加强档案管理安全保密以及信息化档案管理的思考

[ 作者简介 ]

梁霄，女，天津人，天津市建筑工程学校，助理馆员，本科，研究方向：档案信息服务。

[ 摘要 ]

经济、技术及文化的发展，不仅为各领域营造了良好的技术环境，还创造了稳定、安全的经济环境及文化环境，加快了各大领域的发展步伐。在该形势的影响下，档案管理领域在管理方法、管理信息化及管理安全等方面都得到了完善，并逐渐实现了档案管理安全保密及信息化，提高了档案管理水平。随着信息技术及网络技术在档案管理领域的应用，信息化发展成为档案管理的主要发展趋势，在信息网络技术影响下安全保密也成为档案管理的核心工作，即任何档案都必须保密，并加强安全管理，以减少档案信息泄露、档案丢失等问题的发生。信息化档案管理还能够完善档案管理体系，创新档案管理方法，从而提高档案管理工作的质量及效率，由此可见信息化档案管理的重要性及必要性。

[ 关键词 ]

档案管理;安全保密方法;信息化档案管理措施

中图分类号：G27

文献标识码：A

DOI：10.3969/j.issn.1672-0407.2022.07.015

绝大多数企事业单位都会建立自己的档案库，并定期整理、管理档案，很多大型企业更是成立了档案管理部门，专门管理档案，提高档案管理水平，充分发挥档案的作用及价值。档案不仅记录了企事业单位发展过程中的各种信息，还记录了所有工作人员的基本信息，甚至记录了企事业单位的产品信息等，对企事业单位的管理及发展都产生了不可替代的作用，甚至能够为企事业单位发展战略提供可靠依据，从而促进事业单位良性发展。近年来，很多企业或者事业单位在开展档案管理工作时，已经不再停留在只管理档案信息的层面上了，而是转变为多样化管理模式，即不仅管理档案信息，还强化安全保密及信息化管理，其目的是为了完善档案管理体系，并提高档案安全性及保密性，减少因为安全保密工作不到位导致的泄密、档案丢失等问题的发生。对此，笔者根据相关文献，对档案管理安全保密以及信息化档案管理进行了深入探讨。

1 重要性

安全保密及信息化管理对档案管理工作的质量及效率的提升都起到了积极作用，同时还有效降低了管理者的工作强度，其重要性主要体现在以下几点。

1.1 减轻工作负担及强度

调查显示，很多企事业单位档案管理者表示，在使用信息化技术后，不仅减少了人工劳动的投入，还大幅度减轻了管理者的工作强度及压力，例如以往的人工记录档案信息逐渐被计算机信息系统取代，部分经济发达地区的企事业单位还引进了自动扫描技术，通过扫描入职者或者来访者自带的信息表或者身份证就能够将基本信息录入系统，节省了大量档案收集的时间和精力，减轻了档案管理者的工作强度。

1.2 优化档案信息查询系统

在信息技术的支持下，很多企事业单位都构建了档案信息管理系统或者平台，输入关键词就能够快速检索查询到相关信息，这样不仅提高了档案信息查询效率，还节省了查询时间，并减少了因为多层审核导致的查询结果有误等问题的发生。此外，加强安全保密及信息化档案管理，还有效提高了档案信息安全性，并在信息技术支持下简化、优化了信息查询系统，提高了档案信息的查询速度及管理信息化水平。

1.3 提高工作效率

众所周知，信息化技术的应用是实现信息化档案管理的重要途径，而信息化技术能够代替很多传统人工操作，例如电子信息档案逐渐取代纸质档案，这意味着档案管理中很多有人工记录、查询的工作环节被省略掉，取而代之的就是信息系统自动识别和记录档案信息，从而提高了档案管理工作的效率。

1.4 提高档案信息安全性及保密性

通过相关调查结果及数据资料显示，超过40 %的企事业单位在开展档案管理工作时都引进了信息加密技术、档案安全保护技术，如每台用于档案管理的计算机都安装了杀毒软件，并设置了防火墙，有的企业还定期请专家进行杀毒和加密，其目的就是提高档案信息的安全性及保密性，降低信息泄露、档案丢失、隐私暴露等安全问题的发生率，从而保证企业利益。

