新时代档案管理信息化建设路径探索

文/阮 丽

档案管理想要适应新时期的新要求，需要做出一定的改变，档案管理信息化就是重要改变之一。目前，我国档案数量在不断增加，档案信息类型呈多元化，传统的档案管理工作全部需要人力完成，效率较低且由于档案繁多，处理速度较慢，已经不再适用于现代档案管理，无法满足现代档案管理需求。因此，档案管理信息化已经成为必然趋势。

1 档案管理信息化重要性

1.1 提升档案管理效率

传统的档案管理方式是以人力为主的，储存和查询都需要通过人工的方式进行，工作步骤较为烦琐，长期下来，容易出现工作失误，对档案的真实性和有效性造成不良影响。然而使用现代手段将档案管理信息化能够有效提升档案管理效率，使档案真实性和有效性得到保障。使用数字化手段将纸质、音像档案信息化处理，再使用计算机进行档案归类、整理，使工作人员的工作效率大幅度提升，同时减轻工作人员工作压力，减少人工操作的步骤，从而避免出现工作失误。

1.2 符合时代发展规律

随着档案储存的数量不断增加，传统的档案管理方法已经不能再满足社会需求，也无法推动档案管理行业的可持续发展。在现代，信息技术和互联网在飞速发展，档案管理信息化能够有效提升档案管理效率、推动档案管理行业发展、满足社会需求、体现出档案管理的价值。档案管理信息化也可以使信息技术进一步发展，创新出更多符合档案管理需求的新技术、新方向，为人民群众提供更加便利且周到的服务。

1.3 实现资源共享

在传统的档案管理模式中，档案之间的关联性不强，需要查找一些档案时较为困难。但档案管理信息化可以有效改变这一点，将档案以数据的形式上传至资源库可以实现资源共享。对于用户而言，传统的档案管理需要用户到档案馆进行申请，再由工作人员帮忙查找，所使用的时间成本较高，步骤较为复杂，但档案的信息化打破了时间、空间的限制，用户可以使用移动终端随时进行查阅。

2 档案管理信息化面临的挑战

2.1 档案信息化意识薄弱

部分档案管理部门领导认为档案管理是不重要的工作，不能正确认识到档案管理对其发展的重要意义，对于档案管理信息化的重要性认识不足，认为传统的档案管理模式依旧能正常使用。认知上的偏差导致档案管理信息化进程收到严重影响，档案管理行业发展也受到制约。

2.2 档案管理信息化缺少专业人才

目前，部分档案管理部门存在人才短缺的情况。部分工作人员对于档案管理工作了解不透彻，不具备专业素养，兼任流动性较强，在进行工作交接时容易出现疏漏。还有部分工作人员年龄较大，对于信息化技术了解不多，不具备相关专业知识，学习起来较为困难。

2.3 管理制度待优化

目前，档案管理的管理制度是建立在传统管理模式基础上的，在进行档案管理信息化的同时，需要将管理制度进一步优化。当管理制度出现漏洞时，会导致整个管理体系出现问题，工作人员也许会利用管理制度的漏洞为自己谋取利益或工作态度散漫，最终导致档案管理效率低下、档案管理工作难度增加，档案无法发挥其作用，为社会服务。因此，需要结合当前档案管理信息化的实际情况，进行制度的优化升级。

2.4 档案管理信息化技术滞后

随着我国科学技术的不断发展进步，许多行业都将信息化技术应用于工作中。但目前，档案管理信息化技术较为滞后，无法满足当前档案管理信息化发展需求。目前，部分领导对于档案管理不够重视，导致对于技术以及设备的投入不足，导致档案管理信息化工作受到制约。还有部分档案管理机构引进了先进设备，但无法将其与档案管理信息化进行有效融合，设备与档案管理信息化需求不匹配，浪费大量资金。部分档案管理部门认为相关技术和设备所需资金较高，没有购买或使用的必要，依旧采用传统的档案管理模式，导致档案管理信息化技术发展受到影响。

3 新时代档案管理信息化建设路径

3.1 提升工作人员业务水平

在新时代背景下，进行档案管理信息化建设，需要提升工作人员业务水平。想要提高工作人员业务水平，可以遵循以下三点：第一，在进行人员任命时，需要聘请具备一定专业水平的人员进入岗位，要严格遵守聘用要求，不能私自降低要求，要聘用有相关档案管理经验的人员；学习能力较强的人员；对于档案管理信息化建设有自己想法思路的人员；熟悉现代化信息技术的人员，以确保聘请的人员具备相关的专业素养。第二，在严格遵守聘用人才要求的同时，部门需要注意对已经在职工作人员的培养，可以对在岗员工进行定期培训，提高工作人员的综合素养。可以聘请行业中优秀人才进行培训，也可以进行集体调研，互相学习、共同进步，还可以组织工作人员到其他档案管理部门进行参观，取长补短。第三，需要定期对工作人员进行业务考核，考察工作人员业务能力的同时，促进工作人员能力的提升，确保档案管理信息化建设的顺利开展。

