大数据背景下科研档案信息资源管理探究

摘 要：科研档案具有一定技术性、专业性，对保密程度要求较高，一旦泄露会造成巨大的经济财产损失。大数据技术发展使得科研档案管理更加多元化，如何应用大数据技术实现信息资源管理规范性，提高科研档案信息的保密性是管理人员需要重点考虑的内容。本文探讨大数据背景下科研档案信息资源管理策略，为相关人员开展具体档案管理工作提供借鉴。

关键词：大数据技术;信息平台;科研档案;资源管理

引言

大数据技术推动科研档案管理向信息化、数字化方向转变，数字信息技术应用使得档案归档、整理、提取等效率大大提升。但受互联网性质所影响，档案资源极易丢失、系统平台也极易遭受黑客攻击，导致信息资源外泄。因此，在大数据背景下，对科研档案进行管理需要考虑其规范性、效率性的同时，也要注重档案信息资源的共享与保护。

一、科研档案信息性质

科研档案一般是指科研活动研究所形成的档案信息，按照其内容可以分为科研过程、科研成果、科研数据等多种内容。科研人员将科研准备工作、项目申报过程、项目研究成果等记录在一起形成档案，具有丰富的保存价值与应用价值，是单位重要的信息资源。科研人员将大量的科研信息分类整理形成档案，包括科技知识、实践技术等内容，是推动技术进步、研究成果应用的重要资产。科研档案的作用在于不断推动科学研究的深入，为后续科研工作开展奠定良好基础。通常情况下，科研档案具备创新属性与技术属性，是对科研人员智慧的总结，可以推动相关行业的变革发展。因此，科研档案具有一定的技术性、保密性，科研档案的管理与常规档案管理模式不同，对档案性质分类、归档的要求比较高，需要以严格的档案规范为基础。在大数据背景下，基于数据模块实现对各类档案的分类管理，将其储存在数据库和信息平台之上，需要改变现有管理模式，需要制定与之相匹配的管理策略。

二、大数据背景下对科研档案信息管理提出的新要求

1.适应时代发展的新视野

大数据技术发展对科研档案管理提出更高要求，信息化、数字化的管理模式可以改变传统管理模式中的效率低、分类难等问题，这是数字化时代发展对科研档案管理提出的新要求。相关机构、部门应具备时代发展的新视野，根据整体工作发展需要建立信息管理平台，基于通信技术、模块化技术实现对各类科研档案信息的分类、整合、归纳、分析，以大数据平台为基础开展相应的管理工作。

2.创新管理模式

传统管理模式已经无法适应大数据背景下科研档案管理的要求，大部分机构已经开展或完成自己的档案数字化转型，产生的大量数字档案通过信息系统平台进行管理。信息系统平台的应用，科研档案的综合管理，均需要建立与之相匹配的管理模式，通过应用新兴的管理措施与管理办法，在原来的管理模式上进行创新，实现科研档案信息资源的科学管理。

一方面，信息技术的发展改变了人们对信息使用的方式与需求。另一方面，数字化科研档案管理环境、要素等因素的改变，科研档案信息管理的模式已开启创新之路。科研档案信息呈现出的模块化、数字化特性、档案全流程管理与服务等对管理模式提出了更多更高要求。唯有创新管理办法，探寻更优模式，方能实现对现有科研档案资源的合理配置，提高信息管理的效能。

3.理论与实践相结合的人才战略

传统观念中档案人员以熟练技术为主，信息时代的全速推进促使档案人员必须通过学习各种理论与技能来提高自己的工作水平。大数据背景下科研档案管理需要引进更多的专业化人才、复合型人才，其不仅需要具备档案管理相关专业知识，還需要熟悉数据平台，可以熟练操作数字软件，将其应用到档案储存、信息分类、模块管理之中，以电子记录的方式进行科研档案储存、传递，实现管理质量的提高。

同时，高素质、专业性强的研究型人才是档案管理创新发展的核心，唯有在科研档案信息管理方面进行专业领域的研究与创新，方能推进各类档案工作的可持续发展。

4.保密性与技术性完善

大数据背景下科研档案信息资源管理对管理技术与管理保密性提出了更高要求。基于科研档案的性质与特点，科研档案信息的安全、保密应具备更严格、更具体的标准与要求，因此，在大数据背景下需要加强加快信息资源保密技术的配套研发与应用，避免在管理过程中出现信息资源泄露的情况。此外，科研档案具备一定的技术属性，需要按照技术规范对其进行分类整理，增强后期利用便捷性的同时避免管理过程中出现资源混乱等情况，影响档案管理质量。

