XBRL技术在高校财务管理中的应用

沈玥骞

（中国地质大学（武汉）财务处 湖北 武汉 430074）

一、引言

财政部《会计改革与发展“十三五”规划纲要》（2016）中提出，要引导企业以可扩展商业报告语言（XBRL）提升内部管理信息标准化，促进财务、业务数据的融合与互联。中办、国办《国家电子文件管理“十三五”规划》中要求“到2020年，电子发票、电子证照、电子合同等电子文件的凭证作用得到充分发挥，社会交易成本明显降低”。财政部、国家档案局《关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》（财会［2020］6号）对于全流程电子化实现报销会计凭证，并入账归档具有规范作用，意义重大。

对于XBRL的运用，学界展开了研究和探讨。普遍认为现阶段XBRL使用过程中一定程度上存在工作效率不高、缺乏强大的外部支持、可挑选软件较少等不足，但在信息交换率方面，XBRL能起到提升作用。目前，国内凭证类电子文件一般包括：一是已经进入社会化应用的电子凭证，例如电子发票、票据等；二是正进行试点应用于某些领域的电子凭证，如在行政事业单位试点的航空客票、铁路客票差旅电子凭证等；三是尚未形成电子版式文件的会计凭证。

二、XBRL是什么

融合XML技术的XBRL作为商业报告语言的一种，具有扩展性，主要应用于财务领域，可以自动交换数据，使数据达到标准，通过一套开放的技术规范，来定义国家或行业标准，实现对实例数据的交换与解析，解决数据与应用的解耦。由XBRL带来的统一标准可以为企业的财务信息传输提供更高的准确度和相关性，同时也提高了可靠性和可比性，增强了财务信息的透明度和使用效率，还能有效降低财务报告的使用成本。

XBRL是一门特殊的语言，通过标准的词汇和规范的语法来表述财务信息的内容和结构，使不同计算机系统能读懂；是一种格式，相较于目前普通的包括PDF、WORD等主流的报告格式，作为一种信息展示的格式，在规范化和标准化下，能提供个性化的财务信息，提高财务报告编制的正确率，便于跨平台的传输转换等；是一套标准，XBRL有自己的一套标准体系，不仅包括技术层面，还有财务业务层面。其特有的优势主要有：（1）标准化。因为不同的财务报告信息并不一致，XBRL在标准上统一和规范了业务层面，并统一定义了财务报告中的元素，使不同企业、会计制度及系统中会计信息相互间的比较可以完全实现。（2）颗粒化。XBRL把财务报告中的内容分解成一个个的信息元素，每个元素都可以独立地从报告中提取出来，其中包含了顺序、层级等格式信息，对于重新组合，可以借助对应软件及相应标准采用另外的格式进行，还可以探讨和处理从报告中提取出来的各单独元素。（3）关系型。XBRL的信息不同于以往的文字信息，它更类似于一个“二维码”，主要供计算机阅读，一个码的背后含有很大的信息量。同时，元素之间的关联也能非常具体地呈现出来。如层级关系等，对于“报告”内容的理解，计算机可以借助元素及元素间的相互关系，处理起来非常智能。（4）可扩展。如果说传统的财务报告像汽车，将不同用途和目的地的汽车进行分流，那么XBRL就更像火车，将不同用途的车厢连接在一起，既可以分解，还可以无限扩展，扩展时对原有的内容还不会造成影响。也就是说在可比性的前提下，又满足了不同企业的特殊化的需求。

三、XBRL的应用流程

目前会计信息在不同系统中使用时会存在交换障碍，XBRL是一种财务报告信息的处理技术，能够将财务信息进行跨平台跨系统交换。目前高校信息系统建设由于前期缺乏统一规则，不同部门间存在信息壁垒。同时不同的监管部门需求的信息类型和统计口径不一致，导致高校财务部门向不同部门提供数据时需要重复提取，而且各监管部门间的信息也无法共享和比对，一方面增加了高校的数据报送成本，同时也容易形成监管漏洞。

