地方科技创新背景下高校图书馆科技查新服务策略选择

邢春梅

（河北对外经贸职业学院,河北 秦皇岛 066311）

随着我国科学技术的飞速发展，科技信息爆炸性增长，信息检索、甄别能力显得尤为重要。科技查新服务作为高校和地方科研工作的重要信息支撑，可以为科研立项提供客观依据，为科技人员进行研究开发提供可靠而丰富的信息。近年来，科技查新的需求急剧增加，国内现有的查新机构数量相对较少，已不能满足市场需求。鉴于此，本文在分析教育部地方高校图书馆科技查新机构现状的基础上，探讨地方高校图书馆科技查新工作站开展科技查新服务存在的现实问题，提出相关的改进措施和建议。

1 教育部部级科技查新机构现状

1.1 高校科技查新机构发展概况

我国高校系统的科技查新机构除了部分由卫计委、国家中医药管理局、水利部、冶金部等国家部委审批外，其余由国家教育部审批。在我国，最早从事查新工作并获取科技查新业务资质的主要是综合性的情报机构和各工程技术类及农林医类专业情报机构。1990年，原国家科委最早授权的11家原国家一级的查新单位中，有5家为国家级或省级综合性科技情报机构，6家为专业情报机构。1992—1995年，教育部在直属高校设立了15所“高等学校科技项目咨询及成果查新中心工作站”。后来由于学校隶属关系的调整，为了规范高校科技查新机构，充分发挥高校科技查新工作在科研立项、成果评审、申报奖励和专利申请等方面的作用，教育部在2003年进行了重新认定工作。截至2014年，教育部在全国各类高校批准设立的“教育部科技查新工作站”共计七批，102所，包括综合类、理工类、医学类、农学类四种类型的高校，其中第一批29所，第二批14所，第三批14所，第四批10所，第五批11所，第六批6所，第七批18所。教育部科技查新工作站的设立及认定，充分发挥了地方高校图书馆的信息资源优势，为高校及地方的科研创新快速发展起到了支撑与辅助作用[1]。

1.2 高校图书馆科技查新工作站地区分布

我国高校图书馆科技查新工作站按照地域划分，其中华中地区12所，占全国教育部科技查新工作站的11.8%；华北地区19所，占18.6%；华东地区36所，占35.3%；华南地区12所，占11.8%；东北地区6所，占5.8%;西南地区8所，占7.8%；西北地区9所，占8.8%。如图1所示。

图1 高校图书馆科技查新工作站地区分布

1.3 高校图书馆科技查新工作站的工作内容和工作流程

一般情况下，高校图书馆科技查新工作站一项完整的查新工作流程分为九个阶段，包括查新委托、查新接受、签署合作协议、信息检索准备、选定信息检索方式、确定信息检索手段和路径、信息检索、形成查新报表、文件归档。

（1）查新委托的工作内容

根据《科技查新机构管理办法》和查新工作站标准中的相关条文规定，查新委托人要明确查新项目是否在查新范畴内，并且根据待查新项目的专业特点、查新目的、查新科学技术的特点、查新条件等相关内容，自主选择查新工作站，并且向所选的查新工作站提交所需要的相关科技资料和项目材料。

（2）查新受理与签订合同

根据《科技查新机构管理办法》相关规定，查新机构站在收到委托人的查新委托后，首先要确定待查新项目是否在查新范畴内，然后确定查新服务项目的学科专业是否在受理区域，最后确定查新员和审核师[2]。审核员对查新委托人所提供的资料内容进行审核，判断内容是否正确，是否满足查新服务的相关条件，所提供的资料内容是否是真实有效，查新委托人所提交的查新条件是否能实现，时间条件是否符合要求等，并初步判断查新服务项目的新颖性。如果接受了查新委托，就需要按照查新工作站的条款要求与查新委托人签订查新协议。

（3）准备检索的工作内容

查新人员要按照科技查新规范和工作流程及工作内容的要求，了解和掌握委托人查新项目的情况、查新点和查新要求，分析查新项目资料以及查新项目的科技特点，规范操作流程。一是明确检索的目的；二是在检索的基础上判断主题内容的特定程度以及学科范围的专指程度，精确检索范围；三是明确信息技术检索文献的种类和专业适用范围、时限适用范围；四是提出严谨、科学且具有可操作性的信息技术检索对策。

（4）选择检索工具

查新员在研究信息检索工作的基础上，按照信息检索目的和客观条件，选用最能达到信息检索要求的查询方法。例如:手检时，应按照专业对口、字体样式适当、收录全面、报告准确、编排适当、揭示正确的准则，选用合适的工具书；机检时，应在检查时按照查新工作的要求、特点以及查新的特点选用适当的检索系统或者数据库。

