关于基层卫生部门档案信息化建设的思考

褚昆鹏 山东省烟台市蓬莱区卫生健康局

卫生档案信息化建设是一项系统工程，在医疗服务中发挥着重要作用。基层卫生部门档案信息化建设，既提高了档案管理质量，又提高了工作效率，对基层卫生部门各个阶段工作的有序开展有着不可忽视的作用。

一、卫生部门档案信息化建设内涵

卫生档案信息化建设过程中涵盖大量的基础资料，包括如何有序打理组织卫生档案信息资源、建立稳定的数据库、构建内部稳定网络、培训与管理专业人才队伍等，还包括制定开展上述工作的相关标准和规定。在不同的发展阶段过程中，会有不同的内涵，而且不同时期卫生档案信息建设也是相互关联的。最开始的阶段是打造一个靠谱的地基，而后续的流程则是对地基的扩建。初期建设主要采用计算机辅助简单的档案管理，建立预防医学、科研、教学、案例管理等类别的计算机电子目录，利用计算机可以更加方便地进行档案目录整理与检索功能。目前在卫生部门的建设主要是充分利用高速发展的信息化和网络技术，进行处理、管理、开发、利用医疗卫生档案信息资源，构建不同地区、不同医疗机构之间的互相关联的卫生档案。

二、基层卫生部门档案信息化建设的重要意义

卫生部门档案管理由于资料涵盖范围广，导致流程十分的复杂烦琐，必须结合现代先进的信息技术，对各个科室的档案材料进行详细的划分、归档，卫生部门档案信息化建设将会把信息化管理模式与传统的档案管理模式互相结合，使原来的档案实体图书的保存和利用的不便捷性，转变为现代档案信息的数字化和自动化来进行管理，可以有效促进卫生事业的健康发展。

（一）有助于通过科学管理的方法进行档案资料的保存

在传统的档案管理方式中，传统纸质文件对存储环境的湿度和温度的要求较高，如果档案存储环境相对潮湿，纸质文件就会出现受潮的情况。在这种情况下，纸质文件会受到毁灭性的破坏，很难长期储存下去，如果干年后，会因没有办法使用而失去应用的价值。同时，对大量的纸质文件进行信息检索十分烦琐，所以加快档案信息化和标准化建设，做好档案备份保存到计算机磁盘之中十分重要。如果同时拥有纸质和电子档案，不仅可以确保信息数据的安全性、完整性，同时还方便检索，从而实现所需档案的永久保留以及使用价值的最大化。

（二）有助于最大限度地提高归档材料的及时性

当今时代，关于纸质档案的数据来源很多，导致占用空间巨大，文件管理十分耗费人力物力，管理程序也没有统一的流程。在这种情况下，如果基层卫生单位使档案管理向着信息化转变，将传统纸质档案按照档案管理相关法规，通过数字扫描等信息化技术检索归档入云端数据库，通过目录索引功能、关键词检索，可以让使用者更方便地找到要查找的文件信息，相比传统档案管理更加方便高效。在非必要的情况下，应该不要过多翻动原始纸质文件，也不要在查找纸质档案中对别的文件产生损害。因此只要符合管理规则，这样对原始的纸质档案保护性更强，可以达到共赢的局面，还可以保证档案的时效性。

（三）有助于档案职能的改进

基层卫生部门将信息化技术融入进传统的档案管理后，可将传统的文笔输入转变为新型的电子输入，对档案管理的内容和方式进行转变。档案管理的信息化可降低传统档案的占比，拥有精细化管理、妥善保管、提供信息化归档等特点，从而使基层卫生部门的档案管理形成可持续发展的局面。

（四）有利于加强档案信息的开发利用

如何将档案信息的作用最大化，使各部门清楚地认识到这些资料的价值，与档案管理信息化的建设发展密切相关。首先，档案信息化的建设可以大大减少基层卫生部门档案管理工作所需的时间和精力，使相关管理人员在档案信息资源的开发和利用上投入更多更多精力和时间。其次，通过计算机软件和网络系统将档案数据进行输入和整理，随时随地可以进行系统检索档案，对比传统档案的访问与使用便捷性不言而喻。最后，医生和研究人员可以通过档案信息化平台更多地了解医学和科学研究档案，并获得有用的医疗参考经验。医疗卫生档案信息化建设可以充分出发挥档案的价值，对医疗卫生事业的建设和发展有着积极的促进作用。

