大数据背景下机关单位档案管理工作创新探析

王玮

摘 要：随着云时代的到来，大数据覆盖了现代人的生活与工作。机关单位档案管理一直是工作中的重中之重，计生档案管理、党群服务等已开始进入信息化办公模式。本文分析在大数据背景下，对大数据技术在机关单位档案管理中的作用、存在问题及创新展开分析，望能为相关工作提供参考。

关键词：大数据技术;机关单位;档案管理;创新

近年来，事业单位职能的转变，其档案管理制度、工作人员结构等改变明显。档案管理会随着时代的发展而调整管理模式，体现了可持续发展的理念。机关单位档案管理是存放政府信息的重要载体，隶属于公共管理的重要部位[1]。大数据快速发展，在人们工作、生活中应用广泛，因此机关单位也需对档案管理做出调整，提升工作效率，保证保存信息的安全。

1大数据基本含义及技术特点

大数据技术通过计算机设备将信息咨询虚拟化存储使用，将信息技术作为依托，从而实现信息资源共享[2]。近年来，我国科技发展快速，大数据的分布式数据挖掘和分布式处理已取得十分显著的进步，通过分析以往数据，对未来各项工作的可行性做出评估，及时发现漏洞，给机关单位制定未来发展方向提供参考。其特点主要表现在两个方面，一方面是载体虚拟化，另一方面是效率化。前者在当下多媒体设备和计算机技术发展快速的背景下，使得大数据技术能够广泛用于各个领域，有效提升管理效率，避免浪费资源。大数据载体虚拟化功能是将信息转换成为虚拟信号，从而提升传输速度。大容量计算机能够同时处理此类虚拟信号并将其存储至服务器光盘和磁盆上，经处理后的数据其准确度更高，且涵盖的范围更广。与纸质化管理不同的是，可以省去大量数据整理的步骤，借助多媒体设备或是利用计算机载体方能完成，体现了大数据技术虚拟化特性[3]。而后者提示快速是信息技术的明显优势，大数据可在计算机内部快速处理各项数据，与人工整理相对比明显更快。科技的快速发展也使得信息数据处理精确度更高，信息检索能力也在不断地强化，能够将同一特征的信息进行整理，方便查阅者查阅。大数据还能够使得尘封已久的信息被利用，实现有效传输。当下社会，掌握信息就意味着掌握部分有效资源，满足自己的需求，同时也是社会进步的表现，档案信息在数据平台上传输开始向着多样化的方向发展。档案资源使用效率增高，在一定程度上加快机关事业单位管理工作的发展，对提升机关单位管理效率有积极作用。

2大数据技术在机关单位档案管理中的作用

2.1有效促进机关单位改革转型

科技带动社会发展，机关单位改革转型已成为必然趋势。研究表示，机关单位档案管理为其发展决策、业务开展提供重要根据。但传统的档案管理、保管、分析，在工作效率和信息利用率、准确率上已经失去优势，难以满足机关单位档案信息利用的需求，尤其是对于内容繁多、信息量大且时间跨度較大的档案信息，传统档案管理方法无法实现信息分析，阻碍机关单位的发展。而通过大数据技术，海量信息也能够轻松转化为所需的专项分析结果，为机关单位及时提供有效的信息参考，促进其不断改革发展。

2.2充分利用档案管理信息化的作用

在传统档案管理中，机关单位使用的是传统纸质档案管理方法，此类管理方式对存储空间、湿度、温度均有较高要求，容易造成资料损坏，纸质保障难度高，导致档案管理工作量大。大数据支持下实现电子档案管理，建立档案数据库，为机关单位档案管理工作提供了更多的基础及实践经验。

2.3能够满足档案存储信息化需求

我国社会经济的快速发展，机关单位工作量日渐增加，档案数量巨大，同时档案类型和信息化程度也越来越复杂，增加了档案管理工作难度。此时，利用大数据技术能够使得电子档案数据库的建设更为完善，强化信息数据分类，可以更好掌握隐藏信息，帮助档案数据实现最大化，能够为群众提供优质服务，促进社会。

