精益化管理在医院档案管理中的应用研究

杨杰

摘 要：医院档案管理可以为医院诊疗活动、学术交流活动、行政管理提供一些基本信息交流渠道和参考资料。与此同时，医生和患者面对这些医疗档案，能够在文本阅读中和胶片资料获取中建立对医院的信任感。它是医院实力的一种文本记载，是医院诊疗成果的一种有效記录。医院档案管理是医院行政部负责的一项工作内容，在传统医院档案管理中，随着医疗水平提高和档案管理科学化、规范化要求，传统管理方式并不能适应医院的高速发展，所以针对这种情况，医疗行业提出精益化档案管理需求，这种精益化管理模式可以取得良好工作效率，降低管理成本。本文根据上述提出相关性研究，为同行业者提供一些意见和参考。

关键词：精益管理;医院档案管理;应用研究

精益化管理模式的引用是时代发展要求，传统医院档案管理模式已经不能满足医院发展需求，只有不断创新管理模式与方式，才能真正加强医院档案管理，以此提高档案管理水平。

这就需要相关医疗人员能够重视医院档案管理工作，并且对精益化管理模式有一定了解，同时能够掌握这种方法，对其进行合理引用，进而提高档案资料的利用率，使得档案管理工作能够更加细致，避免发生一些不必要问题，同时还能不断完善医院的基础设施建设，有助于促进医疗行业更好发展。

一、精益化管理的概念和实际应用意义

精益化管理概念最先来源于日本丰田公司。众所周知，丰田公司以从事汽车生产活动为主要生产内容，在汽车生产环节中涉及很多零碎生产环节，一辆汽车从零部件的产生到配套整装，需要经历100多道工序，所以这个过程中每一个环节都需要成本投入。

因此，一辆汽车最终价值是由很多因素决定的。丰田公司为了降低生产环节中的成本投入，提出减少非价值环节的精益化管理要求。对于汽车生产环节中不必要活动、价值比较低的活动和环节进行取消和缩减，这不仅从源头上杜绝资源浪费，提高工作效率，降低生产成本，增加经济效益。所以，这种经济管理模式日渐被其他行业采纳。在医院档案管理中采用精细化管理，能够提高档案管理质量，能够给档案管理各个环节实行成本缩减，最大程度上降低管理的反复性、复杂性和高难度性，给医疗活动、行政管理带来很大便捷。精细化管理在医院档案管理中具有重大的战略意义和实际应用意义。

医院档案是医院日常医疗工作记录，在医疗档案的建立、归档、调取、借阅过程中，医生可以随时抽取档案，进行医疗参考，避免了诊疗过程中的重复思考、重复诊断。所以，医疗档案管理是医生的第二大脑，是医生得以顺利进行诊疗活动的参考和依据。相关行政管理人员应该积极重视医院的档案管理，通过影音、光盘、纸质媒介为载体，进行不同介质资料的存储和保存。档案管理是医院维护自身利益、实行内部管理优化、实行外部沟通的重要因素和重要环节。

二、传统医院档案管理的问题分析

1.管理人员认识不足

现在很多医院之所以对档案管理工作不重视，是因为对档案法认识不足，所以才会在档案管理工作中出现态度漠视现象。很多医院管理干部、教研人员和医生档案法制观念都比较浅显。

甚至很大一部分人不知道《档案法》的基本精神和基本内容，缺乏归档、立卷、整理、借阅、销毁等流程性的认识，缺乏日常中信息归档的自觉性和体察性，因此，造成这种现象是因为档案法宣传不到位，只有在医院管理层和基层大力宣传《档案法》，才能不断提高档案管理的重要性，促进医院行政管理中档案工作的效率。

2.管理机制和管理制度不健全

很多医院在档案管理建设这一方面没有得到领导层的足够重视，因此领导层没有指挥建立完整的档案管理制度，没有把档案管理放到一定战略层面，导致管理档案工作出现混乱局面，增加了日常诊疗服务的参考难度和医学研究的历史参照难度，阻碍医院正常运转和运行，影响医疗水平的发挥和管理水平的完善。

而且在此过程中，管理制度缺失让工作人员工作态度不积极，导致档案遗失、档案错误归档等问题频繁出现。这种混乱的管理局面，最终导致工作效率降低，管理成本增加，同时也影响医院的对外形象，影响医院日常文书归档工作和重要历史资料的存档工作。

