高校教学档案的发展历程及管理模式研究

文/曹佳欣

高校教学档案是高校教育工作的重要组成部分，是教学实践的载体，高校文化的一部分。过去一些高校对教学档案重视不够，管理利用不足。新时代教学档案的重要性日益显现，为更好地发掘教学档案的价值并且践行高校培养育人的使命，创新教学档案的管理方式势在必行，须进一步改善管理体制和技术手段，推进高校教学档案管理工作发展。

1 高校教学档案的特点和作用

1.1 高校教学档案的特点

一是内容的复杂性。高校教学档案内容丰富多样且具有复杂性。教学档案有效记录了学校的办学理念和特色，以及教学管理人员的管理制度和工作流程，同时也详细记载了学校教师的教学、科研成果，内容非常丰富。高校的教学档案包含着学期教学计划、课程课时安排、教师讲稿、课件、学生成绩（包括平时作业成绩、期中考试成绩、期末成绩、理论课及实践课成绩）、学生论文、学生的学籍信息、学生的奖惩情况、学生的学术成果及教师的科研成果等多种内容，并且这些内容是动态变化的，需不断更新、完善。

二是渠道的分散性。高校教学档案内容的复杂性也决定了档案收集渠道的分散性，不是一个部门就能够收集齐全的，涉及很多部门，比如学生处、教务处、教师及学生，有的涉及企业。有些高校既有专科生、又有本科生，还有研究生甚至是博士生，所以不同层次的学生也需要汇总不同的档案，这些层次又包括很多的部门。高校教学档案来源或者说收集途径的分散性，是收集的广泛性的一种体现。最后，需要每个部门汇总不同的信息，并且把信息集中汇总而形成教学档案、学生档案等。

三是时间的周期性。高校是有学制要求的，所以档案的整理收集工作就有周期性，也具有动态的延续性。这种周期性从体系上而言，可以理解为成套性。不难理解，从一个学生入学到毕业，其间所有有关的教学活动都是需要收集整理的，学制是三年或者是四年，那需要整理的就是这三年或者这四年的所有活动材料。从另一个角度而言，一个学生在校期间形成的全部文件材料就是一套档案，具有一定的成套性、周期性。

四是载体的多元性。高校教学档案随着科学技术的进步、教学实践活动的丰富多彩，已经不单单是教学书本、笔记、课程大纲等纸质档案。也有音频、短视频、PPT课件等，有一些课程设计及设计成果的展示等，丰富多样。

1.2 高校教学档案的作用

一是促进师生教学成绩的进步。教学档案最直接的来源是教师和学生，最大的受益者也是教师和学生，双向作用推动教学成绩的提升。对于教师本身而言，教学档案记录着自己的教学历程、教学方法及教育新的体会，是每一时期教学情况的真实体现。对于学生而言，教学档案记录着学生的成绩、学生的奖惩情况，这不单单是教学档案，也是学生的成长史，能够助其更好地取长补短，共同进步。

二是推动高校教学管理的提升。教学档案一定程度上反映了学校的教学质量和教学理念，是学校教学活动的真实记录，可以通过查阅教学档案，为当下的教学活动提供建设性的意见，寻找经验，总结好的做法，为学校的教学相长及有关决策提供依据。同时，教学档案也为评价教师的综合能力提供了新的标准，透过教学档案，可以反映出教师的教学态度和能力，是评价教师的一个重要且科学的指标，这种创新性的评价机制可以倒逼教师不断提升教学能力。

2 高校教学档案的发展历程

2.1 萌芽时期

萌芽时期是高校教学档案的初步发展时期，大致是1977—1986年十年。高校教学档案的发展与高考制度的变革有着深度的关联，没有高等教育的发展就没有高校教学档案一说。1977年高考制度恢复，学生入学，正常的教学活动得以展开，才有比较正规的档案管理一说。通过查阅档案资料，我们可以发现，这一时期的档案意识薄弱，高校教学档案的内容单一，多是教师简单的授课笔记，而且都是纸质的内容。内容浅显不细致，而且没有专门的档案收集部门，与其说是档案，其实可以理解为笔记，都是在创作者自己的手中，没有统一的收集管理。内容除了授课的内容，很少有其他的内容，教学设计、学生信息几乎没有。这一时期的档案主要是发挥记录功能，能够记录完整就是工作到位。但是由于生活条件、经验意识、科学水平因素的限制，档案留存不完整。但回过头来看，这一时期的档案格外珍贵，纵使不全面有缺陷，但是也为我们留下了珍贵的历史资料。

2.2 发展时期

高校教学档案的发展时期大致是从1987—2012年。这一时期高校教学档案的内容更加丰富，教学档案管理工作更加规范，形式更加多样，兼顾数字和纸质两者形式。1987年国家出台了档案法，从法律制度层面开始重视档案的收集整理工作。这一时期，很多高校也专门开设档案专业，对于整个社会而言，档案工作都开始被重视起来。高校教学档案的收集和整理慢慢走上了正规。从制度层面到意识层面到高校的具体工作中，档案工作都有着飞速的发展。高校开始系统整理档案，成立专门的部门，对于教学档案有了初步的规定和明确。明确了哪些档案是必须收集和整理的，明确了收集流程、收集地点，成立专门的档案室，对档案的存储和查阅也有了相关的规定。这一时期大家对教学档案的重视程度已经开始有所倾斜。在这一时期高校教学档案有了突飞猛进的发展，从制度到工作都有了规范性的推进。

