国外公共档案馆电子邮件管理项目的分析与启示

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摘要：该文对澳大利亚维多利亚州公共档案馆电子邮件管理项目进行全面分析，总结其经验教训及其对我国的借鉴意义。采用内容分析法，以从维多利亚州公共档案馆官方网站中获得的报告等作为数据来源，对维多利亚州公共档案馆“电子邮件鉴定、处置和保存项目”进行回顾和分析，并以此总结其对我国电子邮件管理的启示。该项目充分体现了电子邮件管理的主要困境与先进经验，启示我国在电子邮件管理上，需要在战略层面高度重视电子邮件价值，在应用层面分阶段有序向前推进，在设计層面以数字连续性理念为指导，在操作层面充分应用先进技术。

关键词：电子邮件 格式 鉴定 保存

Abstract： Comprehensively analyzing the E-mail Management Plan of the Public Records Office Victo？ ria in Australia， this paper summarizes the reference significance to China based on its experience and les？ sons. With the method of content analysis， taking the reports obtained from the official website of the Public Records Office Victoria as the analysis sourc？ es， this paper reviews and analyzes the "E-mail ap？ praise， disposal and preservation project" of the Pub？ lic Records Office Victoria， and summarizes its refer？ ence significance to Chinas E- mail management. The project fully reflects the main difficulties and ad？ vanced experience of E-mail management， and en？ lightens China that in E-mail management， we need to attach great importance to the value of E-mail at the strategic level， move forward orderly in stages at the application level， take the concept of digital conti？ nuity as the guidance at the design level， and pay at？ tention to the full application of advanced technology at the operation level.

Keywords： E- mail；Format；Appraisal；Preserva？ tion

一、引言

电子邮件是通过计算机系统和电子通信系统对电子形式化的信件进行记录、发送和接收的新型通信形式之一。[1]在电子化办公时代，人们使用电子邮件交流想法、开展业务和制定决策，电子邮件作为电子文件的表现形式之一，成为重要的业务凭证和记忆载体。2016年美国总统竞选期间，候选人希拉里·克林顿（Hillary Clinton）被曝公私邮件混淆使用、删除大量工作邮件，该做法违反本国法律而被人诟病，成为其落选的主要原因。[2]意识到电子邮件在社会多层面的重要价值，为强化其有效管理和长期保存，多个国家相继制定了专门针对电子邮件的政策标准指南用以指导电子邮件管理，如2003年澳大利亚发布《反电子邮件垃圾法》，2004年英国国家档案馆（The National Archives）发布《电子邮件和互联网政策》（Email and Internet Policy）[3]，2010年美国纽约州档案馆（New York State Archives）发布《进一步管理电子邮件政策》（Developing a Policy for Managing Email）[4]，2013年美国国家档案与文件署（National Archives and Records Administration）发布《电子邮件管理指南》（Email Management）[5]，2021年我国国家档案局发布《DA/T 32—2021公务电子邮件归档管理规则》（代替DA/T 32—2005）等，这些政策标准文件不仅强化了电子邮件管理的重要价值，还在实践层面提供了路径指导。

相较于西方国家，我国对于电子邮件管理的重视程度仍然相对较低，其根源在于我国电子政务长期主要依赖OA系统和网上办事大厅进行，也比较注重OA系统和网上办事大厅系统中的文件归档管理，而往往忽视对公务电子邮件的归档管理。但尽管如此，不容忽略的现实是，电子邮件依然极大渗透到政务工作中，特别是在政府部门开展政务服务或者与公民进行沟通联系的时候，主要使用的仍然是电子邮件形式，如北京市政府门户网站明确用户可以使用电子邮件进行咨询或获取信息，包括账单、公证咨询等，甚至还开放电子邮件征集民意。[6] 2014年，中央网信办发布《关于加强党政机关网站安全管理的通知》，其中第六条明确强调，加强党政机关电子邮件安全管理，要求党政机关工作人员要利用本单位网站邮箱等专用电子邮件系统处理业务工作。[7]可见，公务电子邮件大量存在于政务活动中，是业务交流的主要方式之一，也是政务信息的重要载体，需要进行有效管理与保存。

