智慧校园视角下高校教学档案管理提升路径思考

文/尹 月

随着科学技术迅猛发展，智慧校园应运而生，并于2016年被列为教育信息化的重要内容。智慧校园借助人工智能等新一代信息技术，快速提升高校的数字化建设水平，为教学、管理提速增效提供新的思路。国内不少高校都已积极开展智慧校园建设，逐渐形成智慧校园建设浪潮。而教学档案管理作为高校管理的重要一环，相比其他管理工作，对于档案管理人员的耐心和细心程度要求更高，工作内容也更加枯燥。智慧校园的建设为高校教学档案管理的数字化和智能化发展奠定基础，并有望促进高校教学档案管理实现质的飞跃。

1 智慧校园理论基础

1.1 智慧校园的定义

智慧校园指的是在校园建设和管理过程中，充分应用物联网、云计算、人工智能等新一代信息技术，构建新一代智慧教育、智能管理、工作学习和生活服务集成平台，促进各类信息数据采集、汇聚、治理、共享和利用全流程数字化、智能化转型，进一步提高高校管理效率和水平。在智慧校园支撑下，高校教育理念和方式朝着现代化的方向阔步迈进，高校的管理、教学和发展模式等也逐渐发生改变：网络学习与科研无处不在，校务管理与治理透明高效，校园文化与生活丰富多彩，对建设“安全、稳定、环保、节能”的校园具有重大作用。

1.2 智慧校园对教学档案工作的提升作用

传统档案工作场景下，信息数据以纸质化载体进行传递和存储。从时效性视角看，具有较强的滞后性；从信息共享与利用视角看，利用程度不足、可共享水平较差，且各单位之间缺乏有效的沟通渠道和工具，导致高校整体档案工作效率不高。随着智慧校园的建设，校内信息基础设施逐步完善，促进档案资料与数据通过高度集成的系统平台进行快速、高效的流转与共享，提高档案管理相关部门之间的协同合作能力。在智慧校园的基础上，高校教学档案管理工作有望在以下方面实现提升：

1.2.1 档案信息规模提升。档案信息共享数据库的铺设，将有效连通高校教学、科研、管理以及校园生活服务等环节，进而促进更多信息数据的产生，为档案工作积累更多结构化、可利用的信息数据，从而使档案馆成为为智慧校园提供档案信息服务的信息资源中心。

1.2.2 档案共享效率提升。借助平台电子预归档手段，能够在程序合法、合规、合理的前提下，快速传递共享相关档案信息资料，校内工作人员也能够实时通过移动终端进行查阅，有助于提升档案工作的效率，减少失误和遗漏。同时，可改善往届毕业生利用成绩单、论文评阅书等相关档案时必须亲自返校办理的情况，为校外利用人提供了大大的便利。

1.2.3 档案存储空间提升。传统教学档案工作以纸质文件进行存储，对空间资源和存储环境的要求较高。在智慧校园的建设下，纸质档案可以数字化为电子档案进行存储，节约档案存储空间和成本。

1.2.4 档案管理模式优化。传统的档案工作往往独立于其他校园管理工作之外，且工作模式也比较固化和单一。而随着智慧校园的建设与发展，现行的档案管理系统与教务管理系统等接轨，形成协同发展。

2 智慧校园视角下高校教学档案管理存在的问题

智慧校园作为21世纪校园发展的远景目标，当前仍处在前期建设当中，各地市建设水平也参差不齐。少数经济发达、教育理念先进的区域已率先完成智慧校园的顶层设计和实施部署，而大多数地区还处在项目构想和计划阶段。从智慧校园的视角出发，可以发现高校教学档案管理还存在不足之处有待完善。

2.1 高校教学档案管理缺乏规范制度体系

传统高校教学档案管理工作流程中，经过长期的运行，对于各类档案资料的管理、流转和保存，已经形成了比较完善的管理标准体系。但随着档案管理工作由线下逐步转到线上，由于智慧校园的建设本身还处于摸索阶段，且不同地区之间建设进展也不尽相同，导致难以通过规范化的标准体系去作约束限制。但是就高校教学档案管理工作而言，离不开规范化的标准和限制。各高校可以根据本校智慧校园平台建设概况，对教学档案流转与共享、档案存储与管理、数据治理与利用等方面的相关制度进行明确和完善。

2.2 高校教学档案管理智慧化水平不高

充分提高高校现代化教学与管理水平是发展智慧校园建设的主要出发点。但当聚焦于具体的高校教学档案管理实施细节，会发现教学档案产生过程中，部分材料，如毕业生论文评议书等并未完全实施电子化管理，难以适应完全以信息化手段产生档案的方式，不可避免地导致工作脱节和效率低下的问题，继而造成教学档案难以实现无纸化、电子化发展，影响教学档案的智慧化管理。校内各单位使用的系统设计之初缺乏全局性统筹，OA、教务管理系统、档案管理系统等终端各成信息孤岛，无法实现信息共享联通管理。而在重科研的高校环境下，很难拿出大额经费单单为了档案管理对已建成的系统进行相应的整改。总而言之，短期内难以实现教学档案资源扩充、技术升级以及服务优化的愿景。

