大数据对医院档案管理发展的影响与建议

肖兴宾

摘 要：在新时代，信息技术已经发展到一个新的高度，大数据作为信息技术的产物，被广泛应用在各个领域中，显著提升人们的工作效率、提高工作的便捷性，而在这样的背景下，医院档案管理工作也发生很大变化，大数据的应用取得显著效果。医院档案有着很重要的作用，需要使用大数据技术强化档案管理的合理性、条理性，以便对档案资料进行全面分析与整合。本文主要从大数据对医院档案管理发展的作用、应用现状、应用建议三个方面进行简要分析。

关键词：大数据；医院档案管理；发展；建议

前言

大数据在科学技术发展的背景下飞速发展，并且在各个行业中应用非常广泛，档案管理工作也积极利用大数据优化管理措施、简化管理流程，创新管理方法，提升档案管理效率和质量。医院作为社会生活中非常重要的场所，其档案涉及的内容较多、档案量大，并且很多内容都涉及患者的个人隐私。对此，医院在档案管理中应用大数据，能够保证管理有效性，并且在大数据的支持下，能够提高档案的安全性，进而提升医院档案管理水平。

一、大数据对医院档案管理发展的作用

在信息技术时代背景下，数据已经成为传递信息的主要途径，信息时代的发展促使传统文字信息发展为数据信息，进而促使信息传递的智能化发展。数据内容多、类型多、覆盖范围广以及整合率高等，是大数据时代的主要特点。从数据中能够提取出需要的信息、知识和需要的资源。在数据时代，由于大数据技术的支持，可以针对以前受到信息量大且复杂的原因没有进行深入研究的问题展开分析，医院档案管理就是其中的一项。随着计算机以及相关技术的发展，云计算、百度云存储等被很多人了解并且应用，而应用大数据工作的数据量都非常大，单纯的利用传统的计算机服务已经很难满足医院档案管理的需要，而大数据满足人们对个性化、高效性、多样性以及专业化的需求，进而满足当前医院档案管理工作需求。医院档案是指在医院正常运行的情况下，产生的医疗活动及其相关的资料，包括医疗管理、科研、费用以及患者基本信息等价值较高的原始资料。档案管理部门需要收集、整理、分类和存储等与医院各类型活动有关的信息，且信息收集、整理等工作需要具有统一性、规范性、集中性，以便快速整合，为分类和分析提供便利条件，并且需要管理人员标明记号，方便查询档案。

在医院档案管理中应用大数据技术，能够促进管理工作的信息化发展。在大数据技术条件下，医院需要进行信息化建设，加上医院档案的内容和类型较多，包括图表、会诊资料、文件以及视频等，而档案管理不仅需要记录医院的日常工作及活动，还有医院的发展史，为预防档案资料丢失、保存不当等不良事件的发生，可积极利用大数据技术解决这些问题。与此同时，能够提高档案存储和管理的便捷性。传统档案资料都是纸质形式，采用人工管理。当前，虽然信息技术的应用已经很广泛，但医院的档案管理工作并没有在最初就使用信息技术进行管理，只是简单地对档案资料进行存储，想要精准调阅资料，避免资料受潮等现象会比较困难。对此，使用大数据技术不仅能够用很小的空间存储海量的数据，还能够为档案资料的共享、检索等工作提供便捷条件，提高档案资料的使用效率，缩短查找时间等，进而全面提升档案资料管理水平。因此，可在医院档案管理中合理应用大数据。

二、大数据在医院档案管理中应用现状

医院档案管理工作在使用大数据时也存在不足之处。首先，使用大数据时，档案的真实性容易受到影响。大数据主要是以计算机为载体，人们看见的是整理之后的档案资料，而不是原始凭证；医院上传到网络上的信息也是工作人员手动上传，如果出现错误，想要修改的难度很高，一旦有人恶意篡改档案信息，则会造成医院利益和声誉等方面的损失，这与使用大数据技术进行档案管理的目的不符。其次，网络方面的安全难以得到保障。这是因为将大数据应用在医院的档案管理中，需要通过计算机整理、分析和存储资料信息，而我们目前生活在信息时代，黑客的存在会危及信息安全，也就会威胁医院档案安全，医院在使用、分享档案时可能会遭遇档案被窃取，造成医院的严重损失，包括经济损失和社会声誉方面的损失。因此，在使用大数据時，需要针对使用过程中存在的不足进行全面分析，提出科学的解决措施，提高大数据在医院档案管理中的应用效果。最后，还需要进一步提升管理人员的专业能力。有的医院虽然使用大数据技术进行档案管理，但是领导者的内部控制意识不足，忽视档案管理的重要性，尤其是在管理人员的招聘和培养工作中，没有硬性规定招聘人员必须要掌握大数据技术，忽视大数据技术的培训，这一点不利于医院档案管理工作质量的提升，影响医院的发展。加上医院档案管理人员还存在其他科室人员兼职的情况，从而影响档案管理质量，不利于发挥档案的积极作用。基于以上不足，医院可以组织相关人员进行分析、讨论，探索并实践能够提升大数据应用水平的管理措施，有效提升档案管理质量以及安全性，强化医院档案管理整体水平，从而促进医院发展。

