运用信息技术实行信息化后勤服务管理的探索

广西医科大学 蒋兴明 麦庆艺 罗丹 李颂国

现代化及信息化社会发展趋势下，信息技术为我国社会发展及信息化建设提供有力支撑。依托信息技术构建信息化后勤服务管理，打破传统孤单化、碎片化现象困境的同时，更是在提高后勤服务管理质量及效率上具有现实意义。文章选取广西医科大学信息化后勤服务管理为讨论方向。介绍广西医科大学信息化后勤服务管理总体规划的同时，分析系统联网及数据共享对于提高信息化后勤服务管理的价值性，继而分析后勤服务管理在广西医科大学服务保障中的具体应用。

信息化后勤管理泛指对现有后勤服务管理工作进行代替与升级的系统化流程，具体表现为在不违反现有单位规章制度及后勤服务管理流程的基础上对后勤服务管理效率进行优化与升级的模拟[1]。信息化后勤服务管理是技术推动服务的变革，依托信息技术与互联网技术的突破与革新，催化原有部分人工完成工作通过信息化机器人代替。信息化后勤服务管理可将后勤管理实时采集数据通过归纳、建模等方式直观化体现各项指标及数据分布，便于后期为优化管理及优化流程提供基础。

1 信息化后勤服务管理内涵

信息化后勤服务管理不仅可以限制提高后勤管理人员对后勤的管理质量，更是在提高后勤服务质量及保障服务效应上具有现实意义。同时，只有顺应时代潮流，扩大信息化的覆盖面，才能更好地为学生提供服务，更好地适应市场的竞争，使管理更加规范，操作更加规范，处理过程更加规范。高校后勤信息化服务管理在一定程度上反映出我国大学的近代化水平和实力。高校后勤是学校发展的重要支撑，为高校发展奠定基础保障。随着时代的发展，信息化在国民经济和社会发展中具有举足轻重的意义，信息化也是高校的现代化水平的重要指标之一，只有采用有效的信息化手段，才可以降低人力成本，更好地发挥后勤职能，更是在激发员工的工作热情为广大师生提供更好地服务上具有深远价值[2,3]。

2 基于信息技术构建信息化后勤服务管理系统的实践分析

2.1 总体框架

集信息化建设整体架构的核心为信息化后勤服务，依托学校信息部门搭建的智慧校园，建立信息化后勤服务平台，计划搭建通勤车预定、后勤服务大厅、数据中心、网络报修、物业管理、公寓管理、电费充值、餐饮管理短信通等系统。该平台是一个受理回复、督促检查、质量评价、数据统计分析等系统，并可实现桌面电脑 PC端、微信客户端等方式综合运用。

2.2 推进系统联网，实现系统间的数据共享

建立起基础的资料导入学生、教师和相关设施设备信息。针对实际情况，建立登录系统的部门和使用者的信息，并对各部门的权限进行划分，确保系统的有序。建立一个统一的单一登录系统，系统可以独立地创建用户，但同时又可以相互并联。

依托基础数据，建立一个信息发布、查询平台，将分散的、孤立的各系统的信息资料进行共享，并能够按照指定项进行查询、处理。系统设置可以包括财务、学生公寓、门禁、固定资产、人力资源、水电、物料等系统的管理，实现收费、人员、学生住宿及所有资源信息共享和查询等功能。通过信息化建设，充分发挥数据库的数据统计、整合和分析能力，将各个中各职能部口的管理数据信息收集、处理、分析、统计，从而提升后勤管理的效能。

2.3 广西医科大学信息化后勤服务管理系统设想及实现

为更好地为学校提供服务，广西医科大学充分利用总体计划和各部门的实际需要，逐步引入部分智能管理系统。该系统不但运行简单，而且对维修人员的要求也较低。同时增加界面的亲和力，减少用户在操作和维护方面的困难。可以在建立健全对外宣传和服务网站，讲好后勤故事的基础上，整合高校师生的吃、住、行、水、电等服务，实现服务管理的信息化。具体如下：