3 智慧校园视角下高校教学档案管理提升路径

3.1 以教学为根本，打造高效智能管理体系

教学管理作为现代化治理体系的基础环节和要素，对于高校能否正常运营起到决定性作用。从治理能力的角度观之，教学活动是高校立足于世的根本，而服务师生是高校管理的初衷和最终目标，高校应当从战略高度重视教学档案管理，在整体智慧校园顶层设计之初，将教学档案智慧化管理纳入架构，从网络化基础设施支撑、数字化和信息化建设等角度，贯彻落实教学档案管理的理念，保障其运作机制。围绕“教学-档案”这一主线，促进学校、教务处、学院与教师之间的多维合作，最大化教学档案管理效能。

3.2 以信息化为依托，完善各项制度规范

要实现数字化归档，为智慧化档案管理打下基础，首先要转变传统理念，重视档案信息化工作，将信息化建设纳入学校的整体规划中，建设覆盖全校范围的完整档案管理体系，要根据学校实际情况发展建立健全相关的规章制度和管理办法，促进教学档案的网络化、信息化，确保无纸化档案流转能够科学而全面地开展。同时也要建立详细的电子档案归档制度。

3.3 以培训为抓手，提升教学档案管理水平

通过对工作人员进行教学档案管理培训，实现继续教育和绩效考核双驱动，是提升教学档案管理水平的重要抓手。一方面，建议在新员工入职时就对其进行教学档案管理相关理论基础和实用技能培训，帮助其明确岗位职责，促进其对教学档案数字化以及数字化管理系统等应用的理解与掌握，同时对重要岗位人员进行轮岗培训。另一方面，考虑通过绩效考核的方式来确保培训的有效性，制定较为完善的教学档案管理绩效考核指标体系，并借助教学档案管理相关活动和知识竞赛来促进教职工进行教学档案管理的积极性和主动性。

3.4 以安全为红线，强化教学档案安全保障

教学档案的电子化发展也给档案管理与保密工作带来新的挑战。网络开放性较强，为加强教学档案管理的安全保障机制，应当筑牢安全防线，对档案管理系统进行全面监管。首先，在基础设施层面，加强硬件和软件的建设力度，确保其符合教学档案管理要求。硬件包括服务器、计算机、扫描仪、打印机等，软件涵盖教学档案资料存储系统、教学档案管理系统等，同时要注意账号的权限和安全级别设置。其次，在完善的基础设施之上，由专业人员将全校的各类系统，如教务系统、OA、声像系统、教学档案管理系统等更新转型，与智慧校园建设合理对接，实现信息共享，在智慧校园平台上实现教学档案的采集、审批、检查、归档等流程，打造全新的在线电子教学档案管理模式。此外，针对可供传阅的非机密档案资料，则支持校内校外同时进行查询浏览，在不妨碍档案管理工作开展的前提下确保档案资料的安全性。

3.5 以赋能为目标，实现教学档案创新应用

进行教学档案管理不仅仅是为了记录过去，更重要的是赋能。在智慧校园的建设下，借助大数据和人工智能技术，对教学档案进行有效挖掘和分析，评估教学档案的质量，为管理者提供决策支撑，并反过来推动智慧校园的建设与发展。一方面推进信息化手段，进行教学档案的收集、归档、储存工作，降低纸质档案产生过程中大量的打印成本。另一方面，除针对在校生以外，还可以建立校友档案系统，为校友因需返校办理成绩单、招生录取花名册、学籍卡等各项档案业务时提供更便捷的服务，同时还可充分挖掘校友档案资源的价值和有用信息，积极宣扬优秀校友案例，发挥优秀校友的榜样效应，有助于为在校生提供更有说服力的就业指导。搭建校友-学校-在校生之间的桥梁，促进三方之间的交流与合作，提升校内实践教学水平。

4 结束语

综上所述，智慧校园的建设与教学档案管理相辅相成，智慧校园为教学档案管理的信息化和智能化转型奠定基础，而完善的教学档案管理机制与体系能够推动智慧校园的建设与发展。智慧校园视角下，高校教学档案管理工作还存在制度不完善、智慧化水平不足等问题，需要高校加大对教学档案管理的重视程度，树立新的教学档案管理理念，以教学为根本、以培训为抓手、以安全为红线、以赋能为目标，大力推进教学档案的信息化管理，开拓档案管理的特色应用，提高教学档案管理的工作效率和价值内涵，稳步实现智慧校园基础上教学档案管理的信息化和智能化，更好地服务师生。