新时代医院档案管理的现状及其对策

葛书文 烟台市蓬莱中医医院

新时代下如何做好档案管理工作，是医院工作应该重视的问题，也是医院文化建设成果的充分体现，对医院提高医疗和管理水平、保障经济效益稳步提升，凸显出更多的社会价值有着十分重要的作用。随着新时代现代科学技术的不断发展，受多种因素的影响，医院档案管理仍然面临一些问题和挑战，直接影响了医院各项事业的正常发展。因此，亟需医院采取有力措施，及时加以解决，以提升档案管理水平，推动医院各项工作的健康发展。

一、医院档案管理的重要性

（一）可以建设好医院的品牌文化

传统的档案管理方式虽然有一套传统且陈旧的模式，但是现代医院的创建和发展的历史离不开医院档案记录，这些档案也记载着医院从无到有的品牌文化,是树立好医院品牌最值得信赖的证据。档案是无数仁人志士为了医院发展与建设奉献心血的实际体现，档案记载着医院每一个科室的创立，以及一批又一批的领导、医生、护士呕心沥血的过程，在医院的发展过程中留下不可磨灭的印记，是医院品牌文化传承的最直接也是最重要的载体。档案也记录着医院每一次遇见的治疗案例、前人的经验与总结、各项研究成果。所以，加强医院的档案管理可以维护与建设好医院的初衷与本心。

（二）可以有效提升医院的管理效率

医院工作的各种环节都离不开档案管理,所以提高管理效率的前提首先就是做好档案管理。现如今，信息化技术高速发展,所以对档案管理有了新的要求，在纸质文件的基础上也要将档案管理工作信息化。大部分医院已经意识到这点，开始采用双套制化的档案管理，只有将信息化融入到档案管理，才能提高效率。由于医院的各业务部门都离不开档案管理，加上每天会产生各种形式的文件资料，如果不去提高效率，那么档案工作就达不到要求，甚至连基文章件的收集工作也不能完成，这些问题更加凸显出做好档案管理工作是迫在眉睫的重要事项。

（三）帮助医院拥有更好的服务水平

病历档案是医院档案重要的组成部分，记录着所有患者在医院的详细诊疗过程，这些经验对后来类似病例的治疗也起到不可忽视的作用，也是医院最重要的原始资料,对提高医院诊疗服务的作用是非常重要的。大部分医院已经实现了档案信息化管理，在方便患者和医疗研究的同时，也成为现如今医院正常运行的不可或缺的一部分，所以系统提升医院档案管理，在一定程度上与医院的服务水平相辅相成，也是提升医院服务质量的重要前提。

（四）影响医疗水平、科研成果以及教学质量

在医院的管理过程中，每天的患者诊疗、护理经验、药物分类等各个环节都会产生大量的档案资料，这些档案对医院管理的重要性不言而喻，同时档案本身也具有提供医院医疗水平、科研成果、教学信息的作用。档案资料可以通过医疗实践的记录为后续在医院诊疗中出现类似患者提供有效的经验借鉴,同时通过以前的医疗实践经验为以后的医学工作找出存在的不足，医院的医疗记录和药物使用记录也对医学科学研究有着极大的帮助。

（五）为医院的可持续发展作出贡献

医院档案管理质量可以直接决定医院各部门的运行是否正常，管理质量也对医院的经济效益与社会效益有着直接关系。因此，医院档案管理要改善不足与缺陷，在做好基本档案整理工作后，要积极借鉴别的医院的经验，确保实行双套制，并着重于信息化管理，只有这样，才能综合提高档案管理水平，实现医院整体工作的合理化、规范化、高效化。

二、医院档案管理的现状与问题

（一）档案管理意识淡薄

长期以来，医院领导者对档案工作不重视是普遍现象，很多医院领导认为，医院工作的重点是引进先进的医疗器械和提高医疗技术，没有意识到档案工作的重要性。档案管理跟不上医疗发展，现阶段，大部分医院的档案管理工作投入小，设备设施陈旧，计算机化程度低。档案工作者缺乏与档案管理相关的法律知识，并存在诸如缺乏专业知识和专业管理技能等问题。医院档案管理与医疗行业的快速发展相对不同步，档案存储设备、管理人员专业素质、档案存储空间等需要优化的方面都没有引起重视，医院对档案管理工作没有一个较为合理和长远的规划，对档案工作正常发展产生了影响。