3机关单位档案管理工作存在问题

一方面，服务观念过于传统，例如较多计划生育工作对大数据技术认识不多，对如何使用移动档案，如何利用互联网技术提升工作效率等缺乏研究。另一方面，工作人员应定期接受培训，部分计生档案管理部门的人员知识面受限，精通信息技术和档案管理的人才较为缺乏，加上此类基层部门的待遇普遍不高，这也导致了一直难以引进高素质人才或是造成人才流失的重要原因。另外，服务方式单一。查阅国外档案管理服务相关文献发现，档案管理观念开放，能够为每位来访者服务，其档案馆或藏馆均是开放的。针对于公共较为关注的档案馆藏，开放时可扩大宣传范围。而美国则是利用公共网络实现档案数字化战略，哪些展开数字化管理还经网站征求民众的意见，国外的部分经验有一定的借鉴意义。

4大数据背景下机关单位档案管理工作创新

4.1转变档案管理工作理念

大数据时代的到来，机关单位对档案管理提出更高要求，传统的档案管理已难以满足机关单位的使用需求，在档案管理工作创新过程中需从工作观念转变，从机关单位实际需求出发，寻求突破口，由被动服务转变为主动服务。另外，有部分机关单位在档案管理中有保密的要求，仅有部分人有权限查看，这对档案管理工作带来了一定的阻碍。在大数据时代下，应该及时改变此类观念，针对机关单位中较为基础的档案信息，可以考虑公布，提升档案管理服务质量，若为机密文件就要妥善保管，预防信息外泄。例如，在计划生育工作及党群服务中心中，培养相关部门工作人员的“互联网+”意识，利用移动互联网创建计生档案APP、档案微信公众号等，页面设计有档案馆简介、档案信息资源或馆藏特色、网上查档等功能，摒除传统思维，大胆尝试新的服务方式。

4.2强化机关单位档案管理工作的技术创新

现阶段，机关单位档案管理遇到的问题是档案信息利用率普遍较低。档案管理其目的在于能够更好地利用档案信息，发挥其更大的利用价值，但目前档案信息利用效率不高，这也导致了机关单位档案管理工作一直不被重视。为了能够解决利用率低的问题，需充分发挥机关单位档案管理工作的职能。应重视大数据技术的应用。

4.2.1大数据的云存储，能够实现资源信息共享

依靠大数据技术，机关单位作为目标，建立高效的云档案管理系统，机关单位档案管理的数据录入其中与之相连接，实现数据备份管理，另外能够对档案数据信息实现共享和使用，很多程度上能够提升机关单位对档案信息数据的使用。而此类档案管理主要用于基础性的档案信息资料，针对机关单位保密性较高的档案资源需单独做保存。例如生育服务管理方面，能够有效实现生育的利益社会在不断地发展和进步，计生服务工作人员理念也发展了很大的改变，不仅要推进计生服务工作的发展，另外还需实现计生利益。例如以往我国针对独生子女的家庭有照顾政策，此类均需要核对档案，因此档案在此发挥了重要的作用。计生服务工作期间档案管理是重要缓解，关乎到计生服务工作质量与效率的同时，对推进社会进步与发展也至关重要。档案管理的实施便于相关部门获取计生档案信息，为广大群众提供便民服务，能够保证计生相关动态信息及时传达，大幅度提升群众的生活质量，建立档案信息的同时向群众宣传计生服务相关政策。

4.2.2通过云计算，提升档案数据分析计算效率

机关单位对档案管理信息的处理过程中，主要是使用其储存功能，整理资料后获取相应的统计分析数据，对机关单位工作进行指导。因此，能够帮助工作人员高效处理工作，利用云计算技术，在较短时间内获取正确、有效的数据，满足使用者的更高需求。近年来提出虚拟化档案管理资源，例如在计划生育档案管理数字化板块中，提升加花生与档案管理的虚拟化程度有助于集中管理服务资源，这对于服务器管理效率的提升意义重大，便于长期保存计划生育档案资料。虚拟化计划生育档案能够减少存储空间，节约管理成本[4]。在虚拟化资源模式下，计划生育档案资源能够建立与公共信息平台间的关联，提升档案资源的共享性，利于促进档案管理工作的实施。计划生育档案资源的共享特点的是目前档案管理重大革新。计划生育档案管理经计算机技术能够提升档案档案管理价值，通过档案软件、数据库管理程序，使得传统文本向着数字化档案管理转变，这对于丰富计划生育档案管理功能有着十分重要的意义。另外，计划生育档案管理使用智能检索技术，提升资料信息的检索效率。加密技术有助于保障档案资料的安全，满足计划生育档案管理的保密性。数据归档技术的使用能够减少档案管理人员工作量，节省资源成本。

