新时期做好高校档案管理工作的措施刍议

田淑华

摘 要：近年来，我国高校在快速发展的过程中档案管理呈现出复杂性与烦琐性特征，传统的管理方式已经无法满足现代化发展需求，无论是信息收集工作、记录工作还是管理工作都存在一定的难题。新时期信息技术已经开始应用在各行各业，将其融入高校档案管理工作领域具有十分重要的意义，因此高校应合理使用先进的信息技术开展档案管理工作，同时按照实际工作情况完善管理制度和模式，不断增强现代化发展水平，为满足新时期的工作需求提供帮助。

关键词：新时期;高校档案管理;工作措施

高校在新时期要想更好地使用先进的档案管理措施，就应充分认识到档案管理工作的意义，遵循基本的原则要点，健全相关的管理制度，提升信息化技术的应用水平，利用综合措施增强档案管理工作的便利性、规范性以及标准化程度。

一、新时期做好高校档案管理工作的意义

1.有助于发挥历史记录价值

我国高校档案主要记录着招生、教学、科研、管理等历史信息，保存有借鉴价值的图片、文字声音和录像等，具有一定的真实性和权威性，属于高校在日常管理和发展过程中必不可少的部分，也是教育发展中重要的信息内容。新时期，科学执行相应的档案管理工作有助于全面发挥历史记录的价值，保证信息的完整性与准确性，确保在日常管理和教学创新中充分借鉴历史经验和做法，增强工作效果。

2.有助于发挥社会价值

高校档案全面记录着本校发展历史和痕迹，属于非常重要的核心资源，对各项工作的展开与教育工作的持续性进步有着一定的推动作用。近年来在高校教育水平有所提升的背景下，档案管理工作取得了良好的成绩，主要体现于功能性层面，具有一定的工作总结功能、会议记录功能和文件保存功能等，同时记录着所有的活动信息、文化信息、科学信息等，能够为社会文化事业的建设提供基础依据。在此情况下创新性、规范性落实档案管理工作不仅可以增强文件管控的有效性，还能为社会提供高质量服务，体现其社会价值。

3.有助于提升信息服务水平

通常情况下，高校的档案管理工作主要是对各类文献资料和信息进行收藏，按照具体的主题要求明确管理范围，为用户提供查询资料、文件的服务，同时也可以结合编写与管理人员的具体需求，追踪性处置管理文件，或者是为有需求者提供文献信息资料与索引。新时期，网络信息技术不断进步，高校档案管理工作也开始应用各类检索技术，通过自动化的软件系统为更多用户提供便利性的信息服务，减少重复检索的问题，预防出现浪费时间、浪费资源的现象。

二、新时期高校档案管理工作原则

1.遵循时效性原则

日常档案管理工作中应遵守时效性原则，除了第一时间获取第一手资料，还要保证所有有价值的信息资源都能够实时性、全面性地被开发利用。争取能够在高校创新、转型的进程中利用信息资源将其各个发展阶段的历程、业绩情况体现出来。同时，对于所有的信息资源都要有一定的敏感性，可以快速、准确地洞察不同来源的信息资源内容，准确提取由于历史因素或是技术因素在库房中所隐藏的有价值信息，在一定程度上能够按照高校各部门以及不同服务对象的信息需求，提供具有应用性和含金量的档案内容，增强档案利用服务与管理服务的水平。

2.遵循实用性原则

从本质层面讲，一旦档案信息缺乏实用性将会导致整体工作效果降低，无法充分发挥各项工作的服务功能。因此，在新时期必须要结合高校档案信息需求和相关服务需求，追求实用性基本原则，从庞大信息资源中采集和挖掘有价值、能够开发利用以及具有利用优势的信息资源内容，全面运用到高校的科研、教育、教学、管理工作领域中，为管理人员、教师和学生提供良好的服务。

3.遵循服务性的基本原则

多数高校的档案管理工作都具有服务性的本质特征，服务属于整体管理活动的核心要素，只有增强服务效果和质量，才能充分将档案信息内容的经济与社会效益充分发挥出来。因此，在实际工作中转变传统单的管理理念，做好服务方面的定位。一方面，考虑到档案有着凭证价值和情报价值，能够为教育或管理工作提供基础依据，但应考虑到此类价值具有潜在性特点，只有合理开发服务产品并制定完善的服务方案，才能有效挖掘其中的价值。另一方面，应完善档案查阅服务模式、汇总信息服务模式、开发利用服务模式等，健全收集环节、开发环节、统计环节和其他环节的工作机制，从根本层面增强服务工作的有效性。

