大数据背景下的《出生医学证明》档案管理与服务探究

房艳

摘 要：随着大数据技术和智慧医院的深入发展，纸质化《出生医学证明》已很难满足当前对档案管理安全和服务的要求，相关单位只有不断加强监督管理，才能为其进一步落实规范化、数字化管理提供保障。本文通过对大数据背景下《出生医学证明》档案管理的重要性阐述及其现阶段发展中存在的问题分析，深入探索提升其管理与服务的有效策略，希望能为保证该档案管理的安全、完整、有效性，创新优化其服务模式，解决群众需求提供有效参考。

关键词：大数据;《出生医学证明》;档案管理与服务

大数据时代，妇幼保健院充分利用“互联网+”打造智慧医院，不断优化创新《出生医学证明》档案管理与服务流程，为群众提供行之有效、安全可靠、便捷高效的《出生医学证明》档案管理服务。同时，妇幼保健院在积极落实《出生医学证明》相关政策规定时，还充分利用大数据技术将相关数据整合为一体，最大限度解决了管理上的漏洞，确保其管理能够规范化、制度化、数字化发展。

一、大数据背景下《出生医学证明》档案管理的重要性阐述

1.有利于档案安全管理，实现对纸质档案的保护

在大数据技术的推动下，《出生医学证明》由纸质化变为电子化、数字化，不仅有效解决了各单位分散保管的问题，同时也避免了房屋改迁、库房换址、个人遗失等造成的档案损坏或丢失，使其在数字化管理下更加安全、更具权威性。作为电子化《出生医学证明》，无论工作人员是反复查阅还是复印都不会对其造成损害，都能有效避免档案被恶意篡改，因此对于年代久远的纸质《出生医学证明》，数字化管理更能产生积极保护作用，更能确保其安全。

2.有利于档案资源共享，提高工作人员的办公效率

信息化时代，网络赋予我们更高、更快、更便捷的沟通方式，各地妇幼保健院为更好地发展自身都会定期进行交流探讨，以提升自身的管理能力和服务效果。信息化管理《出生医学证明》不仅改变了原有档案管理的封闭式模式，同时也让其管理更加开放化、便民化，既打破了空间的限制，也解决了时间的局限性，让各妇幼保健院单位都能更好地利用此档案，更好地服务于群众。与此同时，信息化、数字化《出生医学证明》的应用加快了工作人员对相关数据的查询和利用，既节省了工作时间，提高了工作效率，也确保了信息的安全可靠性，真正实现了网络互联化、信息借阅跨地域性，大大提高了工作人员的办公效率。

3.有利于服务群众，提高群众的幸福指数

如今，智慧医院已成为医疗机构发展的主流趋势，“互联网+档案”模式也让《出生医学证明》电子化、数字化发展更加高效。相关单位在签发《出生医学证明》时以人脸识别、实名认证为基础，通过刷脸来认证新生儿父母身份，并对其加强识别核验，确保“人”“证”一致，避免不法分子冒领、伪造出生医学证明，影响社会秩序和安全。同时，电子化《出生医学证明》具有纸质证明同样的法律效力，能应用到各个领域，既方便了群众办事，也简化了相关单位办事流程，提高群众的幸福指数。例如，某新生儿父母在申请新生儿《出生医学证明》时，无须到医院排队等候，只需要在手机上通过身份认证之后申请预约即可。相关单位在接收到该新生儿父母的申请之后会予以核查，确认无误后即可签发电子版《出生医学证明》。新生儿父母可以通过手机微信卡包等方式查看、利用，在给新生儿上户口、办理其他证件时就无须随身携带纸质《出生医学证明》，既方便省事，还能避免丢失，一举两得。

二、现阶段《出生医学证明》档案管理与服务中存在的问题

1.数字化程度低，对大数据利用不足

纸质化《出生医学证明》因涉及大量线下操作，因而管理效率低、成本高，群众的满意度低，而随着大数据技术的应用融合，电子《出生医学证明》成为相关医疗单位在办理证明时的首选模式，其不仅大大提高了工作效率，更缩短了群众办事的时间，让越来越多的医院和群众都深感满意。但当前我国的《出生医学证明》数字化起步较晚，对大数据技术的利用也未达到理想状态，再加上各单位的信息化建设进度参差不齐，很多资料的原始版本出现缺页、漏项等现象。这些都严重阻碍了《出生医学证明》数字化发展进程，对进一步推广电子版《出生医学证明》，提高各助产医疗机构管理信息平台对接以及确保电子《出生医学证明》的真实完整性、权威性产生不良影响。