三、大数据在医院档案管理中的应用建议

1.转变管理理念

对医院目前的档案管理进行分析，虽然很多医院都已经意识到大数据的重要性，引入先进设备，但从整体上来看，思想上的转变需要进一步加强。不能将档案管理工作仅仅作为资料的存储，相关人员没有意识到档案管理在医院正常运行和发展中的作用，忽视档案管理带给医院的社会效益和经济效益，影响医院的发展。在这样的情况下，需要从医院档案管理人员的思想上着手，转变其档案管理理念，使其在工作中能够积极的应用大数据技术，并且重视改变医院管理者、领导者对大数据的认识，使其为使用大数据技术进行档案管理提供支持，进而在医院发展中发挥出大数据的积极作用，推动医院发展。同时，各科室主管以及医院领导者需要积极参与到管理工作中，保证大数据能够得到充分运用，从而在医院的发展中发挥良好的推动力，推进档案管理工作的信息化建设。此外，医院领导者在意识到大数据技术的优势后，在完成自身工作任务的同时，配合档案管理工作。

在转变相关人员档案管理理念的过程中，还需要医院内部加强宣传，宣传大数据技术的优势、宣传档案管理对于大数据技术的依赖、宣传在大数据背景下档案管理功能上的变化等。改变档案管理理念，需要从原本单一的保存功能发展到对档案资料的分析和使用、从纸质资料转变成电子资料，提高档案在医院发展中的服务功能，能够增加档案的二次加工等。档案信息的来源是医院各个部门的日常工作，包括患者信息的采集，方便后续为患者提供诊疗服务。医院的领导者以及档案管理人员也需要认识到，档案信息源也需要相应的资金投入，虽然需求量不大，但是需要长期投入，在大数据技术的支持下提升档案资料的服务性，因此，需要针对档案服务端加强信息化建设，以便使用大数据技术完成档案的查询等工作。

由此可见，需要改变档案管理人员的管理理念，可以从很多角度着手，方便实现改变管理理念的目标。

2.加大管理人员培训力度

从大数据本身来看，尤其是近年来在信息技术条件下产生的数据处理技术，在各个行业中的数据处理都有着明显优势，医院的档案管理工作想要利用好这一技术，发挥出这一技术的价值和作用，还需要培养专业的人才，加强对档案管理人员的培训力度，使其掌握先进的管理理念、计算机技术和大数据技术的应用方法等，保证医院信息化建设工作的顺利进行，保证软件和硬件在档案管理中能够发挥作用。对于医院加大档案管理工作人员的专业培训力度，具体可以从以下几个方面落实工作：首先，医院组织专业培训，包括大数据和档案管理的专业知识、计算机操作方法、管理的专业技能等，保证管理人员能够符合岗位需求，在岗位上发挥自己的力量和作用。与此同时，还应重视职业道德和素养培训，避免管理人员受到利益诱惑、威胁等因素的影响，出现篡改档案资料等不良事件的发生，保证大数据在档案管理中应用的有效性与安全性。其次，医院还应直接面向社会招聘具有档案管理专业理论知识和实践能力的人才，并且招聘的人才需要掌握大数据等方面的知识，即招聘复合型人才，以便满足医院档案管理工作对人才的需求，并且在实际工作中发挥复合型人才的优势，保证档案的分析以及处理等工作质量，进而推动档案管理工作的稳定、可持续发展。此外，在培训工作中，需要注意培训的时间和人数的安排，确保不会影响医院档案管理工作的正常开展，保证培训时间合理，也避免在岗工作人员工作压力大。同时，可以开展线上培训模式，不影响管理人员的日常工作，利用节假日、下班时间等空余时间，合理安排时间自主休息。