在西方电子邮件管理实践更为成熟的背景下，需要对这些既有先进实践经验进行分析和梳理，以总结其对我国电子邮件管理的启示。本文以内容分析法为主要研究方法，以从澳大利亚维多利亚州公共档案馆（Public Record Office Victoria，PROV，以下简称“维多利亚档案馆”）官方网站所获得的“电子邮件鉴定、处置和保存项目”（Email appraisal， disposal and preserva？ tion project，以下简称“电子邮件管理项目”）的公开信息和报告等作为数据来源，对该计划进行回顾和分析，梳理其战略计划的主要内容和措施，分析主要经验特点，并以此总结其对我国电子邮件管理的启示。选取该计划为重点研究对象的主要依据为：一是该计划综合集成理论研究、方法构建与实践验证，可以在理论、方法和实践多层面进行经验总结；二是该计划采用了电子发现等新兴技术，且效果较好，能为我国在文件档案管理领域中应用相关技术提供参考；三是该计划自2017年开始，现已开展5年，有较为丰富的经验和教训用以分析和总结。

二、维多利亚电子邮件管理项目概述

（一）提出背景

从现实背景来看，维多利亚政府面临着严峻的电子邮件管理成本和效率问题。自20世纪90年代以来，维多利亚州政府一直使用Lotus Notes电子邮件应用程序作为内部和外部的主要通信工具，形成的大量电子邮件成为电子文件的重要组成部分。尽管后面中央政府已经初步完成向Outlook和Microsoft 365的迁移，但原Lo？ tus Notes系统中已然堆积了大量的电子邮件文件，并且这些电子邮件并没有得到有效的管理，这不仅无法实现其有效利用及辅助决策，还对维多利亚政府记忆的完整性造成威胁。同时，长达20多年的日常备份导致政府电子邮件出现严重积压，总计达67000盘磁带和28PB的内容占据着巨大的系统内存。[8]现有的管理制度已经暴露出较大的弊端，一方面导致相应的管理、存储和检索成本增加，会严重影响电子邮件的利用效率；另一方面，由于数量巨大，如果仅仅通过人工形式进行管理会相当困难且耗费时间，这不仅降低了电子邮件管理的效率，无法有效发挥档案利用的价值，还会影响数据开放的目标和透明政府的建设。意识到随着时间推移，电子邮件的数量不断增加，其保存成本持续上涨，但是其利用的效率却在不断降低，基于实用主义考虑，维多利亚档案馆以强化电子邮件的自动化管理为目标，尝试将人工智能技术引入电子邮件的鉴定、处置和保存中，力图实现电子邮件鉴定到归档流程的自动化，进而实现降低电子邮件的管理和保存成本，提高电子邮件检索效率，保障电子邮件数据能够有效利用的最终目标。

从政策背景来看，电子邮件管理作为维多利亚电子文件战略的重要组成部分进行统筹规划。澳大利亚一直是电子文件管理领域的积极探索者，在相关标准制定领域和实践探索领域都处于国际领先地位。维多利亚档案馆也在积极探索管理方式方法以解决电子文件的管理问题，2014年起实施维多利亚电子文件战略（Victorian Electronic Records Strategy 2014，VERS），2018年发布新版本维多利亚电子文件战略（Victorian Electronic Records Strategy 2018-2021，VERS）[9]，新版本旨在通过对维多利亚公共部门的文件管理进行数字化设计、自动化管理和嵌入式架构，确保真实性、完整性、有价值的电子文件得以生成、捕获和保存。具体来说，其目标包括三个层面：一是可信的、完整的和可靠的数字文件管理；二是确保数字文件的长期保存和持续利用；三是提高应对未来机遇和挑战的能力。澳大利亚一直将电子邮件作为电子文件的一种表现形式进行统筹管理，早在1973年，澳大利亚维多利亚州政府就颁布《公共文件法》（Public Records Act 1973），并在修正案中不断明确政务电子邮件是公共文件的一种类型，需要长期保存。[10]2017年，维多利亚档案馆开始探索电子邮件的捕获、存储、鉴定和处置问题，启动电子邮件管理项目，并将其作为VERS2018-2021项目第三个目标（即提高应对未来机遇和挑战的能力）的重要研究内容进行规划。

