信息技术在医院档案管理工作中的运用探究

摘 要：随着互联网技术的快速发展，信息技术在我国各行业领域都得到了广泛运用，为很多行业的发展提供了动力与便利性。医院档案管理工作是确保整个医院有序运转的重要部门，而信息技术在医院档案管理工作中的有效运用，给医院档案管理工作注入了活力与动力，从而推进了医院档案管理工作效率的稳健提升。在传统的医院档案管理模式下主要是以办公纸质化模式来开展，但是随着绿色环保理念的不断深入，当下无纸化办公才是档案管理工作的未来发展趋势。

关键词：信息技术;医院档案管理;运用策略;探究

医院作为人们身体健康的重要保障组织机构，可以向人们提供种类复杂且多样化的医疗救治服务，同时人们还可以在医生的合理指导下保持良好的生活习惯。医院档案管理工作虽然不直接参与患者的医疗救治服务，但是其作为保存患者医疗救治记录的部门，其作用与价值是不可估量也不可忽视的。当无纸化办公与医院档案管理工作相结合时，信息技术的合理运用能够为医院档案管理工作带来很大的便利性。本文立足于信息技术的角度，通过研究其在医院档案管理工作中发挥的重要作用，及其在融入医院档案管理工作中所遇到的问题，浅谈信息技术在医院档案管理工作中的有效运用策略。

一、信息技术在医院档案管理工作中发挥的重要作用

1.利于保护档案且便于患者的调阅

医院档案作为有效连接医院与患者之间的重要桥梁，要想了解档案管理工作是否可以向患者提供更加人性化、合理化的档案管理服务，在患者查阅病历档案的时候就可以很直观地体现出来。在传统医院档案管理工作进行时，患者想要查阅相关病例需要亲自到医院的档案管理部门，现场调档，以及复印相关的病例。这种病例的调阅模式非常烦琐，给外地无法亲自到现场的患者带来很多的不便利。

除此之外，纸质病例由于长期保存、反复借阅和复印，导致很容易出现破损的情况，极大影响了纸质档案的长期保存与管理。随着信息技术在档案管理中的有效应用，促使电子病例档案的大范围应用，可以很好解决纸质病例档案不利于长时间保存的问题，而患者想要借调病例档案时，只需在互联网上提交借阅申请就可以，等到申请通过医院就可以与患者进行电子病例档案的信息交接了。这种无纸化的办公方式极大方便了患者，同时也有效提升了档案管理工作的效率，为更长久的保存档案奠定了良好基础。

2.提升归档效率，规范化档案管理

医院档案管理工作涵盖的内容与种类多且杂，所以在档案归档过程中，由于人为不当操作或者是档案管理人员的能力有限，很容易产生档案归档错乱的现象，就算后期发现错误的存在，但是想要将档案归档到正确的类目却是非常困难的事情，并且需要浪费大量的时间去纠正之前所犯的错误，导致整个医院档案管理工作的效率大幅度降低。通过运用信息技术建立医院档案管理信息化系统，将所有医院档案形成电子化，可以有效实现排序以及查找功能，极大程度上解决了纸质档案管理混乱的问题。档案管理人员想要查找病例档案时，只需要将关键词或关键字输入搜索栏当中，就可以马上获取自己需要的信息，而针对档案归档的问题也可以通过信息技术实现快速归属，档案管理人员可以通过搜索或者是查找档案类目表，从而实现快速查找功能等。信息技术在医院档案管理工作中的有效应用，极大减轻了档案管理人员的工作量，提升了档案管理工作效率，推动医院档案管理工作以更加规范化、合理化以及有效化的形式展现出来。

3.档案管理更精细且避免重复存档

医院想要稳定正常的运转需要各个部门之间的相互协作，在医院的日常运转过程中每个科室都发挥了特有的作用，并且都具备独有的特色以及相同的流程，这些都会在医院档案信息中有着非常清晰地展现。针对这些重复性的档案资源怎样开展汇总与归档工作，其实对于档案管理人员的专业能力有很高的要求。此前的纸质档案由于是人工操作，所很容易产生重复性的工作，档案管理人员在数量庞大的档案信息中无法有效挑选出重复的档案。信息技术是以大数据、互联网为依托的先进技术，将信息技术应用于医院档案管理工作中，档案管理人员只需将档案的关键词输入搜索栏中就可以进行快速查找，系统则会根据关键词识别保存过的档案，在档案的详细信息中则会显示其上次的修改时间、档案名称等一系列信息，极大降低了档案信息的重复率。

