特检机构国有资产管理信息化建设浅析

王亚雄 李春静 周 乾 刘银安

（中国特种设备检测研究院 北京 100029）

《事业单位国有资产管理暂行办法》（财政部令第36号）中指出,事业单位应当按照国有资产管理信息化的要求,对本单位资产实行动态管理。[1]2021年公布的《行政事业性国有资产管理条例》（国务院令第738号）中再次明确,应当建立全国行政事业性国有资产管理信息系统,推行资产管理网上办理。[2]但是,目前各单位对于资产信息化系统的建设水平参差不齐。针对高校资产管理信息化研究较多[3-4],从资产管理存在的问题、制度建设和信息化措施等方面进行了探讨。同时,也有部分针对行政事业单位的资产管理信息化的研究[5-6]。但对于特检机构来说,大部分精力都放在了检验检测业务的执行和拓展上,对于单位的内部管理重视程度不够。同时,部分单位将资产管理的重点放在资产购置论证和财务资产账务的管理上,导致资产管理系统的建设不足。

资产管理信息系统作为资产管理的一种重要手段,其重要意义在于：实现资产信息动态管理；实现单位资产财务账与实物账的统一；实现合理分工,明确岗位责任,减少重复录入,保证信息准确；实现过程化管理,将整个事项办理流程记录在系统中,随时可查,有据可依。下面,本文将对特检机构国有资产管理信息化建设的内容进行具体分析。

1 特检机构国有资产管理信息化建设内容

特检机构国有资产信息化建设主要分为3部分：第1部分是数据库建设,一般根据单位资产类别和用途分别设置数据库；第2部分是过程功能建设,主要按照单位资产管理规定中涉及的各项工作程序,设置如采购管理、资产验收等过程功能；第3部分是专项功能建设,管理部门可根据资产管理工作要求,设置清查盘点、绩效管理等功能。特检机构国有资产信息化建设体系可参考图1。

图1 特检机构国有资产管理信息化建设体系参考设置

1.1 资产数据库建设

资产数据库应根据单位资产分类和情况,建设相应的管理数据库。一般的资产数据库有仪器设备数据库、办公设备数据库、软件数据库、办公家具/用具数据库、办公用房数据库,此外还可建设如车辆数据库、土地/构筑物数据库、特种设备数据库、低值易耗品数据库等。在各类数据库中,区分固定资产和非固定资产,便于查询。由于不同资产数据库中有专有信息,因此数据库建设分2种：一种是建立总库,总库中设分类,各类资产添加专有信息；一种是分别建立各类资产数据库,再用它们的通用信息形成总库。

1.2 采购管理功能

采购管理主要涉及采购需求征集、采购计划制定、采购申请、合同审批等流程。采购需求的征集按年度发起下一年度需求征集,仪器设备、软件需要根据各部门调研的情况进行征集,通用办公设备、家具需参照《中央行政机关通用办公设备家具配置标准》进行征集,其他类资产根据单位情况进行设置。需求征集完成并通过论证后,形成单位采购计划初稿,按照单位采购规定的管理权限审批后,形成下一年度采购计划。采购计划完成后,由各需求部门按照采购计划内容申请采购,采购申请按照单位采购规定的管理权限进行审批。获批后由单位采购部门执行采购。采购完成后,需求部门将采购合同履行审批手续,并准备进入验收环节。

1.3 资产验收功能

资产验收实际分为资产预验收、到货验收和资产入账3个环节。资产预验收从合同签订后开始,自动提取合同签订的相关商品信息,并确定商品的预计到货日期,到货前自动提醒相关人员申请验收。到货后,由需求部门申请验收,上传相关文件并补充验收信息,由资产管理部门审核并确定验收日期,约请相关人员。正式验收后,管理人员进行验收记录,并补充相关信息,数据进入资产库。之后根据资产情况,判断是否为固定资产,发起固定资产办理,经财务审核后,正式形成固定资产。

1.4 资产配置、调配功能

资产完成入账后,正常应由需求部门发起领用申请,经单位领导同意后,由资产管理部门发放。其中个人配备的资产还需要人事审核。资产配置时应设置限制条件,由系统判定人员资产是否超配。资产发放后,有资产需要调配使用部门的,需经过相关部门审核后在系统中进行关联。