（二）项目建设过程

1.概念验证阶段（2017-2018年）

在概念验证阶段（Proof of Concept，PoC），维多利亚档案馆与维多利亚政府的技术提供商CenITex开展项目合作，开发了一个电子发现（eDiscovery）技术工具，目标是使Lotus Notes系统中积压的电子邮件得到更有效的管理、利用和处置。具体来说，其主要流程包括：

（1）选定用于进行测试的电子邮件样本数据集，选定Lotus Notes系统中电子邮件数据，测试样本量在460万封左右。

（2）识别数据集中的重复项，电子发现工具运行结果显示，系统中大约有43%的数据样本是重复项。

（3）识别数据集中的高价值数据和低价值数据，最终结果显示，在57%的非重复样本中，大约有7%为低价值电子邮件，无须进行长期保存。在这其中关于“高低价值”的判断主要取决于两个主要标准：一是电子域名排序，即通过电子邮件域名清单来识别那些无关联的或者非业务相关的电子邮件，同时，排名靠前的域名，包括常见的订阅邮件和谷歌提醒，也被作为文档进行保存，转发邮件也被作为文檔进行保存；二是关键词检索，即对剩下的样本进行检索，识别关键检索词。

（4）设置一个保留期，在该期间内对拟删除的电子邮件信息添加指定的背景信息。

（5）人工复核以确定结果的精确性。

2.系统测试阶段（2019-2020年）

系统测试阶段的电子邮件管理样本主要来源由CenITex公司提供，是维多利亚档案馆本馆员工的电子邮件账户在2016年至2019年所产生的可在线获取的NSF*格式电子邮件副本，样本数量大约为120万。2016年之前的电子邮件主要被保存在线性开放式磁带（Linear Tape-Open）中，由于需要额外的时间和资源成本的投入才能访问和利用这些磁带上的电子邮件，因此没有被纳入样本中。本阶段主要是探索电子邮件的系统管理方案，并发现目前电子邮件管理中存在的主要问题。本阶段由维多利亚档案馆进行主导，CenITex和Nu？ ix两家电子发现软件公司提供技术支持，在实施层面，本阶段搭建了一个安全的虚拟环境用以开展完整的电子邮件管理流程，并进行系统搭建，这其中，共涉及四个系统间的转换（见图1）。

（1）电子邮件形成系统。维多利亚政府的电子邮件主要应用的是IBM公司的Lotus Notes电子邮件应用程序，这需要首先在CenITex虚拟环境上部署Lotus Notes系统服务器，原始NSF*电子邮件在这里得到形成和初步保存，NSF*电子邮件即为Notes Storage格式的电子邮件，IBM Domino系统和IBM Lotus Notes系统都支持该格式。一份NSF*格式文档能够保存电子邮件、联系人、设计信息、用户数据等信息。

（2）Nuix鉴定处置系统。Lotus Notes系统中的原始NSF*电子邮件会被载入Nuix系统中进行预处理，主要的处理工作包括删除重复的电子邮件、利用电子邮件标题分析（关键词分析和领域分析）来识别出非公务电子邮件，以及将NSF*电子邮件格式转换到EML*格式。这个过程可以剔除掉约47%的重复性电子邮件，意味着每个账户中只有小部分的电子邮件可以被转换为EML*格式，电子邮件的去重可以初步降低后续电子邮件处理的成本。EML*格式的电子邮件较为常见，许多电子邮件客户端都在使用这个格式，包括微软的Outlook和苹果的Mail等，这个格式的电子邮件一般包括邮件正文、邮件主题、发件人、收件人、发送日期以及附件。在Nuix系统中，还进行了部分的线性化操作（threading），主要用来确保单份电子邮件从原始邮件（对话开始）到后续所有的回复（包括转发）都是要素齐全的完整线性过程。