高校会计数据版式文件的设计主要有两个方面，一个是发票的开具端，一个是发票的接收端，主要思路是“向后可追加，向前可追溯，两端解耦合，多场景兼容”，应用处理流程如图1所示。

图1 XBRL应用处理流程

（一）发票开具端。不同于以往的发票开具方式，在通过开票软件开具发票后，还需要将票据信息通过XBRL工具包进行数据处理，生成开具方的电子凭证实例文档，并作为附件生成版式文件。在此之后，开具方需要进行电子签章或签名，生成最终版本的电子凭证版式文件。经过XBRL工具包处理过的电子凭证版式文件是有统一的技术规范和通用的分类标准，实例文档中的数据，与分类标准中模式文件定义的元素存在着对应的关系，使得生成的发票数据可以供其他部门和企业进行解读和扩展。

（二）发票接收端。对高校而言，发票接收端主要是核算流程，当国家全面普及了XBRL版式文件处理方式，将达到全面电子发票信息流转，实现财务信息化传递，可不再使用纸质版线下报销，这对高校财务来说，将是提升工作效率和管理效能的大跨步飞跃。财务核算部门接收了其他企业通过XBRL工具包处理生成的版式文件，再通过XBRL工具包提取实例，并将报销业务数据通过会计核算软件追加内容并附版式文件，原版是在追加了内容之后生成新的电子凭证版式文件并归入电子档案。如图2所示，电子发票在经过XBRL工具处理之后，并没有改变电子凭证结构化数据的来源，而且还保证了源数据的完整性，只是追加了报销内容或相关合同附件等信息，也就是在保证电子版式文件数据可比性的同时，也满足了不同企业的特殊化需求。

图2 电子发票处理前后对比

在所有计算机系统上都可以处理XBRL，因为其文件格式是纯文本。该技术的应用，在高校内部可以减少财务人员的工作负担，减少传统财务数据在传递过程中的反复解码和逻辑计算过程。过去，不同的信息系统之间的沟通，需要开放源代码，XBRL技术的应用减少了系统对接成本，成为不同系统间信息交换的桥梁。对于监管部门来说，对数据的需求都可以在一致的概念基础上，不会出现一个数据不同定义，或一个定义不同数据的情况。因此，站在高校的角度，生产和使用信息的成本大大减少，信息的处理效率大大提升，信息的利用程度进一步深化，也大幅提升了监管部门的监管水平。

四、高校构建基于XBRL技术的财务信息系统实施步骤

目前，已有数十家银行和中央国有大型企业采用XBRL编制年度财务报告并向财政部报送。在部分高校中也开展了XBRL技术的试点工作。高校要构建基于XBRL技术的财务信息系统，一方面除了依赖于财政部在全国范围内对该技术的普及推广使用，另一方面自身还要做好准备工作。新系统的构建是为了有效促进高校财务信息系统向现代化方向发展，提高高校财务治理能力。基于此目标，在具体构建时可按如下步骤进行：

（一）财务信息受众分析。高校是政府会计制度的实施主体，相较于企业而言，高校的财务信息接收方相对简单，主要包括上级政府部门、学生家长等社会人士、学校内部管理人员、教师学生等，财务信息受众层级明显，财务信息需求也比较有针对性。对受众群体进行分析，根据需求对财务信息进行分类，对报送的数据勾稽关系进行设定，对XBRL通用分类标准的制定具有指导意义。

（二）进一步优化和完善高校通用分类标准。2010年，企业会计准则通用分类及XBRL技术规范国家标准同年发布。现阶段，XBRL技术在我国高校应用的最大限制主要是尚未出台高校XBRL技术的分类标准。高校要构建基于XBRL技术的财务信息系统，首先需要创建符合国家通用标准下的行业标准，例如 element、duration、instant、credit、debit等就是XBRL技术规范规定的标准词汇。2019年新政府会计制度实施后，可以以该制度的行业特色来进行通用分类标准的设计，例如对“受托代理”制定规范的标准用词。

