国有企业办公室行政管理精细化的思路与策略探讨

常艳

摘要：国有企业是国家经济的重要支柱，近年来，随着社会经济的不断发展，国有企业的管理模式也随之变化。在此背景下，传统管理模式已经无法适应时代的发展。因此，国有企业的管理方法和发展趋势也需引起管理者的高度重视，同时应对国有企业办公室行政部门进行精细化管理。精细化管理模式作为一种新型的现代化管理模式，在国有企业行政管理工作中的应用效果并不理想，很多人对精细化管理并不了解，无法更加科学地将其运用到行政管理工作中，不能产生实质性价值和推动作用。在国有企业办公室行政工作中，精细化管理是关键的环节，对于企业的发展具有重要的推动作用。随着社会不断发展，办公室行政部门作为企业发展的重要职能部门，必须要进一步加强管理，所采用的管理模式和各种管理体系必须科学有效，从而保证整个企业运营工作的总体效率，推动企业健康可持续发展，提高企业的竞争力。

关键词：国有企业;精细化管理;必要性;思路分析

一、新形势下国有企业办公室行政管理工作现状

（一）工作内容传统

行政管理工作主要包括企业内外的联系沟通、各类信息的上传下达、各项工作的牵头汇总、各个部门的督查催办等，虽然办公室工作内容看似特别繁杂，但很多是零散重复的工作，而且工作效率不高，量大且无规律，常有积压现象，在工作中，一份文件批阅，需要层层审批，一份文件批阅完成需要较长时间，很多工作每日任务都会以文本文档、档案资料的方式下发给工作人员。结合实际，档案资料工作分类也存在难题。首先，档案资料搜集整理工作不达标。一部分工作人员因自身工作能力不足和对工作内容不了解，造成工作效率低下，也有工作人员仅做审查和存档工作。其次，工作人员之间欠缺沟通交流，因而对专业性极强的档案资料内容未了解来龙去脉就盲目开展工作，为后续工作的开展埋下隐患，影响了整体的工作效率和进程。

（二）管理理念滞后

当前许多国有企业在开展精细化管理时，管理思想和方法上还存在缺陷，没有制订完善的规章制度对管理工作进行有效地管束和监督。许多企业在管理方法的运用过程中，仍然是采取传统的系统化管理方式，各类管理工作效果并不理想，进而降低了系统化管理工作的效率和质量，影响了企业的发展。

（三）管理手段单一

国有企业在发展过程中，已经逐渐形成了一套管理文化与制度，但也存在一些问题。随着社会发展水平的日益提高，国有企业过于单一的管理模式，已经跟不上时代发展的步伐，单一的管理模式还会造成人员工作职责划分不明确，引发相互推诿等状况。要创新国有企业内部管理手段，改变由于单一管理模式引发的国企办公室的一些管理问题，更好地适应外部环境变化，争取市场竞争的主动权，以此来提升国有企业整体管理效率。

（四）缺乏激励机制

国有企业工作较为稳定，整体工作竞争压力较小，同时也缺乏激励机制，造成行政管理工作人员积极性不高。长此以往，势必会影响到企业的管理效率和管理水平，不利于国有企业各项工作顺利开展。在国有企业内推行激励制度，有利于提升企业内员工积极性，不仅能够吸引更多的高素质优秀人才，还能留住更多的老员工，让老员工更注重提高自己的工作能力和水平，从而促进企业经济效益的提升。

二、办公室精细化行政管理的必要性

（一）优化员工考核制度，确保员工尽职尽责

精益化管理是一种能够推动国有企业平稳且健康发展的管理手段。办公室行政部门管理工作要做到精益化管理，要以规章制度为基础，规范工作人员的各项行为，同时还需完善精益化管理体制，提升流程管理水平，提升国有企业办公室行政部门管理人员的工作能力和水平。除此之外，国有企业也要注重国有企业工作人员的考核，促进精细化管理工作顺利进行，对每日任务可以进行量化考核。例如，月度的工作方案是依据国有企业规划，每月都要制定工作计划，对于每个阶段的管理工作，都要进行量化分析和研究，对每个阶段工作实践活动的考核成绩与每日任务进展进行明确。

