苏州中国丝绸档案馆征集工作规范化管理探索与实践

陈明怡

（苏州市工商档案管理中心，江苏苏州，215028）

苏州中国丝绸档案馆（下文简称“中丝馆”）是集收藏、保护、利用、研究、展示、教育、宣传、旅游、休闲等功能于一体的国家级档案馆，担负着对丝绸档案进行收集、整理、保管、利用和研究的重要职责。自2013年中丝馆落户苏州以来，中丝馆的征集工作在全国范围内紧锣密鼓地开展起来，制订征集计划，明确征集内容，多举措、多途径地推进档案资料征集工作，得到了全国各地政府部门、行业协会、科研院所、国家级非遗传承人以及专家学者的大力支持。历经8年多时间，征集足迹遍布全国32个省、自治区、直辖市，征集丝绸档案2万余件。征集档案包括全国大部分省份的蚕桑、丝绸行业发展资料，蚕桑志、丝绸企业厂史、厂志及特色产品的相关资料，以及20多位有关丝绸的国家级、省级大师的个人档案及代表作品，为中丝馆的资源体系建设奠定了基础。

一、 落实长效机制，建立健全征集工作制度

征集工作管理可以说是相对静止又动态的一种形式，需要通过实践才能体现出其规范性。中丝馆的征集工作就是在实践中不断积累经验，逐步走向规范化管理。2015年，制定并试行《苏州市工商档案管理中心（苏州中国丝绸档案馆）档案征集管理办法》（下文简称《办法》），主要对征集经费的使用、经费开支范围、管理审批等进行了规范。2020年，在《办法》基础上又完善《苏州中国丝绸档案馆档案征集管理办法（修订版）》以及《档案史料、实物征集管理办法》《捐赠史料档案奖励等级评分细则》《专家聘任管理办法》等若干制度。《办法》明确了征集的内容与范围、征集的形式与流程、征集资金的评估与审批、征集计划的调研与制定、征集监督的参与并执行，涵盖征集工作全流程。垒土成垛，投砾引珠，这些办法及细则的出台，迈出了中丝馆在档案征集领域标准化的一大步。

二、 强化过程管理，完善征集资金评估与审批流程

在苏州市委、市政府的高度重视和大力支持下，中丝馆每年获批财政专项征集资金较多，为提高资金使用效益，规范资金使用流程，中丝馆严格执行《办法》“专款专用、专家鉴定、严格审核、力求实效”的要求，对征集经费的使用、开支范围、管理审批等内容作了明确规定。

1. 规范专项资金的管理。按照财政市立项目的绩效要求，制定征集资金的预算使用目标，填报绩效目标申报表，明确其“数量指标”“效益指标”等项目绩效指标，实行“预算资金”“预算指标”量化考核。

2. 明确资金的审核职级。为更好地使用档案征集资金，避免“一言堂”的情况发生，中丝馆按照市财政印发《厉行节约反对浪费财务制度选编》的资金使用要求，严格执行“三重一大”工作的相关规定，分别明确3000元、10000元以上以及区间内金额的上会要求、审批流程与审核级别，层层把关，有序执行。

中国丝绸档案馆征集档案专家鉴定评估会

3. 资金使用的监管力度。纪委监督工作的开展为征集工作提供了强有力的法治保障，从源头杜绝征集过程中可能产生的违规情况，在征集前把得准“大方向”，完成后经得起“回头看”，增强征集工作透明度。中丝馆严格贯彻纪检监察的巡查要求，将监管工作落实到征集行为的“前、中、后”，将审计工作执行于经费使用、流程公开、出入库管理、档案台账建立等环节。坚持纪委纪检组人员到场制，坚持实施征购、合作事项上网公示制，坚持主任会讨论事项公开制，实时监控征集项目进度，把控征集工作全过程。

三、 突出专业要求，运行征集档案价值评估体系

1. 组织专家鉴定，提供技术保证。专家鉴定是征集工作必不可少的一部分。为保证征集工作的可持续发展，加强对征集工作的规范化管理，中丝馆设立专家库，引入第三方参与征集过程，为征集工作提供技术支撑，以保证征集档案的真实性，确定其历史保存价值、收藏价值和评估市场价格。中丝馆每年定期召开征集档案鉴定会，根据被评估的档案内容，随机从各专家小组抽取5名专家，签订承诺书，组成鉴定小组，充分发挥各领域专家的专业特长和参谋作用，对拟征购的档案给出专业的评定结论，形成文字材料，以此作为是否征集的评判依据。

2. 制定评分细则，确定档案价值。评估征集档案的价值严格以档案资料的“真实性”为硬杠子，采取一票否决制，并根据其“时间性”“价值性”“材质性”“系统性”“外观性”“地域性”6个方面作为评定依据，按级评分确定价格。中丝馆制定了《捐赠史料档案奖励等级评分细则》《捐赠实物档案奖励等级评分细则》《捐赠史料档案评估表》《捐赠实物档案评估表》《捐赠档案奖励评估意见汇总表》《征购档案专家鉴定评估意见表》《档案合作项目专家论证表》7类评估表，科学确定征集档案的价值。

四、 规范档案整理，强化库房科学化管理

档案整理是征集工作的重要环节，是保证档案信息品质的关键步骤。根据丝绸档案的特殊性，中丝馆编制了《关于不同载体丝绸档案整理、入库管理办法》，按载体不同，将丝绸档案分为文书、照片、书籍、丝绸产品、大型物件、名人题词（书画）及其他等7大类。通过对整理内容、入库管理制度的细化，明确整理范畴和要求，让整理工作有规可循。在整理的过程中遵循“简化整理，深化索引”的原则，针对性地选择卷或件的形式进行整理，并保留档案的原始状态。

口述档案采集现场

征集档案整理完毕，消杀附着在档案上的细菌后方可入库，降低细菌对档案的损害，提高档案的保管条件，延长档案的保管寿命。并根据丝绸的特性，对丝绸库房的温湿度进行调整，将温度控制在 10℃-18℃。对库灯进行专门的配置，启用感应灯，避免丝绸档案长时间暴露在灯光下。档案装具一律采用无酸装具，降低档案受酸性物质侵蚀的风险。

五、 拓宽工作思路，开辟档案征集新途径

中丝馆通过联合丝绸行业协会，加强与丝绸企业的沟通与联系，彼此合作，共同建设“苏州传统丝绸样本档案传承与恢复基地”，开创了独具特色的档案征集新模式。

突如其来的新冠肺炎疫情使得征集工作举步维艰，中丝馆集思广益，开拓征集思路，建立合作新模式——口述档案采集。充分发挥高校专业资源、媒体专业技能、经费专项配备等优势，中丝馆先后与苏州大学、北京联合大学、华南农业大学合作开展了苏州、北京、四川、广东地区的丝绸专家口述档案采集项目，制作相关地区丝绸专家口述档案纪录片，其中苏州四大绸厂《丝乡苏州》口述档案纪录片入选中国第六届口述历史国际周。这是一次全新的挑战，打破了传统征集工作的禁锢，化被动为主动，使档案征集工作的触角不断延伸，征集面得到拓展。

档案征集工作永远在路上，即将开馆运营的中丝馆将按照《中国丝绸档案馆“十四五”发展规划》要求，着力完善丝绸档案资源体系建设，确保档案征集管理制度长效运行，在规范化、专业化的发展轨道上行稳致远。