（三）发票开具端应具备系统编制方式。XBRL技术的应用有多种方式，可以仅在生成财务报告时，将财务报告中相关信息录入到相关软件，生成财务报告的版式文件，也可以在数据生成的过程中嵌入该技术。过程中使用XBRL技术，可以保证整个财务信息的流转过程直接遵循XBRL的技术原理，减少了财务数据重复录入的时间成本和人工成本，而且开具出来的电子发票，在其他企业流转时也能够被不同的信息系统读取，在外部也形成了完整的信息链，保证了财务信息的无障碍流通。

根据上页图1所示，高校的使用思路是将XBRL工具包内部嵌入适配器的模式，在发票开具时通过该工具包进行数据处理。高校财务的发票开具端主要有两方面的业务，一个是科研发票的开具，需要与科研管理部门的系统对接，一个是学费发票的开具，需要与学生工作部门的系统对接。虽然XBRL是纯文本格式，可以被其他系统读取，但是也需要其他部门嵌入工具包，对相关电子文档进行解码提取。如果对接成功，XBRL也可以成为部门内部信息共享的得力工具。

（四）发票接收端应具备系统解析方式。如上页图1所示，在发票接收端，也就是报销端，XBRL技术也是嵌入在数据分析处理过程中的。上传的电子报销凭证需要通过XBRL工具包提取实例，再将业务数据通过会计核算软件接收端OFD生成会计入账凭证（JSON+OFD模板+XBRL=接收端OFD），也就是说在接收端，除了对报销的电子票据进行提取，同时还需要补填会计业务结构化数据，高校财务报销需要的相关附件内容较多，例如预算申报、合同、批文等，这些附件都需要通过XBRL工具包提取，并随同电子票据一起生成新的版式文件。因为财务核算是经济业务的最后一个流程，在前期的审批流程涉及到的部门都需要嵌入XBRL工具包，例如合同管理部门、采购与招标部门、后勤保障部门等，将审批的文件也通过XBRL进行信息处理，形成版式文件，在线上进行流转。而且在报销付款之前还有各类的财务内部审批，例如大额资金审批等，所以XBRL技术的应用也对高校财务内部信息化的建设提出了新的要求，需要更加清晰顺畅的信息化流程和内控流程。

（五）系统试运行的评价和改进。目前财政部已经选取部分高校进行XBRL技术应用的试运行。高校使用的财务系统主要由天财和天翼等软件供应商提供，将XBRL技术嵌入到已经应用的财务软件中，需要试点高校和软件供应商积极沟通，不仅要满足财务系统内的技术实现需求，还需要满足和其他部门系统对接的需求。可以先与一个部门进行试点对接，在双方系统都嵌入XBRL技术的前提下，测试信息传递是否顺畅，推送的数据是否正确，是否完整地反映出预期希望反映的财务内容。此外，数据的保密性非常重要，在数据被需求方获取的过程中，应充分考虑机密财务数据信息的保密技术处理。

（六）后期应用维护。由于XBRL技术对于高校来说还是新兴技术，同时又缺少既懂该技术又懂财务知识的复合型人才，在基于XBRL技术的财务系统应用阶段，数据的生成和接受整个流程都需要依靠该技术的持续运行，因此，应配备相应的系统运行维护人员，并投入一定的资金与时间成本。为了保证系统运行的常态化，还应该加强财务人员对XBRL技术的学习，培养能使用该系统的复合型人才。

五、结语

XBRL技术要在高校财务系统中实现应用，离不开政府部门的大力扶持和引导，以及在人力和财力上的投入，以提升研发力度，使XBRL技术和高校财务系统融合，实现高校全流程的XBRL化和财务报告的自动输出，减轻高校在推广和实施过程中的难度和成本。同时通过政策引导，促进XBRL在税务、审计等部门采用，自上而下地督促各行各业升级系统，将数据传递与应用打通，形成高校内外相互关联的整体。目前，我国XBRL的应用仅限于财务报告报送（XBRL的财务报告不在政府的审计范围内），但是政府部门对该项技术实施发挥的先导和龙头作用，一定会提高高校应用XBRL的自发行与主动性。