现阶段国有企业绩效管理体系还不健全，还有许多员工没有树立恰当的绩效意识，对考评了解不充分。从考评标准来看，也还存在一些问题。对此，国有企业绩效管理工作过程中，要让企业员工认识到考评的重要性。企业员工也要正确看待考评，这样才能充分调动员工的工作积极性，将自身发展和企业的发展紧密结合，在不断提高个人能力的同时，推动企业向前发展。

（二）提升企业内部管理水平，实现精细化治理

国企办公室实施精细化管理不仅需要从企业各个层面进行改革与完善，还需要防范日常管理工作中可能出现的风险，以此来加强国企内部控制力度，为办公室精细化管理工作有序推进提供动力。通过对企业内部的管理，办公室人员能够以更高效的方式落实工作任务，同时也能有效地完成传达和协调，促进企业实现整体经营目标。

（三）优化人员结构，保证员工的配合和沟通

对于优化办公室的行政管理工作来讲，国企应当在其经营发展的过程中，通过對办公室工作的详细划分，有效分解整体目标任务，权责明确地推进办公室工作的开展，有效改善和提高办公室工作效率。让决策执行者明确自己工作的内容和要求，促使管理者与决策执行者实现有效地信息沟通，推动决策的落实与执行。进一步明晰工作责任划分，通过科学合理的制度引导，使办公室各项行政管理工作有效落实，避免日常工作过程中出现责任落实不到位、相互推诿等问题，进而保障办公室各个环节的工作都能够落到实处，最终提升办公室行政管理的质量及效率。

其次，要优化业务结构。作为调节工作的归口部门，国企办公室每日承担的工作量巨大。为了提高效率，企业高管可根据实际情况进行调整，提升工作效率。如可依照不同业务流程内容，将不同业务岗位的优秀人才进行岗位调整，实现专职人员在个人专职领域发挥自身最大的优势。

二、办公室行政管理精细化的思路分析

（一）加强办公室文化建设，统一员工思想

国有企业要想从本质上提升办公室的行政管理水平，最为关键的是建立符合企业发展目标及经营理念的企业文化。首先，要根据企业发展战略和愿景，全面分析面临的机遇和挑战，提出切实可行的企业文化建设战略，形成企业独具特色的精神文化、制度文化、行为文化和物质文化;其次，建立健全科学合理的规章制度，规范优化日常工作流程和标准，将企业发展导入科学管理轨道，确保员工工作行为符合企业发展的需要，促进企业管理规范化、科学化。最后，要立足企业发展实际，研究制定企业愿景、发展理念、价值观等方面的具体策略，通过组织开展各种多样性的活动，强化员工对于企业的价值观、发展宗旨、企业精神的认同，形成思想上的共识。牢固树立“用文化管企业”“以文化兴企业”的价值观和经营理念，实施大力推进文化强企战略，增强企业的自主创新能力，树立企业的品牌形象，为企业营造良好的内外部协调发展环境。

（二）促进制度化标准构建，打造标准化流程

对于企业而言，实施办公室精细化管理，对其整体管理能力的提升有所帮助。企业在进行精细化管理的过程中要将精细化的管理观点渗透到每一个员工的思想中，首先，必须根据企业的特点建立一套合理有效的管理体系，在销售、财政、薪资、调研、宣传等环节做出详尽地指导与规定。对其他的重大事项，采取民主决策的机制，同时秉持公平、公正、公开的基本原则，进一步提高辅助性决策行动的有效性和服务质量。对于符合当前实际情况和需求的企业经营管理机制予以保留，逐步建立起一套有效、科学、合理的企业精细化经营管理体系。最后，要求全体职工必须依照制度办事，实现有据可依，有责可循，各个部门既彼此独立，又能够相互配合，彼此之间进行监督，形成互动性强、且高效的经营管理和监督机制。