1.5 仪器设备计量功能

仪器设备计量需要设定检定池,将每年仪器设备计量形成计划,到期提前通知管理员将设备送检,并更新证书信息,保证设备的量值溯源准确性。同时,通过系统自动判断设备送检率和及时率,作为部门考核内容。

1.6 资产借用、归还功能

对于资产经常涉及拿到单位以外地点使用的以及部分公共配置资产借用的,应开发资产的借用、归还功能。借用人根据实际需求发起借用申请,经管理员和部门负责人同意后方可借用,并估计归还时间。归还时由借用人发起归还申请,经管理员和相关技术人员确认资产的完好状态后完成归还。

1.7 资产维修、维护保养功能

资产维修和资产维护保养类似,主要为保证资产的完好状态,其流程相似。区别在于维修是不可预见的,维护保养是可以按照资产情况预计执行时间的。资产维修或维护保养由使用部门发起,填写相关信息,相关部门按照管理权限审核后执行,视情况还需执行采购手续,完成维修或维护保养后,由管理部门进行验收审核。

1.8 资产封存、启用功能

部分资产可能因为实际情况暂时不需要使用,可以由部门申请封存,视单位情况,经审批后进行封存。申请封存后系统自动发起公告,有需要的部门可以申请调剂。记录放置地点,并告知资产和计量管理人员。资产再次启用的,从封存资产中选择发起启用申请,经审核后完成启用,启用后告知资产管理人员和计量管理人员,完成启用,放入计量检定池。

1.9 资产报废、处置功能

资产报废设置自动判断年限功能,当资产达到《＜政府会计准则第3号——固定资产＞应用指南》规定的条件时可以申请报废,报废前自动发起公示,有需要的部门可以申请调剂。根据单位相关规定,经技术人员或专家鉴定,相关部门按照权限进行审批后,完成单位报废手续。单位内部报废后还应视情况报上级单位备案或批准。批准报废后,申请将资产进行处置,完成审批后,交由专门机构处置,并上传见证文件完成。

1.10 资产清查盘点功能

在系统中创建资产清查盘点的功能,首先需要确定盘点内容,根据资产类别、资产属性生成各部门自行盘点清单、资产管理部门自查清单和抽查清单。对于贵重的资产,需要上传实物照片。自行盘点的资产由使用部门管理员自行确认；资产管理部门自查和抽查的资产由资产管理部门管理员进行确认。在盘点确认时,还可以根据实际情况对资产位置信息进行调整。盘亏或盘盈的资产还需单独说明,最终形成盘点数据和报告。

1.11 资产人员变更

资产相关人员发生变更时需要发起变更申请。一般有几种情况：人员离职、退休等离开单位的,名下个人配备资产需退回管理部门,名下部门配置资产需变更使用人；人员在部门间调动的,需要将相关使用人或技术负责人进行调整,并经过管理员和部门负责人同意。

1.12 资产使用记录

资产使用记录主要是针对较贵重的仪器设备使用进行记录,记录包括使用日期、使用时长、应用项目信息、设备状况和使用人等信息。记录后,可以由系统自动统计指定设备在指定时间段内的运行时长和应用项目情况,方便进行设备使用考核。

1.13 资产成本管理

在系统中设定资产的成本计算费率,按月累积资产使用费用,按年度自动计算各部门各类别资产的成本费用,科学计算成本。

1.14 统计和报告功能

利用资产信息系统的自动化和智能化功能,自动统计如各类资产数量和价值、当年新增数量和价值、限定条件下的资产数量和情况、设备使用情况、人均占有的资产数量,设计标准的统计报告模板,自动生成图表,方便管理部门查看。

1.15 资产绩效管理

根据资产绩效的考核内容,确定资产绩效的考核项目,包括资产使用、借还、维保、报废、清查、资产占有情况和人员设置情况等,由系统提供部分基础信息,判定各部门在这些过程中是否存在问题。各部门完成自评后,交由管理部门审核和进一步考评,最终形成考核结果。

2 特检机构国有资产管理信息化建设重点

2.1 系统需充分参照单位已有管理规定

资产管理信息系统是提高资产管理能力和效率的一种手段,是建立在单位已有资产管理制度基础之上的。因此,建设特检机构国有资产管理系统时,应充分按照单位资产管理规定的职责设置和流程规定,明确资产管理的过程节点和相关信息。在规定之外的,应当充分结合单位实际,以合规合法、流程优化、方便高效的原则来建设资产信息化管理系统。

