精细化管理在工程档案管理中的应用研究

[ 作者简介 ]

陈贝贝，女，浙江天台人，江西省地质局核地质大队，馆员，本科，研究方向：档案管理。

[ 摘要 ]

对工程档案实行精细化管理已经成为重要的发展趋势，通过精细化的管理措施能够有效地提升档案管理质量，进而可以有效地保护档案本身的价值和实际作用，利用精细化管理措施可以全面提升档案的管理水平。在档案管理中应用精细化管理措施需要从项目实施阶段开始应用，同时可以通过不断优化调整的方式，全面提升工程档案管理的整体质量，进而可以有效地保障工程档案管理达到预期效果。

[ 关键词 ]

精细化管理;工程;档案管理

中图分类号：G27

文献标识码：A

DOI：10.3969/j.issn.1672-0407.2022.07.014

工程档案管理对于工程项目的高效开展具有重要意义，其中涵盖的内容十分广泛，而且档案管理需要从工程初建搜集资料阶段开始运转到工程项目彻底竣工，所以工程档案管理的时间很长。在工程发展过程中所产生的各项数据信息都会在工程档案中记录保存，通过这样的发展措施可以为工程项目的开展提供重要的理论依据。工程档案本身是工程发展建设的重要依据，所以在各项数据信息记录的时候需要遵守信息内容的细致性原则，为保障工程档案的特点，在管理过程中采用精细化管理的方式已经成为重要的发展趋势，同时可以有效地解决工程档案管理阶段面临的窘境。但是，就目前我国工程档案管理的发展现状来看，精细化管理方式还存在着很多问题，所以各个单位在具体应用的过程中需要及时发现并解决其中存在的问题，保障精细化管理在档案管理过程中能充分发挥积极作用。

1 工程档案实行精细化管理的优势

1.1 工程档案精细化管理的意义探究

在社会快速发展的背景下，各个行业都得到了快速的发展建设，人们的生活质量在这样的背景下得到了极大的改善。建筑在人们生活中必不可少，所以建筑行业在近年来呈现出非常迅猛的发展趋势，然而在市场激烈的竞争中，相关建筑单位需要不断提升自身核心竞争力，在市场上占据一定的地位，促使企业能够更好地迎合国家以及市场化发展的趋势。精细化管理的方式是现代化理念快速发展的重要产物，将精细化管理模式广泛应用于各种各样的建筑工程项目中已经成为重要的发展趋势，通过这样的管理措施可以实现管理内容细分和细节管控的管理模式，通过这样的方式能够从细节层面严格落实企业的各项管理模式。工程档案是保障工程项目有效开展的重要依据，所以加强工程档案管理的有效性也是保障工程项目正常开展的重要举措，将精细化管理理念应用于工程档案管理中可以保障工程档案管理的整体质量。在工程档案管理应用精细化管理理念的过程中需要坚持企业整体战略目标的指导，同时需要按照相应的管理概念和规范完成相关管理内容，通过细节性的管理方式精准地找到管理位置，进而可以有效地避免管理过程冗长，导致人力资源和物力资源等提升发展成本的现象。

1.2 工程档案实行精细化管理的重要优势分析

将精细化管理方式应用于工程档案中有很多优势。首先，通过精细化管理的方式能够将各项资料信息进行细化处理，利用这样的使用和管理方式能够有效地提升档案应用效率。在传统档案管理过程中，手工整理资料的工作方式将会耗费大量的时间，而且在管理的过程中很容易因为自然环境等的影响对工程档案造成安全威胁。采用精细化管理方式能够结合现代化信息技术的优势和精细化管理的优势，将各项数据信息通过集成化和自动化整理的方式实行分类处理，同时可以通过相关命令的方式将各项数据信息按照相关需求开展，促使工程档案管理能够趋向于电子化发展，利用信息技术的整体方式不仅可以实现资源共享，同时可以省去人工处理资料的时间，利用这样的精细化管理方式将会有效提升工程档案管理效率。除此之外，应用精细化管理方式能够提升档案的安全性和可靠性，同时可以缩减工程档案管理的经济成本，促使施工单位能够在工程档案管理的过程中获取更多的经济效益，为企业整体发展提供重要依据。

