浅议提升档案管理工作水平提高档案服务质量的对策

文/崔媛英

档案管理作为一项长期且复杂、牵涉面比较广的系统工作，如何通过档案工作体制上的完善提升档案管理的水平，同时促进档案服务能够满足时代发展的新要求，这是当下开展提升档案管理与提高档案服务研究的主要目的之一。

1 充分认识档案管理工作的重要性

档案作为记录和记载社会各行各业发展和进步的重要载体，有着非同一般的参考意义，对各项决策起着一定的资政作用。合理使用档案信息能够化解部门或单位发展中遇到的部分难题，利用档案信息的服务功能可以促进人民生活水平的提升。做好档案管理和档案服务工作是充分体现档案价值的关键，这也是档案事业适应和满足新时代发展需求的必经之路，是档案事业得到进步和提高的必然。

2 当前档案管理与服务工作中存在的主要问题

2.1 忽视档案管理工作的重要性，没有形成现代档案管理理念

一些单位对档案管理与档案服务的认识还停留在纸面，简单地理解为档案管理及服务的信息化就是档案信息数据的录入；对档案管理缺乏系统的认知，导致档案管理的体系不健全，相关管理方式也缺乏科学性和规范性，没有针对档案工作的实际情况进行档案工作的相对改进，从而导致现有的档案工作出现杂乱无章的情况。因管理理念的模糊，降低了档案服务效率，让档案管理内容达不到人们预期，使得绝大多数管理者看不到档案管理的意义，从而减少对档案管理理念提升的重视，减少对档案服务的研究，进而进入恶性循环，让档案管理工作难以得到质的变化和整体的提升。

2.2 人员专业素质较差，综合能力不强

档案工作者作为档案管理的直接责任人，在一些部门表现出档案管理效果不佳，档案服务意识不强，这都与工作人员的专业水平低有直接关系。在一些单位以及企业中，档案管理与档案服务人员都是兼职的，很多都没有经过必要的岗位职业培训以及系统的专业知识学习，其专业素质普遍较低。档案工作者比较低的专业素质，以及一些单位领导对档案管理工作的轻视，很难实现进一步提升档案管理的效率以及提高档案服务的多元化。

2.3 档案管理制度不够健全

一些单位或企业尚未形成对档案管理的统一制度，现有的制度体系建设也比较单一片面，对档案相关的信息没有涉及完全，存在有部分缺漏。还有很多制度内容科学性较低，无法满足科学管理和规范化的要求。由于缺少一个统一、规范的管理体制，进而降低了档案管理的有效性，导致档案服务效率降低，无法更好地发挥档案信息服务的优势，无法充分体现档案信息的综合价值。在档案信息资源越来越多的情况下，让档案管理的内容无法连续、系统，进而也恶化了档案管理工作，使得档案管理的信息量更大，管理难度更大，管理效率更低。

2.4 档案工作设施落后，管理和服务手段僵化

从档案管理与档案服务的情况来看，目前一些单位档案工作的基础设备比较落后，技术性不足，很多档案室的基础管理条件也十分简陋。比如有些档案室空间狭小，不能满足“八防”要求，出现潮湿、虫蛀等问题，这些外界环境会导致档案管理的安全性降低，容易使档案材料出现损坏，无法对档案管理提供安全保证。目前一些档案室还缺乏相应的信息化管理设备，没有提供或设置基本的电子设备进行档案的电子转型，这也降低了档案管理和服务效率提升的速度，导致档案管理设备更加落后，不利于档案服务的提高，档案管理工作的提升。

2.5 档案服务手段单一，服务内容乏味

从目前各级各类档案管理部门的服务内容和方式看，服务仅局限于档案信息的搜索和查找，无法适应档案信息数量大、主题覆盖面广的新发展需求，进而也导致档案服务的难度加大，很多服务内容都无法第一时间满足利用者的需求。由于服务手段的单一，进而也影响到了整体的服务质量，导致服务内容和形式的匮乏，降低了服务的有效性。尤其是当下信息技术使用越来越广泛，很多行业对大数据的应用都并不陌生，也有很多行业根据大数据技术优势衍生出了很多信息分析数据，如何充分发挥档案资源，拓展其服务水准，加强服务的技术性，这也是当下档案工作需要突破和改进的重点。

3 提升档案管理水平提高档案服务质量的几点建议

3.1 树立和夯实现代化管理理念

要实现提高档案管理水平及提升档案服务质量，必须树立和实施档案管理理念的改革与创新。结合当下档案管理的现状，主要从两个方面的展开。首先是实现管理观念的转变。在管理观念上，档案工作人员要充分认识到档案管理对于整个档案工作的重要性，要能够不断加强档案工作的有效性，了解档案服务对于自身建设和社会发展来说的重要意义。其次要树立正确的现代化档案管理理念。在档案管理理念上，要强调思想的现代化和科学性。要能够切合档案管理的实际情况，紧跟时代步伐，注意不断加强自身的技术性，不断提高档案管理效率，建立科学、高效的管理理念，改变传统单一、守旧且容易被忽视的档案管理观念，将档案管理工作逐渐导向正轨，提高大众对现代化档案管理的认知。也注意对档案服务质量的内容提升，化被动服务为主动服务，让档案管理与档案服务形成相辅相成的关系，增进档案服务的质量水平，让档案内容更好地走向社会、走入大众、走出世界。

