科研项目档案规范性管理研究

何南洋 中国航发商用航空发动机有限责任公司

科研项目档案管理是科研项目管理的重要组成部分，是档案工作服务项目的重要抓手。现结合科研项目档案的特点，对科研项目档案管理的关键性要素进行分析，提出科研项目档案规范管理的具体工作举措，旨在提高科研项目档案管理的质量和水平，保障科研项目顺利进行。

随着国家科技实力的进步，近年来我国航空、航天、汽车、船舶等大型研发制造领域均取得了举世瞩目的成就，针对这些领域的科学研究也获得了丰硕的成果。《国家中长期科学和技术发展规划纲要（2006—2020）》确定了大型飞机等16个国家科技重大专项，这些重大专项是我国近年来科技发展的重中之重。重大专项科研项目有效促进了国家科学技术水平的进步，作为科研项目管理的重要组成部分，科研项目档案管理承担着支撑项目管理、记录研制历史、积累项目经验、保障项目验收的重要作用。因此，如何做好科研项目，尤其是重大专项的科研项目档案管理工作，是档案人员应积极探索和研究的重要课题。

科研项目档案的特点

现实性

科研项目档案的现实性是指科研项目文件归档后具有较强的现实作用。传统档案归档后，大多作为进行历史查考的凭证。在技术发展的一定阶段和周期内，都是科研项目档案发挥现行效用的活跃时间，科研项目档案是技术研究从理论走向实践的重要过渡媒介。科研项目档案的现实性特点，使得科研项目档案工作同科技、生产活动紧密联系，不可分离。

专业性

科研项目档案作为科学技术研究和生产的真实记录，形成于特定的专业技术领域，是专业技术活动的伴生物，是专业知识的积累和沉淀，尤其是重大专项的科研项目档案，其承载的是国家前所未有的研究记录，具有较强的专业性。

成套性

任何科研活动都是以一个独立的项目或课题为对象进行的，在这个独立的项目中形成的一系列相关的科研文件，记载和反映了该科学研究项目的全部过程和最终结果，构成了一个从需求、调研、立项、实施、结题、验收到应用的全周期材料体系，具有成套性的特点。

多样性

科研项目档案的多样性主要针对档案载体而言。随着科学技术的发展，科研项目档案管理的对象不再局限于传统的纸质档案。随着数字存储技术的发展，磁带、光盘、胶片等数字载体应运而生，部分取代了传统纸质文件；流程再造产生的电子信息流，取代了传统的签署和印鉴；三维模型和数字化构型也对二维图纸和目录产生了冲击。

阶段性

科研项目是对核心技术的突破性研究，必然需要大量的技术研究、关键技术攻关和试验验证，其研发周期短则数年，长则数十年。虽然不同领域的科研项目所涉及的理论知识大不相同，但是其研究阶段都大同小异，包括设计、试验、总结、验证等，由此形成的档案也同样具有阶段性特点。

科研项目档案存在的问题

项目档案管理体系有待进一步完善

科研项目档案管理制度和体系的建设，既要遵循科研项目本身的研制规律和项目管理的特点，又要满足科研项目档案管理的一般性规律和要求。因此，科研项目档案管理体系在理念、标准、规范、技术方面要兼顾传统性和创新性。国家重大专项科研项目研究的是国内前沿领域，其项目档案管理在体制机制和管理模式上与传统的项目档案管理存在较大差异。目前，科研项目档案管理体系的建设虽有一定的基础，但是项目档案管理的总体策划仍显不足，管理要求不够细致、清晰、全面，管理体系的成熟度不高、完整性不足、落地执行不充分，还需随着项目研制和档案管理的推进继续优化及完善。

项目档案管理融入项目研制过程不充分

科研项目档案融入项目研制和项目管理过程不充分，“三纳入、四参加、四同步”形成的管控能力相对薄弱。档案管理业务作为项目的基础支撑业务，应纳入项目研制和项目管理流程，及时收集项目研制和管理过程中产生的过程性数据和文件；档案管理人员应纳入项目管理团队，及时了解项目研制和项目管理的重要活动和安排。目前，大部分科研项目档案管理融入项目研制过程不够充分，项目档案的形成收集工作过于被动，导致项目原始资料、过程文件收集归档不及时，项目质量、工艺等档案的成套性整理不及时，项目试验试制的多媒体文件收集归档不完整。