2.管理不规范，缺乏对大数据技术的深入拓展

对《出生医学证明》的管理，各医院机构管理不一，有的将其放置在妇产科保管，有的将其放在档案室保管，不同的管理场所也导致《出生医学证明》在执行标准和管理利用方面会出现截然不同的差别，特别是各科室对大数据技术应用的态度不一，导致其在实施电子化、数字化《出生医学证明》过程中进度快慢不一。再加上很多医疗机构在落实信息化、数字化时流于形式，很多信息资源服务的内容都没有得到充分发挥和发展，因此很难展现其价值，也无法得到大众的一致认可。

3.工作人员信息化素养不足，无法开展更高层次的工作

电子《出生医学证明》的发展速度以及效果在很大程度上取决于工作人员的信息化素养，其信息化能力越高，對大数据技术利用越高，电子化《出生医学证明》管理越规范。但部分工作人员并未从根本上意识到大数据技术应用的价值，对电子化《出生医学证明》也是随大流进行简单操作，未展开更深入层次的工作探索。这也在一定程度上降低了电子化《出生医学证明》的发展速率，导致其利用大数据技术解决纸质档案保管难、查询难、耗时长等问题。

三、大数据背景下提升《出生医学证明》档案管理与服务的策略

1.健全规章制度，明确责任追究制度

电子化《出生医学证明》的发展离不开相关规章制度的监督管理，妇幼保健院要及时修订、完善相关规章制度，档案管理人员应与时俱进，做到有章可循、有规可依，避免其因缺乏责任心、制度约束力而出现乱签、随便签的现象。同时，医院可以根据《出生医学证明》相关制度建立从孕产妇到新生儿出生等各个环节的信息化档案管理，确保从孕期、产时到办证实现封闭式信息化管理，最大限度堵住管理上的漏洞，确保其安全性和可靠性。同时，医院主要负责人还要签订相关的责任承诺书，要对出生医学证明管理实现多层次、多维度监督约束管理，常态化数据控制，并定期进行三方核对，确保数据安全无误。例如，在签发《出生医学证明》时出现新生儿父母姓名不对的情况，医院可以根据工作签字来追本溯源，找到当时负责的工作人员并及时了解情况、解决问题。在健全规章制度以及责任追究制度下，工作人员的言行都会受到极大约束和监督，对其日常工作也会形成强有力的督促效果，确保《出生医学证明》管理与服务的精准化和安全可靠性。

2.构建数字资源库，有序开展数字化管理

妇幼保健院在推行电子《出生医学证明》时必须要参考卫生部门、国家档案局以及相关管理部门的规定，并结合本院特色，充分利用大数据技术发挥数字化管理价值，开展数字化工作。在新证的收集和管理上要实现电子和纸质化并行的措施，以完善的数字资源库来为《出生医学证明》档案管理和服务提供保障。同时，工作人员在利用大数据开展电子化《出生医学证明》档案管理之时，必须要分阶段来进行。第一，管理人员要加强对档案实体以及信息组织的管理和规划，以规范化步骤来进行基础工作管理，如档案登记入库、查阅、日常管理等，工作人员可以以数字化形式对《出生医学证明》进行重新分类、编目和索引，让数字化嵌入到《出生医学证明》档案管理当中，为其服务群众打好基础。第二，要着重加强对单个数字档案馆的建立和管理。妇幼保健院工作人员可以通过网站、电子文件等来实现对纸质《出生醫学证明》的进馆管理，确保其无丢失、无错误、无遗漏，保证数字化《出生医学证明》的有序开展。第三，工作人员要加强对多个数字档案馆的互联管理，以互联网、大数据等为依托，加强信息化平台构建，确保与其他医疗保健机构互联互通，最终为实现数据共享、资源整合共用奠定基础，为服务于客户端平台、扩大其使用场景提供保障。第四，为保障档案管理的安全可靠性，妇幼保健院还需要在电子化《出生医学证明》的基础上建立备份机制，要将其按要求转化为备份格式并在上一级医疗机构或档案管理部门中登记备份。同时，还要借助数字化可复制性特点来额外制订一些版本，以此确保其可以实现脱机管理，确保其安全和服务的高效性。