（3）V3 VEOs格式转换。在这个过程中首先进行的是线性化（threading），然后进行元数据提取，最后再进行V3 VEO（VERS encapsulated objects）的格式转换。线性化强调电子邮件之间的关联性，实质上是结合电子邮件的通信特质进行语境关联，将上下行文等具有紧密联系的邮件组织在一起，使其背景信息更容易被理解和利用。同时，这种线性化有利于电子邮件的有序化，从而便于人们对信息的访问和管理，降低了管理成本。就结果而言，使用线性化后的电子邮件较单一的电子邮件具备明显优势，具体表现在：其一，保存邮件交换双方中任意一方的副本，那么整个相关上下行文邮件就会被保存；其二，线性化重点关注电子邮件内容的主题，而忽略其单个参与主体，线性化结果不会因参与者的改变而发生变化；其三，线性化极大地减少电子邮件的数量，简化其管理流程。格式转换完成后，将对象进行封装并保存。

（4）数字档案馆系统。按照维多利亚档案馆的最初计划，所有封装后的VEO*电子邮件包应该被移交到维多利亚档案馆的数字档案馆中进行长期保存，这也意味着电子邮件从CenITex虚拟环境平台转移到了维多利亚档案馆的环境平台。

3.深化实施阶段（2021年至今）

本阶段的主要目标是继续提高鉴定的精确度，另加入保密等安全管理要求。本阶段的计划包括：测试并比较其他工具与Nuix删除重复数据和格式转换的效果，以寻求更好的工具；确定有效识别和保护机密电子邮件的方法；通过扩展术语继续邮件标题分析，并开发识别非公共记录的域列表；改进分类方法和软件脚本（并有可能探索如何将相关分类结果连接在一起）等。

三、维多利亚电子邮件管理项目的主要发现

（一）概念验证阶段的主要发现

概念验证阶段的主要发现包括两个方面：

一方面，发现了电子邮件在业务系统中的大量冗余，深化了电子邮件管理的特征认知。电子邮件作为一种通信工具，属于一种非常特殊的电子文件。一般来说，电子邮件的组成部分主要包括消息的“信封”、邮件标头、邮件内容、附件等。邮件标头会至少包括一些传递邮件相关的信息，例如寄信人的邮件地址、一至多个收信人的邮件地址、邮件的标题以及时间等。由于同时具有一对一、一对多、多对一等通信特质，因此，电子邮件本身会在系统中出现重复保存的情况，这种重复保存实际上会增加电子邮件保存成本和利用效率。

另一方面，初步验证电子发现工具（eDiscovery tool）在电子邮件的鉴定上取得一定成效。首先，该工具能帮助识别那些需要进行处置的电子邮件样本，有效去除重复或冗余。这个项目本身也证明，系统中大约有43%的电子邮件属于重复保存。其次，在评估和识别需要优先处理的高价值邮件上，其准确率也能达到98%到100%。但是目前这种价值判断主要是建立在对域名和关键词的识别上，可以在不需要阅读电子邮件内容的基础上识别出那些非公务电子邮件。这里需要说明的是，尽管项目组也试图将电子文件的职能鉴定理念引入电子邮件自动化鉴定中，但是在本阶段却没能完全实现，目前仍然需要档案工作者对电子邮件进行人工鉴定。最后，这个工具还支持对数据集中的每份电子邮件添加元数据，这能实现通过更高级别的途径进行电子邮件的识别，助力确定其保管期限。总体来看，本阶段电子发现工具可以在识别重复性电子邮件上起到良好的成效，是缓解电子邮件积压的有效工具。