2.3.1 商贸管理系统

将大数据的概念应用到商业服务中，同时把大量的商业数据进行归类、整理、呈现，使其能够清楚地反映当前的市场状况。比如，管理部门可以根据最近一段时间的销售状况，对销量大的商品进行大量采购，对销量不大的商品进行适当的削减。

2.3.2 学生公寓管理系统

该系统通过对各个部门的员工进行授权，使其能够完成不同层次的员工所能完成的工作。比如，管理员只能在单元格里浏览单元，进行相应地分房、调宿、日常管理，其他单元不允许，这就增加系统的保密程度。

在资料管理方面，可以采用Excel表格的方式进行大规模的输入、输出，避免在学生资料庞大时，需要输入大量的资料，并提供标准的资料模板（Excel）。还可以通过与学校的教学资料库进行交互，将学生的基本资料大量输入。此外，每年一年级的新生都会有大批的学生排队，管理员要花很长的时间和精力去统计每个房间的空位。而依托智能分区，实现宿舍安排智慧化，即在床位安排、专业分布、空余床位等相关信息输入时，系统会根据后台数据，自动产生适合的调整床位的方案，实现真正的无纸化操作和信息化管理；开放端口的多部门（如财务部门、学工部门、各学院）可在后台及时查看学生信息，熟悉宿舍资源，便于各相关部门的沟通、访谈工作，提高了工作效率。具体细则如表1所示。

表1 学生公寓管理系统细则及标准Tab.1 Rules and standards for the management system of student apartments

信息技术对相关数据进行统计、查询、分析，为小区的精细化管理提供有力的数据支持。

学生公寓系统包含学生和公寓两个方面的信息。该系统能够根据后勤管理工作的需要，对学生的信息进行分析和处理。主要内容包括学生入住情况的查询、学生入住密度的分析、入住人数的统计、毕业床位数的统计等。此外，还应设计历史住宿查询功能。系统的条目应包括学生的姓名、学号、年级、专业、所在学院、入住状态、床位号、房间号、所在楼栋、入住时间、退宿时间等信息，后台保存学生住宿的信息，财务部门在清算住宿费时，有据可查，有效地减少住宿成本的纠纷；同时，在公寓系统中采用的图形管理方法也极大地减少物业管理人员的工作。采用红男、绿女等传统方法，方便地完成对学生的查询，明确标明空床和不同床的学生的住处。

2.3.3 饮食管理体系

运用大数据技术对高校食堂产生数据进行分析，并形成分析图表，例如分析食堂的耗损率、原材料各时段采购的同种类的价格变动等，从而有效地堵住管理上的漏洞。同时，这些数据对于今后的工作具有一定的指导意义。

首先，各食堂的经理、厨师长、组长，都会将当天的用菜和剩余量进行统计，通过对采购的数据进行分析，形成采购计划，继而降低食堂的成本，并且通过对采购数据的分析可以得到某一时段某种原材料的需求情况等，对食堂平时的采购种类及制定菜品起着及其重要的参考和指导作用，同时极大地提高了工作效率。其次，采购部统一经过仓库管理人员的盘点、分类、统计、入库后，各食堂按照采购订单来领取，办理出库手续。同时，该系统对原材料的调价数据均记录在案，且各材料采购的进货量、供应量、进价、库存量、失效时间、入库时间等信息都是一目了然的、透明的，可以随时计算出每个食堂的采购数量和明细。

最重要的一点，通过对每个食堂、每个窗口的销售数据的分析，可以实时地解到哪些食物是学生最感兴趣的，哪些食物是学生最爱吃的，哪些是学生最不感冒的。这样，对各食堂的采购计划，可以进行有针对性地指导，对每天饭菜调整及师生员工饮食结构的搭配具有及其重要的指导意义。该系统可以将食物的基础价格分解为每天的成本，并将其转化为原材料的支出，从而得计算各餐厅的损耗、毛利、人工、水电费、摊销等。通过对成本数据的分析，可以得出各食堂的盈利情况。这对于后勤部门制定各餐厅年度工作目标和KPI，起到至关重要的作用。