三、基层卫生部门档案信息化建设的突出问题

（一）卫生部门的档案信息化工作未受到领导层的重视

现如今在基层卫生机构，医院管理层开始意识到正确运用信息化技术的好处并试着引入医院之中。但是，还有很多领导对健康档案电子化并不重视，对健康档案电子化的认知程度相对薄弱。由于对卫生档案信息化的认识和重视不够，导致健康档案管理无法满足单位日益增长的信息化需求，他们的态度更随意、更自由，甚至不负责任，造成档案管理过程效率低下。但是，一些基层医疗卫生单位在监督管理上没有一套统一的标准与规范，容易造成档案信息工作出现较为混乱的情况。

（二）档案管理人员职业素质低下

因为档案管理过程十分考验管理人员的耐心，所以对管理人员各方面的综合素质都得要求。目前，不符合实际工作要求的原因是主要领导和分管人员对档案管理工作从思想上就不重视。对档案管理工作专业人员来说，受过系统化的培训教育人员较少，且现如今受任专业人员年龄偏大，档案管理室被当作一个“养老”场所，主要用于“照顾”一些责任心不强的人；由于年龄老化严重，导致档案管理人员经常来回变动，甚至有些部门一人身兼兼职，德不配位，自身对档案管理工作的基础知识都没有专业了解过；部分档案工作者综合素质达不到要求，与快速发展的卫生档案信息化所要求具备的人才还存在着较大差距。这些现象严重影响和制约了档案信息化工作的质量，随着信息技术的飞速发展以及医疗卫生业务的不断改进和完善，档案管理工作迫切需要利用信息技术来提高档案从业人员的信息技术素养，针对这部分从业人员开展专业化的培训，提高他们的觉悟性和积极性，正确地认识到这份工作的重要性，培养自己的责任感，这对档案管理的发展有着重大的影响。

（三）档案管理技术总体水平不高

档案信息工作需要对管理技术和电子档案管理都要有一定的了解，以确保快速有效地落实档案管理。特别是这些年来，随着我国信息技术的不断进步，信息技术和先进设备在档案管理中的应用日益增多，为档案管理的发展、工作质量和效率的提高作出了重要贡献。但是，由于一些基层卫生机构对档案管理没有重视，一些单位在实际操作管理过程中，虽然引进了信息化概念和设备，却没有有效地管理这些先进的设备和技术，依旧是采用陈旧思维与固化的档案管理模式来进行管理。而花了大量资金配备的先进设备，由于没有专业人员去定期进行使用和维护，导致崭新的设备出现陈旧老化、软硬件过时等严重浪费的情况，这也间接导致了档案信息化工作的低效性。

（四）档案信息化建设存在安全隐患

在卫生部门进行档案信息推广过程中，由于缺乏相关法律法规、管理员保密性不强、网络环境缺乏安全性等问题，导致档案的保密管理工作不到位，这些安全隐患严重制约着卫生档案管理的信息化进程。在网络信息化建设中，每个系统的兼容性是一个亟待解决的问题，医疗档案管理系统存储着复杂而烦琐的信息量，如果没有进行有效管理，那么网络的兼容性也存在着各种隐患和不稳定性。此外，在信息接收、传输和存储过程中，还存在许多安全问题，如病毒攻击、黑客入侵、网络传输易失败等，给数据安全管理带来了大量的不稳定因素。

四、基层卫生部门档案信息化建设的措施对策

（一）提高档案信息化管理意识

一是要让医院档案人员充分认识到档案信息化在卫生事业信息化建设中的重要性；二是要打破传统档案管理模式的硬化工作思路和管理模式，传统的档案管理模式在卫生部门管理中长期存在，卫生机构档案管理形成了不利于现在发展的落后模式，所以为了实现卫生档案信息健康发展，必须要转变落后的归档管理观念，把现代信息技术作为档案管理模式中的基础，从而促进档案信息管理的发展。