项目数字化与档案信息化联动产生的动能不足

制造型企业的数字化管理变革在较短时间内催生了一系列产品研发和运营协同的信息系统上线，极大地简化了各类研发和管理工作流程，减少了沟通成本。然而，在企业的信息化建设整体框架和蓝图中，档案的信息化水平往往滞后于企业的整体信息化建设水平。企业科研项目在数字化研发、信息化管理的过程中，未能与档案的信息化建设产生足够的协同和联动，例如产品数据管理系统、试验管理系统、供应商管理系统在部署实施过程中对系统数据归档问题考虑不充分，影响了设计研发文件、试验文件、实物验收文件、供应商管控文件等归档的完整性。

项目档案管理人员的知识体系不够完整

科研项目涉及的领域专业性较强，科研项目档案的收集具有复杂性、专业性、多样性等特点。国家重大专项的科研项目，项目研制复杂程度之高、研制周期之长、项目的利益相关方之多，均对项目档案管理及项目档案管理人员提出了更高的要求。现阶段，科研项目档案管理人员必须具备档案管理专业素养，熟悉档案管理理论和基本实践技能，此为“档案技能”。除此之外，还应当熟悉所从事的科研项目领域的专业技术知识和项目管理知识，了解科研项目研究和发展的一般规律，此为“专业技能”。此外，科研项目的数字化集成建设、项目数字仿真建设，要求项目档案管理人员有较强的信息技术能力，此为“信息化技能”。档案技能、专业技能和信息化技能共同构成了科研项目档案管理人员的知识体系，缺一不可。然而，现阶段行业内档案管理人员的技能水平或得其一二，导致档案管理往往滞后于项目管理和信息化管理。

科研项目档案管理的关键性要素

管理框架——科研项目档案的体系建设

制度体系是档案管理工作的框架和基础，档案管理体系应包含三个层级：一是档案管理顶层制度要求，是企业内部档案工作的纲领性文件；二是档案管理与其他业务的接口要求，是对项目利益相关方文件归档的业务管理性文件；三是档案管理内部的工作规范性要求，是档案自身能力建设和基础工作的管理提升性文件。以上各层级文件构成了完整的档案管理体系，是科研项目档案管理工作的重要组成部分。

前进牵引——科研项目档案的机制建设

机制建设是科研项目档案是否具有活力、是否能灵活适应科研项目管理节奏的重要基础。现阶段科研项目的管理必然是发展的、创新的过程，如何按照科研项目管理的要求，落实各阶段文件形成、收集、审核、归档、利用的闭环管理是科研项目档案管理的重要工作。因此，和科研项目管理工作保持健康、密切的联系，建立良好的协同工作机制是科研项目档案管理成功的关键。

发展保障——科研项目档案的人才队伍建设

建成一支可持续发展的、结构组成完整的档案人才队伍是科研项目档案管理成功的必要条件。从事科研项目档案管理工作的人员，不仅需要具有丰富的档案管理经验，熟悉、掌握项目档案管理要求和归档范围，还需要具备所从事行业领域的专业技术知识。科研项目档案人才队伍的培养，既需要专家领导型人才、专业技能型人才，也需要技术专长和信息化专长的复合型人才。

变革驱动——科研项目档案的信息化建设

信息时代科研项目的研制和管理必然是数字化、智能化的，项目研制在需求、立项、实施、结题、验收等各个环节以信息化工具串联，通过研发数字集成、管理信息集成实现项目过程管理精益化，成果效益最大化。科研项目档案的信息化建设作为贯穿科研项目全生命周期的一部分，必须顺应数字变革产生的管理创新要求，与其同步发展。

科研项目档案规范管理的工作举措

建立档案管理与项目管理的有机联系

根据《国家科技重大专项（民口）档案管理规定》，项目管理单位（部门）、项目实施单位（部门）、项目档案管理单位（部门）要坚持统一领导、分级管理的原则，建立有机联系，开展协同合作。科研项目档案管理是科研项目管理的重要组成部分，科研项目档案管理离不开科研项目管理的牵引，科研项目文件的形成及归档情况能完整、直观地反映科研项目的管理水平。

对科研项目管理全周期进行梳理和分析，严格落实科研项目档案“三纳入、四参加、四同步”要求，制定科研项目管理要求，完善科研项目工作计划，将科研项目档案人员纳入科研项目管理团队，将科研项目档案工作计划纳入科研项目工作计划，将科研项目档案审查纳入科研项目重大节点前审查工作。

结合项目计划，组织策划项目文件归档计划，根据项目计划及安排，在项目转阶段等重大节点前进行档案审查，按照项目档案验收的标准，开展项目各类型文件归档完整性、系统性审查，对发现的问题及时组织整改。