3.加强软件和硬件建设

医院档案管理应用大数据，想要保证应用的有效性，需要做好相关软件和硬件的配套建设，这是应用大数据技术的基础，需要医院投入人力、物力和财力。但是，根据档案管理现阶段的实际工作情况来看，由于个别医院领导不重视大数据的应用，导致档案管理工作还在以人工模式开展，大数据管理的配套设备还不健全，没有在档案管理中发挥关键作用，影响管理效率和医院整体工作效率，阻碍医院的整体发展。因此，医院需要在改变档案管理理念的基础上，加强软件和硬件建设。首先，从医院实际情况和发展目标角度出发，确定大数据技术应用需要的设备及其资金，制定软件、硬件类型和数量需求表，并将需求表作为依据，采购相应的软件和硬件，保证初期建设顺利进行。其次，在使用大数据进行档案管理的日常工作中，需要医院安排专业人员定期检查、更新和维修，从而保证软件和硬件能够正常使用，保证档案管理工作顺利开展。在医院条件允许的情况下，可以组建专业团队，结合医院的实际需求，开发适合自身条件的软件系统、建设管理平台，以便保证档案资料收集、分类、整理、存储、检索等工作顺利进行，保证各个环节的工作质量。

4.落实管理制度责任制

现阶段，已经有很多医院都针对档案管理工作建立起管理制度，但是，都存在不同程度的不足，此时，加强对大数据技术的应用，能够促使管理人员从不同的角度进行综合考虑，在开展档案管理的过程中不断分析并总结不足，从而不断优化管理制度。首先，医院需要针对档案管理成立专业部门，对档案资料实施统一管理，并且配备档案室和专业的管理人员，在管理的过程中保证与其他部门进行有效沟通，从而保证档案管理的高效性以及层次性。其次，在应用大数据进行档案管理时，运用科学且符合医院实际需求的数据运行程序、对应的操作流程，医院需要对此制定具有规范性、流程化的档案管理制度，从而保证管理工作顺利实施，保证工作的有序进行，提高管理的准确性。最后，做好档案管理细节上的工作，将管理的职责落实到个人。在制定管理制度时，需要明确不同岗位的分工、具体的工作职责，以便管理人员在了解自身岗位工作内容的基础上工作。同时，在实际工作中，还需要加强监督，安排监督人员，重点监督管理制度的执行情况、管理人员的工作态度和质量、对各个细节以及管理效果进行检查等，如果发现问题，需要监督人员及时指出，按照制度给予惩罚，并且通过会议讨论等方式分析解决问题的方法，跟踪后续管理工作的改进效果，以此保证档案管理工作持续性优化，保证其管理质量。

5加强建档维护管理

在大数据的影响下，使得医院档案管理工作存在较大的工作难度以及较为广阔的发展空间，通过积极顺应当前社会的发展趋势，利用大数据技术加强医院档案的信息化管理，有助于进一步提高医院档案管理水平。针对现阶段大数据在医院档案管理发展中的影响，进行深度分析并制定相应的解决对策，从根本上加强档案维护，保护医院档案数据，避免由于数据设备或程序出现故障导致数据档案存在风险。首先需要相关人员从根本上加强档案的维护管理，针对数据的储存灾备以及恢复能力进行全面创新，增强档案维护管理的安全性和可靠性，使数据在出现异常时能够迅速恢复。其次，对医院档案管理工作人员的工作行为进行规范化管理，通过制定严格的数据分析原则以及数据资料采集标准，对医院数据信息档案进行科学处理，使其能够进一步增强医院档案管理的保密性与稳定性，而且在传统的档案管理工作当中，由于工作量相对较大，导致档案管理的错误概率相对较高，针对这一问题，通过加强档案数据维护，可以有效降低其中人为因素的影响，并切实保护档案数据资料的真实性以及完整性，避免数据档案由于外界因素导致出现丢失，以此来实现全面保障数据档案的安全性。除此之外，还需要相关人员能够定期对医院档案管理进行核对，定期备份相关数据，并对重点数据进行重点管理。

四、总结

大数据应用在医院档案管理中，能够对海量的信息进行准确且迅速的处理，实际应用效果很高。醫院在使用大数据对档案进行管理时，需要投入较多的人力和资金构建平台，以此提高医疗服务水平和医院的工作效率，突出大数据在实际工作中的优势，优化档案管理的各个流程和具体方法，对档案实施更加科学合理的管理，从而提高医院的经济效益和社会声誉，为医院的稳定、长久发展创造条件。

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（作者单位：临沂市中心医院）