分析精细化管理在医院档案管理中的应用

倪栋田

（莒县店子集街道卫生院，山东 日照 276522）

档案科是医院重要组成部分，主要负责病历档案、人事档案、实物档案、文书档案、声像档案等管理和保存工作[1]。因医院就诊患者较多，档案数量庞大，大大增加管理人员的工作难度，一旦管理不到位，极易出现档案损坏、档案丢失情况，不利于日后查询取证，故需要采取合适的管理方式管理档案，保障档案完整性[2-3]。传统方式管理虽通过按照规章制度收集和保管档案，起到管理效果，但多种问题可影响管理效果。精细化管理是一种效果较好的管理方式，能够有效改善传统方式管理的不足，且已经得到工作人员的广泛认可。基于此，本次研究选取2020年01月至2020年12月和2021年01月至2021年12月两个时间段内我院档案科工作人员各10名，对精细化管理在医院档案管理中的应用价值进行分析探讨，现报道如下。

一、资料与方法

1.一般资料

从时间2020年1月至2020年12月之间我院档案科工作人员中随机抽取10名纳入参比组，此阶段我院应用传统方式管理。从时间2021年1月至2021年12月之间我院档案科工作人员中随机抽取10名纳入试验组，此阶段我院应用精细化管理。参比组工作人员中男性有1名，女性有9名，年龄值域下至25岁，年龄值域上至51岁，年龄值域均值为（38.67±3.37）岁；工作年限下至1年，工作年限上限17年，工作年限均值为（9.22±2.19）年；学历信息：大专水平有5名，本科水平有5名。试验组工作人员中男性有2名，女性有8名，年龄值域下至26岁，年龄值域上至52岁，年龄值域均值为（39.05±3.24）岁；工作年限下至2年，工作年限上限18年，工作年限均值为（10.04±2.85）年；学历信息：大专水平有6名，本科水平有4名。不同组别档案科工作人员的性别、年龄、工作年限、学历信息等一般资料之间进行对比后无明显差异性（P＞0.05），可进行对比。

从两个时间段内我院档案科内的患者档案各1000份进行分析，分别由两组工作人员进行管理服务。参比组管理的1000份档案对应患者中男性有523例，女性有477例，年龄值域下至20岁，年龄值域上至78岁，年龄值域均值为（49.02±1.07）岁；病程值域下至1年，病程值域上至9年，病程值域均值为（5.01±1.02）年；体重值域下至47kg，体重值域上至83kg，体重值域均值为（65.07±1.22）kg。试验组管理的1000份档案对应患者中男性有520例，女性有480例，年龄值域下至21岁，年龄值域上至77岁，年龄值域均值为（48.96±1.09）岁；病程值域下至1年，病程值域上至9年，病程值域均值为（4.99±1.05）年；体重值域下至48kg，体重值域上至82kg，体重值域均值为（64.93±1.25）kg。不同组别档案对应患者的性别、年龄、病程、体重等临床资料之间进行对比后无明显差异性（P＞0.05），可进行对比。

2.管理方法

参比组工作人员应用传统方式管理，主要是指按照规章制度将档案进行收集、存放，并做好记录工作，为日后使用时提供便利。

试验组工作人员应用精细化管理，详细管理方法如下。首先，成立管理小组。由我院档案科专业素养较高、工作经验丰富的工作人员组成，均需要学习档案科相关知识，展开管理技巧培训，经过专业测评合格后方可进行档案管理服务，保障档案管理质量。其次，分析现在档案管理存在的问题。组员需要对现有档案管理情况进行分析，找出现存问题，共包括以下几种。第一，档案管理工作人员的专业水平不高。受传统观念影响，医院将工作中心放在经营医院和提高医疗水平上，对档案管理不够重视，相关信息无法得到有效利用，导致档案管理工作不佳；目前档案管理的部分工作人员未进行过系统学习和培训，无法掌握专业档案管理知识和技能，使档案管理工作与现实脱轨；因医院档案数量较多，工作人员的工作难度较大，极易出现档案丢失或泄密现象，降低管理服务质量。第二，档案管理的规章制度有所欠缺。工作人员在进行档案管理时参考依据较少，无法按照规章制度收集档案，如在患者会诊前需要调取患者档案，但因制度的落后，档案管理工作人员无法快速获取患者病历，延长会诊时间，耽误患者治疗时机，易引起医患纠纷情况；在档案保管方面，因缺乏合理的管理标准，工作人员无法分类保管档案，当使用调取时无法快速找到档案存放处，还会出现档案管理杂乱、档案虫蛀、档案酸化等情况，降低医院管理工作水平。第三，档案管理的硬件投入不足。因医院档案数量较多，需要较大的场所进行保管，但目前一些医院对档案管理不重视，为其准备的管理空间较小，无法顺利完成档案保管工作，极易出现档案损坏情况。最后，制定相应的改进管理方案。第一，引入专业档案管理人员。医院需要选择经过专业学习的工作人员负责档案管理工作，培养其责任意识，锻炼现代化信息技术技能，便于更好地进行档案管理工作，保障档案管理质量。第二，完善档案管理规章制度。医院需要摒弃传统的管理模式，建立责任制，明确工作人员负责的工作任务，增强其自身管理能力；实施奖惩制度，对出现的档案管理不良事件进行溯源，找到相关责任人，予以通报批评并扣除当月绩效10%作为处罚，以此提高工作人员重视程度，提高其责任感，同时，对管理较好者适当奖励，有助于调动工作积极性，提高工作效率，保障医院档案管理质量。第三，准备专门的档案管理室。医院需要为档案管理提供充足的空间，选择温度、湿度、亮度适宜的场所设为档案室，让工作人员可以按照档案的类型进行分类保存，如病历档案、人事档案、实物档案、文书档案、声像档案等。在分类后做好标识工作，写好编号和关键词，便于查找时准确定位，提高档案管理水平。此外，工作人员需要定期检查并清理，降低虫蛀、酸化情况，保障档案完整性。第四，增加档案管理室的硬件设备。医院需要在档案室增加计算机，让工作人员利用信息技术记录档案信息，形成完善的信息管理数据库，减少档案丢失情况，同时也便于上级部门进行审查，不断提升档案管理质量。