将档案工作前置介入项目管理各环节中，开展及时、有效的档案审核。以项目合同管理为例，在合同需求阶段提出合同交付物的验收标准及归档要求，在合同验收结题阶段检查交付物归档的完整性及规范性，从而保证项目外委外协合同文件归档的完整性、规范性。

加强项目档案人才队伍能力建设

制定项目档案人才队伍能力建设培养计划，根据管理需求分别开展项目档案专家培养、项目档案主管能力建设、项目档案助理能力建设工作。

培养项目档案专家，要求具备丰富的项目档案工作经验，具备项目档案验收经验；能指导项目档案工作的顶层策划，制定项目档案工作的战略发展方向，开展项目档案相关的政策研究。

培养项目档案主管，通过各类学习培训及管理实践开展能力建设，培养一批经验丰富的项目档案主管，熟悉掌握行业型号项目档案管理各项要求及归档范围，了解项目管理及技术专业知识，能从项目角度对档案管理提出优化建议，具备独立组织和策划型号项目档案管理各项工作的能力。

培养项目档案助理，通过各类学习培训及技能实践开展能力建设，培养一批专业的项目档案工作人员，熟悉项目档案管理要求及归档范围，具备档案整理、整编、组卷等各项档案专业技能，配合档案主管开展各类专项工作。

细化各阶段档案基础管理工作

在文件归档阶段，根据项目各项管理要求，梳理项目各阶段文件形成的条件和现状，结合项目文件材料归档范围，开展项目各类型文件归档审核要点的梳理，将项目文件归档审核纳入项目管理工作流，保证项目文件的形成和归档符合项目管理及项目档案管理要求，建立项目形成和接收的标准审核体系，保证项目文件的管理要求具体化，工作执行规范化。

在档案管理阶段，根据相应的国家标准和行业标准，落实档案整理的具体要求，通过培训、监督检查、交互核查等手段，保证档案整理各方面工作的规范性。在档案整理方面，制定项目档案分类方案，按照规范进行分类、组件、组卷、排列、编号、编目等工作；档案保管方面，建立档案库房索引、档案出入库登记台账，定期开展档案库房巡查；档案利用方面，准确设定利用者权限，编制案卷目录、分类目录、专题目录、全宗指南、档案馆指南等档案检索工具。

档案信息化建设纳入项目信息化管理群平台

将档案信息化管理纳入单位项目信息化管理范围，将档案管理系统作为项目整体信息化管理的一部分，项目信息化管理策划与实施应考虑相关数据、文件、工作流的归档问题。

将档案审核环节纳入各业务系统工作流程，梳理产品数据管理等系统的流程及文件归档情况，根据重要程度及归档情况将档案审核环节提前介入各业务系统的工作流程中，及时发现问题，反馈问题，整改问题。

将系统的归档集成纳入各业务系统开发实施过程，加大推进包括产品数据系统在内的各业务系统电子文件归档集成力度，实现产品数据管理系统技术文件、三维数模在线归档，实现试验系统、供应商管理等业务系统各类型、各流程数据文件在线归档。同时建立统一的归档接口策略和规范，同步开展归档电子文件的“四性检测”，保证系统接口管理和优化的可持续。

做实做细对项目配套单位的档案管控

科研项目通常涉及许多项目配套单位，包括原材料供应商、试验验证合作伙伴等。配套单位形成的项目文件材料是项目档案的重要组成部分，也是项目牵头单位档案管理的重要方面。对项目配套单位的档案管控主要包括以下三个方面：一是对配套单位文件材料形成和交付提出要求，根据归档范围和管理要求开展文件完整性和规范性检查；二是明确配套单位档案管理的质量要求，重点协作单位需制定完整的档案管理制度，在档案收集、整理、保管、利用等方面采取有效的举措保证项目档案的完整和规范；三是加强对配套单位档案的检查和验收，在项目重大节点及结题验收前对其项目档案的过程管理和项目档案的形成组卷情况进行检查或验收。

科研项目管理是一项复杂的系统工程，其档案管理工作也是一项长期、艰巨的任务。以上结合科研项目档案的特点，对项目档案管理的关键性要素进行分析，从档案工作的体制机制、档案人才队伍、档案基础业务管理、档案信息化建设以及配套单位的档案管控五个方面提出了具体举措，进一步规范科研项目档案的管理，旨在提高科研项目档案管理的质量和水平，保障科研项目的顺利进行。