2.3.4 人力资源管理体系

由于后勤人员的文化程度普遍较低，对系统的使用不熟练，造成一些功能的闲置和浪费。另外，后勤部门虽然在很多方面都是信息化的，但也不能太复杂，所以要实行奖惩制度，对工作表现好的人进行奖励。比如，有些后勤人员在服务质量评价系统中，好评率高，就会得到一定的物质和精神奖励，而对工作表现不好的，则受到一定处分，从而提高员工积极性。

2.3.5 公务车辆管理系统

使用者可以通过网站或手机客户端，对目前的校车状况进行实时的了解，管理员在校车预定管理端可以查看到所有校车资源，通过查看校车预定，管理员可以看到每个班次校车始发站剩余座位情况，可以看到每个班次校车已预定的人数情况以便于对校车资源做合理分配。管理员可以看到每个班次的预定详情，根据实际情况，可以对预定乘客进行备注，同时可以导出预定详情以便于核查。模块管理员对预定车辆进行管理，管理维度包括车辆种类、信息、预定权限、班次、站点及是否可预约等。师生用户预定成功后，在所预定班次发车前将会收到乘车提醒，提醒方式为：微信公众号和短信。模块管理员可对车辆预定进行管理，管理维度包括可预定时间、次数、可取消预定权限、预定设限的处理方式等。

2.3.6 网络报修系统

可在电脑端后台进行业务处理，管理人员可以对校内的维修区域、维修项目、维修人员、报修订单、数据统计等进行管理，系统可根据实际需求情况灵活配置。网络报修系统在PC端实现登录，并通过对接信息中心获取师生相关数据，做好身份认证，即网络报修只针对本校师生开放。针对学校师生可在微信端进行快速报修，选择报修位置、维修项目和对故障问题的文字描述并拍摄照片，即可提交报修的申请。师生在预约报修时可预约维修时间、报修地址需具体到房间号等具体信息，方便维修工程师快速定位到维修位置。报修信息提交后可随时通过微信端查看报修处理进度、维修人员等信息，并可在线拨打维修工程师的联系电话，方便双方进行沟通。除了PC端后台管理系统，管理人员也可通过微信端直接对师生提交的报修订单进行自动派单或者任务指派、任务改派、任务终止等处理；随时跟踪维修人员对报修任务的处理进度；了解学生对报修的评价；查看与报修相关的全面数据统计。

维修工程师可在微信端随时获取需处理的维修任务、工单处理情况。通过查看师生提交报修的图片与描述信息提前了解故障情况，从而做出合理预判；对维修过程中遇到的问题与管理人员及时沟通，提供问题上报功能，提升维修处理效率。维修处理主要在微信端执行（PC端也可处理），从开始处理→记录问题，维修拍照→完成，直接用手机就可完成，方便快捷。维修人员完成维修任务后，师生可通过微信端对其工作结果进行评价并反馈给维修管理部门。当管理者停止维修工单时，则管理者可添加拒绝原因，并自动回复到报修者，做好及时通知。维修工在维修过程中会使用到物资，在微信端提供物资请购功能。当维修工需要使用物资时可随时进行物资申请，方便快捷。同时在高校管理过程中维修工会经常出现一次申请多个物资情况，不是在一次维修中用完物资，而是在一段时间内将物资使用完，所以系统会将申请后的物资存在个人虚拟仓库中，在维修完成后选择使用的物资时会直接将曾经申请过的物资自动显现出来。

3 结论

综上所述，本文以运用信息技术实行信息化后勤服务管理为讨论方向，选取广西医科大学依托信息技术构建信息化后勤服务系统的设想及功能实现为研究案例。从上述案例分析可以看出，广西医科大学依托信息技术构建信息化后勤服务系统不仅显著提高了相关服务效率及质量，更是在打破传统孤岛化及碎片化现象上具有现实意义，对促进高校后勤服务保障具有深远价值。

引用

[1] 林凤莲.信息化技术提升高校后勤管理质量的思考[J].科技世界,2021(35):104-105.

[2] 樊繁.智慧医院后勤信息化综合管理平台构建策略与应用前景[J].电脑知识与技术,2021,17(27):149-150+159.

[3] 李磊.基于物联网趋势下的高校后勤信息化管理体系转型[J].科技创新与应用,2021,11(23):185-187.