（5）确定检索方法和途径

查新员按照查新项目所在学科的特征、检索特点以及检索要求确定检索办法，指定检索路径。在手检要求下，文件的检索路径主要是指检索工具书中的条目次、主文以及为辅助检索提供的路径。文献检索工具书中提供的检索路径大致有:类别路径、主题路径、文件名称路径、著者路径、文件代码路径和某些特殊路径[3]，类别路径和主题路径是手检的主要路径；在机检要求下，要明确检查路径，要清楚数据库使用的是规范化词表还是自由文本型词表，指示主题性质的代码可以是唯一的或者任选的，提问时如何填写，再把表达检索者提问的相关词语，依照数据库所使用的旧词语表转换成的新词语，如关键词、分析词语、关键字等。

（6）查找

查新员查找操作主要分为机检和手检两种，其中机检是目前应用广泛、便捷、效率更高的一种方式，借助计算机信息库的检索优势完成检索工作，但在必要的时候仍需要翻阅一些现刊，做好对查新项目内容的补充工作，核实查新项目内容的完善性。而且，还应注重对手册、年鉴等工具书的使用，在确定最终的检索结果之前，对于没有查到文献或者查到文献太多的情况下，必须对检索结果进行核实，适当地扩检或者缩检，以保障检索结果的准确性、完整性。

（7）完成查新报告

查新员在查找结束后须要遵循以下步骤来完成查新报告：一是做好索引，让读者能够根据检索要求，查找结果，获取文献原文；二是根据查新项目的科学技术要点与检索的文献原文进行比较，其中包括一般相关的文献和密切相关的文献，在比较的基础上确定查新项目的科技重点，确定查新项目的新颖性，并草拟查新报告；三是聘请专业性的查新咨询专家，针对查新项目的专业特点和技术要点，确保查新项目的科学性和专业性；四是审核师根据相关的规范和要求对查新程序和查新报告进行科学审核；五是查新员填写查新报告；六是查新员和审核师在查新报告上进行署名，然后加盖科技查新专用章；七是确定查新报告的编号和日期；八是有序整理查新报告文件，并且按照顺序对相关附件进行编号。

（8）提交查新报告

提交查新报告是在查新工作站完成查新项目相关的流程后遵循约定的日期、方法和份数，为查新委托人出具相关的报告及附件。

（9）文件归档

文件归档是图书馆科技查新工作站查新工作内容的最后环节。查新员根据有关部门的规定，严格按照要求对查新项目资料、查新合作协议、查新报表以及附件、查新咨询服务专业人员的建议、查新员与评审师的日常工作笔录等，对相关资料进行存档，并且及时地将查新报告上传到图书馆数据库中，做好文件资料的归档工作。通常来讲，查新工作站执行归档要遵循以下几点基本要求：一是查新员负责收集、整理、归档每一个查新项目相关材料，并且在查新完成后，还需要将查新项目的相关材料移交给图书馆档案保管人员，由保管人员立档登记，逐一清点验收，确认无误后双方签字；二是查新课题档案，按专项计划立卷管理[4]；三是查新项目档案的管理需要固定地点，由专职人员负责；四是查新档案管理的时限一般是五年，逾期后档案在经过主管领导批准的情况下进行销毁登记；五是查新档案管理有线上线下两种形式，在当前大数据环境下，查新档案的管理主要由计算机管理系统来完成。

2 高校图书馆科技查新工作站存在的问题

近些年来我国地区性的科技创新活动越来越多，科技创新的成果日益显著，地方高校图书馆科技查新工作与以往相比有了大幅度的提升，发展非常快，实际工作中一些问题逐步暴露出来。

2.1 地方高校图书馆科技查新工作站地区分布不均衡

从目前教育部设立的“高校图书馆科技查新工作站”地区分布来看，近80%的高校图书馆科技查新站分布在高校集中的华东、华北经济发达地区，其他经济欠发达的地区分布不足，且集中在省会城市和直辖市，地级市的高校分布较少。随着我国实现共同富裕的战略目标的进一步深入，各地区强化重大科技基础设施建设，尤其是经济欠发达地区更要求提升科技创新影响力，科技查新工作也将成为开展科研工作的重要环节。中部省份要在充分考虑查新工作站设立的条件、需求和整体布局的基础上推动高校查新工作站在中部地区的设立和认定工作。充分发挥科技查新在科研工作中的作用，更好地为高校和社会提供优质服务。