三、新时期的高校档案管理工作措施

1.强化数字化馆藏建设力度

（1）使用数字化编研技术

近年来，我国网络技术快速发展的过程中信息内容的收集和整理工作速度不断提升，与传统的手工操作方式相比速率非常高，因此高校在新时期环境下应重点关注先进数字化技术的使用，在档案管理的环节中引进数字化编研技术，创建专门的计算机系统，利用数字扫描技术和软件技术等进行文件内容的分类、归档、保存处理，保证归档工作的准确性，增强所有文件内容的完整性，简化编研工作模式，避免出现重复性工作、压力过高、编研过于烦琐的问题。

（2）使用数字化信息存储技术

数字化技术在信息存储工作中的应用主要是将纸张类型和实体类型的文檔转变成为数字化信息内容，高校在相关的工作领域中可以利用先进的数字化技术创建档案信息存储的专业性系统平台，无论是信息的整理、存储、分类管理工作，还是后续的检索利用工作，都可以通过数字化系统完成，转变传统的模式，提升各类信息和资源的利用效果。

（3）采用数据库检索技术

目前，我国多数高校在档案检索方面主要使用人工操作方式，不仅会导致工作量过高，还会使信息资源的利用效率降低，难以全方位进行各类优势资源和信息的开发利用。在此情况下，应积极按照当前的管理工作具体需求和现状等，积极建设档案的数据库系统，利用先进数据库技术明确设置不同的目录，在目录中设置各类档案信息检索的索引，使各部门人员和需求者在检索操作方面可以快速锁定目标，利用检索的链接获取自身需要的信息、文件、图片、视频等各类资源，进一步提升信息资源和内容的利用效率。

2.强化信息化技术应用保障力度

（1）建设软件与硬件基础设施

信息化建设的目的在于增强档案管理工作的标准化水平和现代化程度，建议按照自身的工作需求完善硬件系统和软件系统。一方面，如果资金充足可以与软件开发企业相互合作，要求按照本校的档案管理工作特点和类型等，因地制宜开发软件系统，同时引进先进的硬件基础设施保证工作的高质量落实。另一方面，如果资金不足可以积极借鉴其他高校的成功经验，在引进其他学校档案管理系统的情况下，按照本学校的情况有针对性地进行完善和改变。

（2）建设高素质的人才队伍

要想在工作中提升信息化建设水平，就应确保人才的专业化程度，在人才的支持下提升信息技术在日常等管理工作领域中的应用效果。一方面，结合当前的信息技术应用情况聘用专业素质符合标准并且工作经验丰富的优秀人才，使其在日常的档案管理工作中做出一定的贡献。另一方面，对于现有的工作人员进行培训，提升其信息技术的应用能力。在培训的过程中，引导每位工作人员学习信息技术和数字化技术在工作中的使用措施、技能，承担自身的工作职责。

（3）强化信息安全管理

网络信息系统、数据库系统等都处于开放性的网络环境，如果不能严格落实安全管理工作，很容易埋下风险隐患，甚至会出现信息泄露、被篡改的现象。因此，高校在使用信息技术执行档案管理工作期间，应着重关注安全层面的管控，采用先进的防火墙、病毒查杀技术、入侵扫描技术、加密技术等，提升所有文件和信息资源的安全水平，达到预期的信息技术安全应用目标。

3.构建完善的高校档案管理体系

（1）实行领导责任制

高校领导人员应当加强对档案管理工作的重视，并且提升日常档案管理工作的观念意识，这是高校有关工作顺利开展的核心基础与重要保障，无论是经费投入还是档案制度保障，都需要得到校领导的高度支持与高度重视。因此，科学开展管理体系建立需要从上至下构建领导责任制度，建立由校长为核心的工作小组，成立相关委员会，并且提升督促、监管以及指导效率，站在高校发展的全局进行问题处理，将日常档案管理工作纳入高校管理工作的核心内容，深度落实各项管理规定，将档案管理工作融入高校的发展规划与发展计划当中，并且积极做好相关的布置工作、检查工作、总结工作以及验收工作，为档案机制优化提供助力。