（二）系统测试阶段的主要发现

系统测试阶段的主要发现也主要包括两个方面：

一方面，需要从前端控制和全程管理的角度对电子邮件格式进行规划。项目研究结果发现，维多利亚州政府原业务系统Lotus Notes中形成的NSF*电子邮件格式并不具有连续性特质，因为这种格式是一种无文档化的、专有的、二进制格式，并且仅依赖于Lo？ tus Notes客户端来访问数据，同时，支持NSF*电子邮件处理工具的可用性和访问权限也是受限制的，并且需要支付相当大的成本。这对于现有的两种电子邮件保存策略都存在较大威胁，特别是对于存储在磁带介质上的电子邮件来说，将非现行的电子邮件内容或已停用的电子邮件账户从在线存储转换到磁带介质中，已经是人为地割裂了电子邮件与原始组织环境，这极有可能导致未来这些电子郵件的不可读问题，严重影响其后续的可持续利用，不符合澳大利亚电子文件长期保存的基本要求，更是对澳大利亚数字连续性计划的违背。考虑到NSF*格式在保持电子邮件数字连续性上的缺陷，同时为了有效保护和实现电子邮件的长期保存，该项目针对现阶段存储在网络系统中的NSF*电子邮件，开发了一个格式转换的方案。但事实证明，这种格式转换会产生较大的额外成本，也会增加信息安全风险。总之，NSF*电子邮件格式并不适合长期保存和持续利用，为避免信息不可读的风险持续增加，项目组向维多利亚政府建议应该避免使用这类不安全且受限的格式。现在，维多利亚政府已经采纳其建议，并初步完成向Outlook和Microsoft 365电子邮件系统的迁移。

另一方面，针对电子邮件创新性提出线性化管理方案。电子邮件作为一种通信性电子邮件，本身构成较为复杂。该项目采用线性化方式将电子邮件本身以及与之相关的信息全部保存，使其内容、结构、背景全部显现。这样将电子邮件信息关联在一起的方式，首先，可以增进对组织职能的认知和理解，促进后续职能鉴定方案的实现，因为针对非结构性的内容信息很难开展职能鉴定；其次，保留了电子邮件的对话性通信本质，比较完整地保存了电子邮件的全部背景信息；再次，降低针对单份文件保存所带来的庞大的管理数量，进而降低管理成本；最后，有利于提高电子邮件的管理效率和利用效率。

此外，该项目在测试阶段还发现，电子邮件的管理需要强大的、安全性的处理环境，通常采取“上云”手段将大量数据传输到云环境中进行处理，但是这种方式也会导致电子邮件存在一定的安全风险，因此这个问题还需要在后续进行进一步探索。

四、对我国电子邮件管理的启示

（一）战略层面：高度重视电子邮件的价值

维多利亚档案馆专门实施电子邮件管理项目来探索电子邮件的自动化管理方案，虽然该项目很大程度上出于对成本和效率的现实考量，但是也足以体现其对电子邮件管理予以的高度重视，并且在项目规划上，始终将公务电子邮件作为公共电子文件的重要组成部分来进行统筹规划。相较于维多利亚州，我国对于电子邮件的重视程度则远远不够，虽然国家档案局在2021年发布的《公务电子邮件归档管理规则DA/T 32—2021》规定，公务电子邮件的收集、鉴定、整理、归档、保管、移交等环节应纳入单位电子文件归档和电子档案管理程序中。[11]但是在其他有关电子文件管理办法（如《电子文件归档于电子档案管理规范GB/T 18894—2016》《党政机关电子公文归档规范》等）中并没有涉及电子邮件管理内容和要求，电子邮件似乎与电子文件“割裂”。[12]总体上看，我国档案机构和其他相关部门需要进一步在战略层面上重视电子邮件和电子邮件管理，将其纳入电子文件战略中进行统筹，同时还要根据电子邮件本身的特殊性着力探索专门性数字化管理方案。相关单位和机构需要在认识电子邮件内容、结构、背景的独特属性，了解电子邮件管理的环节和存在难点的基础上，制定管理策略，规范实行措施。另外，还要结合机构自身实际情况，立足具体实践需求，建立电子邮件管理制度，开发电子邮件管理系统。