（二）管理制度不健全

大多数医院科室的档案分类很多，档案管理十分复杂烦琐，管理系统也缺乏规范的流程，并且缺少统一的管理标准。不同科室对自己科室的档案管理有不一样的想法，导致档案管理人员和具体科室工作人员在互相交接数据时出现各种意料之外的问题，甚至会出现重复收集、档案资料乱放、没有归纳整理、有价值的档案丢失的情况。医院也没有相应的制度去进行约束，各个环节之间存在脱节。医院的档案管理水平目前还处于落后的状态，很多医院的档案管理室仍然以陈旧式分类方式对档案进行整理，没有很好地运用计算机网络管理方式。此外，纸质档案会占用大量空间，查询不便捷，维护也需要更大的资金投入，管理人员也专注于档案管理的收集和排序工作，并且没有将档案中的信息进一步地筛选处理。这种专业层次的不足，使医院无法从重要的档案工作开始解构医院各个环节存在的问题，严重阻碍了医院未来的发展。

（三）档案人员素质偏低

大多数医院档案都由医院办公室来维护，没有专门的部门，而工作人员日常琐事比较多，不能分心，缺乏管理档案和文件的精力，年度文件资料无法及时归类归档，造成大量文件出现积压情况。部分档案工作者没有经过专业学习，综合素养较低，也缺乏系统的知识，不具备档案管理的基本素质。档案管理存在诸多漏洞，影响档案管理的质量和效率。医院很少为医院档案工作者提供培训机会或培养档案工作者管理技能的机会。档案管理员只能利用他们自身的经验来管理他们负责的文件。但他们缺乏一定的法律意识，无法适应新形势下档案管理的最新发展需要。同时，没有适当的薪资激励机制，档案工作者工作热情不高，工作不投入，责任感不强，导致档案管理水平得不到保障。

（四）档案信息化进展缓慢

很多医院档案管理没有实现信息化，仍然采用传统管理模式。档案设备中的软硬件应用功能性不足，处理流程较为烦琐。相关档案信息化管理制度存在不完善的情况，没有专业水平的人员去打理，档案资源利用率较低且资源匮乏。档案管理信息化设施不足，计算机、软硬件设备设施比较陈旧，没有积极地引进功能齐全的档案管理专业扫描、储存、检索设备，导致档案信息共建共享困难重重。一些医院档案人员流动速度较快，职业道德和业务水平有待提升。档案信息技术没有接轨到先进的医院信息化档案管理经验，系统应用缺乏专业人员维护，出现问题后没有办法得到有效快速的解决。

三、医院档案管理的基本原则

一是规范化。医院档案管理要有具体化、规范化的流程，整个流程包括：一是医院档案数据要按照统一的标准进行存档整理，在这个过程中要保护好档案数据的完整和准确，合理分工归纳，依靠科学性去划分好档案数据，并且设定档案数据的存储期限等。二要按照有关标准统一规范档案管理工作流程，检查整个流程方面存在的各种不足，确保档案工作有迹可循。三要规范整个操作流程，如培训专业人员针对电子档案和纸质档案的归档，要具备一定的工作技能和高效的工作方法。

二是标准化。目前，医院档案管理和公文管理的重要性不言而喻。为了保证档案管理的效率，必须严格参考公文管理的管理标准，进行统一的标准化管理，对公文纸的各个环节进行优化。例如，严格要求公文纸的尺寸，每一项公文都要手续齐全，按照具体日期归档整理。对于不一样性质和格式的公文，需要清晰明了的文字，以便于保存管理，在过程中要按照规定的标准格式，这样可以有效提高整个过程的效率。

三是保密性。目前，医院档案管理分为电子档案管理与纸质档案管理两种不同的管理形式，在具体管理过程中，最主要的原则就是保证医院档案数据的保密性，坚持保密原则，保持初始档案的完整性。如何做好电子档案的原始管理是当今信息化管理工作的困难地方，因此必须改进电子档案加密功能中的不足。