4.2.3强化机关单位档案管理服务创新

大数据背景下，机关单位档案管理创新需从服务上寻求突破。考虑到使用者的需求，使用者查阅资料时，经搜索功能搜索需要的资料，通过大数据技术可以在较短时间内的完成检索，获取想要的资料，检索效率提升。而实际操作过程中，机关单位档案管理有大量的数据信息，为了使用者能够短时间内获取有效信息，机关单位构建数据模型，对储存数据信息做分类、归类或是相关性分析，促使录入的数据更为精确，使用多样化算法，提升数据检索的精确性[5]。其优点有以下两点，一方面，能够有效推进计划生育事业的发展。我国人口庞大，对计生服务工作也提出了更高要求，做好档案管理工作很有必要，直接关系到人们的生育健康，提升计生服务水平，还能有助于推進计划生育事业的发展。实施人口计划生育目的是控制人口出生率，近年来，随着人口老龄化社会的发展，国家鼓励二胎、三胎，人们优生优育的观念增强，对计生服务的要求也越来越高。工作人员也应转变工作方式，确保档案管理质量，促使人口计划生育事业的发展。另一方面，推进计生服务工作。计生服务工作的实施需与群众保持紧密关系，尽可能为广大群众谋取福利。这对于计生服务工作而言，档案管理起到十分关键的作用，做好档案管理利于推进计生服务工作的实施。另外，为推进档案管理工作的开展，计生服务工作人员深入群众内部，了解其需求，尽可能满足群众的实际需求，维护其权益，为计生部门维持良好形象，顺利开展计生服务工作。

4.2.4强化机关单位档案管理安全创新

机关单位有大量的信息属于涉密信息，针对该类信息，存储管理要做好加密防护。互联网的应用，并不能保证完全安全，极有可能会受到外界某些病毒的攻击，泄露涉密信息，这会给机关单位带来极大的负面影响。因此档案管理的安全工作也要给予重视，不断地更新安全管理系统，提高档案管理安全性。另外，可从制度上约束档案管理人员的行为，强化其保密意识，降低内部工作人员造成档案管理安全隐患。另外提升计算机系统安全防护等级，设置安全防护软件系统，提升档案管理安全性。另外，整个档案管理创新，离不开专业档案管理人才，因此要重视人才引进，强化人员培训，推动机关单位档案管理的健康发展。计划生育档案情报管理涉及较多的信息治疗，要不断地提升档案管理信息化和数字化水平，利用计算机网络咨询提升数码技术的应用效率。通过计算机网络咨询等功能，及时更新计划生育档案相关信息，扩大计划生育档案管理有效性。同时要求参与计划生育档案的工作人员要具备良好的职业道德，秉持客观、严谨的工作态度参与信息管理。也有研究表示[6]，能够为国家干部任免提供根据，我国社会经济发展快速，计生服务工作社会地位提升明显，干部任用也是计划生育中的重要组成部分，档案管理与计生服务关系紧密。干部人员的选拔，要求每位提名者需符合计划生育政策，积极维护国家利益，针对违反计划生育政策的干部人员要撤职。档案管理也便于相关审查人员了解计划生育落实情况，可见计划生育档案管理至关重要。

5小结

大数据背景下，机关单位内外部环境均对档案管理提出了更高的要求，要求满足各方面的使用需求，另外还需强化机关单位档案管理的创新性。结合自身部门的实际情况，实施创新工作可以从理念、技术、服务等方面入手，建立一个更符现代环境的现代机关单位档案管理工作体系。

参考文献

[1]邓华.大数据背景下事业单位档案管理工作创新路径探索[J].黑龙江档案，2021（6）：210-211.

[2]董霏.大数据时代背景下创新企业档案管理工作路径分析[J].城建档案，2021（12）：101-102.

[3]吴佳怡，李芳丽.从数字化到数据化的变革之路——大数据背景下档案管理工作创新路径研究[J].湖南科技学院学报，2021，42（2）：124-126.

[4]乔二兵.大数据背景下信息统计在档案管理中的作用研究——评《档案管理与信息统计》[J].人民长江，2021，52（2）：217.

[5]林香芬.计划生育档案管理创新研究及档案管理数字化问题分析[J].中国周刊，2020（6）：36.

[6]刘芬.加强“三化”建设 提升档案管理科学化水平[J].科技视界，2020（32）：127-128.