档案管理人员是医院开展档案管理的载体，医院管理人员应当做好档案管理人员的相关培训工作以及素质教育，更要引进信息化档案管理的人才，采取“老带新” 等方式帮助刚入职的档案管理人员尽快的熟悉医院档案管理工作和流程，鼓励职工利用工作之余参加继续教育培训学习，掌握现代化的档案管理方式方法，运用信息化管理技术，不断提升档案管理人员的素养和修养，保障其有效落实各项档案管理制度，实现档案管理工作的精细化与规范化。

3.观察指标

对两个时间段内档案科工作人员管理后的测评成绩、工作能力、档案管理不良事件发生率进行统计。

第一，测评成绩。包括档案科理论知识测评成绩、档案科操作能力测评成绩等，评估工具为本次研究自拟评分标准，值域下至0分，值域上至100分，分值越高表示管理后工作人员的测评成绩越好、专业水平越高。

第二，工作能力。包括应急处理能力、分类保管能力等，评估工具为本次研究自拟评分标准，值域下至0分，值域上至50分，分值越高表示管理后工作人员的工作能力越强。

第三，档案管理不良事件发生率。包括档案虫蛀、档案酸化、档案丢失等，档案管理不良事件发生率（%）=档案虫蛀（%）+档案酸化（%）+档案丢失（%）。

4.统计学分析

对两个时间段内档案科工作人员管理后的测评成绩、工作能力、档案管理不良事件发生率采用统计学软件SPSS23.0进行检测，其中测评成绩等符合正态分布，均采用（均数±标准差）表示，作t检验；档案管理不良事件发生率采用（n%）表示，作X2检验。两组研究数据进行比对后，当出现P＜0.05时，说明组间对比差异性显著。

二、结果

1.对比两个时间段内档案科工作人员管理后的测评成绩

试验组工作人员管理后的测评成绩高于参比组（P＜0.05），组间对比差异性显著（见表1）。

表1 两组工作人员管理后的测评成绩对比（±s）

表1 两组工作人员管理后的测评成绩对比（±s）

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2.对比两个时间段内档案科工作人员管理后的工作能力

试验组工作人员管理后的工作能力高于参比组（P＜0.05），组间对比差异性显著（见表2）。

表2 两组工作人员管理后的工作能力对比（±s）

表2 两组工作人员管理后的工作能力对比（±s）

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3.对比两个时间段内档案科工作人员管理后的档案管理不良事件发生率

试验组工作人员管理后的档案管理不良事件发生率低于参比组（P＜0.05），（见表3）。

表3 两组工作人员管理后的档案管理不良事件发生率对比（n%）

三、讨论

随着人们生活水平的不断提高，人们对自身身体健康的关注度明显提升，致使院内就诊人员不断扩增，档案数量也不断增加。档案室管理质量的好坏与医患关系息息相关。传统方式管理虽能起到一定管理效果，但不是十分理想，易出现档案管理不良事件。随着医疗水平不断提升，传统方式管理已经不足以满足院内档案管理需求，需要寻找新的管理方式，提升管理工作质量。精细化管理是一种理想的管理方式，通过成立管理小组，学习档案科相关知识，展开管理技巧培训，提升组员专业水平，保障档案管理质量。通过分析现在档案管理存在的问题，包括档案管理工作人员的专业水平不高、档案管理的规章制度有所欠缺、档案管理的硬件投入不足等问题，为之后制定改进方案做参考。通过制定相应改进管理方案，引入专业档案管理人员，提升工作人员专业素养，保障档案管理质量；完善档案管理规章制度，建立责任制，明确工作任务，实施奖惩制度，提高工作人员重视程度和责任感，调动工作积极性，保障医院档案管理质量；准备专门档案管理室，进行分类摆放，维持适宜档案存放环境，降低档案损坏风险；增加档案管理室的硬件设备，利用信息技术记录档案信息，形成庞大的信息管理数据库，便于审查和管理，不断提升档案管理质量[4-5]。经过上述一系列管理，有效提升工作人员专业水平，增强档案管理能力，管理价值较高。

本研究结果表明，试验组工作人员管理后的档案科理论知识测评成绩为（96.79±3.11）分、档案科操作能力测评成绩为（96.82±3.14）分均高于参比组（P＜0.05），组间对比差异性显著，说明与传统方式管理相比，应用精细化管理能够丰富工作人员档案科理论知识，提高工作人员操作能力，为日后工作打下坚实的基础[6-7]。试验组工作人员管理后的应急处理能力为（47.95±2.01）分、分类保管能力为（47.96±2.03）分均高于参比组（P＜0.05），组间对比差异性显著，说明与传统方式管理相比，应用精细化管理能够锻炼工作人员的应急处理能力，增强工作人员的分类保管能力，便于更好地管理档案，提高管理工作质量[8]。试验组工作人员负责档案管理后的管理不良事件发生率为0.40%，低于参比组的1.50%（P＜0.05），组间对比差异性显著，说明与传统方式管理相比，应用精细化管理能够减少管理不良事件发生风险，保障档案管理质量，管理意义较好[9]。

综上所述，对医院档案科工作人员应用精细化管理的效果较好，能够增强工作人员认知水平，提高其工作能力，降低档案管理不良事件发生率，值得应用。