四、加强医院档案管理的措施对策

（一）健全医院档案管理模式

提高在医院平台上共享档案信息后的阅读量。在传统方式中，医院在进行档案管理时，由于空间和时间的局限性，时效性得不到保证。但是现如今，医院可以通过因特网等平台，通过不同载体和地理位置存储及时地进行档案信息归纳，通过信息智能化实现信息共享的目的，从而保证了工作效率。医院管理在完善改进档案管理模式存在的不足时，应注重提高在实践过程中医疗服务的效率效果。医院档案管理要注重设备的更新和维护，要在最短的时间内实现档案管理信息化要完成的目标，从而抛弃传统的陈旧模式，采用科学高效的档案管理模式，为医院的未来发展规划作出贡献。

（二）提高档案人员业务素质

档案管理人员作为医院档案管理的主力军，应从四个方面提高业务素质。首先，医院要将档案人才培养纳入工作计划之中，挑选一部分工作较认真的工作人员进行重点培养，在学习中不断提高专业水平。其次，医院通过定期培训、现场观摩、业务交流等形式，让档案人员掌握档案管理的流程和知识，提高档案人员的档案管理能力。再次，医院要引进档案专业人才，为他们提供深造的机会，为医院的档案工作增添活力。最后，医院要鼓励档案人员学习新的管理技术，对档案管理表现优秀的人员要给予适当的奖励，提高他们学习和工作的主动性。

（三）加强档案管理硬件建设

医院在实际管理过程中，要发展科学的档案管理系统，医院管理人员必须明确界定好收集与分辨各个科室具体有用材料。医院要建立数据从收集、整合到处理、存储的合理档案管理系统，这个过程需要医院全体医务人员达成共识，互相配合。面对医院不同科室、不同档案材料，甚至不同的功能性，相关档案人员必须采用合理的方法。医院要为档案管理工作引入先进的设备，制定相应的薪资奖励标准。在资金充足的前提下，档案管理工作必须要有齐全的硬件设备，诸如计算机、空调、除湿器、档案架、防火防盗系统等，为工作的顺利开展提供重要基础。建立完善的档案管理运行体系，进一步提升医院档案工作的整体效率。鉴于档案数据本身的特殊性，只有配备完善的软硬件设备，才能进一步简化现有工作流程，避免医院重要档案数据信息外泄。

（四）推进档案信息化步伐

医院要统筹兼顾制定档案管理信息化总体规划，以及近期、中期、远期发展规划，明确规划中的各项发展规划条款，保证医院档案信息化建设能够按照既定的、预想的、期待的方向发展。加快档案数字化的进程，推动电子数据库的建设，提供包括在线管理、查询、存储、更新、安全管理和利用等多个功能的信息服务。在数据库建设过程中，医院要建立电子文件数据中心，在各个科室进行数字化档案目录公开，方便相关人员的查询、检索和利用。开展安全加密管理，防止电子数据库受到外界恶意攻击。

（五）创新档案管理方法

档案管理是为医院中心工作服务的，因此医院要注意档案管理的服务特性。档案人员要避免闭门造车现象，主动与各个科室工作人员开展交流，在信息服务上改变被动局面，利用现代科学技术进行信息共享。建立档案信息联网系统，通过多种形式为医院发展提供信息服务，提升医院工作效率和档案工作质量。

（六）提高档案资源利用效率

要时刻清楚地认知到医疗档案管理的最终目标是提高服务水准、为病患者的健康诊治提供更好的服务。为此，医院档案管理者必须不断完善和改进工作流程，及时改进流程中存在的不足，最大限度地发挥档案管理的优点。档案人员要积极学习专业知识，努力拓宽服务范围。运用先进的手机扫描软件或者信息化技术，将纸质文件变成容易储存的信息化数据，存入现代化的档案管理系统中，方便查阅。档案人员要提高认识，充分利用档案资源为医院领导者提供有效的参考资料，以帮助他们通过统计、分析和采用作出决策。通过编写各种主题汇编为查阅者提供多层次、多层面、有效的信息，加快档案资源社会化利用步伐。

五、结语

医院档案见证了医院的发展，是医院宝贵的文化资源。近年来，医院档案管理工作取得了显著的成绩，但在实践过程中也凸显出了更多的问题。医院要牢固树立参与意识，突破原来传统管理模式的限制，对档案管理体制进行规划，对档案人员进行系统培训与管理，开展全方位服务，充分发挥档案资源的作用，不断提升医院档案管理水平，从而进一步推动医院各项工作健康、有序地向前发展。