3.建立统一管理标准，以多元化形式服务群众

电子《出生医学证明》的签发是以“互联网+”为基础，大数据技术为依托展开的数字化服务，是智慧医院的重要表现之一。妇幼保健院在管理此类档案过程中，先要确保数字化档案管理的规范化和归档的高质量化，要开发个性化、可视化服务，这样才能为群众提供多元化服务，才能展现电子《出生医学证明》的价值。同时，为了更好地服务于群众，医院在管理《出生医学证明》档案时可以采用人脸识别技术解决“真证件假用户”等问题。孕妇通过人脸识别在手机端建立产检档案并关联到医院的出生医学证明系统，自动生成相关信息，完成与公安备案信息身份认证的联通，避免冒领现象发生，为有效追踪《出生医学证明》去向提供保障。同时，医院还可以利用线上App、微信公众号等形式构建智慧医疗服务体系，群众可以根据App或微信公众号上的时间段来选取申请领证时间，减少新生儿父母排队等候时间和人员聚集，营造良好的服务氛围，提高防疫减流效果。例如，泰兴市妇幼保健院实施了“新生儿出生一件事业务流程”策略，利用大数据管理将新生儿《出生医学证明》签发、户口登记、《预防接种证》发放、医保缴费等相关服务项目关联到一起，形成一条快捷、高效的服务通道，让新生儿父母能够在10分钟内拿到电子签证。同时，该院还整合多部门资源，不断精简办事流程和材料，同步共享各项数据，延伸服务触角，让每一对新生儿父母都能在最短时间内拿到《出生医学证明》，提高群众的幸福感和好感度。

4.扩大宣传渠道和力度，提高群众对电子《出生医学证明》的认可度

电子《出生医学证明》的推出虽然好处很多，但因传统观念影响，很多孕产妇及其家属还是热衷于纸质化《出生医学证明》认领，对申请电子化证明并不认可。对此，妇幼保健院等机构要加大宣传力度，在门诊大厅、收费处、产科门诊、孕妇培训机构等场所张贴有关电子《出生医学证明》的信息和办理流程，以孕妇培训机构授课方式来帮助孕妇及其家属掌握申请电子《出生医学证明》的流程和作用。同时，医院还可以利用大数据为孕产妇及其家属推送一些与之相关的宣传信息，提高群众对电子《出生医学证明》的了解度和认可度，最终实现减少家属来院次数、提高办事效率、提升群众满意度的目标。例如，福建某妇幼保健院为了更好地落实电子《出生医学证明》相关政策，提高信息化、数字化档案管理优势，充分发挥其作用，该院通过构建制度、升级信息系统以及加强培训等措施，从多方面提升医院工作人员的信息化素养。同时，还借助微信公众号等线上平台宣传有关电子《出生医学证明》的政策和内容，让每一个医护人员都能时刻牢记并运用电子《出生医学证明》签发系统，为解决产妇尤其是异地产妇产检问题提供保障，为提高《出生医学证明》的签发效率提供有效助力，使其更好地为群众服务，解决群众需求，提高群众幸福指数。

5.明确档案管理期限，定期向上级移交档案

电子化《出生医学证明》虽然能够最大限度减少档案管理的损失，却也存在一定的管理隐患，作为《出生医学证明》档案管理直接单位，妇幼保健院并非专门的档案管理机构，也很难对档案进行充分利用和管理。因此，在对档案进行数字化加工后，要及时备份并向上级档案馆移交，确保其管理的安全性。同时，对于电子类档案管理，相关工作人员还要采取数据加密、密码保护等多重保护措施，以此来防止数据丢失、黑客侵入，确保档案安全和服务的时效性。以无锡市为例，该市截至2021年8月，已经完成了包括1996年在内的出生医学证明档案资料移交工作，不仅做好了纸质备份，还做好了数字化扫描，形成了完整的电子档案，申请人只需携带有效身份证件和相关证明材料即可到当地档案史志馆查询电子档案，简单省事且便捷，大大提高了群众的满意度。

6.加强对相关人员的培训，提高其信息化素养

大数据背景下的《出生医学证明》首先要依赖数据的支撑，只有庞大的数据才能确保电子版《出生医学证明》顺利运行，才能有效推动《出生医学证明》改革与创新。基于此，妇幼保健院要定期组织职工开展相关业务培训，通过线上线下两种方式来加大工作人员对大数据、信息化、数字化《出生医学证明》发展的理解，继而将其运用到实际工作中。同时，医院还要加强医务人员对《出生医学证明》电子版运用重要性和普及意义的掌握，要增强其主人翁意识和责任归属感，使其在为患者及其家属服务过程中能言之有物、行之有效，提高医院服务水平，增强产妇及其家属对医院的好感度。另外，对于直接接触《出生医学证明》签发系统的人员，医院也要重点加强培训和考核，要严格要求对方遵循管理规定，以规范化操作来进行作业，避免因行为随意导致签发出错，影响群众的生活和心情。

四、结语

作为人生的第一张证，《出生医学证明》对一个人的影响和作用是不言而喻的，电子《出生医学证明》档案管理不仅有效解决了纸质化档案管理中存在的问题，更提高了服务的精准度和效率，让每一个群众都能在最短时间内获得自己想要的签证。不过，电子《出生医学证明》系统对大数据的应用和开发并未达到最高限度，相关工作人员还要积极探索、努力钻研，以针对性调整和优化来确保其安全可靠性，提高服务的友好度，为未来人口管理发挥至关重要的作用。

参考文献：

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