（二）应用层面：分阶段有序向前推进

维多利亚电子邮件管理项目分为三个阶段，即概念验证阶段、系统测试阶段和深化实施阶段，各个阶段都有其明确的目标和任务。每个阶段得出的结论为下一个阶段实施打下良好的基础，在此过程中不断寻求更优化的模式和工具来更好地保存电子邮件。这种分阶段实施的好处体现在两个方面，一方面，有效分解目标，避免资源和资金盲目地投入。将庞大的项目计划分阶段逐步开展，每个阶段性目标的实现都是下一阶段的工作基础，最终逐步实现远景目标，这样可以有效提升项目的可操作性。另一方面，便于控制风险，实现全程管理。对此，我国从中可以汲取的经验有：一方面，将全程管理理念和风险管理理念融入管理活动中。全程管理要求电子邮件形成、鉴定、保管等环节实施管控，不断调整管理策略，而风险管理则要求从全局出发，防范信息因自然、人为和管理等因素遭受损失的情况。另一方面，在重视电子邮件管理的前提下，制定相应规划并有计划地分阶段推进电子邮件管理试点工作。而在试点的具体应用层面，首先，可以构建平台和系统环境，研发管理工具，嵌入工具到环境中，使其相契合；其次，可以在小范围内进行测试，验证其可行性；再次，扩大测试范围，通过反馈，调整策略，进一步完善相关流程；最后，逐步实施应用。

（三）设计层面：以数字连续性理念为指导

2015年10月，澳大利亚国家档案馆（National Ar？ chives of Australia）制定了“数字连续性政策2020”（Digital Continuity 2020 Policy），其目的是促使澳大利亚政府在数字环境中建立更为高效的业务处理流程，进而有助于政策的有效落实。“数字连续性政策2020”的原则包括重视信息价值、在数字化环境下管理信息以及保障信息、系统、流程集成和互操作[13]，而数字连续性的要求包含对信息真实性、可靠性的保障，管理方式的数字化，以及信息保存、保护、管理应持续进行等[14]。维多利亚电子邮件管理项目本身充分体现了数字连续性的原则和有关要求，其在重视电子邮件价值的基础上，探索数字化管理电子邮件的方式，强调电子邮件管理、保护、保存的持续与连续，避免因为主体转换、格式转换、平台转换等出现信息的断裂。这也启示我们在探索电子邮件管理方案时，一方面要注意管理过程的连续性，即电子邮件从生成到长期保存，需要进行跨系统、跨平台的迁移，在这个过程中，需要信息环境、业务需求、内容格式要素的协同作用，实现覆盖数字文件全生命期、数字信息全流程、数字资源全要素的全面管控。另一方面要注意电子邮件内容信息的连续性，即通过各种技术手段确保电子邮件在跨系统、跨平台、跨格式的迁移和转换中具备可跟踪、可溯源、可关联和可控制的能力。

（四）实践层面：充分应用先进技术

进入信息化和数字化时代以来，将先进技术应用于文件档案管理领域是文档工作者追求的目标之一。维多利亚电子邮件管理项目将先进技术融入电子邮件管理之中，为我国提供了现实参考。维多利亚档案馆电子邮件管理项目的主要目标是探索电子邮件的自动化管理方案，从系统平台的搭建，到电子发现工具（e-Discovery）的开发、电子邮件管理过程中的格式转换，再到电子邮件的信息的线性化关联等，无不体现对先进技术的探索和应用。然而，部分先进技术其成熟性和与文档管理契合度有待验证，需要相关机构和人员积极探索求证。因此，维多利亚档案馆在整个项目过程中对于技术应用持有谨慎的态度，具体表现在进行人工复核、分阶段测试等。这启示我们需要采取谨慎态度对待新的先进技术在档案管理中的应用，深化大数据、云计算、自然语言處理、人工智能等新一代信息技术在电子邮件或是电子文件管理中的应用，从数字层面构建档案管理的新基建，推动我国档案工作的数字化转型。除此之外，应该革新技术，追求社会效益和经济效益的最大化。在现阶段实施的维多利亚电子邮件管理计划中，相关机构并不止步于对电子发现等工具应用，试图通过比较不同工具之间的使用效果来寻求更合理的方式方法，并开发识别非公共记录的域列表，改进分类方法和软件脚本等，这给予我国一定启示。就我国而言，可以发挥多方主体协同创新优势，提升先进技术与电子文件管理契合程度，如行政机关和档案主管部门可以加强统筹能力，提供应用先进技术必备的政策、制度、资金、人才保障；高校等科研机构、技术部门或其他社会组织可以突破既有的技术障碍，优化已应用的技术，创新发展更高效的模式模型。

