文书档案管理效率的提升路径分析

秦亮

摘 要：在事业单位的管理工作中，一个重要的项目就是文书档案管理。这项工作的开展情况与其他的工作有着密切关联，会直接影响到事业单位各项工作的进度和效率。因此，必须要强调文书档案管理的高效落实，明确其所具有的重要价值和意义。本文分析了文书档案管理的重要性，论述了在当前事业单位文书档案管理工作中所存在的问题和不足，并提出了文书档案管理效率提升的有效路径，以供参考。

关键词：文书档案;管理;效率;提升路径

文书档案收集和整理了事业单位原始的工作记录，为各项工作的开展，提供强有力的依据。现阶段，面临着事业单位的深化改革，因此文书档案管理工作环境也发生了明显变化。为了符合现代文书档案的管理需要，就要根据当前的管理现状，采取科学的、可行性的管理措施，通过创新管理方式和手段，实现高效率文书档案管理工作的开展，促进事业单位档案管理质量水平的提升。

一、文书档案管理的重要性

文书档案就是在事业单位发展的过程中形成的各种资料，囊括了事业单位各项发展数据，而且还具有多种类型，其中包括会议记录、通知、总结、通告、信函等。对文书档案所开展的管理工作，就是在分类整理文书的基础之上，通过科学的方法，按照相关的标准和规定，从系统性的角度划分文书档案，并做好后续的文书档案保管工作。因此，事业单位的发展时间越长，发展历史越悠久。也就具有更加庞大数量的文书档案，进一步提高了档案管理的复杂程度。所以在实际管理工作落实的过程中，面对大量的文书档案管理任务，会产生巨额时间和精力的消耗，同时还容易出现失误和纰漏。

从本质上来看，文书档案管理工作具有书面记录的特点，以事业单位的发展进程和各项活动作为记录内容，涉及广泛的工作内容，如会议材料、工作计划、文书报告等。在事业单位的日常工作中，会产生各种各样的文字信息，对于其中具有价值的信息资源，通过固有的模式，做好文字的整理和记录，并且在具体的规定与要求的基础上，对于所形成的文书档案进行系统排列，做好存放和管理工作，便于随时查取。在事业单位的档案建设中，以文书档案作为核心内容，其有着较高的参考价值。经过科学、有序的文书档案管理工作，能够针对一些重要的、價值高的档案信息，进行长期保存，从而实现重要文件的循环利用，有助于日后档案资源开发利用。只有在文书档案管理中，投入充足的人力、物力资源，加强对于其科学管理，这样在需要的时候，才能够快捷查找和使用，有利于事业单位各项决策的精准性提升。文书档案管理不仅是提供信息服务的基本保障，同时其所提供的凭证，还具有一定的法律效力。在文书档案的内容中，会对事业单位的发展历程进行详细记录，具有一定的真实性，因此决定了文书档案具有法律效力。一旦发生意外情况，通过文书档案的有关记录，能够提供强有力的证据，从而对于各种事件的处理和判定，提供具有法律效力的凭证。由此可见，在事业单位的发展过程中，文书档案管理发挥着重要的作用，将会对单位的各项决策造成直接的影响。因此，应设置专职人员负责文书档案管理工作，并且提高人们对于该项工作的重视力度。通过强化文书档案管理，做好整理工作，从而提高信息服务的水平，确保最大程度发挥档案资源价值。

另外，在文书档案工作中，通过先进的数字化、自动化技术应用，也能大大提高管理效率，降低管理人员的工作量，同时还能够实现数据共享，节约数据的检索时间，提高信息查询的效率，便于对档案信息进行循环开发和运用。

二、事业单位文书档案管理工作存在的问题

随着事业单位的发展，在各项工作、活动的开展中，会留下大量的文书档案。因此，面对冗杂的信息资源，要想提高对其开发利用的科学性和合理性，促进各个工作流程顺利开展，就要确保文书档案管理工作的高效推进，不断提高管理质量。但是，当前在事业单位中，针对档案管理方面的工作，在实际的开展过程中，依然存在一定的问题和缺陷，不利于管理水平的提升。

1.缺乏对文书档案管理的认识

现阶段，很多事业单位并未高度重视档案管理工作，没有意识到该项工作的重要性和价值。甚至在一些单位，没有针对档案管理设置专职的部门，而是由各部门自行管理。因此，在具体操作中，由于负责档案管理的人员不具有较高的专业性，档案管理理念认识不到位，因此管理工作规范性不足，都会影响到文书档案的完整性和有效性。

