基于内控角度下的企业物资采购审计风险与控制策略

叶继军 四川省烟草公司眉山市公司

市场经济环境下，审计工作的重要性越发凸显，借助有效的审计工作，企业经营安全问题能够得到有效缓解，整体效益也能够从源头上提高。在实施财务管理的过程中，完善的内部审计工作可以推动企业的可持续发展。物资采购在企业生产运营中发挥着不容忽视的作用，如果能够以较低的成本采购到高质量的物资，可以帮助企业实现降本增效。而针对物资采购中存在的问题，应该加强审计力度，通过物资采购审计来防范采购风险，优化采购环境，推动企业的稳健发展。

一、企业物资采购审计概述

物资采购审计是指审计部门依据有关法律法规和企业管理规定，实施适当的审计程序，是对物资采购全过程实施的监督和评价，是财务审计与管理审计的融合。物资采购审计的主要内容包括审计物资采购内部控制、采购计划、采购合同、采购招标、供货商选择、采购数量、采购价格、采购质量、物资保管、结算付款以及物资采购期后事项等[1]。

物资采购审计的内容体现在以下几个方面：首先，需要对“该不该买”进行审计。采购计划的编制是实施物资采购的第一步，从企业内部控制的角度，为帮助企业实现降本增效，更好地提升企业生产经营的可持续性，而采购计划的编制依据、编制的科学合理性、物资采购的必要性、采购金额的预算（价格预测）等就显得尤为重要，在制定好物资采购计划后，需要对计划进行审查，审查采购计划审批手续的履行情况、资金的落实情况，采购计划的制定是否符合企业发展的需求，如果采购计划不合理，不仅会影响预期效益的实现，还有可能给企业带来一定物资积压和资金压力，引发资源浪费的问题，影响企业的正常生产经营。同时还需要审查采购计划的资金预算、价格预测的合理性，有效降低企业的采购成本。其次，需要对“何时购买”进行审计。及时有效地进行物资采购，可以最大程度的提高资金使用效率，减少物资库存积压，有效降低企业的资金周转压力，审查各采购实施部门的采购执行率、采购进度情况、存货周转率等，以确定好最佳的采购时间，在保证企业生产经营顺利实施的同时，降低资金和仓储成本[2]；然后，需要对“怎么样买”进行审计。企业物资采购可以采用的方式有很多，如公开招标、竞争性谈判、单一来源采购等，不同采购方式有着各自不同的特点，适用于不同的情况，需要合理进行选择，对物资采购的价格进行控制。在对物资采购方式进行审计时，应该借助于专业知识和丰富经验进行分析判断，保证采购方式选择的客观性、科学性，这样不仅能够加快物资采购的速度，也能够降低成本，减少人力物力方面的消耗；最后，需要对“采购谁的”进行审计。审计人员在对物资采购过程审查时，审计人员需要在对供应商进行审查的同时，制定出严格的筛选标准，选择信誉良好且实力强劲的供应商，在保证物资质量的前提下，实现价格合理。在实施审计监督时，应该对招标文件和评议标准进行审查，确保不存在缺项漏项的问题，相关条款表述清晰，责任明确。

二、企业物资采购审计风险的类型

企业在实施物资采购审计的过程中，存在一定的风险，需要审计人员重视起来，做好风险类型的分析，为风险防范和应对提供参考。结合实际情况分析，企业物资采购审计风险的类型主要包括几种：一是制度执行风险。部分企业在实施物资采购的过程中，并没有严格依照相关制度来对各项工作进行落实，导致制度执行不到位，影响采购工作有效性的同时，也会引发相应的风险问题；二是采购执行风险[3]。实施采购过程中，可能会出现不法供应商通过提供虚假材料谋取中标、成交，采取不正当手段诋毁、排挤其他供应商，与采购人、其他供应商或者招标代理机构恶意串通，向招标代理机构行贿或者提供其他不正当利益，以及在代理行业采购业务中存在收受贿赂、恶意串通、开标前泄露标底、伪造变造采购文件等违法行为的招标代理机构的风险；三是采购合同风险。相关负责人在对采购合同进行签订时，如果重视不足或者法律意识不高，可能出现合同条款不完整，合同权利和义务、违约责任和争议解决条款等相关责任不清晰等问题，这些问题的存在都会对物资采购工作的实施产生阻碍，甚至使企业形成损失、法律纠纷等；四是采购价格风险。市场需求的变化会对物资的价格产生影响，企业在物资采购具体实施时，如果一味依照单一死板的采购计划实施采购工作，未及时了解和充分调研市场价格，对采购计划进行及时的调整，还以最初的采购计划金额制定采购控制价或限价，就可能出现增大采购成本的风险或采购事项流标等风险，影响企业的正常生产经营；五是采购验收风险。企业在落实物资采购工作的过程中，需要对物资进行验收，以确保采购的物资能够满足自身需求。而部分验收人员本身对于自身工作的重要性认识不到位，或验收时缺少监督人员，没有依照合同要求又或者企业的实际购买需求进行验收，导致部分物资的质量和数量上都无法满足企业发展需求，甚至可能引发相应的资金支付风险[4]。

