ERP在行政事业单位财会管理中的应用

付春 枣庄市港航和机场建设发展中心

引言

行政事业单位管理向信息化方向转型，是目前改革的重要任务之一，单位中的财会管理工作也脱离了传统人工作业模式，转而应用信息化软件。其中最为普遍的便是ERP（Enterprise Resource Planning，企业资源计划）财务软件，该软件与财会管理相结合，对比一般软件其优势更为明显，并且可以实现物资资源管理、人力资源管理、财务资源管理、信息资源管理的集成，在行政事业单位中构建一体化管理机制。当前在财会管理中运用ERP还依然有一些问题存在，为了能够充分发挥出ERP对于财会管理工作的优势，本文针对这一问题展开讨论，总结ERP在财会管理中的有效应用对策。

一、财会管理工作中的ERP概述

立足于行政事业单位角度，ERP属于一种新型管理理念，也可将其作为一种系统，可以实现各项管理工作的统一，提高管理工作效率。对比传统管理模式，ERP是以信息技术为依托，基于供应链维度实现单位内部所有资源的集中管理，覆盖面较广，实现数据与资源的整合，提高行政事业单位内部数据传输的流畅性，也能够实现外部环境中数据共享，加强单位资源配置合理性和业决策可行性。

对比西方的一些发达国家，我国应用ERP起步较晚，所以在ERP的实践中依然存在诸多问题，具体包括以下几点：（1）我国引入ERP系统，有很多专业词汇依然使用英语，如JIT（Just In Time，准时制）、CIMS（Computer/contemporary Integrated Manufacturing Systems计算机/现代集成制造系统）等。这些英语专业词汇，可能会给行政事业单位中的工作人员造成心理上的压力，部分财会管理人员不能精准把握流程。另外，很多单位中构建ERP系统，系统操作、专业术语均借鉴了其他国家的经验，与行政事业单位的要求不符。财会管理人员对于其他国家的ERP操作比较陌生，所以操作熟练度不高，降低财会管理效率。

很多行政事业单位引入ERP，极大地推动了软件开发、生产行业的发展。例如部分ERP软件生产厂家在其他国家ERP发展与实践中借鉴了一些经验，但是却没有联系行政事业单位实际，对ERP应用造成限制，也不利于财会管理转型。ERP服务的实施主体包括第三方机构、政府部门、软件商，各个主体之间相互独立，为行政事业单位财会管理工作提供服务，同时按照对于ERP理解提出优化与应用的建议。实际上行政事业单位财会管理操作中，并不会采纳全部建议，导致ERP操作会面临一些消极因素。

二、ERP在财会管理中的要点

（一）区分ERP和其他财务软件

ERP和其他财务软件相比，原理方面有明显的差别。一般财务软件是以财务核算为对象，单一地负责收入、记录、整理。ERP系统在业务处理过程中，将处理流程作为引导，系统会自动分录，联系所有的财务模块，循环递进高效完成财务核算工作。对于各类财务管理工作，ERP系统可以根据提前确定的会计科目，自动化生成会计凭证，并且及时更新分类账目。由此可见，ERP可以代替人力资源，提高财会管理效率。

（二）财会管理和ERP联系

行政事业单位财会管理工作构建ERP系统，应注意控制系统构建与安装的速度。行政事业单位财会ERP系统比较烦琐，也存在诸多风险。为了充分发挥出ERP对于财会管理的优势，行政事业单位应该提前确定ERP目标与工作计划，实施财会管理过程中落实整体规划，确保财会管理规划得到有效落实。此外，ERP系统还可以加强行政事业单位财会管理系统运行的稳定性，通过深入探索ERP系统，推动财会管理信息化转型。

（三）ERP财务管理模块

财会管理应用ERP，主要是财会数据的记录、核算，并对行政事业单位经济活动中资金变动过程、结果作出分析，包括总账、应付账款、应收账款、固定资产等。利用ERP可以实现行政事业单位中经营资源、信息资源集成，对于行政事业单位而言，帮助其制定更加科学合理的决策。因为ERP并不只有基础的财会功能，在透视经营、业务发展等领域也有明显的应用价值，经济活动信息保证一致性，实现行政事业单位财会、业务之间的协调发展。

三、行政事业单位财会管理现状与建议

（一）财会管理现状

1.财会管理理念不足

行政事业单位在经营管理中有明确的定位，所以难免会有部分行政事业单位的财会管理缺乏重视。经济效益约束力度不强，行政事业单位理解财会管理工作，始终局限在基础层面的会计核算，只是要求资金收支详细、明确，即做到有账可查即可，反而在利用财会管理提高行政事业单位绩效没有足够的关注。

2.预算管理不合理

行政事业单位政府在编制采购预算方案时，无法完全规避盲目性、随意性的问题，方案执行过程中没有合理安排工作人员，而且后续跟进也滞后，考核评估与奖惩机制不够完善，导致政府采购受到干扰。结合目前ERP的应用经验，政府采购规模超支、采购价格高、采购产品随意变更等问题比较常见，可能会降低财会管理效率。

3.财会人员信息化水平不足

行政事业单位中的财会管理人员虽然整体上与人才要求相符，但是个别财会管理人员对于现行市场经济法律法规的熟悉度比较有限，ERP实务操作相对模糊，也因此降低了行政事业单位财务数据的真实度性。因为财会管理人员的信息化水平有待提升，所以也直观地影响到单位整体信息化建设进程。

