中小学档案收集工作有效性研究

文/杨 洁

中小学作为国家教育的基础，在档案管理中能充分体现教育教学的相关信息，能够推动中小学教育向着更好的方向发展。简单来说，本文希望能够完善档案收集工作，让所收集到的档案信息更好地服务于中小学教育教学事业的发展，强化档案工作的有效性。

1 做好中小学档案收集工作的重要性

在中小学，档案收集工作主要包括对学校校舍建设、学校维护管理文件、教师信息、教学资源、基础设施等内容的文件材料的集中汇总，对学校今后的规划、管理和发展有重要的依据和参考价值。在档案工作中，收集工作作为档案工作最为基础也是最为关键的一个环节，直接影响了整个档案工作的内容和信息的有效性。档案作为一种信息资源，作为中小学建设和教育教学活动的记录和基础工作，是中小学的无形资产。如何规范化、科学化、系统化地展开收集工作，助力于档案管理的有效性，起到规避风险和降低试错的概率，这是档案收集必须做好的一项基础性工作。

2 目前中小学档案收集工作中存在的主要问题

2.1 档案收集工作模式落后

目前，中小学档案收集工作模式主要沿用传统的档案收集形式，多为手工管理模式，后来随着科学技术的发展，手工管理逐渐向电子信息化管理模式过渡。但是主要的工作模式还未成熟，如何实现档案收集的自动化管理还有很大的发挥空间。如今电子信息化技术有了飞速发展，在各行各业中也都发挥了一定作用。将电子信息技术融入进档案收集工作中无疑能够整体推进档案收集工作，为档案收集提供很好的技术支持，在便利档案收集工作的同时，为档案收集注入一股新的技术活力。不过以本校的档案收集来看，电子信息技术融合程度不够，还未实现档案收集的全自动化管理，在档案收集的数据编辑和数据整理中还存在许多问题。

2.2 档案收集结构不够科学

档案收集的结构并不科学，存在一定的重复，收集整体也比较紊乱，体现不了收集的简便和信息重点。一般档案工作都需要聘请相关专业的人来开展档案收集工作，但是中小学在对待档案建设这一块并未有足够重视，导致档案收集工作由很多非专业的人员来进行。他们根据对信息收集的最基本认识，在收集过程中按照自己所想的去行动，只要是数据或者相关咨询内容便进行收录。加上没有一个完整明确的结构体系做参考，因而也导致了档案收集的内容混乱。

2.3 档案收集工作滞后

档案收集工作作为档案工作的第一项，往往会因为管理方式不当或者收集方式不够科学而出现滞后的情况，导致收集之后的档案管理事项无法正常推进，从而影响整体的档案工作效果。在档案收集工作中没有明确的体制规定，也造成了收集的质量参差不齐，工作进度时快时慢等问题。为了进一步强调档案收集工作的有效性，在收集过程要确保其质量和速度。应在规定时间内完成对档案内容的收集和整理，也能在规定时间内完成信息录入和信息化技术的智能处理。在不同时期的档案更新以及档案延续中，由于人员差异，也会存在一些档案信息的管理偏差。

2.4 档案收集意识不强

近些年，中小学的档案收集工作环境有了一定改善，但是大体上仍然没有提供最适合档案收集工作的环境。在进行档案收集时，一些工作人员对相关信息的收取不够及时，往往会出现一定的时间偏差，出现资料漏记、漏存的情况。针对这些问题，归根到底是管理意识不够，档案管理人员工作的专业性不强，收集的方法不够科学严谨。一些单位和人员未充分意识到电子信息技术方法的融入，不能对数据信息做到灵活应对，存在一定的时间偏差和效果偏差。

3 提升中小学档案收集工作有效性的主要对策

3.1 提高对档案收集重要性认识，改善档案收集环境

在中小学档案收集过程中，为了保持所收集档案资料的齐全完整，加强对档案资料的保护，有关人员应增强对档案收集重要性的认识。在档案收集中，还要切实结合电子信息技术，融入智能化的信息处理手段，通过大数据以及互联网优势，提高收集的质量，增强收集的效果。加强档案收集制度建设，可以根据《中华人民共和国档案法》等法律法规规定，制定实施中小学档案收集制度并严格执行，全方位做好档案收集工作。从源头上提高档案收集的有效性，提高档案管理水平。在中小学还要注意建立完整、具体的档案管理网络，进而实现档案的科学管理。为了充分调动档案收集人员的积极性，中小学管理部门应在档案收集工作上提供良好的环境，学校各部门及各位教职工应做好配合，积极移交工作中所形成和保管的文件材料，发现有漏掉的及时补充，形成档案收集工作的强大合力。

3.2 改变收集管理模式，引进新的技术与时代接轨

应优化档案收集管理模式，通过引进新的技术来与时代接轨，也借用新技术最大限度地提高档案收集的效果。在信息技术的引用下，可以让档案收集在互联网平台上实现在线归档，只要是有关校园资讯发布，那么根据关键词索引会即刻体现在档案收集的范围里，这样就不用人为再去关注学校发生的动态，利用电子信息技术可以实现对档案收集的在线自动归档，强化档案收集的有效性和专业性。另外，在档案收集中，加强管理模式更新，要注意专业性和标准化。为了解决上述收集环节滞后的问题，应明确档案收集搜索的时间、采集信息挖掘的时间、收集的整体过程耗时等，只有做到对每个环节的整体把握，才能最终确保档案收集的规范性和有效性。

3.3 提高档案工作人员素质，优化人员结构

针对目前中小学档案工作人员的实际情况，应在收集工作有效性研究中注意提高人员素质问题。加强在职人员的专业能力培训和考核。在档案在职人员中应当加强专业知识的培训活动，定期对每位档案人员进行专业内容的考试。采取激励和奖惩制度，提高在职人员对档案工作重要性和专业性的认识，增强他们的工作积极性和责任心。应优化档案人员结构，保证以专业为第一基准，努力提高工作人员的专业理论水平和业务工作能力，在在职人员之间形成良好的工作氛围，让其能够就档案收集及信息化技术融入不断开展研究，取得实效。

综上所述，做好档案收集工作十分重要，我们应认清在中小学档案收集工作中存在的主要问题，提高对做好档案收集工作重要性的认识，改变收集管理模式，加大网络信息技术在档案收集工作中的运用，提高档案工作人员素质，不断提高中小学档案收集工作的水平和质量，为提升中小学档案管理工作的整体水平奠定扎实的基础。