4.简化工作量，利于档案长期保存

医院的档案管理时长必须严格遵照国家的相关档案管理条件来执行，而医院档案管理又属于特殊职业的档案管理，其管理期限往往会从患者的首次就诊至患者的最末次就診之间相隔数年，这种情况的出现极大提升了档案管理工作的任务量。医院每天都有大量的患者进行就诊，如果档案管理人员依然沿用传统的方法手工录入病历，是无法根据患者的每次就诊时间来为患者病例的存档工作，因为这样的工作量是非常大的。但是，将信息技术应用于医院档案管理工作中，可以实现实时的档案管理目标，很好解决以上的困难与弊端。值得关注的是，只要患者所持的证件信息不变，那么档案管理人员就可以根据患者的证件信息进行入档，这样在患者下次就诊时可以通过搜索患者的证件查阅到档案信息。这样有利于医生了解患者上次的就诊时间以及病例了解患者的既往病史，为患者的有效就诊提供便利条件，同时也为医生提供了重要的病例数据信息，极大推进了医院就诊工作效率，为我国的医疗事业有序发展奠定有利基础。

二、信息技术在融入医院档案管理工作中遇到的问题

1.信息技术与医院档案管理模式不匹配

信息技术在医院档案管理工作中的有效应用，可以起到优化和简便档案管理流程的作用，极大增强了档案管理人员的工作效率。但是，由于我国幅员辽阔，地区经济发展不均衡、不充分，发展滞后地区的医院档案管理工作手段还停留在传统阶段，也就表现出了信息技术与医院档案管理模式不相匹配的现象，最终极大影响了信息技术发挥出真正的实力与作用。

此外，一些私立性质的医院把更多的关注点放在了盈利上，忽视了提升医院信息化管理技术，阻碍了医院的良好发展，对医院的可持续发展造成了诸多不良影响。纸质档案管理过程中档案管理人员只需要针对纸质资料进行保存、审核、归档等一系列操作即可，但是电子档案的有效管理是建立在档案管理人员的办公自动化专业能力上，因此对档案管理人员有一定的专业能力要求。要知道，电子档案管理系统不是短时间内就能全面掌握的，医院既要高度重视档案管理的技术更新，同时更要重视档案管理人员专业素养的提升，针对软件人才方面的建设工作需要引起高度重视。信息技术在医院档案管理工作方面展现出了突出的优势与作用，想要做好医院档案管理工作不仅需要依靠信息技术，还需要行之有效的管理模式与专业化的人才团队加持，信息技术才能发挥其真正的作用与效果。

2.医院档案管理人员对信息技术认识不足

要知道，不论是新政策还是新技术的运用与落实，往往都会遇到诸多的阻碍与困难。最主要的原因就是人们的惰性心理，由于熟悉了此前的工作流程与方法，如果实施全新的政策或者技术，工作人员需要重新学习或者适应，从而加大了工作量，导致工作人员很难接受全新的流程与方法。

想要充分发挥信息技术在医院档案管理工作中的真正作用与价值，档案管理人员应对信息技术有深入地认识，要有效打破这些思想壁垒和观念禁锢，就需要从医院领导至基础医护人员都深入地认识信息技术，在思想观念上有所转变。此外，医院档案属于特殊的机密性资料，有些人并没有对它的保密性给予相应关注，但是要知道患者的病例其实是具有保密性的。而在电子档案系统中每个档案管理人员都有一个独立的账号，每个人都用自己独有的账号进去查阅患者的病例档案，并且只有档案管理人员才有权限查阅和抽调患者的病例信息。而为了进一步保障患者档案的机密性，同时，也为了网络安全，档案管理人员可以对电子档案系统进行加密处理，也可以通过安全设定来保证档案的机密性。但是，很多医院管理层对档案管理工作并没有很强的保密意识，所以在系统平台的安全设置方面存在很大的漏洞，这样很容易由于网络安全问题导致患者病例、敏感信息等重要资料被盗取。

3.信息技术档案管理不具备完善管理制度

想要推进医院档案管理工作的有效开展，那么必须基于以健全的管理制度为指导，当信息技术在医院档案管理工作中有效运用，医院档案管理制度也应该做出相应的调整与完善，这一问题在数据资料提取环节表现得更为明显。如何可以在确保档案信息安全的基础之上，让整个档案管理工作的流程衔接得更通畅，则是当下电子档案管理工作中最优先考虑的问题。不过，虽然很多医院为了顺应时代发展、为了积极响应医疗事业改革，选择应用信息技术于医院档案管理工作中，但是医院却并没有针对全新技术而在管理制度方面进行相应的调整，所以导致先进的档案管理技术与管理体制不相符，从而致使在实际的档案管理工作中容易产生信息误差的情况。