*本文系国家社会科学基金青年项目“数字政府背景下电子文件单轨制管理的数字连续性保障框架研究”（项目编号：19CTQ036）的阶段性研究成果。

注释及参考文献：

[1]冯惠玲，刘越男.电子文件管理教程[M].2版.北京：中国人民大学出版社，2017：282-290.

[2]田呈彬，王宁.从希拉里“邮件门”事件谈我国政府的电子邮件风险管理[J].北京档案，2017（10）：37-40.

[3] The National Archives.Email and Internet Policy[EB/OL]. [2022-03-14]. https ： // discovery.nationalar？ chives. gov. uk /details /r/d6f0da0f -eb77-4769-85dc-71761f678c3d.

[4]New York State Archives.Developing a Policy for Managing Email[EB/OL].[2022-03-14].http：//www.ar？ chives.nysed.gov/common/archives/files/mr_pub85.pdf.

[5]TheNationalRecordsandArchives.EmailManagement[EB/OL].[2022- 03- 14].https：//www.archives.gov/records -mgmt /email-mgmt？_ga=2.139872116.672268851.1647061480-314448316.1643954242.

[6]北京市人民政府.办理保全电子邮件公证咨询[EB/OL]. [2022-03-11]. http ： // banshi. beijing.gov.cn/ pubtask/task/1/110000000000/4823a389- 9d24- 4e55-bdf6-84f4626d5058.html？locationCode=110000000000.

[7]中华人民共和国国家互联网信息办公室.关于加强党政机关网站安全管理的通知[EB/OL].（2014-05-10）[2022-03-14].http：//www.cac.gov.cn/2014-05/10/ c_1112142115.htm.

[8]Public Record Office Victoria.Email appraisal， dis？ posal and preservation project[EB/OL].（2020- 11- 06）[2022- 03- 14].https：//prov.vic.gov.au/sites/default/files/ files/Govt% 20Services% 20General/Email- Stage2- Proj？ ect-Summary-Report-2020.pdf.

[9]Public Record Office Victoria. Victorian Elec？ tronic Records Strategy： Digital Forever 2018-2021[EB/ OL].[2022-03-14]. https：//prov.vic.gov.au/sites/default/ files/files/VERS/VERS_Digital_Forever_2018-2021.pdf.

[10] Victorian Legislation.Public Records Act 1973[EB/OL].[2022- 03- 10].https：//www.legislation.vic.gov. au/in-force/acts/public-records-act-1973/041.

[11]中華人民共和国国家档案局.公务电子邮件归档管理规则：DA/T 32—2021[S].北京，2021.

[12]侯衡.InterPARES电子邮件长期保存策略研究及启示[J].档案学通讯，2018（04）：20-26.

[13]National Archives of Australia.Digital Continuity 2020 Policy[EB/OL].[2022- 07- 4]. https：//www.naa. gov.au/sites/default/files/2019- 09/Digital- Continuity-2020-Policy.pdf.

[14]肖秋会，伍黎丹.澳大利亚国家档案馆的数字连续性计划研究[J].信息资源管理学报，2015，5（4）：19-23.

作者单位：1.中国人民大学信息资源管理学院2.中国人民大学档案事业发展研究中心