PDCA理论在医院文书档案质量管理中的应用

摘 要：目的：探讨PDCA循环理论在医院文书档案质量管理中的应用。方法：以某医院文书为例，基于PDCA理论应用，分析文书档案质量管理中存在的问题，以及针对问题提出对策。结果：根据先进管理理念，强化文书档案质量管理，有助于增强文书档案管理质量。结论：通过实践运用分析，证明利用PDCA理论可有效提升医院文书档案管理质量。

关键词：PDCA理论;文书档案;质量管理

《文书档案案卷格式》中将“文书档案”定义为：反映党务、行政管理等活动的檔案。可见，医院文书档案是指在医院管理事务活动中产生的，由通用文书转化而来的那一部分档案的习惯称谓。医院文书档案记录和体现了医院日常管理状况，可作为医院日常管理的重要参考凭证，也是提升医院日常管理能力和水平的重要抓手。因此，医院文书档案管理质量是重点需要把握的领域，其直接影响到文书档案信息分析的准确性、效率性[1 ]。PDCA理论广泛应用于医疗、教育、行政管理的各个领域。其中，P表示计划（plan）、D表示执行（do）、C表示检查（check）、A表示处理（action）组成。PDCA理论是一个运动往复不断升级的“环”状分析法，由于是经戴明博士采纳、宣传，获得普及推广，因此，PDCA理论又被称之位“戴明环”。PDCA理论在医院文书档案质量管理中具有很好的应用效果，被广泛应用于各个医疗机构，对提升医院文书管理水平具有积极现实意义。

1 PDCA理论分析

1.1 PDCA理论内涵

PDCA理论由美国质量管理专家沃特·休哈特最先提出，后被美国著名管理学家戴明博士采纳和宣传，并得到了广泛的普及和应用。因此，PDCA理论又被成为“质量环”“戴明环”。PDCA理论最早诞生于质量管理领域，也最早应用于该领域，随着实践中的广泛应用，也被实践所证明，是能够有效提升管理质量、合乎逻辑的管理方法，逐渐成为管理学中通用的应用模型[2 ]。如今所提出的全面质量管理的方法依据、思想基础，实际就是PDCA理论的核心思想。

PDCA理论是按照管理流程“计划、执行、检查和处理”到“再计划、再执行、再检查和再处理”这样一个循环往复的质量管理运行的科学程序（见图1）。后期的往复应用又会随着时间的推移、被不断注入新的管理理念，又赋予了新的管理内容于其中，其核心思想或实施的主要原理，就是通过科学严密的过程质量控制达到预期目标。

通过PDCA理论的分析可知，每一个“PDCA”循环一次，其管理质量会提升一次，通过若干个小循环不断往复变化，推动相关领域管理问题解决、质量提升。可见，PDCA理论中显著特点是大循环带动若干小循环。以某医院文书档案管理为例，如果将医院文书档案质量管理作为一个大环，那么医院总务科、人事科、宣传科、基建科、财务科、审计科、社工部、保卫科等部门或科室的文书档案管理就是这个大循环下的小循环，通过若干小循环的质量循环、改进，阶梯式推动、提升大循环滚动、往上发展。然后，再通过阶梯式分析、总结、改进，处理好这些小循环过程中发现的短板、问题和不足，并将业已形成的好的经验继续保留，总结制定一套科学标准，然后继续进入下一个循环周期，如此反复循环，就会不断提升医院文书档案管理质量和水平（见图2）。

PDCA理论中的一个个循环，A是整个理论循环的核心和关键，无论是计划、执行还是检查，最终都是要本着问题处理而来。在每一个循环中，A始终是核心，通过每一次的问题“处理”，再将本次问题尚未处理完毕或出现新的问题纳入下一个循环中，不断总结成功经验、分析问题、部署新的工作计划。因此，在PDCA理论中，A发挥着承上启下、桥梁纽带的功能和作用。整个循环分为4个阶段、8个步骤（见表1）。