4.信息技术档案管理服务单一

当前医院档案存在的价值更体现在内部资料调取上，这也就意味着大量的档案处于被保管状态，并没有充分发挥其应用价值。随着信息技术的普及应用，医院档案管理也逐步运用信息技术进行管理，但其管理服务项目单一，在设置档案模块时存在片面性和局限性特点，没有充分发挥档案资源的作用。

三、信息技术在医院档案管理工作中有效运用的策略

1.信息技术与病例服务建立紧密联系

医院与患者之间唯一的联系就是就诊病例，而就诊病例也是患者在医院就诊留下的最重要的资料信息，医生可以通过病例切实了解患者的病史，所以由此可以看出病例档案管理工作不论是对于医院还是对于医生和患者来讲，都有着非常重要的作用与意义。以前的医院档案管理工作都以纸质形式进行，所以患者的病例也都是纸质的，但是这种档案形式在记录的时候会浪费大量的时间，从而极大地降低了相关工作人员的工作效率。此外，纸质的病例还非常容易破损或者是丢失，在保存方面也需要提供很大的空间，给档案管理工作带来了诸多不便。随着信息技术在医院档案管理工作中的应用，有效地减少了医生由于填写病例而浪费的时间，并且以互联网为依托，病例来回传阅也变得非常便捷，这样给外地患者查阅病例提供了极大的方便。采用电子档案模式，即使患者更换了医院或是医生，都可以让新接手的医生全面了解患者的病情，这样有利于医生之间信息无障碍沟通。

2.进一步增强档案管理人员综合素养

信息技术在医院档案管理工作中全面实施，想要保证信息技术发挥其真实的作用与意义，同时为了保障信息化醫院档案管理工作的高效与高质量，就应该进一步增强档案管理人员的综合素养。医院通过组织开展相应的信息化档案管理工作培训与教育，让档案管理人员切实了解相关的信息与技能，才有利于信息化档案管理工作的顺利实施。除此之外，医院档案管理人员不仅仅只是管理患者病例这么简单，更是全面掌握医院内部信息的重要部门，所以，档案管理人员不应该只掌握患者病例的管理技能，更应该对于医院各部门的工作职能与业务有深入的了解，然后再依据自己工作的具体情况最终将这些内部信息以档案的形式进行记录，从而有效地展现医院档案信息化管理的真正价值与作用。

3.建立健全信息技术档案管理制度标准

随着我国医疗事业的全面改革与深化，各医院想要保持稳定的发展趋势，就必须以发展的眼光进行战略部署，而建立健全信息技术档案管理制度标准，这是推进医院向着更好的方向发展的前提和基础。从当下我国医院档案管理工作的现状来看，立足于医院档案管理实际，从而配置相匹配的信息设备、组织建设专业的管理团队，给医院档案管理工作营造良好的环境与条件，才是当下急需解决的问题。除此之外，医院的各个科室在记录档案信息的时候都应该以信息化技术的规范与标准来执行，而医院档案管理人员必须切实将建档标准与规范落到实处，有效地将这些信息给予立卷归档处理。最终为全面实现信息化医院档案管理模式奠定基础。

4.信息技术使档案服务更系统化

医院档案资源并不是片面的医院资源，应在社会发展中充分发挥其应有价值和作用。档案管理工作不仅是保管患者病例，更是进行医学研究的有利资源。利用信息技术将患者病例进行归档整理，建立多个管理模块，形成系统化管理模式，设计不同管理权限，以便于不同职能部门的工作人员都能根据自身拥有的权限进行档案的调取与查看，从而使档案资源充分发挥其作用价值。档案信息管理系统的建立，不仅要从模块设置上进行综合考虑，对访问权限进行设置，还需要重视进行定期的维护与管理，尽可能地满足不同工作人员的工作需求。

四、总结

我国的信息技术正在突飞猛进地发展，随着信息技术与越来越多产业的结合和无纸化办公理念的愈加深入，在医院档案管理工作中有效运用信息技术，已经成为医院档案管理工作未来的发展趋势。信息技术的无纸化办公替代了纸质档案办公模式，从而极大地提升了档案查阅的效率，进一步地提升了医院档案的使用率，有效减少了档案的重复率，推进医院档案管理工作向着科学化、合理性以及规范化发展。虽然，当下信息技术在医院档案管理工作中遇到了一些问题，但是通过采取行之有效的方法与策略，最终会推进信息技术与医院档案管理工作的有效结合。

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（作者单位：德州市中医院）

作者简介：左天普（1984—），男，汉族，山东德州人，研究生，中级，研究方向：档案管理，党建，宣传方面的研究。