浅析本科教学工作合格评估评建档案建设与管理

黄红

摘要：本科教学工作合格评估是促进学校建设、管理和发展的重要手段，对未参加评估的新建本科院校来说，将是一次全面接受国家级、权威性教学质量的检查和验收，既是机遇，又是挑战。作为评建工作中非常重要的一环，评建档案直接体现和反映着学校的教学工作状态、过程和水平。评估材料的建档和管理水平，将直接影响评估专家对学校教学工作效果的评价，进而影响学校的社会声誉和办学，对完成合格评估任务有着重要的意义，是各参评高校评建工作的重点。因此，做好评估材料的收集、整理、加工和归档，加强评建档案科学化建设与管理至关重要。

关键词：合格评估;评估材料;评建档案

评建档案是被参评高校依据评估指标内涵要求，有针对性地组织和提供的阶段教学基本状态的写真材料，反映高校教学及管理的现状，是全面了解高校教学成果及其发展情况的重要窗口，既是教学评估的基础依据，又是评估专家了解参评高校教学基本情况的媒介。评建档案建设与管理是否规范，真实反映了该校教学管理是否规范，集中体现了该校的教学质量和水平，做好本科教学合格评估评建档案工作是保证合格评估工作质量的关键。

一、评建档案的类别

在评估工作实施过程中，评估专家会通过查阅与教学工作相关的材料来获取被评学校各方面的信息，并结合座谈、听课、走访等方式，进而得出评估结论。一般来说，评估材料有以下四大类。

（一）自评报告

自评报告是学校对教育教学工作较全面、一个系统的总结，应做到观点明确、依据充足、论证有力。通過审阅自评报告，专家能对学校教学工作的基本情况做一个总体的了解，对评估方案的各项指标、观测点作出价值判断。

（二）支撑材料

支撑材料一般是根据评估指标内涵要求，结合学校实际情况进行收集整理，用来支撑自评报告相关内容及数据、说明评估指标体系中的各项内容，其内容应与各观测点一一对应。支撑材料记录学校的办学理念和特色、汇集学校多年形成的办学经验，并凝聚了学校文化，是学校日常工作的见证。一般包括顶层设计、规章制度、日常文件、执行与管理、教学运行，以及培养过程中产生的总结性材料、各级各类荣誉、成果、研究项目、资产一览表、相关讲话、报道、分析报告等。

（三）教学档案

教学档案是学校在日常教学管理、教学运行和教学实践活动中形成的材料，记载和反映着学校教学实践、教学研究、教学管理、教学特色、教学经验、教学理念等方方面面，具有重要参考凭证价值。教学档案既是教学安排、教学管理的原始资料，也是教学检查和本科教学评估的客观依据。

（四）专家评估案头材料

专家评估案头材料是为方便专家进校考察工作而做的引导性材料。其主要包含四类：一类是学校教学单位、职能部门和实习实训基地、就业单位等的目录及位置;二类是学校教学活动安排和人员目录;三类是学校和教学过程中产生的特色性材料;四类是以便专家选择和审阅的汇总材料。

二、评建档案的整理要求

评估材料有文字材料、统计材料、电子材料、声像材料、证书、奖状、聘书等材料、实物材料和其他材料，整理要求如下：

（一）文字材料

文字材料指既往形成的诸如文件、规划、制度、教学计划、工作计划、实施方案、活动记录、成果总结、媒体报道等历史性文档材料和现时评估建设中产生的成果材料、经验总结或概括、提炼、编撰而形成的各层级专项报告、自评报告等文稿，以及提供给专家考察评估的相关文本材料，撰写中要求结合观测点内涵，开门见山，直述主题，避免过多陈述和解释。

（二）统计材料

统计材料指本科教学工作或活动中形成的各原始状态数据，以及与学校本科教学工作有关且需提供给专家组考察评估的各类统计表格、报表和名册，整理中要对照《高等教育质量监测国家数据平台数据填报指南》，严格按照合格评估要求的时间点、时间段据实统计、汇总。

（三）电子材料

电子材料指学校本科教学工作或活动中收集的各种电子文本、图片及上网材料。整理中，各种电子文档须注明形成时间、内容（名称）及作者等相关信息。

（四）声像材料

声像材料指照片、音视频、录像带、声像光盘等。照片材料的整理要分类装袋或装册并简要注明：时间、地点、人物、内容、摄影者等相关信息。录音（像）材料须注明主题、时间、地点、人物、时长等信息。

（五）实物材料

获奖作品、科技作品、著作、教材、高级别论文期刊等须拍照并列出清单。

（六）其他材料

其他能反映教学工作水平和人才培养质量的相关材料，均须按照统一的格式和规范要求立卷归档。

三、评建档案建设与管理存在的问题

（一）思想认识上不够重视

新建本科院校为促进自身可持续发展，将主要精力放在抓教学质量、学科建设、专业建设上，对档案管理重视程度不足。对于单位负责人和管理人员来说，一般都忙于教学管理日常事务，对档案管理工作缺乏必要关注，对评建档案收集整理不够重视。

（二）档案管理体制不健全

新建本科院校一般缺乏科学、合理、可行的档案管理体制，没有形成档案管理工作的良性循环和长效机制，档案工作做得不够规范、归档不齐问题普遍存在，导致评估前临时抱佛脚，出现四处收集材料甚至临时编造材料，这样就完全违背了真实性原则。