2 存在的问题

2.1 重视度不高、理解有误

首先，部分领导者及管理者并没有意识到档案管理的重要性，所以在日常档案管理中表现出比较懒散和敷衍的态度，还有部分管理工作人员则是因为长时间受到其他部门的影响，也逐渐形成“档案管理无关紧要”的观点，故而不会积极实施各项管理措施及方法。其次，部分企业尤其是中小型企业本身就没有建立档案管理部门或者小组，以致于其他部门或者工作人员难以察觉到档案管理的重要性。最后，部分管理者对档案管理性质的理解有误，他们认为档案管理就是简单地记录、统计和归类人员信息档案，并没有考虑到档案多样化的特点决定了档案信息千变万化，需要结合实际制定有针对性的、个性化的管理措施，导致档案管理水平一直难以提升。

2.2 管理技术单一、管理人才稀缺

虽然我国已经提前迎来了信息化及网络化时代，很多先进的信息技术及网络技术也被高效地应用于各大领域，在档案管理领域中同样取得了良好的应用效果。但不可否认的是，在实际的档案管理过程中依然存在管理技术单一、管理人才稀缺的问题，例如部分小型企业只是使用计算机记录人员档案信息，甚至部分城镇地区的小型企业或者工作室直接没有构建档案信息系统，而是直接使用人工记录的方式建立档案库，这种管理方式不仅单一，还比较老旧，已经无法满足多样化档案管理需求。有部分企事业单位则是缺少专业的档案管理人才，甚至没有组建档案管理部门或者小组，很多档案管理措施及方法无法落实到具体管理工作中。

2.3 缺乏檔案管理信息化意识

尽管各种信息技术已经被高效地应用于档案管理领域，但在实际管理工作中依然有部分工作人员缺乏信息化管理意识，只是简单套用其他企业的信息化管理模式，并没有结合自身实际制定有针对性的信息化管理方案。还有部分工作人员则是因为自身信息化技术应用水平不高，很难将信息技术融入档案管理工作中，久而久之，就弱化了档案管理信息化意识，极少数工作者甚至想放弃信息化管理，信息化意识薄弱，非常不利于档案管理信息化水平的提升及管理信息化的发展。

3 安全保密方法及信息化管理措施

3.1 提高档案信息安全保密技术水平

3.1.1 根据管理需要不断更新档案加密技术

第一，管理者要重视档案信息安全保密工作，并提升自己的信息安全意识及保密意识。第二，每台用于档案管理的信息系统及设备都需要设置登录密码，并设置管理员权限，每台设备的管理员权限不能超过3个。第三，尽量对每一份档案资料进行加密处理，尤其是重要职员、重要来访人员的档案信息，除加密处理外，还需要利用公匙密码算法、对称性加密技术等进行第二重甚至多重加密，提高档案信息的安全性及保密性。

3.1.2 加强各种防写技术的应用

第一，可将电子版的档案资料转成图片，这样查询的人只能读，不能复制粘贴。第二，设置安全访问密码，必须得到被指定管理者的同意后才能获取访问密码，然后进行访问。第三，利用仿写技术将档案信息设置为“只读”模式，这样即使能查看资料信息也无法修改、传输和下载，只能通过终端读取信息，而且记录形式不可逆，查询者浏览资料的足迹永久性保存，可随时查找浏览足迹。

3.2 提高重视度，加大资金及技术投入

首先，领导者及管理者要提高对档案管理安全保密及信息化的重视度，并积极参与到档案管理信息化、安全保密工作中，树立良好榜样，激励其他部门工作人员积极配合档案管理部门工作，并推动档案管理信息化发展。其次，加大档案管理安全保密及信息化宣传力度，并增加对信息化档案管理工作的资金及技术投入，以提高档案管理信息化水平，然后在该基础上不断加强档案安全保密工作。例如，某医院2018年1月决定建立集自动扫描、自动记录、自动查询及智能化管理于一体的档案管理信息系统，为此该医院领导者及管理者一致认为需要提高对信息化档案管理的资金、技术投入，数据显示，截至2018年12月底，该医院投入到信息化档案管理中的资金数额高达180万元，引进的技术超过50项，其中人脸扫描仪、智能化识别系统的应用频率最高，相关数据见表1和表2。