此外，负责档案管理的人员要完成兼职档案管理工作，还要确保完成本职工作，在这种情况下，不仅会造成其本职工作效率低下，还难以有足够的时间和精力开展好文书档案管理，使得档案管理的质量无法保证。由于这种兼职工作性质，导致档案管理人员工作责任感不强，不利于管理效率的提高。长期下去，就会造成档案管理和单位的发展存在脱节现象，不利于事业单位的顺利发展。

2.缺少规范的管理制度

在事业单位中，对于文书档案管理并未确立明确且规范的制度，所开展的管理工作具有较为明显的盲目性和随意性，从而导致管理工作混乱。文书档案管理工作具有综合性、系统性的特点，如果在工作开展中没有严格的制度约束和规范，就会使各项操作缺乏专业性，影响工作效率。一旦在具体的管理工作中出现问题。容易出现责任推诿的现象。并且由于缺少制度的保障，也会使得实际分工不明确，增加文书档案管理工作的开展难度。另外，由于各项制度的缺失，没有健全的奖惩制度，也难以对档案管理人员起到良好的激励效果。长期下去，不仅会影响档案管理人员工作的积极性，同时还会导致人才流失，造成档案管理岗位的空缺。

3.管理人员专业素质有待加强

在档案管理中，工作人员是各项操作的执行者，因此人员作为一个关键要素，其专业素质会对档案管理工作的效率和质量造成直接的影响。现阶段，在事业单位，文书档案管理工作缺乏健全的人员组织结构，人员、岗位安排混乱，限制了管理效率的提升。由于事业单位对于档案管理工作的重视程度不足，往往对该项工作没有配备足够的人员，而且人员的专业性和业务能力都有所欠缺。管理人员对档案管理的内容和规范要求缺乏明确的认识和了解，常常会出现各种工作失误，造成管理混乱。由于人员的工作能力不足，只能做好基础的档案收集和整理工作，难以结合事业单位的发展现状，开展相关档案信息的课题调研。很多档案管理人员在进行档案资源的开发和运用时，不能够熟练运用信息技术，大大降低了档案管理的信息化水平，不利于档案管理效果的实现。

4.管理技术手段落后

随着信息技术的飞速发展，各种信息资源呈现爆炸式的增长，因此也对档案管理作出了全新的要求。但是，一些事业单位的档案管理工作信息化程度不足，各种网络基础设施建设具有滞后性，缺少足够的资金和技术支持，导致档案信息化建设进展缓慢。很多事业单位开展的档案管理工作缺少创新意识和理念，依然采用以人工为主的传统档案处理方式，无法实现对档案的高效整理和分析，使得整个工作效率低下，也不利于信息化档案管理的推进。由于用于档案管理的资金有限，因此在技术更新和升级方面往往存在资金匮乏的问题，从而使得档案管理工作的信息化水平不高，加剧了管理人员的工作难度和强度，无法符合当前社会对于档案管理的多元需求，难以提供优质的信息服务。

三、文书档案管理效率的提升路径

1.提高档案管理认识水平

为了确保档案管理工作的顺利开展，前提就是确保管理人员对该工作具有正确的认识，这样才能够从思想层面上让人员具有端正的工作态度，认识到档案管理工作的重要价值和意义，促进管理效率和质量的不断提升，在实际工作中，严格按照各项规章制度，有序开展管理工作。档案管理人员要提高管理行为的规范性，树立起高度的责任感，同时还要积极进行思想观念的革新与转变，确保管理责任的落实，促进档案管理工作的持续性开展。各个部门的领导人员要充分发挥模范带头作用，对于档案管理工作具有正确的态度。为了加大对于该项工作的重视力度，在事业单位内部应进行独立部门的设置，专门负责文书档案的管理，并安排专业人员开展科学管理，防止由于兼职情况造成管理混乱。

