审核带来一定的困难;再比如没有关联采购平台,导致对于政府采购等信息,不能及时掌握相应信息,财务人员对采购需要事前第一次备案录入,报销人进行报销时需要在网络报销系统里进行第二次报销录入,财务人员进行付款时需要进行三次付款申请录入,整个采购流程报销甚至要等上一个月,加大了财務人员的工作量,降低了财务报销效率。

三、当前报销中存在问题的主要成因

(一)财务信息沟通不及时

一方面财务人员主要将时间集中与处理财务工作,是与报销人之间的沟通少,没有建立财务人员与报销人之间的沟通渠道,只有当报销人出现问题时,才会进行相应沟通,报销人并不能及时发现报销中存在的问题。另一方面,报销人不知道从哪里获取财务信息,了解财务规章制度,大多数报销人也不愿意花费过多时间来了解相应的财务知识,也导致财务信息沟通难度加大,财务报销问题频发,财务人员与报销人员之间的矛盾加剧,财务人员不得不花费更多时间与报销人沟通问题及解决对策。

(二)财务人员工作量大

随着高职扩招,国家大力支持职业教育,学生数不断增加,教师人数也不断增加,资金业务量加大,核算量进一步加大,财务工作进一步细化,对财务人员的要求也更高,但是CZ职院财务人员的数量并没有增加,致财务人员库存量不足。除了财务人员日常工作量,财务人员还要面临配巡视整改,业务审计等工作,现有财务人员超负荷工作,尤其是到年底集中报销时,财务人员的压力加大。财务人员不仅无法进一步进行工作职能的细分,也无法进一步提升自己,增强自己的业务能力,财务人员的专业能力直接影响了工作成效,而且会影响报销人对财务部门服务水平的评价,现有财务人员只是简单的利用财务报销系统的基础工作,而对其他功能,比如财物信息化的学习并不能很好钻研。

(三)财务报销信息化程度低

现在财务报销虽然已进入信息化时代,但是信息化程度低。首先,报销系统里并没有相应报销流程的介绍,导致初次使用报销系统的报销人不知如何操作;其次,报销的模块不完善,CZ职院网络报销模块主要分为差旅费报销,日常报销,资产报销,劳务报销者四大模块,对于这些模块仅限于网上填报,网上审核,但是对于其内部附件的审核缺少必要的信息,比如缺少电子票据审核模块,对于电子票据,需要财务人员利用电子票据识别软件再次进行审核,审核电子票据是否存在重复报销的情况出现;最后,高校还未建立起完善的信息化平台,财务部门作为服务部门易被忽视,校领导对财务部门的重视程度低,对财务信息化投入少,导致财务报销系统建设进程慢。

四、解决当前报销中存在问题的对策及建议

(一)增强报销人的财务知识,提高保障效率

要通过网站宣传,在学校财务网站上及时更新财务报账流程,普及最基本的财务知识,让报销教职工能够掌握基本报账流程;定期培训,以学院为单位,每学期一次为报销人讲解报销流程,包括日常报销,差旅费报销,劳务费报销,资产购置报销这四大基础业务报销流程,对报销中常见的问题进行重点讲解,现场解答报销日在报销业务中遇到的困惑,加强报销人与财务人员之间的沟通;设置初审员,以学院部门为单位,设置兼职人员,负责对本学院或部门财务报销业务的初审,通过对初审员的培训,让初审员能够熟悉相关业务,了解报销流程,掌握报账要求,能够熟悉本学院或部门的经费动向,从而能够顺利编制财务预算,能够及时解答本部门员工的疑惑,节省报销时间,提高报销效率。

(二)提高财务人员的业务水平,加强报账审核

首先,要加强对财务人员的财务业务培训,结合外出培训与网络培训,线上线下两种途径,对财务人的财务知识进行及时更新,让财务人员能够掌握最新的财务知识,包括票据的变更,税务知识的变化等,定期开展自我分析,對典型报销业务进行剖析,以典型案例来发掘问题,警示财务人员。其次,加强外校调研,通过外销调研,着眼实际,借鉴其他学校先进的财务报销流程。再者,提升财务人员信息化能力,现今的财务业务已经不是手工记账的时代,而是信息化,智能化的时代,作为财务人员要想提高工作效率,必须能够熟悉财务报销平台,能够熟悉财务处理系统,了解各个模块之间的逻辑钩稽关系,这要求财务人员丰富自己计算机知识储备,成为复合型人才。最后,可设置财务AB岗,报销业务与其他业务不同,虽有部分高校实施自助投递式报销模式,但CZ目前未脱离交纸质报销单,需要财务人员进行现场审核,只有审核无误的报销单,财务人员才能收下,而由于轮岗实时的时间间隔长,往往只有专门负责报销业务的财务人员才能处理好这类业务,这导致财务人员无法离开工作岗位,也缺少必要的复核人员,设置AB岗,A岗负责网络审核,B岗负责现场报销当审核,AB岗轮流,一方面能够增加一道审核,提高审核的准确性,一方面能够使报销业务财务人员在一些时候能够脱岗出去培训,进修,进而有效消除了过去广大师生面临的交单时间方面所受到的限制。

(三)加强财务信息化建设,完善报销平台

要将报销系统与其他业务系统相互对接,比如资产购置报销模块能够与资产系统对接,报销的资产能够自动在资产系统里查询到入库的金额,采购的方式,订立的合同等;劳务费模块能够与工资系统对接等,报销的劳务能够自动记入相应的工资之中,便于税务的缴纳办理,报销系统与其他业务系统之间的联系,能够实现资源共享,信息能够及时更新,能够进一步保障报销信息的准确性;要进一步完善报销模块,实现报销业务类型的全覆盖,一是报销业务类型的全覆盖,比如对于敏感性质三公经费可以设置单独的报销模块,二是报销某块内部的全覆盖,对于每一个模块的报销,相应附件提交要求要细分,让报销人能够对应相应的要求进行上传,渐少漏传,提高审核效率;要加强信息系统维护,保障信息系统的网络安全,为了使网络报销系统能够健康稳定运行,要设立专门的人员对系统进行专门维护,要加强与网络报销系统人员的沟通。

结束语

高校财务报销工作涉及广大师生的利益,互联网的发展加剧了高校财务报销信息化的建设,给高校财务报销带来了诸多便利,但报销信息化建设尚不完善,高校财务报销工作仍存在诸多不足,需要进一步完善,这就对财务工作人员和报销者都提出了更高的要求,需要我们进一步努力探讨,不断完善。

参考文献:

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