三、内控视角下企业物资采购审计风险控制策略

（一）做好前期准备

一是应该对审计范围进行明确。企业实施物资采购的主要目的，是满足自身的生产经营需求，确保日常工作的顺利实施。为了尽可能避免出现审计风险，在前期准备阶段，必须明确物资采购审计的范围，可以根据企业生产经营需要及企业内部控制风险因素分析，制定审计计划和审计方案，重点关注采购数量较大、采购次数频繁、采购价格较高、采购价格变化频繁、质量问题突出、长期积压或短缺、领导关注、内部控制薄弱和出现错误概率较高的部门、环节或物资类别等。

二是应该对审计对象进行明确。从提高物资采购审计工作针对性的角度，应该明确审计的对象，切实做好审计风险防控工作。市场经济环境下，审计人员应该对企业的经营性质、采购方式以及物资类型等进行全面分析[5]，切实保障审计方案的可行性，提升其实际效果。在确定采购金额的同时，需要对以往的工作经验进行总结，做好审计风险的分级和分类管理，推动审计时间与采购工作的相互协同。对于一些风险相对较大的项目，需要加大审计力度。

三是应该对审计方式进行明确。合理的审计方式可以推动工作进度的加快，保证审计工作的可靠性，促进企业内控能力的提高。在物资采购审计中，比较常见的审计方式有三种，第一种是审计调查，主要用于审查、评价企业物资采购内部控制的总体情况，可以从控制环境、风险管理、控制活动、信息与沟通以及监督等方面进行深入调查、了解和测试；第二种是全过程审计，主要适用于采购数量较大或采购价格较高，对企业生产经营起到关键性的采购事项，应从采购计划、采购实施、采购验收等环节全过程进行审计[6]。第三种是专项审计，适用于定期或不定期组织审计人员，对企业实施的采购项目，尤其是未纳入日常审计监督的采购项目按一定比例进行现场抽查审计。

（二）优化审计模式

企业在开展物资采购工作的过程中，需要依照不同的采购需求，选择不同的审计模式。物资采购的可以分为集中采购和分散采购，集中采购指企业不同部门依照自身的需求，提出物资采购申请，经审批通过后交由采购部门进行统一采购，这样的采购方式透明度高，人员职责明确，能够最大限度地降低违规违法操作情况。集中采购模式下，采购人员需要对供应商的基本情况进行明确，如信誉度、行业口碑等，如果供应商曾经因为不正当竞争遭受过惩处，不能将其作为合作对象。集中采购可以通过较大的数量优势来压低采购价格，降低成本支出，也方便对采购的物资进行溯源。

分散采购相比较集中采购更加烦琐，审计工作也比较复杂，从降低审计风险的角度，需要做好几个方面的工作：一是避免在采购工作中弄虚作假，不能出现采购价格过高或者刻意躲避审计的情况；二是应该合理设置送审金额，若送审金额设置得过高，会导致监督难度的增大，若送审金额设置得过低，会引发频繁送审的情况[7]，影响审计工作的质量。一般情况下，可以根据企业实际采购规模设置送审金额或具体采购事项；三是应该切实做好验收工作，确保实际收到的物资清单、合同约定的物资清单相关数据的一致性，避免出现验收物资同实际需要采购的物资不一致。四是分散采购涉及的品牌和类型相对较多，需要审计人员做好市场调研工作，对相应的信息进行准确核实；五是在物资采购准备阶段，审计人员就需要提前接入，对采购申请的合理性进行分析，避免出现不合理采购的情况。不管是集中采购审计还是分散采购审计，都需要做好预算控制，确保不会出现预算超标的情况，切实保证物资采购工作的合理性。