该医院于2019年3月对2018年的信息化档案管理工作进行了全面评价，评价结果显示，医院整体的档案信息系统已经完善，医院职工、药物、医疗设备、来访人员等的档案信息都得到了完善，而且实现了档案信息自动扫描和录入，信息管理水平与2017年以前相比得到了大幅度提高，在很大程度上促进了医疗卫生事业信息化发展。

3.3 加强档案管理日常检查及监督

首先，完善检查机制。档案管理工作要配套完善的管理工作检查方法，如档案信息检查、管理设备故障检查等，以减少因为信息错误、设备故障等导致的档案信息泄露、档案丢失等问题的发生。其次，加强档案安全保密性检查工作。对档案进行日常查阅时，不仅要查看登记台账是否有要素残缺、经办人签名是否存在不实问题、字迹有无明显后补痕迹等现象，还需要在发现问题时追根溯源，查看问题档案是否在档，并与经办人、主要责任人交流，以快速找到问题原因并解决问题。最后，要每天查看档案监控录像，除查看档案管理者是否在岗以外，还可以查看是否有不明人员进入档案室或者登陆档案信息系统。此外，需要结合其他部门共同建立监督机制，档案部门要积极接受其他部门监督，并在监督下不断完善信息化档案管理方法，提高档案管理的信息化水平及安全保密性。

3.4 提高档案管理者的专业素养及综合素质

首先，成立专门的培训小组，小组成员由计算机信息技术专业人员、智能技术开发者、信息化管理专业人员、安全保密技术专业人员组成，然后定期对档案管理工作者进行专业知识教育及专业技术培训，以提高他们的专业素养及综合素质，从而打造高素质的档案管理人才队伍。其次，加强对信息化管理意识、安全保密意识的培养，除进行安全保密及信息化技术培训以外，还可以通过信息安全管理技能培训、机密文件加密处理方法培训来强化管理者的信息化管理能力及安全保密意识。最后，要为档案管理者提供更多外出学习的机会，如鼓励他们到其他企事业单位学习先进的信息化管理技术及方法，也可以提供出国深造机会，还可以加大技术研发资金投入，鼓励更多管理者开发信息化管理技术及安全保密技术。此外，对于档案管理者自身来说，要与时俱进，不断学习，引进和应用各种先进的档案信息化管理技术及安全保密技术，以提高档案管理的信息化水平、安全性及保密性。

3.5 构建档案管理信息化系统

首先，档案管理部门要重视信息技术在档案管理工作中的应用，要根据相关技术要求及使用方法将信息技术与档案管理融合，促进档案管理信息化的建设及发展。其次，要借助计算机信息技术、人脸识别技术、安全加密技术、防写技术、档案数字技术等构建档案管理信息化系统或者数字平台，在系统中设置信息自动录入、自动识别、自动归类、数字化分析、自动检测、智能化检索、加密处理、权限管理等功能，以實现档案信息化管理。

4 结语

信息化档案管理已经成为档案管理发展的必然趋势，而在档案管理中加强安全保密工作则能够提高档案管理水平，并有效保证档案信息安全，为以后的企业管理、企业发展战略的制定等奠定良好基础。现阶段很多企事业单位的档案管理工作依然存在很多不足及问题，诸如重视度不高、专业人才稀缺、缺乏信息化管理理念等，均在不同程度上影响了档案管理信息化发展，也减低了档案的保密性及安全性。所以本文先简单分析了档案管理安全保密及信息化档案管理的重要性，然后分析了在档案管理安全保密及信息化档案管理过程中存在的问题，最后从提高档案信息安全保密技术水平、加大资金及技术投入、加强档案管理日常检查及监督、构建档案管理信息化系统等方面分析了档案管理安全保密方法及信息化档案管理措施。

参考文献

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