关于做好乡镇档案管理工作的思考

刘敏

摘 要：在乡镇发展进程中，档案如实记录了乡镇经济发展与重大事项，其管理工作是农村经济建设的重点。随着乡镇建设进程的加快，乡镇档案工作的要求日益严格，怎样提高档案管理效率与质量，促使乡镇经济可持续健康发展，是现阶段乡村档案管理重点探究的问题。对此，本研究作者结合自身多年管理经验，针对如何做好乡镇档案管理工作提出了自己的几点拙见，仅供参考。

关键词：乡镇;档案管理;乡镇经济

2020 年再一次修订了《档案法》、《乡村档案管理试行办法》，乡镇档案管理人员应认真学习这些档案工作刚要，深层次体会重塑体制、依法管档的“内涵”，有力促进档案事业发展[1]。但是，目前有的乡镇因思想认识、专业队伍和硬件设施等方面的不足，档案管理质量差强人意，严重影响了档案信息化、科学化、法治化发展速度，这亟需我们转变思维，建立人才梯队，从源头上抓好、抓牢乡镇档案工作，为社会大众提供高水准服务。

一、做好宣传教育工作

新形势下，为了能够加强乡镇档案档案管理工作的效果，应注重加强相关人员的工作意识，让其对自身工作的重要性有一深刻认识[2]。第一，积极宣传与档案管理存在联系的各类法律法规，并有效贯彻执行，确保各项制度能够顺利的落实，立足于协调配合的方式，促进档案管理工作效率的提高;第二，领导层需要给予档案更多的关注，重视对各类行政档案管理以及批复，并安排专人负责管理，确保管理工作能够在良好工作环境中进行。

二、优化档案管理工作条件

档案管理工作条件是否良好直接关系到档案管理工作的开展与质量[3]。基于此，优化档案管理工作条件也十分重要。乡镇政府要不断加大对档案管理工作的经费投入，档案管理部门则需要基于档案管理需求和要求，利用档案经费，构建专用的档案库房、办公用房、基礎设备设施（计算机、打印机、消防设备、扫描仪）等。在良好的档案管理条件下，可以更好地促进档案管理工作的有序有效开展。信息化管理是当前档案管理发展的必然趋势，所以优化档案管理的信息化条件十分重要。对此，档案管理部门应该加强对计算机技术、信息技术、大数据技术的应用，以此来构建信息化档案管理平台，利用该平台可以实现档案的自动化、信息化、高效化收集、分类、整理、储存。这相比传统档案管理工作而言，整体质量和效率都可以得到提高。

三、健全档案管理机制

（一）规范日常业务

巧妙地把档案专业学习知识渗透到日常业务中，基于阶段性任务，对档案工作运行制度进行重点规范，量化乡镇档案管理人员每日、每周、每月完成工作情况，对具体内容、标准、方法与时限进行明确，采取上级“统”的方式，对档案工作执行情况进行督促，避免出现遗漏、滥竽充数的情况。

（二）嵌入保密工作

在保密检查中添加档案要素，开展互补式检查活动，有效改善乡镇重“保密”、轻“档案”的情况，真正做到“前端”抓好保密，“末端”管好档案[4]。乡镇政府建立联络负责机制，对全宗档案归档范围及保管期限进行细化，积极规范关键性环节与流程，切实做到能够随收随整、同步编目、及时移交。

（三）加强痕迹管理

乡镇档案管理应如实记录，逐份登记，并在文件资料封面标注清楚文件责任人、整理人、归档人等信息，实时建立问题台账，并及时移交上级档案管理部门，真正做到及时收集、有效保管与利用档案资料。

四、引入先进的技术手段

乡镇领导可将现阶段的部分信息化手段给联系起来，鉴于档案工作的特殊性质，把必要的工作软件引入，积极构建新型的管理模式，尽最大努力促使档案工作朝着一体化、数字化的方向发展;与此同时，还需对现代化的技术内容予以采用，借以统筹、整理单位内部档案材料，选择固定时间对相关的数据信息进行归纳，从而提供科学的参考给单位领导，便于其做出科学决策。就乡镇来说，其档案类型主要分为两类，分别是电子和纸质，而其中纸质档案被泄露和伪造的几率较大，但电子档案却需要在这方面做进一步加强，因此如果想保存好电子档案，管理人员可试着采取将密码更换掉又或是轮换人员、加密数据的方式来促进安全性的提升。不可否认，借助现代化、信息化的改革可很好的统一单位内部的各项工作，使各部门之间的沟通、联系更加紧密。比如，利用EHR系统，可在线完成绩效考核，并将各方的评定结果联系起来对考核结果自动做出计算，也可以智能化的分析、比对考核结果，将其在档案管理的内容中充分体现，如此也便于单位领导更好的做好人事管理工作。即设定员工自助平台，让员工自行查询个人绩效成绩，利用系统做出反馈有助于增强整个人事考核结果的公平性。

五、提高档案管理人员专业性

就乡镇档案而言，主要记录了乡镇政府的各项工作，因而应加强管理档案，换言之，乡镇各项工作开展得顺利与否很大程度上取决于案管理工作做得到位与否[5]。所以，各乡镇应对相关工作人员进行全面的审核，针对未上岗的员工，需要落实好培训工作，并通过开会学习，或鼓励其积极参与相关知识讲座等方式，促进自身管理能力的提升。同时，乡镇可加强对人才的引进力度。另外，还有一点必须引起重视，即乡镇领导干部需要指导工作人员对各类现代化技术进行运用，要求他们在办公过程中运用现代化办公技术，了解新型档案管理软件，积极运用管理软件以及OA系统，以确保档案归档整理技术。同时还要在资料数据库中上传电子档案，定期检查电子档案的实际状况，一旦发现有记录缺失的情况，应第一时间予以补充。

对于整个档案管理进程而言，乡镇档案管理是重点，档案内容比较繁杂，安全性、针对性要求较高，其档案管理工作质量很大程度上影响了乡镇工作运行效果。对此，乡镇领导应高度重视档案管理工作，从档案管理市场为切入点，探索分析档案管理中的问题，积极引入新技术、新管理妮妮安，对档案管理环境进行优化，进一步增强乡镇档案管理效果，有效保障乡镇工作顺利进行。

参考文献

[1]张洋，殷春雪，朱佳煊.高质量发展视域下乡镇档案管理工作的阻碍与纾解[J].档案天地，2021（12）：35—38.

[2]张洪娟.浅议乡镇机关档案管理中存在的问题及对策[J].办公室业务，2020（19）：100—101.

[3]周亚丽.乡镇档案管理存在的问题及对策研究[J].办公室业务，2020（15）：111-112.

[4]李欣欣.刍议乡镇档案工作现状及加强档案管理工作[J].今日财富（中国知识产权），2020（03）：103-104.

[5]李晓丹.乡镇档案管理工作的现状及对策[J].兰台内外，2019（30）：46.