国有企业项目档案管理的要点分析

文/李海霞

项目档案是项目建设、管理过程中形成的具有保存利用价值的各种形式的历史记录。一个项目从立项、设计、施工、监理、验收的过程中形成大量的文件材料，为使项目档案齐全完整准确，企业需要一套行之有效的管理制度。一般来说，项目档案管理需要遵循一定的原则，也有学者专门针对项目档案管理的特殊属性提出“三同步”“三参加”以及“三纳入”等基本原则。国有企业所涉及的项目数量较多，有的规模很大，给项目档案管理提出较高要求，也带来了挑战。因此，国有企业项目档案管理人员须根据实际情况进行科学分析，才能确保项目档案管理工作的科学发展。

1 项目建设档案研究必要性分析

社会的不断发展对国有企业转型升级以及战略创新提出了更高要求。在推动经济发展的过程当中，国有企业起着重要的支撑作用。随着国有企业项目建设的不断推进，项目档案管理的难度也在相应增加。明确研究项目建设档案的必要性，对于采取有效措施确保国有企业项目档案管理的高质量发展，破解这一难题，十分重要。

1.1 有助于提升国有企业项目档案管理成效

通过对国有企业项目档案研究必要性分析，能够进一步明确国有企业项目档案管理重点，对国有企业项目档案管理流程、管理方式方法进行优化和完善，并结合国有企业项目档案管理存在的问题提出合理化建议，提升国有企业项目档案管理成效。随着国有企业项目档案管理质量和水平的提升，能够为国有企业其他工作开展提供更有针对性、系统性、完整性的档案信息资源，有助于国有企业可持续发展。

1.2 有助于国有企业项目档案信息资源开发和利用

新时代，国有企业发展面临的内外部环境发生了深刻变化，特别是在市场经济条件下，国有企业要想在激烈的市场竞争中占据主导地位，就需要掌握更全面的项目信息，更好地对未来发展前景进行预测。这要求国有企业对项目档案信息资源进行研究和分析，并借助现代信息技术，实现对国有企业项目档案信息资源的有效整合，结合国有企业未来主导项目以及发展前景形成专门课题，提炼出有价值的档案信息，助力企业发展。

1.3 有助于推进国有企业项目档案管理信息化进程

网络信息技术的不断发展，对国有企业项目建设档案管理产生了深刻影响，有必要与时俱进，积极推进档案信息化进程。国有企业项目档案管理信息化建设是一项复杂的系统工程，需要对国有企业项目档案管理的内外部影响因素进行分析。而在分析过程中必然会需要对国有企业项目档案进行研究，并形成有针对性的意见建议，在推进国有企业档案管理信息化进程中既能引进相对先进的信息技术，切合国有企业项目档案管理实际需要，同时也能避免不必要的资源浪费，节约项目档案管理成本。

2 国有企业项目档案管理存在的主要问题

目前，部分国有企业在项目档案管理过程中还存在着主观重视程度不足，现代信息技术引入滞后，基础设施建设落后等问题，影响了项目档案管理工作的推进，也在一定程度上弱化了国有企业项目档案管理质量。

2.1 部分国有企业项目档案管理信息化建设缓慢

当前部分国有企业对于项目档案管理重视程度不足，没有围绕国有企业项目档案管理信息化建设实际需要形成宏观规划和专门课题，且由于在制度机制和人才保障方面支持力度不足，导致部分国有企业项目档案管理信息化建设缓慢。一方面，部分国有企业领导观念落后，认为国有企业项目档案管理对于企业发展能够起到的作用有限，因此在选择传统管理模式和现代管理模式方面，很多企业管理者更倾向于前者，以为没有必要投入大量的人力、物力、财力推进项目档案管理信息化建设，增加管理成本。另一方面，部分国有企业在项目档案管理信息化建设过程中只是单纯购买了先进设备，没有后续资金投入，导致国有企业项目档案管理信息化建设断档，影响整体信息化建设质量。此外，在具体实施过程中，由于人才、资金难以及时足额到位，加之缺少相应的激励机制，难以充分调动参与国有企业项目档案管理信息化建设工作人员的积极性和主动性，在具体制度落实方面还存在着麻痹大意、随意性强等问题，很多制度机制难以发挥引导性和约束性作用，致使国有企业项目档案管理信息化建设进展迟缓。