（三）评建档案管理思路与学校档案工作实践相分离

在目的导向的指引下，部分院校把评建档案管理从学校档案工作中剥离出来，当作评估首要工作而非日常工作来看待，客观上忽略、弱化了学校档案部门对于评建档案管理工作的指导、监督和检查。其次，由于工作重心落在各二级教学单位，使得收集、整理完毕的评建档案分散保存，对评建档案的归档带来困难。

四、加强评建档案建设与管理措施090979A1-7C53-485B-A43A-B8E55FEBACCD

（一）坚持原则，做好评估材料整理

评估材料的收集整理应根据普通高等学校本科教学工作合格评估指标体系的特点和档案、资料收集工作的相关要求进行，评估材料的收集整理应遵循以下基本原则：

1.针对性原则

评估材料准备要依据评估指标体系，紧扣指标及观测点的内涵，切实体现学校改革与发展的主题，做到每一级指标体系，每一个观测点都有充分的支撑材料，材料要重点突出，有说服力。在说明问题和反映工作全貌的前提下，力求简洁明了。

2.真实性原则

各项材料要实事求是，不弄虚作假，做到真实可信，注重过程，有据可查;要精练，突出特点、优势和成绩;需要原件的，要提供原件;需要提供复印件的，要提供复印件。

3.层次性原则

各项材料总体思路要清晰，要突出主线，明确重点，主体材料、依据材料和原始材料条块明晰、层次分明。自评报告等主体材料要有依据材料（综述、总结等）支撑，依据材料要有原始材料（过程材料）支撑。

4.规范性原则

按照学校档案管理要求，制定统一的标准和规范，评估材料的收集、整理、撰写、归档要符合统一规范要求。数据统计要符合评估方案及指标内涵说明的要求;材料目录设置、文档格式、立卷归档及材料的保管、移交要符合学校统一规范要求。

5.一致性原则

各层级、各层次材料的相关内容，在文字表述和数据上要做到一致，避免文字材料、数据之间的矛盾与错位。

6.创新性原则

发挥创新精神和特色意识，在结合学校自身实际情况的基础上，深入挖掘特色，凝练特色文化，在材料的收集、整理、编撰、归档过程中创新形式和载体，对材料进行补充、完善。

7.评建结合原则

在收集、整理评估材料（包括历史材料、过程纪事记录材料、现时综述材料、未来规划材料等）的同时，要加强日常工作材料（特别是原始档案材料）的建设，及时整理、归档，做到材料齐全、完整、规范，不漏、不重、不乱。

（二）加大宣传，提高评建档案管理意识

从思想层面上确定评建档案管理工作重要性，增强全员档案意识。第一，学校领导应高度重视评建档案体系建设工作，除加强对各二级单位教学档案的宏观指导外，还应在人、财、物上给予帮助。第二，加大宣传力度，积极营造迎接合格评估良好氛围，通过召开动员大会，开展各类评估知识问答、评建档案考核，组织评建档案相关培训等多种形式广泛宣传评建档案，提高全员认识。第三，突出评建档案建设重要性，改变各级领导和教职工对评建档案管理工作的偏见和误解，增强广大教职工对档案收集、整理工作重要性的认识与理解，提升档案积累意识，使学校评建档案建设与管理工作真正纳入学校各级单位的工作规划与计划。

（三）明确责任，加强评建档案建设

合格评估指标体系由7个一级指标，20个二级指标，40个观测点构成，涵盖了学校的办学思路、人才培养模式、教师队伍建设、教学条件与利用、专业与课程建设、教学质量管理、学风建设和教学质量评价等各方面。一是学校承担评建工作任务的部门一般是临时组建或由学校教务、教学质量监测等相关部门兼任，人员少、任务重，且评建材料来自全校各单位，做好评建材料建档须全校参与、配合。二是学校要结合各单位职责分工及指标体系任务要求，合理分配评建材料整理任务，对责任单位下达目标任务，突出考核要求，要求各单位对指标观测点认真梳理，按要求将支撑材料整理归档，确保档案信息的系统性、准确性和实效性。三是学校要重视和加强评建档案信息化建设，通过档案工作的信息化、网络化建设，使档案信息的产生、传递、存储与利用形成系统，实现档案信息资源的共享，充分发挥学校档案服务社会的系统性、科学性、及时性功能，更好地为合格评估工作服务。

（四）形成评建档案管理长效机制

在评建档案管理方面，学校应坚持“评建结合”原则，在人员和经费上加大投入力度。一是以合格评估为契机，建立健全评建档案管理制度，落实分管责任制，责任到人，确定责任人的职责范围和工作内容，明确归档内容和范围，及时存档评建材料。二是完善档案存放、查询、借用制度，明确评建期间信息采集、分析、材料整理、归档、管理的工作流程。三是配备专门的档案管理员负责整理保管评建档案。档案管理员要熟悉评估材料的内容与材料的陈列位置，在需要的时能够快速查找到相应材料，并对材料的名称、来源、原始依据做到心中有数，做到说得出、理得清、道得明。四是严格抓好评建档案归档落实的监督执行，使评建档案工作达到制度化、标准化、规范化，从而提高评建档案管理水平。

参考文献：[1]王凯宏.浅谈在新一轮本科教学工作合格评估中如何做好材料整理工作[J].陇东学院学报，2012，23（05）：121-123.