2 工程档案管理过程中存在的问题

2.1 管理人员缺乏完善的专业素质和综合素养

就目前工程档案管理的现状来看，管理人员和工作人员缺乏完善的专业素养已经成为比较突出的问题，这些问题将严重影响工程项目档案的有效管理。目前施工人员在具体施工的过程中都会过于关注工程的质量、进度以及施工技术等，所以很多工作人员在具体施工的过程中忽视了工程档案管理的重要性。无论是单位领导还是工作人员都很难意识到档案管理的重要性，所以在具体工作中很难有效地保障工程档案管理的有效性，这样的工作方式将会直接影响工程档案管理的质量。同时，档案管理工作人员在具体工作过程中很难清晰地划分自己的工作职责，所以工程档案管理工作在具体应用过程中很难发挥积极作用。

2.2 缺乏完善的管理机制

健全的管理机制是保障各项工作内容有效开展的重要依据，但是就目前工程档案管理工作现状来看，因为管理人员本身缺乏对档案管理工作内容的重视，所以在工作具体开展的过程中很难建立完善的管理机制。完善的管理机制对工作人员的行为具有良好的约束效果，所以建筑单位可以根据工程概况以及工程档案管理的实际特点建立完善的管理机制，利用有效的措施保障工程档案管理的有效性，进而可以为管理组织提供重要的管理依据。专业化的管理組织也是保障档案管理工作内容有效开展的重要措施，但是目前管理组织落实不到位的现象直接影响了工程档案管理的有效开展，同时也给建筑单位整体的进步和发展带来了严重的阻碍。施工项目本身具有施工环节多、持续时间长以及人员流动性大的特点，然而这些特点给单位的统一管理造成了严重的约束。所以缺乏专业性的管理组织将会导致档案管理缺乏规范性和组织性。

3 精细化管理在工程档案管理中具体的应用措施探究

3.1 加强对工程档案管理的组织管理

工程项目本身具有庞大的特点，所以在具体施工的过程中需要多个部门共同组成，尽管各个部门在具体施工的过程中处于独立存在的形态，但是工程项目需要各个部门相互协作统一完成，所以在工程档案管理的过程中应该建立良好的管理组织，同时需要加强各个组织的有效交流。在日常发展和管理的过程中应该灵活应用培训的方式引导工作人员自主明确岗位实际责任，促使工作人员可以在实际工作中明确档案业务的管理权属，在精细化管理方式应用的过程中应该实行责任科室主任、档案管理员和领导小组的管理流程，利用这样的管理流程可以为精细化管理方式提供重要的管理依据。建筑单位需要在实际发展的过程中将精细化管理措施纳入单位年度计划中，通过相应的规章制度将年终的业绩考核融入精细化管理，促使档案管理的全部流程可以成为考核的重要要素，但是在具体管理的过程中应该利用完善的规章制度促使工作人员明确岗位责任，通过责任划分的方式将立项、审核以及验收等工作内容充分融入到管理内容中，促使工作人员在工作中能够根据工程项目建设的实际情况对建设内容进行及时调整。

3.2 科学合理地制定档案管理规划

工程项目施工单位在具体发展的过程中需要将相应的档案管理工作内容纳入工程项目的规划体系中，利用统一规划和管理的方式将档案管理的各项工作内容纳入管理说明书，促使工作人员能够在工作中明确自身工作职责和工作内容。然而在工程整体管理的过程中需要统筹兼顾监理机构、施工单位以及设计单位等，利用这样的发展措施保障工程档案的科学有效性，将组织和设计等相关的工作内容进行科学的划分，同时也可以将工程档案的各项职责相对应，根据立项和验收等工作内容对项目的进展情况进行及时调整。为了保障工作的有效开展，在建筑单位整体管理的过程中需要不断强化工作人员的责任，通过建立企业文化的方式为工作人员提供良好的工作氛围，进而可以帮助工作人员形成良好的工程档案精细化管理意识，促使工程档案的精细化管理成为组织管理的常态。