2.2 部分国有企业项目档案管理人才队伍建设相对落后

无论是对国有企业项目档管理进行分析和研究，还是推进国有企业档案管理信息化建设，都需国有企业档案管理人员的具体参与和实施。但从目前看，部分国有企业在项目档案管理方面没有重视人才队伍建设，在一定程度上影响了项目档案管理质量。一方面，部分国有企业项目档案管理人员年龄较大，专业素质较差，难以有效地运用现代信息技术提升国有企业项目档案管理质量。部分国有企业项目档案管理人员是从其他岗位转岗而来，很多人员已经接近退休年龄，将其分配到项目档案管理岗位，变相为其退休提前做好准备，认为国有企业项目档案管理岗位工作清闲，对人员能力要求素质偏低，这也就客观上造成了国有企业项目档案管理人员能力偏低，难以契合当前国有企业项目档案管理的实际诉求。另一方面，在国有企业项目档案管理人才队伍建设过程中，缺少系统的教育培训，很多档案管理人员知识结构还停留在纸质档案管理阶段，缺乏对国有企业数字化项目及档案信息化管理意识，在档案工作开展过程中，更倾向于用传统方法和思路开展工作，对于项目档案信息化建设表现出一定的排斥情绪，能力和素质难以契合当前项目档案管理信息化建设的实际诉求，也难以对国有企业项目档案管理出现的各种问题提出合理化建议，弱化了人才在国有企业项目档案管理信息化建设方面的作用。

2.3 部分国有企业项目档案管理软硬件设施建设不完善

国有企业项目档案管理信息化已经成为时代发展趋势，但目前在项目管理进程中软硬件设施建设还相对滞后。从硬件设施看，一些国有企业未给项目档案管理提供必要的工作场所，也没有围绕新时代国有企业项目档案管理实际需要对现有的场所和环境进行升级，铺设必要的静电地板，完善相应的网络线路，引进先进的档案设备、计算机，未安装必要的监控设备和除湿等设备。由于相应的硬件设备不到位，难以为国有企业档案信息化管理提供硬件支撑，也难以确保国有企业项目档案信息资源安全。从软件设施看，无论是推进国有企业项目档案管理信息化进程，还是实现国有企业项目档案信息资源开发和利用，都需要完善的软件支持。但目前部分国有企业在软件系统建设方面投入的资金不足，很多系统都已经老化，难以实现对国有企业项目档案信息资源的全面收集和正常管理利用。加之没有与有实力的互联网企业进行合作，对国有企业项目档案管理系统进行升级和改造，软件系统很难契合新时代国有企业项目档案管理的实际需要，也难以对大量的国有企业项目档案信息资源进行整合，无法结合国有企业项目档案管理的具体需求，实现档案信息资源共享。

3 国有企业项目档案管理的基本要点分析

国有企业项目档案管理是国有企业管理工作的重要组成部分，对国有企业发展起着至关重要作用，新时期有必要结合国有企业项目管理基本要求，对国有企业项目档案管理流程进行优化，主动引入现代信息技术，积极推进国有企业项目档案管理信息化进程。应加大对国有企业项目档案管理工作人员的教育培训，进一步提升国企业项目管理人员综合能力和素质，更好地服务企业项目档案管理工作。还应完善国有企业项目档案管理软硬件设施，搭建国有企业项目档案管理平台，为项目档案信息资源开发、利用和共享提供载体。