2.2 确定工作程序采用线上或线下流程

在资产信息化的整个过程中,并不是所有资产管理内容都需要放到线上进行。对于平时用的少的程序,没有必要去专门建设功能；对于线下流程更加方便工作实际的,也没有必要做线上流程。因此,要把握资产信息化管理中线上和线下功能的平衡,同时确保所有变动能够线上记录。总体来说,线上流程能够大大减少人员的行政精力,提高管理效率,方便信息记录,实现动态管理。

2.3 做好权限设置

资产管理信息系统的权限设置异常重要。正常情况下,设置4层权限。第1层是单位领导,第2层是资产管理部门,第3层是各使用部门领导和管理员,第4层是资产使用人员。单位领导拥有资产系统的最高查看权限；资产管理部门拥有资产管理系统的全部管理权限；各部门领导和管理员拥有本部门资产的管理和审核权限；资产使用人员是各个流程的主要发起者。在功能的建设上也要充分考虑相应权限,有的功能开放给管理部门,有的功能开放给使用人员。

2.4 做好与财务数据对接

对于特检机构国有资产管理来说,实物账与财务账相符非常重要,只有它们动态相符,才能够保证资产管理账务准确。一般财务和实物资产管理系统建设分2种情况：一种是财务资产管理系统和实物资产管理系统分别单独建设；一种是财务资产管理系统和实物资产管理系统合并。正常而言后一种更为准确方便,第1种情况需要将2个系统进行对接,保证共用1个基础数据库,实现动态推送,保证资产账动态相符。

2.5 充分利用各种智能化工具

目前针对资产管理,市场上推出了很多智能化工具,比如在标签上加入二维码功能,通过扫码可以查看资产的实时信息,或者链接到相关功能上直接发起申请或记录；利用射频识别（RFID）功能,在标签上加入射频标签,利用扫描枪设备方便资产入库、出库和清查盘点,更新实时位置；利用大数据统计功能,计算单位资产管理的趋势等。借助这些功能,能够更好地实现资产智能化管理,提高资产管理能力。

2.6 做好移动端功能

一般的信息化管理系统是在电脑端,对于行政人员来说比较方便,但对于特检机构人员出差多的情况,就难以实现及时地办理相关事项。因此,有必要将资产管理系统功能移植到移动端,如手机或平板上,方便工作人员随时办理。

2.7 做好与其他系统的衔接功能

资产管理系统并不是一个孤立的系统,其和单位的各方面工作息息相关,应和其他信息化系统建立关联关系,如：与人力管理系统关联,查询人员配备资产,人员发生变动时资产信息相应变化；与业务系统关联,自动记录业务所使用的设备信息和使用情况,查看设备的计量和完好状态；与实验室管理系统关联,合理分配实验室仪器设备资源,保证仪器设备得到最大化利用。

2.8 加强与信息化建设方的交流

资产管理系统的建设需要使用方和建设方的通力合作。使用方负责提出单位的资产信息化需求,建设方负责资产信息化功能的具体实现。使用方理解单位资产管理规定要求以及工作实际,资产管理系统建设首先要满足使用方的需求,但是其对于具体功能的技术实现不甚了解。系统建设方是从信息化技术的角度去理解如何搭建系统,但是一般不了解单位资产管理规定和流程。这种情况就需要单位信息管理部门提供支持,协调双方的需求和工作。同时,资产管理部门应设置专人收集单位和部门内需求,充分了解各个环节和数据内容,整体把控资产管理信息化建设。这样才能建成一个功能全、效率高、方便快捷的资产信息管理系统。

3 结束语

资产管理信息系统能够大大提高资产管理工作效率,保证财务账与实物账实时动态匹配,实现资产的动态管理,同时也能减少工作人员精力成本,实现资产全生命的过程化管理,办事留痕,实现无纸化办公。同时利用资产管理信息化的自动化、智能化功能,自动计算资产相关数据,形成统计报告,协助单位领导更好地决策。与此同时,特检机构国有资产管理是一项很复杂的系统工程,涉及很多信息内容和管理程序,需要人力和财力投入才能真正实现资产管理的全面、准确、动态管理。因此,建设完善资产信息管理系统,既是为了符合国家和有关单位对于资产管理的信息化要求,又是为了真正提升单位资产管理手段,使得资产管理实现智能化、过程化和动态化,减少人员行政成本,提升办事效率,为特检事业提供更好的物质和能力保障。