2.确立完善的管理制度

事业单位要结合当前的发展现状，进行文书档案管理制度的确立和完善，确保其符合单位档案管理的需求，能够适应现阶段的发展特点。为了提高制度科学性、合理性，要充分贯彻以人为本的理念，进行各项规章制度的制定，确保实现对档案管理工作现状的改善，充分调动管理人员的工作热情，让其更加积极地做好管理工作。在制度的制定和落实过程中，也要不断渗透档案管理的现实需求，做到持续健全和完善，从而让所设置的各项制度在实施的过程中具有较高的合理性和可行性。如果在制度落实的过程中，存在一定的问题和缺陷，也要及时做出相应调整，确保文档管理工作的顺利开展。同时，还要重视对奖惩制度的设置，促进档案管理部门的优化，针对工作表现良好、工作态度认真的人员，要适当对其给予一定奖励，不断增强人员的工作信心，调动其工作积极性。而针对工作态度不端正、消极怠工的人员，也要按照制度对其采取相应的惩罚，从而起到警示的作用。

3.提高管理人员的专业素质

现阶段，文档管理工作人员在专业素质上还有较大的提升和改善空间。因此，事业单位要重视对文档管理人员的培训教育，通过定期开展培训工作，确保其理念和工作方式都能够做到与时俱进，丰富他们的文档管理知识，提高管理技能。要想促进培训质量和效率的提升，事业单位要善于把握契机，确保所开展的培训能够更易于员工接受和理解，确保培训效果的实现。针对文档管理人员所开展的培训教育，不仅要重视专业理论知识的教育，同时还要强调思政内容，通过思政教育的推进，从整体上提高人员的思想认识水平，端正管理人员的工作态度，使其更加积极主动地做好档案管理工作，提高服务水平。除了要落实好培训工作，还要做好人员的招聘，确保所招聘的文档管理人员具备扎实的专业知识，能够熟练运用各种管理技术和软件。在人员上岗以后，要定期开展工作考核，采取多样化的考核方式，确保考核结果的公正性和合理性。创新传统的考核手段，在考核工作中融入互动性的考核方法，并且将考核结果和员工的薪酬福利挂钩，确保考核成效的实现，从而激励员工不断进行自我工作能力的完善和提升。

4.构建信息化管理平台

随着科技水平的提升，在当前的文档管理中也不断渗透和融合了各项信息技术的运用。在信息化建设进程不断推进的过程中，一项重要的内容就是信息化平台的构建。事业单位的领导人员要对档案管理信息化建设具有高度的认识，加强对档案部门的各项基础设施的建设，通过软硬件设备的引进和应用，为信息化平台建设提供技术和设备的支持。通过现代化信息技术在档案管理中的运用，能够提高档案处理的效率，并可借助信息化管理平台，更加便捷地进行档案资源的利用。

因此，事业单位要在完善有关机制的基础上，重视管理人员信息素养的提升，强化信息技术的培训教育，从而推进信息化平台的构建，更好地服务于文档管理工作。管理人员通过信息技术的培训，能够熟练操作和运用信息平台，提高档案管理工作的自动化水平，促进纸质文档资源朝数字化资源的发展和转型。依靠大数据技术的运用，能够以事业单位的各项工作为中心，加强档案管理课题研究，将文档的价值和作用发挥出来。

5.优化文档管理流程

对于文档管理来说，这项工作不是独立开展的，而是和其他部门的工作具有紧密的联系，因此为了实现文档管理效率的提升，就要在实际工作中加强和各个部门之间的沟通与协调，这样才能够获得各部门的支持。档案管理部门也要积极听取其他部门的意见，对自身的工作进行改进和优化，提高文档管理的精细化程度，修正其中存在的不合理问题。同时，还要主动学习与借鉴其他单位开展档案管理工作的优秀经验和案例，结合本单位的工作实际，对优秀经验选择性吸收，从而促进自身管理流程的不断完善，避免出现管理问题和失误，对之后的档案利用与开发，打下良好的基础。

6.创新管理方法

在网络信息技术不断进步发展的背景下，档案信息诉求也变得更加多样化。因此，档案管理部门也要紧跟时代的发展脚步，不仅要积极更新管理思想和理念，还要促进管理方法的创新，确立起大数据思维，在数据库中收纳数字信息资源，确保对于档案信息的使用，能够提供远程服务。

另外，也要加强对信息技术的更新和升级，确保采用先进的技术手段，促进文书档案管理工作的改革，实现工作水平的持续提升。

四、总结

综上所述，在事业单位的管理工作中，文书档案管理占据着重要地位，因此为了改善当前的文档管理现状，就要打破传统工作模式的局限，立足于实际情况，促进文档管理方式的转变，完善管理制度，提升人员的专业素质水平，加强对于文档管理的信息化建设。

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（作者单位：福建省邵武市环境卫生服务中心）