3.1 积极引入网络信息技术，实现项目档案管理信息化模式

信息技术的不断发展和进步，也让大数据技术、区块链技术以及云计算技术等影响了各个行业的发展和进步。项目档案如再使用传统的文档管理方法会非常麻烦，而且还容易出现错漏等现象。笔者认为，国有企业项目档案管理工作也应该做到与时俱进，充分契合当前网络信息技术高速发展的基本态势，进行更多的创新。其中大数据管理模式的引入，就是全面提升国有企业项目档案管理质量和管理效率的一个重要手段。它能够比较系统化地进行整体的归类管理，不仅很难出现错漏现象，还能极大地为公司的运营带来便利。

目前，很多的文字资源、图片资源可以朝着运用大数据技术进行管理的方向转化，这样可以大大缩短国有企业项目档案信息调取的时间，提升利用价值。而且项目档案的存储作业也会变得更加便捷，文字录入的效率会更高。在几秒的时间之内，管理人员就可以迅速地实现档案的录入和提取。传统的档案管理中，纸质文档是档案管理的核心要素，如果管理人员出现疏忽或是管理不到位，就会导致部分文件的遗漏甚至是丢失。基于大数据的背景环境进行档案信息化管理平台系统的开发设计，可以让纸质文献变成云端的电子文献，为“永久性”保存项目档案创造了更好的环境。

同时，在大数据平台系统的支撑之下，管理人员可以调用各项数据资料，在此过程中自动生成全新的档案使用历史记录，这对于档案管理的安全化发展也十分有益，可以为后续各项档案活动的实施和推进创设环境。项目档案信息化管理平台系统可以对档案的使用权限、修改权限等进行限定，可以约束信息的借阅者群体只能够对相关信息进行浏览，却不能随便修改。借助大数据的交互性，可以很好地满足国有企业项目档案管理的精细化需求，能够精准向利用者提供授权范围内的档案信息内容。

3.2 全面提升国有企业项目档案管理人员素养和操作技能

国有企业项目档案管理工作的高质量发展，除了大数据资源的引入，还要依赖于管理人员的支撑。随着档案事业的不断进步，整个社会以及各行各业对于档案工作人员专业技能和核心素养的提升也给予了更多的关注。这也就意味着国有企业应该注重培训和引导，以确保项目档案管理人员的技能和素养呈现出不断提升的良好态势。只有这样，才能让这些管理人员更好地服务于项目档案管理工作。

一方面，国有企业应该注重招募专门的、专业出身的项目档案管理人才。通过专业化人才的引入，提升项目档案管理工作的精准性。就国有企业项目档案管理工作的现状来看，很多人员都不是档案管理专业出身的，甚至有些管理人员还兼任其他职务，导致管理人员精力分散，影响工作效率的提升。另一方面，国有企业还应该注重对当前项目档案管理人才的培训。积极推动培训内容的延伸和拓展，例如，档案管理的基本要点、大数据档案管理技术的应用、项目档案管理系统的应用、档案管理人员的核心素养等内容，都应该成为广大管理者学习的关键元素。通过全方位的培训为国有企业项目档案管理工作提供坚实的人才支撑。

3.3 完善国有企业项目档案管理软硬件平台

首先，企业应重视档案管理设备的配备。网络信息技术的的引入必然依托于互联网。网络运行及存储硬件就很重要，国有企业需要为档案管理部门配置好基础硬件设施。其次，国有企业需要提高安全意识，重视网络及大数据技术运作全程的安全性管理，做好对病毒、黑客入侵事件的预防，提升档案数据管理的安全性。笔者认为，构建科学、系统的档案信息化管理平台是国有企业档案管理信息化发展的必要前提。应针对项目档案管理实际情况，国有企业应开发各功能板块，并要求平台内部控制流程简单化、透明化。

外界社会环境的不断变化必然会让国有企业项目档案管理面临更多的挑战。在网络信息技术和大数据技术不断发展的背景环境下，国有企业项目档案管理也有了新的发展方向。我们应针对现实环境，为未来国有企业项目档案管理的高质量发展进行更深入的探索和研究。技术的不断发展也需要我们在这个领域进行不断的探索和研究。只有本着创新和动态发展的基本理念来对国有企业项目档案管理的发展进行思考，才能更好地推动国有企业项目档案管理工作向前发展。