3.管理人员素质不高、业务能力不强

除了管理制度的缺失，档案管理人员的管理水平也不是很高。一方面，虽然医院对医生的资源挖掘比较重视，但是却轻视行政管理人员的素质，认为行政管理只是医院的一个后勤部门，甚至有的医院对于后勤管理部门采取放任态度，所以在这部分人员录用时就没有采取标准化录用程序，也没有聘用一些高素质人才进行医院的档案管理。

另外一方面，针对现有档案管理人员没有进行针对性培训，所面临的学习机会比较少，所以就不能在工作中有所积累和提升。很多管理人员在日常工作实施中是凭借以往的经验，然而医疗技术在日新月异，传统经验并不能满足日益发展的医疗技术需求。

另外，这部分管理人员在管理工作中缺乏一定的管理标准及管理模式，使档案出现随意乱放、粗放式管理。管理内容杂乱无章，宽泛无序。这些管理人员并没有按照相关章程进行档案分类管理，造成管理形式杂乱，主次不分，很难进行归卷、立档。

4.档案管理模式分散、不安全、不完整

在传统医院档案管理模式中，采用的是粗放式管理模式，而且管理方式比较分散，每一个涉及科室都有自己的档案管理，这种资源分散造成人力及物力的资源浪费，而且在空间管理上也形成档案资料管理不集中化，不利于档案的完整和安全，管理层人员对于这种信息的分散管理并不重视，导致档案的粗放式管理模式不断传承，造成后续工作改进和改良的困难。

另外，管理内容也出现了一些问题：内容不清晰、范围不明确。医院档案管理需要分门别类，因为医院档案管理是一个集合公益医疗、效益医疗诊断和行政管理的多方面档案，而且随着时代发展，传统文书档案逐渐发展到科研档案的集成，其重要性越来越高。但是档案管理员面对日益丰富的医院档案，没有做到内容清晰界定和分类，没有做到管理范围最大化，所以导致在档案管理中出现很多漏洞和遗漏。

5.档案管理的信息化进度缓慢

进入21世纪的信息时代，以信息化和数字化为时代背景，很多医院档案管理还处于传统的纸制管理模式，没有进行电子化运作，相关负责人员和管理人员忽视档案管理的信息化进程，导致档案管理跟不上医院的整体前进步伐，这会导致医生在查阅资料时出现信息阻碍问题，所以在医院的日常诊疗管理中，应该重视档案管理的信息化水平，促进档案资料管理的电子化和数字化。有效利用信息化优势整合档案管理资源，从整体上提升医院档案管理的信息化进程。但从目前来看，大部分医院的信息化建设还处在起步阶段，没有形成有效的运行机制，在管理制度上也没有植入信息化内容，这些都是医院档案管理的信息化缺失，应该引起管理层高度重视。

三、医院档案管理的精益化建设策略

1.建立领导层精益化管理理念

对于如何在医院管理层和基层员工建立精益化的管理思想、管理理念和管理意识，第一是在管理层把精益化管理思想放在重要的战略地位。对于管理层人员来说，要明确精益化管理的持续性效果，就必须创造更多价值、节省成本、提高效益、促进资源使用率。在规章管理制度中，要确认档案归档流程，例如在收集信息、立档和归档过程中，要明确精益化管理思想，尽量减少流程并扩大每个环节的精益化。与此同时，要明确基层人员的管理思想，促进精益化管理理念的形成，杜绝事小事微而不进行精益化管理的负面思想，从制度和理念上体现精益化管理的细节化、精心化，促進精品档案管理模式的形成，要全员倡导档案管理工作思想，鼓励员工从点滴做起，不断完善档案管理工作。

2.注意归档范围，建立基层精益化管理理念

我们需要在基层明确档案管理意识，使基层员工充分意识到医院的档案价值，它能够带来强大的经济效益和社会效益。明确这一点，基层人员才能积极参与档案管理工作，注意保存、收集各种资料，并且积极把这些档案移交到医院的中心档案室。

对于基层员工来说，要紧跟时代和技术进步，及时改变传统工作模式，积极同各部门主动协调、主动沟通、开拓进取、努力当先，不断鼓励自己，明确自己的岗位职责，根据上层规章制度，建立收集、立档、归档、存档等安全意识，保护好医院重要的精神财产。这部分精神财产是医院的重要历史证据和日常工作资料依据。所以，基层档案管理人员要按照档案管理要求，展开重点项目跟踪，有效收集重点档案材料，避免重要材料丢失。