2.3 繁荣时期

高校教学档案经历了四十余年的发展，迎来了当今的繁荣时期。从2013至今，档案工作开展得有声有色。无论是内容、形式上都有了质的飞跃。这一时期，信息技术和大数据技术的广泛应用为高校教学档案管理工作的发展助了一臂之力。经过前两个时期的发展，档案工作意识更强，对档案工作的价值也更加认可。2021年修订《档案法》，全社会对档案工作的认知更高。高校教学档案的发展进行了分级分类管理，不同的高校根据自身的实际情况进行了教学档案的收集管理工作。这一时期，数字化的档案广泛应用，既方便留存，也节约空间，更利于查阅，进而方便发挥档案的价值。高校教学档案发挥着独特的作用，不再仅仅的是历史留存，在学术借鉴、历史资料的考察方面都发挥着作用。

3 创新高校教学档案管理模式的措施

3.1 创新管理理念进而提高认识

首先，需要学校高度重视档案工作。应制定工作机制和办法，明确分工，上传下达，成立高校教学档案工作领导小组来统筹组织领导这项工作，既在思想上重视也在行动上努力。在整体的框架建构以后，持续推动工作，保证工作的长期性和稳定性，不能半途而废。其次，在日常有关会议上向大家宣讲高校教学档案的作用和意义，专门举办培训班讲解档案工作的重要性，从思想上筑牢档案意识，润物无声，在学校的展板、宣传片上也适当加入档案工作内容，营造有档案意识的校园文化，这种显性和隐性的宣传工作，都可以潜移默化地影响师生的档案意识。最后，通过日常工作的监督管理和督导，用实际行动说话，上下一盘棋，只有通过行动的不断落实，才能紧绷深处的思想，两者是相互作用的。

3.2 转换管理体制进而深入系统管理

完善的档案管理制度在高校的管理体系中是必不可少的。第一，建立分级分类的管理体制，明确地将全校的档案收集工作划分为三级，最高一级是学校的档案馆，中间一级是学校的学生处、教务处、宣传部、团委等各个部门，其次是提供基础档案的教师、学生、企业等个体。在这一过程中还涉及一个分类管理，高校一般有较为庞大的学科种类，不同的学科类别也要做好规范工作，做到既分级也分类。每个级别做好自己本级别的工作，前提是需要一个明晰的标准和规定，依据标准和规定，比如时间规定、装订规定、内容规定、媒介规定及形式规定，将工作细化，细化后的工作权责明晰好实施。只有在高层框架上建构好了，才可以推动高校教学档案工作科学化的推进和深入。第二，人才队伍管理机制要跟上。大的管理机制理顺后，需要在档案工作者的工作能力上迎头赶上。长期以来，档案工作者的水平参差不齐，对于这类工作者，要通过定期组织培训或者讲座来提升工作能力和素质。培训不是结束，工作实践水平是成绩单，工作好的予以奖励，经过培训工作水平依然不行的就考虑转岗和换岗。第三，明确责任制。责任制有利于档案工作的正规性，是工作监督的另一种方式方法，有利于工作落实到位。档案工作不再是小事，甚至有涉密档案，对于出现档案问题的事件是坚决不能容忍的，需要有人承担责任。承担责任不是目的，目的是更好地工作，维护制度的严肃性。

3.3 革新管理技术长远发展

管理技术的助力会使档案工作更上一层楼。现在是信息化社会，信息化给我们的生活带来了方便，也为档案工作带来了曙光。

高校教学档案管理工作应与时俱进，抓好档案工作，推动档案事业迈上新的台阶。为此，应做好四个方面工作。一是做好档案的收集平台和网站建设。比如学生的入学档案、学籍信息，直接通过网络注册登记后备案，既利于存储也利于后续的查阅；二是档案信息的共享平台，很多学科之间的档案是互通的，也是可以共享的，这类档案可以成立专门的平台供使用，减少了档案使用过程中的烦琐程序，特别是相对纸质档案而言，既方便，也不存在档案损坏的情况；三是完善档案服务系统，这种系统既要满足内部工作人员的日常工作，还需要满足外界人员的查阅，对技术水平要求很高，需要完备的整套服务体系；四是保证档案安全，保证网络档案安全十分重要，很多档案是独一无二的，很珍贵，也有些档案是涉及学术成果和国家秘密的，这类档案的安全防范工作尤为重要，要有报警预案机制，最大限度地保证档案的安全。同时，对于这类档案，应有完备的备份体系。将互联网融入到档案工作不是一朝一夕的，是需要持续推进和不断进步的。

高校教学档案记录着真实的校园教学、校园文化和教育工作者的点滴和成绩，是不可复制的时代印记，是未来弥足珍贵的资料，对教师、学生和学校甚至我们国家教育事业的发展都有着重要的作用，需要我们将这项工作放在重要的位置上。创新管理模式和机制，与时俱进，推进信息化的普及和应用，助力档案管理事业的发展，更好地为学校和国家的教育教学及科研事业注入活力。