3.2 加大资金投入

结合目前在档案行业中存在的基础设施不足的问题，要改善现有的档案管理与档案服务情况，需注意加大对档案基础设施的资金投入和使用。保证档案管理与服务技术的基本工作经费，同时，为了挖掘部门服务水平，增强部门的服务质量，各级领导要重视档案基础业务建设的投入，只有有了充分的资金储备，才能在技术使用和设备更新上有足够的发挥空间。还要注意对档案价值的深度挖掘，要充分发挥档案信息价值的优势，展现档案的服务功能，通过合理的服务类型与档案管理方式，进而实现对档案信息的充分发挥。利用档案信息提升档案部门的竞争力，充分发掘档案资料的潜在优势，让档案信息能够更好地为人民服务，为社会做出贡献，也让档案信息有更多可以使用的空间和范围。

3.3 建立健全的档案管理体制

在档案管理体制建设中，要注意其完整性。首先，要做到对档案管理流程的规范管理，要确定每个流程的具体内容，通过提高流程的科学性，加强流程各个环节的技术性，由此增强档案管理整体的技术水平，确保整体档案管理和档案服务的工作质量。其次，做好对档案管理与档案服务的安全保障工作，在对档案资料的转型以及整理上进行定期的检查和更新，防止因档案信息编辑问题而出现档案管理方式上的问题，导致整体的档案管理和档案服务效果不佳。注意做好对档案电子信息的定期维护，确保其完整、安全。还有在档案管理制度中形成标准化的管理体系，标准化能够增强之后的档案管理实效，能够形成一定的管理标准，确保管理的高效性。

3.4 提高档案管理与服务工作人员的专业素质

为了加强档案管理与档案服务的现代化技术，要侧重在服务工作人员的专业素质提高上下功夫，通过对入职人员的专业水平考核，以及对入职岗位培训和之后的专业提升工作，进一步提升整体工作人员的业务素质和工作水平，强化档案管理人员的综合素质。同时，在信息化技术的融合中，加强档案管理与服务人员对信息化技术的使用，确保其工作效率，保证工作上的顺利、稳定。以相关部门管理者为核心，还要注意对档案参与人员的人才团队创建，组建一支现代化的档案人才队伍，以此不断普及档案专业知识，推进整体的档案水平提升。

3.5 创新档案服务手段

在档案创新服务中，可以建立档案馆的网页，拓展档案信息网上服务。在部门门户网站建设中，增加网页存储档案信息的项目，从而实现档案信息的网上检索，为用户提供更加全面、便利、快捷的服务体验。加强和重视档案信息资源数据库的建设，实现对网上档案电子信息的实时管理，突破时间、地域等方面的局限，由此让档案信息覆盖面更广，让档案信息内容进行资源共享。做好档案电子文件的自动上传收集，减轻工作人员的工作负担，减少不必要的人力物力浪费，实现档案信息管理的智能化，加强档案信息的安全管理。

总结

综上所述，在有关档案管理水平提升以及档案服务质量提高研究方面，通过分析现有的档案管理情况，可以看出当下在档案管理和档案服务工作中还存在有很多提升和发展的空间。随着信息技术的不断普及，档案管理与档案服务要充分发挥技术优势，不断跟上信息化技术的脚步，注意提升自身的科技性，由此拓展出更多可以发挥的空间，由此做到对档案管理各项工作的整体推进。同时，在档案服务工作中，充分融入大数据技术，拓展线上的数据分享平台，强化数据性、科技性，从而带给档案使用者更加丰富的使用体验。为了确保档案执行水平能够与工作技术相匹配，要注意进行对工作人员的专业技能培训，不断提高工作人员的专业性，强化档案管理人员的综合素质，丰富档案人员对工作内容、机制的认识了解，为之后的技术革新提供一定的技术保障。在最基本的档案管理体制建设中，要能够有效加强体系内容，为档案管理与档案服务的基础设施配置更好、更新的设备内容，及时进行技术升级和优化改造。最后，档案管理的提升以及档案服务的提高这两者都会直接关乎档案行业的整体质量，对档案行业有着较大的推动作用，是档案行业中亟待解决的两大主要问题。今后，针对这两项问题，还会展开更进一步的研究，以便能够更好地推动档案管理与档案服务中的技术转型，能够让我国的档案事业得到更大进步。