同时，要在工作中树立“点面结合”的工作意识，对重点资料予以重点保护，对于日常档案业务资料要进行规范化存储，对于如何促进医院档案管理的全面性和完整性，要及时建立信息化管理制度和管理应用模式，建立信息安全保障体系，通过局域网建设，利用电子化技术和数字化技术进行收集档案、整理档案，完善档案的上传下达机制，保障档案安全，提高档案管理和收集的速度和效率。

3.建立档案收集和整理流程，促进精益化理念实施

建立精益化医院档案管理模式，最重要的就是提升医院档案管理效率，通过精细化管理模式，能够改进传统工作的不足，能够在细节问题上使医院档案管理工作进入程式化，能够最大程度发挥精益化管理的核心思想。所以，基层档案管理人员要注意医院的实际情况，对医院的医疗工作进行密切跟踪，对各种资料的产生进行细致的收集与整理，提高立档和建档的效率，提高归档的安全性和高效性，这里有利于保护档案的整体科学化、规范化和完整性。具体而言，就是指档案管理人员首先应该根据档案的重要程度进行分门别类，保证分类的标准要清晰、内容要明确，同时要对整个立档、建档、归档工作进行详细的记录，通过建立流程化的管理，可以降低档案的管理难度，有利于促进档案管理的细致化和条理性。

4.建立精益化档案管理制度

医院档案管理制度的完善是提高医院档案管理效率的前提。为了满足当今时代背景下医院的发展需求，提高医院管理水平，就要重视医院档案管理制度建设。精益化管理应用于医院档案制度建设中，不仅能够提高医院档案管理效率，同时有利于医院整体水平提高。医院相关负责人要对医院档案管理制度进行完善，保证档案管理有效性。应该从规章与规则方面建立整个档案管理的流程化标准和指导思想，才能提高档案管理水平与质量，真正发挥精益化医院档案管理效用。所以涉及档案管理的各个部门，要想合理运用精益化医院档案管理模式，就要首先对各个环节进行细致沟通，再和各个部门的具体需求进行沟通，确认细致的档案条例，划分职责范围。

5.建立评价机制，提高精细化管理水平

精益化管理内容是促进档案管理有效性的重要途径，可以通过评价机制引入来提高精细化管理水平。在评价机制的建立过程中，首先确保整个评价内容要科学规范，要针对管理各个环节进行细分性评价，不能采用一刀切的评价方式，也不能针对精益化管理模式的运行结果，采用领导层单方面意见。评价机制要根据基层信息反馈和整个精益化流程管理的实际效率进行，要将日常评价内容与管理人员的管理技能、医务技能和职业素养等相关联，并针对工作人员的临场应变能力进行考核。

例如管理人员是如何针对不同情况，对医院档案进行整理和归档，对于一些重大事件和突发事件立档、建档和归档工作，管理人员是如何进行应急处理的。以上各个评价维度都可以有效促进档案管理工作的高效化运转，提高评价的准确性和科学性。促进档案管理工作的有效进行。只有评价机制建立之后，才能够督促档案管理人员进行不断改良工作方法，提升工作效率，强化工作意识，提升岗位职责和工作态度。

综上所述，医院档案管理工作内容比较细致细碎、庞大庞杂，工作内容需要考验管理人员的综合素质，所以它是医院各项工作中比较重要的一个环节。在传统的医院档案管理工作中，虽然档案管理也是一个工作重点，但是，毕竟管理模式和管理方法比较落后，从而档案管理效率一直不高，也得不到领导层重视。在传统工作模式下，档案工作人员每天工作量较很大，工作结果却不尽如人意，在很大程度上打击了档案人员管理工作积极性，最终导致档案管理结果得不到优化，得不到提升，大量消耗人力、物力和财力。

因此，如何转变传统管理模式和管理理念就成了医院档案管理工作中的重点。而精益化管理模式的引入正好满足这个需求，通过引入科学的精益化管理模式，不仅从制度上建立了标准化流程体系。还能使归档效率得到进一步提升，使医院整体管理水平得到有效保障，不但提高医生工作的质量和工作效率，而且对于医院名誉和影响力、经济效益和社会效益都会有所提升。

参考文献：

[1]李进鹏.精益管理在医院档案管理中的应用分析[J].糖尿病天地·教育（上旬），2020

[2]宫汝薇.精益管理在医院档案管理中应用实践探讨[J].山西青年，2020

[3]王芳芳.医院档案管理中精益管理的运用实践微探[J].中国保健营养，2019

（作者单位：黔南布依族苗族自治州人民医院）