（二）提高管理者的档案专业知识

在基层卫生部门的档案管理之中，档案室、办公设备、工具、设备是档案管理所需要的“硬件”，而具备优秀知识储备的管理人员就是重要的“软件”。复合型的管理人才的专业素养十分重要，专业素养的强弱会直接影响档案管理工作的好坏。档案管理工作最基本的要求是，管理者必须用心、认真对待，且具备专业的档案管理知识和信息技术。因此，有必要加强档案管理人员的综合教育。一是要坚定党中央各项会议精神，深入研究贯彻习近平新时代中国特色社会主义思想，牢固好自身树立使命感，增强责任感，认识到档案管理工作重要性，必须提高自觉性，积极倡导求真务实、追求卓越的工作作风。二是大力开展业务和技能培训。采取邀请、走出去等多种方式，利用多媒体技术组织开展档案管理相关知识培训会等。三是要加强档案相关法律学习。要加强横向联动，借鉴先进单位和优秀个人的经验做法。要在年度考核中，将业务能力好坏加入考核的奖惩标准，给予压力和奖励，不断提升综合能力和业务知识积累。在为群众服务、为社会服务的实践中，要积极发现问题、应对困难，心中有“大局观”，进一步提高为群众办实事、办好事、办困难事的能力。

（三）加大档案信息化转变过程中的资金投入

为进一步提高档案管理的技术水平和技术能力，就要针对自己单位的实际业务需求，引入适合的信息化设备，以实现科技方向的不断变革。并且主动向有关部门报备，积极申请资金，加强沟通协调，确保引入的技术设备适合实际发展。同时，要根据工作实际设计开发档案管理软件系统的功能模块，并根据实际情况及时增加资金投入。根据单位的实际档案管理情况，将可操作的实际步骤与软件功能相互结合，让专业的档案管理人员更快上手，加快传统档案管理转变为信息化管理的进度，从而提升医院的整体效益。

（四）改善档案管理信息化中的不足

现如今，基层卫生部门如果继续采用传统的档案管理对单位未来发展是十分不利的，信息化技术的不断发展，档案管理的趋势就是变得更加科学化、信息化、法治化。以信息化管理理念为指导方针，不断发掘与学习先进管理技术，提高基层单位实际管理水平，探索开发一套适合基层卫生单位档案管理的新模式。通过调动员工的积极性和主动性，强化奖惩制度，改革绩效考核制度，真正做到按劳分配、拒绝浑水摸鱼。要进一步加大人力、物力、财力的投入，将档案管理信息化变为重中之重，把档案管理信息化作为医疗卫生服务信息化的重要组成部分。

（五）规范档案信息化管理各项流程制度

各项业务的顺利开展需要统一的法规和标准，但基层卫生部门比较缺乏统一的标准和规范，实际管理中出现的问题要参考《档案法》和卫生行业去解决。制定和完善相关法律法规、基层医疗单位档案管理和档案使用规章制度，逐步建立健全档案收集归档制度、档案查阅利用制度、档案人员工作职责、档案统计系统、档案保密管理系统等，使档案的收集、管理、利用都有制度可以遵循。特别是针对和改进档案管理人员的考核、奖惩和晋升机制细节，真正将档案管理人员的主动性与积极性调动起来。

基层卫生部门的档案管理工作越来越来凸显其重要性，也要求相关工作人员具备更高的管理水平和能力，强调各项措施的有效落实。需要在资金投入、改善和提升软硬件条件、教育培训人力资源等方面强调和加强档案科学管理。规范档案规划设计的管理体系，注重档案管理人员的知识水平和综合素养，加大档案管理资金投入，引进和吸收最新的管理方法，以提升信息化和档案管理水平，促进基层医疗服务走上一个新台阶。

（六）加强档案信息化安全工作

在落实档案信息化过程时，要加强相关监督，维护好网络系统安全，确保信息在共享资源时不被有不纯动机的人窃取。此外，软件功能的安全性不容忽视，在实际操作过程中，要及时更新软件并安装防病毒软件以防止黑客攻击。在建设卫生档案信息系统的过程中，需要设置好专人使用权限，相关人员必须持有特定的访问权限、管理信息发布的权限，要有防范安全隐患的意识。通过将需要保密的文件存储在专门的文件夹中，可以提高文件的安全级别并最大限度地保障好档案信息的安全性。

五、结语

卫生部门档案信息化转变是时代发展的趋势，但也是一个长期的过程。因此，基层医疗卫生系统要及时创新档案管理理念，汲取同行业的先进经验，把先进的计算机设备和技术引入到档案管理过程，建立好档案信息管理系统，同时要加强档案专业人员的综合素养与计算机技能培训，落实各项制度和措施，促进卫生产业信息化建设的健康发展。