三、目前科研档案信息资源管理普遍存在的问题

1.管理意识滞后

部分单位尝试将数字信息技术应用到科研档案管理之中，但其在建设过程中需要投入一定成本，各机构在推进过程中存在困难。同时，部分机构的决策层领导一般会认为科研项目的立项、过程与结果比较重要，对科研档案的管理技术、方式等重视不够，没有重视科研档案于后续研究工作的积极意义。部分科研单位仍沿用传统的管理模式，即使在数字化管理建设过程中，也没有建立与之相匹配的管理策略，导致管理效率较低，档案信息使用效果不佳。

2.基础设施薄弱

信息化、数字化科研档案管理需要以完善的网络基础设施、通信设施为保障，计算机硬件、软件平台等是科研档案管理信息化的基本条件。目前，部分科研单位的基础设施多年来未得到改善，档案管理的基础设施建设明显不足与落后。

以数据库为基础的科研档案管理应在档案信息系统平台中具备多元管理功能，设置多元管理模块，其中应包括信息共享模块、档案分类模块、档案修正模块、档案提取模块等，不同模块分别承载科研档案管理的各项功能。除此之外，科研档案应具有保密性，对信息系统平台的安全性和保密性应有特殊技术处理。同时，基于知识产权等问题，应在信息系统平台中按照登录账号进行查阅等功能分配，避免出现档案泄露、丢失、破损等问题。目前，很多科研单位的平台功能并不完善，无法提高管理效率、实现管理质量的最优化。

3.复合型人才紧缺

信息化科研档案管理转型发展过程中对人才的要求更高，传统的档案管理人才无法满足信息化档案管理的客观需要。基于信息技术、网络技术实现对档案的综合管理，需要管理人员熟练地操作工作软件，在专业知识的基础上，满足信息系统相关功能的要求，实现对档案的科学管理与保护、利用等目标。以往的纸质管理模式对档案工作人员的要求不高，基于时代背景的变更，需要更多复合型人才参与科研档案管理。但基于主观印象或人才待遇等问题，从事档案管理专业或复合型人才较少，导致目前科研、档案管理岗位具备专业或复合型知识的人才明显紧缺。

4.保密环境不完善

目前，大数据背景下的科研档案信息资源管理主要存在保密环境不够完善的问题，大量科研信息资源档案的保管需要非常严格的系统环境，该环境搭建需要具有相应要求的网络、系统、平台等。软、硬件的变更存在一定成本，导致部分安全保密环境未得到及时完善，给大数据背景下科研档案信息资源的管理带来较大风险。

四、大数据背景下科研档案信息资源管理的对策建议

1.提高领导的重视程度

大数据背景下科研档案管理应取得领导层的高度重视，给予更多支持。领导层意识到科研档案对于自身发展、建设的积极效果，将进一步使其融入具体的科研项目开展、落实与优化工作中。加强对信息化科研档案管理的重视应从以下几点出发：

首先，领导层给予高度支持，做好顶层设计工作。积极推动大数据技术的应用，在科研项目开展各个阶段对科研档案进行分类管理，按照档案类型、档案内容、档案重要性进行细分，满足科研档案的信息化管理需求。

其次，充分认识大数据背景下对科研档案管理提出的要求，领导层针对科研档案管理工作制定相应措施，将科研档案科学管理工作与单位战略发展挂钩，从战略角度开展科研档案管理工作。

最后，科研单位应注重对科研档案信息化過程路径的分析。大数据环境对科研档案提出新的要求，改变以往的管理理念，需要领导层与管理部门做好部署，学习先进的管理理念与管理知识，将其应用到科研档案信息资源管理之中。

2.培养高素质人才大数据背景下的科研档案管理对人才的要求更高，从事档案管理人才不仅需要具备相应的档案管理知识，应用先进管理理念，同时也应具备信息技术操作能力，可以熟练操作档案管理软件，发挥软件系统的各项功能。此外，科研档案管理人才需具备专业素养，对科研档案信息资源的管理和利用有前瞻性的思考，为以后的发展提供依据。