3.2 完善管理制度

档案管理部门领导要转变观念，重视档案管理信息化建设建立完善的管理体制度，并结合档案管理信息化建设过程中存在的现实问题进行优化。管理制度需要做到分工明确，便于档案管理出现问题时能够问责到人；需要对工作人员进行有效监督，防止工作人员在进行档案管理时态度松懈，导致出现工作失误的情况；需要指定相关考核制度，考察工作人员的业务水平，有利于工作人员不断提高业务能力；需要建立激励制度，使工作人员在进行档案管理信息化建设时更加积极；应明确经费使用方向，使档案管理信息化所使用的经费更加公开、透明。制度要建立在遵守我国相关法律法规的基础上，使档案管理信息化建设更加合法、规范。

3.3 提升信息化管理水平

信息化档案管理部门进行档案管理信息化建设，需要提升档案信息化管理水平。做到与时俱进，不断创新管理模式，开阔思维，将档案进行分类管理，分类一定要严谨、仔细，否则无法提升信息化管理水平，反而成为了压力来源。提升信息化管理水平还应熟练使用信息技术，可以利用计算机建立审批、借阅档案，将详细情况记录下来，提高管理效率。

3.4 构建安全防护体系

档案管理信息化建设想要有序、有效进行，需要构建安全防护体系。现代的信息技术发展是非常迅速的，存在部分不法分子使用非法手段盗用信息以谋取私利，还有部分工作人员不具备职业道德，使用职位之便获取利益，因此，构建安全防护体系是非常有必要的。构建安全防护体系可以从以下三方面进行：第一，加强身份认证，对于登录访问权限严格控制，防止不法分子进入档案库，泄露重要档案内容。第二，将档案内容进行分级保护。对于部分信息可以开放查访权限，但对于重要信息，要加强防护。可以利用防火墙或其他先进技术进行分级保护。第三，重视安全技术的应用，可以加强密码认证的复杂程度、增设人脸识别与指纹识别等安全防护措施，全面增强档案信息防护水平。

3.5 提高档案管理人员服务意识与责任意识

在新时代背景下，加强档案管理信息化建设需要提高工作人员的服务意识与责任意识。服务意识的增强有利于工作人员更好地服务于群众，责任意识的增强有助于工作人员认识到自己工作的重要性，认真履行岗位职责，提高工作效率，进行档案管理时更加负责，对于档案管理信息化建设更加积极参与。档案管理部门领导可以利用管理制度或激励制度提高工作人员的服务意识和责任意识。

3.6 建立数字档案馆

目前，我们处在一个大数据时代，在这样的时代背景下，我们接触的大部分事物都是信息化的，因此想要进行档案管理信息化建设，需要建立数字档案馆。数字档案馆是指使用电子网络远程获取档案文件内容的一种方式，它强调在数字化背景下使用户获取档案资源更加便利。数字档案馆具备以下几个主要特点：第一，存在方式上的特点，数字档案馆是一种无形的信息组织与使用环境；第二，运行方式上的特点，数字档案馆在存取档案信息时是在网络中进行；第三，功能定位上的特点，数字档案馆以存取为中心，打破了时间、空间的限制。在建立数字档案馆时需要注意的是，现存的实体档案馆是数字档案馆的基础，数字档案馆并不能完全取代实体档案管的存在，二者是互相促进的关系，并不是对立的。

3.7 使用智能化技术

因此推进档案管理信息化建设可以利用智能化技术。将现存纸质、声像档案作为数据上传到数据库或电子档案馆后，可以使用智能化技术进行管理。例如使用人工智能管理电子档案馆或数据库，人工智能可以有效减少人工操作，避免操作失误的出现，进行档案管理或档案分类时具有更高的效率。也可以利用指纹或人脸识别等方式，确保数据库的安全。

结论

综上所述，在新时代背景下，进行档案管理信息化建设时时代发展的必然趋势，是符合社会发展需求的。档案管理信息化建设能有效提高档案管理的效率、增强档案的时效性。因此，需要对档案管理信息化建设重视起来，转变传统观念，加大档案管理信息化建设资金投入、健全管理制度、使用先进信息化技术，推动档案管理信息化建设进程，使档案管理事业实现可持续发展。