（2）设置必要的竞争机制

首先，竞争机制可以提升人员的工作效率，调动全体档案工作者的主观能动性与工作积极性，从而显著提升人员的责任意识与业务水平以及日常工作效率。其次，应当积极开展岗位工作评比活动，提升全体相关人员的重视程度，通过定期开展检查与评比，可以在高校内部形成良好的工作氛围，不仅对高校的管理部门起到警醒作用，而且对各学院的档案兼职工作部门也可以起到良好的促进效果。转变传统的被动式工作理念，将相关的工作列入工作考核以及岗位职责考核的标准之一，有助于提升各个部门的工作积极性，从而确保档案管理工作更加全面、系统。最后，引入必要的竞争机制，可以有效激励个人，使每个岗位的人员都感受到自我工作的价值，并且形成一定的工作动力和积极态度。正所谓，“压力与动力并存”，通过竞争，压力可以形成良好的工作动力，更好地完成本职工作，在档案管理工作优化环节创新高校的档案管理工作，为高校科研、教学工作奠定坚实而稳固的基础。与此同时，还应重点为高校发展提供精准的数据、信息支持，使高校收获更加良好的发展空间与生存空间。

（3）建立完善的评估机制

对高校档案管理准确评估、评价分析，不应当局限于基础建设指标，在某些特定的历史时期基础指标设定对于整体工作有着积极效果。然而，随着社会发展基础建设指标的劣势也逐渐凸显出来，档案管理工作的价值与作用得到有效体现才是衡量工作质量、日常工作水平的核心标准。因此，档案管理应当加强对信息建设以及资源管理，转变传统的工作机制和体系，运用现代化管理技术来开展科学管理、合理管理，以此发挥文件、信息、资源内容的作用与价值，充分服务于社会经济发展，为高校管理以及其他服务对象等提供更加精准的衡量标准，促使整个资源库的信息内容日渐丰富，满足全体师生的基本需求。除此之外，自我評估的价值不在于掌握具体管理工作的发展近况，而是掌握工作的开展动态，并且结合以往的发展经验来寻求发展机遇，以此满足高校长远发展的途径与目标。

4.完善高校档案管理职能

（1）提升整体工作效率

高校档案管理工作者应当积极开展科学化的管理和研究活动，要求对其规范性水平、安全性、准确性等提供有力保障。与此同时，还要对各项工作内容、策略与措施展开适当的优化与调整，使其不再是简单的信息保管、收集、查阅，而是要遵循具体的发展规律，对现状等展开科学分析与研究，结合以往工作经验来提升整体层面的工作、服务效率。以往的高校档案管理目的性不明确，单纯注重信息服务层面的各项工作，很容易造成重收藏、轻开发问题，使工作出现严重的“孤岛”问题，处于信息绝缘状态，各种信息、文件、资源相互之间处于密闭状态，无法实现相互促进，更无法实现有效衔接。档案管理工作的职能之一就是开发档案信息，这也是档案管理人员的职责所在。因此，为保证档案管理效率需要明确提出人员的工作职能，要结合服务对象的需求以及社会实际需求等进行资料和信息内容系统化开发，对重点信息与内容展开创新与重组，使信息、文件、相关的资源等作用都可以得到有效发挥，确保整体管理效率得到显著提升。

（2）完善档案教育职能

档案教育并不是具体工作职能的表现形式之一，而是与服务职能同等重要的地位。换言之，档案教育可以有效拓宽其服务功能。首先，加强舆论宣传，增强高校与社会的共识程度，通过多元化形式开展对高校档案管理工作提供助力，将信息开发成果进行展示，对校内师生进行教育宣传，使全体师生都能获得自身需要的各类信息，在一定程度上起到良好的教育作用。其次，借鉴其他高校图书馆等各类档案管理成功做法，增设特定的知识获取途径，提升校内学生与教师的观念意识，并且结合新型的工作模式来推动整体效率和水平的提高。高校还应当主动承担校史馆管理工作与建设工作，校史馆是重要的校园文化展示平台与展示窗口，通过校史馆参与，可以显著提升高校有关信息管理和服务工作的效率，拓宽档案教育职能。

四、结语

综上所述，新时期的，高校在档案管理工作方面探索最佳的措施，有助于将其历史价值、社会价值和信息服务价值等充分发挥出来。因此，各部门应形成正确的档案意识，充分认识到科学化执行档案管理工作的重要意义，遵循时效性与实用性的基本原则，采用先进的数字化馆藏技术与数字化检索存储技术，积极完善信息化技术的基础保障措施，健全并优化相应的工作机制与职能模式，从根本层面提升各项档案管理工作的现代化水平。

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