1.2 PDCA理论应用可行性分析

医院文书档案管理是医院管理的重要组成部分之一，也是一项十分重要的基础性工作。随着医院的发展，管理理论的创新，既要分析总结提炼之前的优秀管理方法，也要紧密结合医疗卫生事业发展的时代要求，与时俱进，契合新时代赋予医院文书档案管理的新要求新标准，不断提升医院文书档案管理质量[3 ]。医院文书档案管理应始终与医院的发展方向、发展目标保持一致，积极采用新的、更为科学的管理理念、管理方式，并发挥自身作用，在变中求不变，在不变中求变地不断完善，推动医院管理水平不断提升，助力医疗卫生事业科学发展。具体到医院文书档案质量管理领域，包括了医院文书档案管理工作计划（Plan）、执行（Do）、检查（Check）和处理（Action）四个阶段。具体工作流程如图3。

本文以某医院文书档案管理为例，为达到《三级综合医院评审标准实施细则》中的相关规定和要求，选择2019年6月—2020年6月收集的1500份文书档案为本次研究对象，将PDCA理论运用于文书档案质量管理中，并不断地改进。现就主要做法和思路做一详细讨论。

2 资料与方法

2.1 资料

选取档案室收集的2019年6月—2020年6月1500份文书档案，根据随机数字表法分成两组，每一组750份。对照组中，人事档案300份;财务档案200份;医务文书档案150份;基建档案100份。观察组中，人事档案290份;财务档案220份;医务文书档案140份;基建档案100份。两组文书档案类型比较，差异无统计学意义（P>0.05）。

2.2 方法

对照组采用传统文书档案管理方法进行收集、鉴定、整理、保管、检索、编研、利用、统计;观察组则应用PDCA理论进行文书档案管理。

参与人员及分工：成立由人事科、财务科、基建科、医务科、办公室五个科室熟悉日常文书档案管理工作的人员组成医院文书管理小组成员，办公室档案管理负责人为医院文书质量控制质控工作领导小组组长，分管办公室及档案管理工作的负责人则负责对医院文书管理小组成员及全院从事日常管理人员进行文书及文书档案管理的日常培训和指导的组织、协调工作，定期听取质控小组关于医院文书档案管理情况分析，并组织医院文书管理小组负责对存在缺陷的文书及文书档案提出整改意见。

检查标准及医院：严格以《档案法》《会计档案管理办法》《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》《电子公文归档管理暂行办法》《建设项目电子文件归档和电子档案管理暂行办法》《文书档案案卷格式》等相关法律法规和行业标准作为医院文书质控标准依据。

检查方法：观察组实施PDCA循环，按照“文书检查”“问题发现”“分析问题”“处置问题”等程序进行全面质量管理和控制，不断提升医院文书书写及文书档案管理的质量和水平。每半年开展一次文书档案质量检查，总结每一次循环发现并解决的文书档案质量管理中遇到的问题，未解决的问题则纳入到下一轮新的PDCA循环中继续解决[4 ]。

2.3 评价指标

比较对照组、观察组两组文书档案管理效果及合格率：（1）文书档案管理效果。医院档案部门负责人评价，采用百分制。高效：80—100分;一般：60—79分;不满意：0—59分。（2）档案管理总合格率。医院档案部门负责人评价，采用百分制。正确：80—100分，达标：60—79分，不合格：0—59分。

2.4 统计学方法

采用SPSS23.0处理数据，计数资料用百分比表示，采用x2检验，P<0.05表示差异具有统计学意义。

3 结果

从表1、表2可知，观察组的文书档案管理效果、文书档案管理总合格率均高于对照组文书档案管理效果和文书档案管理综合格率。

4 讨论

医院文书档案是由医院在其日常医务管理活动中产生的公文积累，属医院档案管理体系中重要组成部分，也记录了医院科室设立、人员变动、基础项目建设、医疗设备引进等重要活动、重大事件的原始信息，对规范医院管理具有重要的参考、凭证功能[5 ]。从医院发展的视角来看，医院文书档案构成其建立、发展、壮大的内在基础。文书档案管理质量也直接反映了医院整体管理水平。