2.2 地方高校图书馆科技查新工作站之间缺乏协同合作

当下科技查新需求日益增多，科技查新人员数量不足已成为目前高校科技查新工作站面临的主要问题。高校科技查新工作站按照受理的专业范围分为综合性、理工、农学、医学四个大类，综合性的查新工作站数量有限，高校科技查新工作站的专业固定，难以适应科技创新的不断发展、学科分布交叉日益紧密的新时代特点。一般综合性的查新工作站拥有SCI、SSCI、EI、WILEY、Nature、Oxford、SciFinder、Springer、ACS、SAGE、Innography、IOP、CNKI、万方、维普等中外文数据库100余种，部分地方高校科技查新工作站拥有的数据库较少，高校科技查新工作站之间独立运作，缺乏合作和协同，无法提供更为权威、科学、全面的查新服务[5]。

2.3 地方高校图书馆科技查新工作站工作人员专业素养有待提升

在科技创新的新时代背景下，新兴的科学技术方法和手段不断出现，学科交叉、学科融合已成为未来科技发展的新趋势，科技查新的项目也向着不同学科间的交叉与融合创新发展。当前查新人员的自身素质和专业知识的局限性成为目前高校图书馆科技查新工作发展面临的根本问题。

3 提升地方高校图书馆科技查新工作站服务质量的对策与建议

3.1 重新理解定义新时代的“查新”服务

过去的查新工作更多的是充当“判官”的角色，主要回答“是”或“否”的问题，在当前科技创新时代背景下社会对查新工作提出了更高的要求，不再是简单地判定，而是要洞察科技发展的趋势，形成系统性知识供给，提供完整翔实的决策数据，提出基于问题导向的一揽子解决方案，比如高校在重点研发计划项目的申报中，并不要求提供传统意义上的查新报告、申报书，而是要求提供国内外现状及趋势分析，项目创新点和知识产权对策等。现行管理体制下，查新行业需要革新理念，其内涵、外延、范围和作用都需要新的定义和扩展，在科技查新项目管理中发挥前式“显微镜”作用，注重科技项目入口的把关。

3.2 区域内查新机构协同合作，提高资源利用率

创新性的地方高校图书馆科技查新工作站协同服务模式，是基于网络的科技查新工作平台实践应用的基础上对地方高校图书馆科技查新工作站目前面临的问题提出的解决方案。各高校查新机构开展协同合作，提升资源储备，融合多元大数据，包括项目信息、科技报告、机构信息、成果信息等，丰富查新资源池，密切关注各行业的技术领域和前沿产品、技术，建立各类技术和产品的参数库、指标库、特征库，形成量化评估工具，确保做到“精准查新”，以提高其准确性、权威性、可比性、互认性。同时协调推进查新机构间的科技信息资源共享、共建，提高资源的利用率[6]。

3.3 打造查新专家队伍，提升高校图书馆科技查新人员综合素养

信息和数据资源是开展查新工作的必要条件，高校图书馆科技查新工作人员必须适应时代发展，掌握新技术、新工具，提升自身工作能力和水平。整体来看，地方高校图书馆科技查新人员在情报分析工具、软件掌握方面仍有较大提升空间，应加强使用大数据、人工智能、机器学习、深度挖掘等相关技能的培训，提高地方高校图书馆科技查新人员的情报分析能力。

此外，地方高校图书馆科技查新人员须具备丰富的专业知识和跨行业跨领域的知识存储，除此之外，还应该根据高校的优势专业，做细分专业行业领域的专家，建立专家库，构建以查新人员为核心，专业专家为外协的查新工作机制，从而更好地为地方科研决策提供智力支持，发挥高校在专业领域的优势，在科技查新工作中做好监督与引领。

3.4 强化学科服务和学科分析，扩大服务受益面

随着高校事业的不断发展，高校图书馆服务体系越来越健全，服务水平也越来越高，逐渐向个性化服务和针对特定对象的学科服务方向转变。查新工作作为高校图书馆服务体系中个性化服务的典型例子，应充分发掘图书馆查新工作站的作用和价值，利用查新站工作人员的专业优势，强化学科服务和学科分析。创新查新服务科研方式，为学校管理层提供SCI、ES1、专利分析等数据服务。同时，适当开设相关的文献课程和培训研讨会，有意识地强化学生的查新意识，提升学生对科研的兴趣。

4 结语

地方高校图书馆科技查新工作站的科技查新服务作为一项为科技研究事业提供依据的工作，为科研立项、新技术引进、科技奖励、成果鉴定、专利申请等提供有力的保证。本文对地方高校图书馆科技查新工作站工作中存在的问题进行了剖析并提出应对策略，探讨了地方高校图书馆科技查新工作站工作的创新思路和方法，希望可以为高校和地方企业、事业单位或政府部门的新的科研范式以及生产生活方式提供更好的辅助功能，对促进地方科技创新及经济的发展具有重要的意义。