人才培养应从两个角度出发：一是加强人才的信息化能力与管理知识培养。二是加强人才的专业素质与道德素质培养。首先，科研单位应提高档案管理人员的薪资待遇，吸引社会上的高素质人才参与单位的科研档案管理工作。引进的人才必须具备相关工作经验，有足够的学习能力，从而了解档案信息系统平台功能，且具备先进的管理理念，可以自主解决信息化、数字化管理中的问题，实现对科研档案的科学管理。其次，科研单位需要注意人才的专业素质与道德素质，采取考核、评估等多种手段对人才的专业素养进行了解，科研单位必要时可以提供应用素质教育、培训的方式让科研档案管理从业人员对职业规范、职业准则等进行学习。在日常工作中潜移默化地影响科研档案管理人员思维，让他们能够了解科研档案的重要性，引导他们的使命感、责任感。

大数据背景下科研档案管理对人才的需求更加紧迫，引进或者培养适宜的人才需要一定的时间，科研单位需要坚持“宁缺毋滥”的原则，选择适宜的科研档案管理人才。

3.完善基础设施建设

（1）完善的基础设施是大数据背景对科研档案管理提出的新要求，应用大数据技术实现对科研档案信息资源的处理、分析、整合、归纳，应用信息系统平台实现对科研档案的上传、整理、传递，对平台上的档案资源进行修正，需要以完善的软、硬件设备设施作为基础支撑，确保科研档案管理工作发挥自身的资源管理功能。

首先，管理部门应重视基础业务的开展，投资建设支持档案管理的通信网络，配置计算机系统与软件平台合作应用其模块开展档案管理工作。基础设施建设以数字化资源建设为主要内容，系统平台、硬件结构、软件结构的要求均应明确，符合科研单位的档案管理需求。

其次，档案的搜集、整理、分析、提取等工作均应以数据库为基础，以数据库为核心实现科研档案管理功能的完善。科研单位应建设档案资源库，将档案资源储存在资源库之中，要对储存规范、储存要求进行明确。

最后，完善的基础设施建设需要符合时代的发展需求，随着大数据技术的不断完善，云计算、智能技术、物联网技术等在资源管理中的重要性越来越明显，均需要以完善的基础设施为依托，科研单位需要高度重视信息化、数字化基础设施的完善与改进。

（2）大数据环境下的科研档案信息资源科学管理应基于档案信息系统平台实现。科研单位应与软件开发运营商开展合作，基于大数据平台设置主控页面，实现对各大功能模块的科学应用，为科研档案管理工作提供便利。

首先，科研单位应注重信息系统平台功能的模块化设计，按照科研档案性质与内容，设置相应模块，分别负责不同类型档案资料的存、管、用。管理人员可以通过登录信息系统平台准确地查阅所需信息，下载档案资源文件，提升查档工作效率。

其次，科研档案管理需要设置不同级别的管理权限。科研档案的审阅与下载权限应针对单位内不同等级、不同职位的人员赋予不同的权限。通过信息技术手段避免账号泄露导致科研档案外流、泄密。

最后，基于大数据平台的科研档案管理需要加强数据库系统的防护。科研档案信息资源中有很多重要性文件，为避免黑客通过网络攻击系统，盗取科研档案资料，需要采用多重安全防护手段。通过设置应用防火墙技术、Web加密技术、地址加密技术等，对信息系统平台进行防护，为科研档案管理工作开展创造安全环境。

4.优化管理制度内容

大数据背景下的科研档案管理制度应进行升级变革，传统管理制度已满足不了现有需求。因此，在以往的管理制度上逐渐进行优化，落实新的权责管理与内容管理等制度。科研单位应建立与数字背景相应的管理细则，明确科研档案信息资源管理工作规范，对数字档案信息资源的收集整理、档案信息系统平台的使用与档案信息资源的利用提出明确要求。

大数据下的科研档案信息资源管理工作应重新制定新的管理制度、管理模式，落实新的管理方法与管理准则，进一步提高科研档案信息资源的科学管理，规范其流程与职责分工，整体提升科研档案信息资源的质量与效能。

五、结论

综上所述，科研档案信息资源管理在大数据时代的背景下具有复杂性、系统性与多元性。相关部门应从上至下加大重视程度，为基础设施建设提供保障，为信息系统平台的完善提供支持，充分发挥数据技术的应用潜力，做好网络、系统平台的保密技术防护工作，保证档案信息资源的安全。相关单位、部门应结合现有的档案信息资源管理模式，制定与之相匹配的管理措施与管理制度。

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（作者单位：湘潭大学 /中国科学院声学研究所 ）

基金项目：本文系中国科学院档案馆专项课题（课题立项批准号：2020-B-02-01）“海洋科研数据归档与管理研究”的研究成果。

作者简介：张涵（1986—），女，汉族，博士研究生，工程师，研究方向：档案学，档案服务，档案资源管理。