（三）打造价格仓库

在市场经济自由性、开放性的影响下，企业在物资采购环节，对于价格的制定不可能做到绝对合理，相关工作人员也只能从实际情况出发，将误差尽可能控制在相对较小的范围内。在针对物资采购价格进行确定时[8]，可以采用的方法有几种：一是通过市场询价，计算出物资的平均价格，将售后服务、配送等因素考虑在内，制定出较市场平均价格略高或者略低的价格；二是可以结合商品商标、包装提供的联系方式，与生产商进行联系，询问其价格，然后考虑市场需求的影响来对价格进行制定；三是成本分析定价，这种方法适用于部分来源单一、价格不确定的商品，在分析成本后，可以与企业或者供应商协商采购价格。

在对周期性物资进行采购时，从规避审计风险的角度，采购实施部门应该建立起相应的价格信息系统，充分利用了各种价格来源渠道，通过广泛的收集市场物资价格信息，建立起容量丰富的价格信息资料库，做好汇总工作，将其存储到信息系统中，对价格信息资料库中的信息进行定期或实时更新，有效地在企业各部门之间进行信息共享，为采购实施提供价格支撑，发挥信息使用效率。

（四）关注重点物资

企业物资采购环节，重点物资与非重点物资并没有非常明显的区别，在这种情况下，需要工作人员从企业的经营规模和管理情况出发，确定重点采购物资，加大审计力度。对于一些经营规模相对较大的企业而言，重点采购包含了三种情况：一是与企业正常生产经营相关的物资采购项目，采购金额占比相对较高的采购项目，二是物资突然紧缺，需要马上采购；三是采购的物资货源单一，或者存在垄断的情况。在实施重点采购审计的过程中，从规避审计风险的角度，需要保证审计工作的灵活性，如果物资数量和金额较大，需要对采购工作是否采用了招标形式进行审计，要求投标单位不少于3家，对投标单位的资质和背景进行审核。应该保证招标的公平性，做到公开选购、公平交易，确保招投标的每个环节都不存在违规现象。对于急需物资的采购，需要安排专门的审计人员参与进来，确保采购工作能够得到有效落实。如果物资的货源单一，采购人员需要与供应商进行沟通，确定好采购价格，保障企业的利益[9]。

（五）监督采购流程

企业物资采购流程涉及的内容较多，如采购计划制定、采购计划审批、采购实施环节、合同签订、采购验收、资金支付等，在采购过程中，企业需要结合企业自身发展的实际情况，制定相应的监督管理机制和流程，以确保企业内部审计及监督管理部门正确行使监督职能。对物资采购过程中各项工作的落实情况进行监督管理，保证采购流程的科学性与合理性，避免出现违规违法的行为。具体来讲，一是根据企业自身实际情况，明确采购各主体、各环节的权力和责任，合理安排分工，优化流程衔接，确保不相容岗位相互分离、相互制约、相互监督，防止权力过于集中。要紧盯关键环节、岗位和重大风险事项，从严管理，重点防控，实现对采购权力运行的有效制约，做到权责分明、依法依规；二是采购实施环节应该依照有关标准，对物资供应商进行审查，看其是否能够满足采购招投标要求，是否能够依照相关采购流程对物资采购工作进行落实。若供应商存在有违规违法行为，在经过核实后，应该立即取消合作关系。如果采用了不常见的采购方式，工作人员需要对采购方式的合法性进行审查，看其是否满足相关要求；三是验收环节，要结合物资采购的具体情况，尤其是重大的采购项目要明确相关验收程序和组成验收小组，实物类采购的验收需要核实数量、规格、型号、质量等是否符合采购要求，质量有特殊要求的，还需提供检验合格证、质量检测报告等，避免出现以次充好、内外勾结等现象造成企业损失的情况[10]。四是评价环节，对于服务类采购和实物类采购的后续监督，可以采用效益型评价的方式，关注采购目的是否实现，投入产出有无达到预期；供应商有无供货不及时、服务不到位等现象，物资有无闲置与浪费等。

四、结语

总而言之，企业在物资采购工作中，想要做好审计风险防控并不容易，需要充分重视起来，把握好审计风险的类型，借助先进的手段和有效的方法，切实做好风险防控工作，将物资采购审计风险控制在企业能够接受的范围内。