本次借助PDCA循环观察组的文书档案管理质量明显高于对照组，观察组的文书档案管理满意效果的占98.4%，文书档案管理总合格率为97.07%;而对照组分别为91.6%和88.4%。因此，运用PDCA循环可有效提升医院文书档案管理质量。具体来说：

首先是查清了问题。2019年6月—2020年6月收集的1500份文书档案，通过PDCA循环理论分析来看，107份不合格文书档案的主要问题表现在：归档范围不明确，未按《文书档案保管期限表》的规定划分保管期限，上级医疗行政主管部门关于本院批复或意见资料未纳入整理范畴;跨年度文件归档不准确，因疏忽大意而将年初发文落款日期標注为上一年底;文件页面编写不准确，如，较大纸张折叠后重复编写页码，极易造成重号、漏号、跳号和错号;文书档案装订不规范，如，正本文件订书钉未取下便装订;备考表填写不完整，甚至备考表不填写，等等。

其次是查明了原因。导致医院文书档案管理质量存在问题的背后原因主要有：一是思想认识不到位。对文书档案管理质量重要性认识不足，工作上满足过得去，不求过得硬，工作的精细精神不够，等等。二是业务素能不过硬。档案工作者不注重档案理论知识的学习和应用，对于公文等相关规定和要求掌握不深、不透，发现公文内容、格式等存在问题的能力不足[6 ]。此外，部分业务部门从事文书档案收集人员为兼职，实践经验匮乏，加之档案专业知识、文字功底、信息技术等存在短板弱项，也是影响医院文书档案管理质量的重要因素。三是制度执行不到位。其他业务部门未按档案管理部门的规定和要求及时移交档案，移交档案程序不规范，关于医院本身制定的相关文书档案管理规定落实刚性不足，缺少相应的惩戒机制。未有效结合医院自身实际制定医院文书档案管理的相关制度，尤其是关于医院文书档案管理质量方面的规范性文件[7 ]。四是业务工作量上，由于编制等因素，导致从事医院文书档案工作人员较少，与日益增长的文书档案管理数量不相适应。专门从事文书档案管理的人员短缺，导致其缺少充分的时间去逐一检查文书档案质量，这也是影响文书质量的重要因素之一。

再次是掌握了方法。（1）掌握让医院文书质量管理更具计划性的方法。在计划环节便针对医院文书的规范化、标准化提出明确要求，并成立专门的文书质控管理领导小组，使文书质控具有严密的组织保障[8 ]。（2）掌握使文书质量管理更具持续性的方法。PDCA循环具有循环往复的特点，在一个循环周期未能解决的问题会被纳入到下一个循环中解决，使文书质量管理具有持续性，根据新的标准和要求，以及医院发展、文书工作的特点，不断地提升文书档案整体质量和水平。

参考文献：

[1]陈碧兰.医院文书档案整理问题及对策[J].兰台内外，2019（28）：65—66.

[2]李金英，李雪梅，张悦.浅谈医院文书档案管理的现状及改进措施[J].行政事业资产与财务，2019（22）：91—92.

[3]孙晓英.PDCA循环在医院文书档案管理中的运用和体会[J].兰台内外，2021（2）16—18.

[4]钟成.新时期提升医院文书档案管理质量的研究[J].办公室业务，2020（22）：121—122.

[5]冯峰.新时期提升医院文书档案管理质量研究[J].中国卫生标准管理，2020（2）：9—11.

[6]曾霞.基层医院文书档案收集与归档工作管理的探讨[J].管理观察，2019（36）：63—64.

[7]李晶.PDCA循环在医院文书档案管理中的运用[J].中国卫生产业，2018（32）：61—62.

[8]朱月恒.略论医院文书档案管理的创新[J].黑龙江史志，2015（7）：95—96.

作者简介：冯秀莲（1979— ），本科，馆员，主要从事档案管理研究。

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