3.3 建立完善的工程档案管理制度

完善的规章制度是限制工作人员工作行为的重要手段，应用这样的措施可以保障工作人员的规范性行为，进而可以保障工程档案管理的规范性，所以在相关规章制度的建设中应该将国家的相关标准和法律法规作为重要的依据，利用各个工作内容管理制度建成完善的管理体系。例如“立卷归档制度”“档案保管制度”等，将这些完善的规章制度作为管理人员的工作准绳。在具体发展的过程中也可以建立档案议事决策机制，通过这样的措施可以保障各项管理内容的全局性，通过全局性的统筹规划可以为工程档案管理工作提供指导性制度。在管理机制建立的过程中应该合理应用沟通的方式及时了解工程情况以及工程档案管理情况，同时需要根据相应的情况及时调整和协调规章制度，利用这样的发展举措可以实时保障管理机制的规范性，同时可以充分协调各个部门的档案管理工作内容。建筑单位也需要通过整合各个部门资源的方式保障精细化管理能够有效开展，同时可以通过奖惩机制激励工作人员，保障档案管理工作的实效性和创造性。

3.4 保障工程档案归档工作的完整性和规范性

工程档案对工程项目的施工以及后续项目的有效进行具有重要的参考价值，同时也能够成为质量检测的重要参考依据，所以在工程档案归档工作中需要切实保障工程档案归档工作的完整性和规范性，切实保障工程档案内容的真实性，进而可以促使工程档案可以在工程项目开展的过程中充分发挥自身价值。在精细化管理方式应用的过程中可以将各种各样的工程资料归入工程档案管理体系，但是在具体管理和发展的过程中需要将相应的工程资料文件进行归档处理，对于项目类型和保管期限进行明确的划分，进而可以将不合格的资料及时排除，在装订和排架等工作内容也需要建立完善的监管机制，通过档案编号的处理方式便可以实现档案的统一管理，同时也能够保障工程档案的完整性和规范性。利用这样的发展措施可以为精细化管理方式创造众多便利的管理条件。

3.5 全面提升档案管理人员的工作素质

提升工作人员的专业水平和综合素养是保障精细化管理在工程档案工作中有效开展的重要基础，建筑单位可以应用培训以及学习的方式给工作人员提供强化自身发展的平台，工作人员本身就是一个企业的重要主体，所以企业的发展需要借助工作人员的力量才能够实现高效发展，例如，在具体发展的过程中可以通过培训的方式强化工作人员的理论以及专业学习，利用这样的发展措施可以保障工作人员实时了解时代发展中重要的信息和技术产物，通过提升工作人员综合素养的方式培养工作人员良好的协调能力和精细化管理意识，促使工作人员能够秉持良好的工作态度明确自身工作职责和地位，进而可以灵活应用现代化技术措施全面提升精细化管理效率和质量。

建筑单位在发展和管理的过程中应该积极引入先进的档案管理技术以及正确的管理理念，在具体发展过程中能够应用有效的措施保障档案管理工作的质量，应用先进的技术和理念提升工作人员的专业水平，进而可以有效地提升工作人员独立工作的能力。档案管理工作本身与工程中各项施工内容存在着必然的联系，所以在管理的过程中应该加强档案管理部门与各个职能部门之间的有效沟通，通过强化工作人员学习的方式保障企业的发展能够迎合社会以及市场整体发展趋势，通过工作人员相互交流学习的方式提升档案管理部门整体专业水平，将个人工作经验作为有效依据，加强管理方式和管理理念的创新，切实保障档案管理工作的质量。

4 结束语

总的来说，工程档案管理和其他管理工作存在显著的区别，这项工作本身就是一项长期性的工作，从工程初建阶段的资料收集到后期整体工程竣工都需要加强对工程档案的管理。所以在具体工作中积极引用精细化管理的方式可以充分弥补传统管理方式存在的弊端，通过精细化、细节化的管理方式保障各项数据信息的精准性和可参考性。为了保障精细化管理方式在档案管理过程中充分发挥自身价值，施工单位在整体管理过程中应该加强对工作人员的培训，利用培训的方式全面提升工作人员的专业素养和综合素养，促使工作人员能够认识到自己的岗位职责，通过完善管理人员管理意识的方式保障精细化管理技术和概念能够在档案管理中充分发挥自身效能。建筑单位应该建立完善的奖惩机制，保障精细化管理内容能够在具体发展的过程中高效开展，同时可以利用有效的措施保障工程档案精细化管理的制度化和规范化发展。

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