（三）推进精细化工作模式，建立绩效考核机制

针对国有企业而言，绩效考核管理方式对各项工作产生巨大影响，要保证绩效考核管理工作的顺利开展，就离不开绩效考核管理工作。企业要根据绩效管理体制设立专门的绩效考核组织，设薪资与考评联合会或是相似的组织来具体指导和承担绩效考核机构的工作，制订和审批各类绩效考核管理规章制度、业绩考核与奖励方案、处理各类业绩考核管理工作中有可能发生的问题。在业绩考核管理工作的实施中，人力资源部一定要严格执行相关制度，相关单位和部门也要充分认识绩效管理工作的重要性，并配合績效管理工作，确保业绩考核管理工作顺利开展。

要设置绩效考核融处理机构，便于应对在绩效考核全过程中可能发生的各种风险，薪资与考评联合会还可以由每个企业的高层管理人员、每个部门的核心成员等组成，以更加公平、合理的方式解决在绩效考核中出现的各种问题。通过执行绩效考核来促进相关部门进一步提高服务质量，对国有企业办公室工作人员工作能力工作成绩等展开考评，做到张弛有度，提升管理实际效果。

（四）确定办公室岗位责任，形成岗位工作规范

企业是一个整体，而这个整体又是由众多部门、人员组成的，要做好国有企业办公室行政管理工作，必须确定好各个员工和部门的岗位责任。

首先，要明确岗位职责。从目前国企办公室管理现状来看，精细化管理最主要的内容之一就是针对具体工作进行详细职责划分。明确各工作岗位的权利和责任。第一，明确划分岗位工作职责。国有企业要合理安排办公室工作人员的具体工作内容，引导各岗位人员针对自己职责范围内的工作情况进行深入研究，提出合理化的建议。第二，认真落实工作任务和岗位责任。要制订具体详细的执行计划，实施期间应该要保证各个部门间能够及时、有效地交流，有效地提高国企各部门的工作效率。

其次，要精简工作流程。办公室工作人员的精准化业务效率直接影响着整改后企业决策的执行成效，国企内部要针对办公室的精准化业务内容划分精细化界限。如在运行机制方面，办公室的管理层要准确地标定各种业务内容的动态尺度与其相应的工作方向;同时在日常企业经营管理工作中，一旦被发现工作人员未有效落实岗位职责，要及时加以教育。

（五）依托先进的工作方法，提升整体信息化水平

随着我国经济社会的快速发展，企业之间竞争日趋激烈，国有企业在经营发展过程中，充分采用先进的信息化技术，有效提升了业务发展质量和日常工作效率，保障了企业综合经济实力的稳步提升。因此，要提升国有企业办公室行政管理水平，必须全面推广信息化技术应用，积极引进信息化管理系统，确保管理人员能够通过网络平台和信息化技术，全面掌握企业生产经营、市场发展等方面的信息，建立内部电子数据库，服务经营管理者的日常决策。企业通过办公系统建立内部通讯和信息传递系统，提升了员工间的沟通效率，加快信息在企业内部的传递速度。

员工能根据权限分配对各类文档进行共享、编辑、保存等操作，实现文档的电子化，大大减少了纸张的使用量。也能够推进重要文件、日常档案等规范化管理，实现不同文档资料的分类化管理，提高行政管理人员工作效率。

有助于打破地域限制，在协同办公系统被广泛使用之前，企业为了解决员工间的沟通交流、文件传递等问题，大多采取集中办公的形式。协同办公系统的出现打破了地域的限制，不管员工身在何方只要有网络和设备就能办公。

三、结语

国有企业在其发展过程中，必须对办公室和行政机关的工作进行改革创新，严格遵照当代国有企业管理制度，革新运营管理机制和内容，对各个阶段的工作展开精细化管理。在开展企业精细化管理的全过程中，要牢固树立运营管理意识，打造系统化、规范化的运营管理机制，切实将管理工作落实、落地。

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（作者单位：中国石化销售股份有限公司北京石油分公司）