浅谈新形势下离退休干部档案管理工作的优化创新路径

李吉华

摘  要：离退休干部档案管理工作与干部个人合法权益存在密切关联，也与国家相关法律法规的落实相联系。基于这一思考，本文提出优化、创新离退休干部档管工作方法，推动档管工作高效率、高质量进行。

关键词：离退休干部;档案管理;信息系统

前言：干部档案详细记录了个人信息、工作经历等内容，能够直观地呈现干部在岗期间的功过得失。尽管离退休干部离开工作岗位，但对其档案信息进行管理可以保障干部合法权益。对此，需针对离退休干部檔案信息开展管理工作，做好工作的优化与创新，增强档案管理科学性、有效性。

一、实现档案精细化管理

精细化管理要求档管人员针对离退休干部个人信息管理工作做深度、全面优化，并打造精细化管理体系，以此规避粗放式管理问题的发生。管理体系需同时包括三项基本内容：其一，制定档管制度。离退休干部档案管理制度精细化不是指制度内容的严格性、细致性，而是需满足退休干部档案工作实际。对档案管理工作特点进行分析，长期性、复杂性较为突出，因此，在制定精细化管理制度时，应以特点为基础，深入探究档管工作与各部门彼此间存在的关联性，根据所掌握信息，打造出极具标准性的档案管理量化体系。简单来说，工作人员需每天执行离退休干部有关资料的整理，并做好存放、保管工作，但需格外注意的是，开展的任何工作均需依托于相应的量化标准进行，并根据干部具体职能对档案进行分类与管理。其二，大力施行监督机制，为各项管理制度的秩序落实提供保障。安排专项人员细致、准确记录档案的取用与归还信息，同时，还需精细记录档案归还时间、档案使用要求及用途，再结合相应的规定，开展档案保管工作。针对部分重要或特殊档案，亦或是有着重要身份的离退休干部档案，需设置调阅权限，只有取得批准权才可依据设定标准执行查看、调用工作。其三，优化管理方法，对纸质版档案做数字化处理。借助计算机扫描、录入设备转化纸质档案为数字档案，同时还需针对这一管理方式制定相应的标准，包括档案内容、格式等，实现离退休干部数字化档案标准的统一性、规范性，还可大幅提高方案管理效率[1]。

二、明确档案管理职责

离退休干部档案管理职责的确立需从两方面着手即档管人员及档管部门，并采取教育、宣传等途径帮助相关人员及部门理清具体工作职责。针对离退休干部档案工作设立专门管理部门，完善部门人员结构，该部门受单位档管部门调动。明确部门之间的上下级关系后，要求部门始终坚持单位档管部门的统一领导，但严禁剥夺离退休干部档管部门自主权，赋予其更高独立性，确保各项管理工作按照自身实际需要开展，并根据现阶段的工作形势，对近期工作计划作相应的安排，以保证该部门可以明确、有效把握需处理的管理任务以及应尽管理义务，规避越权、缺位问题的发生。此外，要求部门人员认识各自职责，大力推行工作责任制度，结合各岗位工作实质，引导档管人员做到对工作职责与内容的全面掌握，也需通过可行的措施帮助档管人员认清岗位责任，为档案管理工作顺利进行提供保障。

三、推进档案现代化管理

档案管理现代化建设需在人力、财力与技术的共同支撑下才能有序进行，并发挥出信息化档案管理工作开展价值。信息化转型离不开人才的支持，因此，需组建一支专业性强、素质高的档管队伍。各项管理工作均需设置专项人员进行，确保管理质量。在此期间，若应工作需求而发生人事调动，顶岗人员也要在档案管理部门内部选取，严禁其他部门人员身兼数职。同时，还需针对上岗人员开展岗前教育培训，告知其工作要求及内容，确保顶岗人员能够肩负起档案管理工作责任。也需加强在岗人员专业能力的培训，注重现代化管理要点与方式的讲解，促使离退休干部档案管理工作模式得以全面优化。其次，加大物力投入力度，加快档管信息化建设步伐。引入信息化设备，包括软硬件先进的计算机、扫描笔等，助力档案管理数字化转型。同时，还需升级档案部门硬件设施，并利用信息技术搭建档案管理信息化系统，赋予系统多元化功能，做到各项档管工作的全覆盖，实现线下管理朝着线上作业的转化，提高档案调取、查看效率。最后，针对信息化管理制定相应的规章制度，以此全过程约束、规范档管人员工作行为，确保各项现代化管理设施操作正确、科学，推动离退休干部档案管理工作朝着标准化、信息化、规范化的方向革新[2]。

四、拓展档管系统功能

依托于信息技术、网络技术打造离退休干部档案管理系统，上传各类基础信息，如联系电话、家庭住址、退休金等，确保系统完善性的同时将优质的管理服务提供给离退休干部。但为发挥系统运行管理价值，就需设置多个模块，赋予系统更多功能，尤其是干部信息库，以此增强档案管理信息网络专业化。系统功能模块如下：（1）信息掌上查询模块。依托于信息技术，打通干部系统信息库与信息查询模块的连接窗口，为系统数据信息的查询与调用提供便利，还可大幅提高信息查找效率。（2）基于干部信息库，设置干部数字档案查询模块。充分发挥出数字技术优势，实现各类信息的及时存储与备份，确保干部档案信息安全。（3）打造干部测评数据库。组织专业人员针对性地测评、分析档管信息网络系统，以此彰显出系统智能化优势。与此同时，还需结合测评结果积极落实数据库的更新与完善工作，为档管工作提供可靠、完整数据支撑。（4）搭建离退休干部信息导入、系统提醒模块，确保功能模块建设规范性，可起到实时更新离退休干部各类动态化信息的作用，比如住址、联系方式更换等，该模块的运作可提高信息录入准确性。（5）优化档案信息查询程序。系统可以根据干部岗位职能、级别、退休时间进行智能化分类，当查询档案信息时，只需输入干部姓名便可做到各类信息的精准掌握，并定位其位置，为工作人员其他相关信息的查询提供便利，促使档案管理工作效率大幅提高。

结束语：为保证离退休干部档案管理工作持续推进，获得预期管理效果，就需加大档案管理工作形式的创新与优化力度。制定相应的管理制度与监管机制，注重档管人员专业性培训，加强信息技术的运用，针对档案管理工作打造信息管理系统，实现管理工作精细化、现代化开展。

参考文献：

[1]曹杰.如何做好当前离退休干部档案管理工作[J].办公室业务，2020（01）：99-100.

[2]林华，王志英，陈艳.提高离退休人员档案信息管理科学化水平探讨[J].企业科技与发展，2019（04）：190-191.