（二）解决对策

1.加强财会管理认识

行政事业单位在信息化、数字化环境下，务必创新财会管理理念，特别是财会管理人员，一方面应该学习新的财会管理理论知识，熟悉现代化财会管理软件与工具的操作要领。另一方面财会管理人员必须在工作中深入落实信息化管理方法，发挥ERP优势，创新行政事业单位的财会管理模式。除此之外，行政事业单位需要进一步完善财会管理体系，设置相应的工作岗位，落实监督机制，定期对单位中的资金收支进行抽查，考核财会管理人员绩效，不断完善财会管理制度和会计核算体系，使得行政事业单位的财会管理效率得到提升，这也有利于推进行政事业单位转型。

2.提高预算管理合理性

对行政事业单位财会管理工作给予重视，应该要着重加强预算管理，提高预算管理合理性。建议从管理人员着手，熟悉预算管理流程以及相关要求，科学编制采购预算方案，杜绝采购的盲目性与随意性。科学应用ERP创新预算管理模式，使行政事业单位中与预算管理相关的信息、资源能够有效集成，切实提升预算管理效率和信息化程度。

3.组织财会人员培训

财会管理和ERP的有效结合，必须不断提升财会管理人员专业素质，做好人才储备工作。建议调整财会管理人员薪资待遇，并提升准入门槛，对于单位中已有的财会管理人员，应该定期培训，指导其财会管理新知识和ERP系统实务操作技巧。财会管理人员还应该参与专业资格认证考试，不断更新个人的财会专业知识架构，实现财会管理专业水平的提升。为了能够提升财会管理人员信息化程度，建议行政事业单位在财会管理工作方面给予资金方面的支持，用于建设ERP系统，采购系统建设需要用到的设备与软件系统，同时还应该做好设备的日常维护与保养，定期查杀财务软件系统病毒，保障单位内部财会管理安全性。财会管理人员必须充分掌握ERP财务软件系统操作技能，建议参加单位组织的培训班，提升个人ERP财务软件系统应用水平。

4.ERP系统调试

行政事业单位选择ERP软件时，因为各个软件商提供的软件功能、型号均不相同，所以行政事业单位开展财会管理工作，务必要结合实际管理需求，选择最为契合的ERP软件。关于ERP系统的设计，必须与财会部门权能、权限、人员等结合，通过与ERP供应商的联系，将行政事业单位在财会管理方面的基本需求与之交流，为其设计软件提供方向，使最终获得的ERP系统与行政事业单位内部环境、财会管理工作更为契合。ERP系统正式投入使用前，需要采用以往积累的数据信息对系统进行测验，财会管理人员将操作流程公开，使其他工作人员能够熟悉操作流程。对于ERP系统的应用，还应该充分展现行政事业单位的特征，体现出ERP个性化、针对性，将行政事业单位各个发展阶段作为ERP应用的侧重点，按照各阶段特征，对ERP系统结构与功能作出调整，使其可以满足行政事业单位财会管理工作的基本需求。换言之，ERP系统在行政事业单位每一个发展阶段都能够发挥出其作用，使单位内部环境得到改善。财会管理系统包含大量数据，而且数据本身变化也非常明显，这就需要充分考虑财会管理实际，调试ERP系统，加强ERP系统和财会管理工作的契合度。

四、ERP在财会管理工作全过程中的运用

（一）预算管理

ERP系统在财会管理工作中应用，结合当前最新的财会管理流程，需要对系统进行权限的安排，而且行政事业单位中财会管理机构也应该做出相应调整，创新财会管理制度。行政事业单位中的预算管理部门，主要负责策划预算、预算额度审核与修订、预算方案评估与编制等。除了上述基础职能，预算管理部门还参与到行政事业单位中项目库管理、拟定行业融资政策等相关工作中，可以说行政事业单位财会体制相关工作必须有预算管理部门的积极配合。当前政府部门给出的预算会计报表格式，是行政事业单位中比较常用的预算编制格式，该格式具有较强的衔接性，但无法表现出历史收支以及预算收支所具有的经济性。为此，行政事业单位构建ERP系统，凭借该系统集成性特征，将原本财会管理工作中的一些问题予以解决，对于预算格式的编制，行政事业单位预算收支可通过政府部门提供的预算报表格式，全方位反映资产情况与资金累计情况，并充分利用行政事业单位会计报表，通过报表的附加更加清晰地了解行政事业单位之间使用基本情况。

（二）资产管理

由于ERP系统流程指向性非常强，因此行政事业单位可以根据部门构建ERP系统的特点，设置相应的资产管理中心，主要负责数据信息传递，并对部门管理资产进行应用配置与处理。除此之外，资产管理中心还具有编制资产统计报告、登记资产产权、保全资产、评价与考核效益、资产清查与监管等职责。ERP系统在资产管理工作中应用，如，制定政府采购方案与策略、编制采购计划、安排相关部门负责统一采购工作，对需要采购的物资加以统计，股份制改造资产实施重组，股份制改造股权还需合理设置，处理股份制改造资产、清产核资和产权、处理产权纠纷、管理资产处置等也可通过ERP系统实施。通过行政事业单位现有资产的评估管理处置，加强规范使用与预算内外建设资金的监督，从而充分提高资产管理信息化水平与效率，并实现ERP与资产管理的充分融合。

（三）财会操作自动化

若在行政事业单位中普及ERP系统，最为直观的优势便是在构建的ERP系统中，将记账、报账等基础的财会操作集成化处理。以往这些工作通常是由财会管理人员手动完成，各个部门采集、整理数据后，上报给财务部门，通过网络系统审核、校对财会数据，不仅会延长这一系列财会操作的时间，还会导致人力资源的浪费。应用ERP之后，可以有效节约财会操作的时间与精力。例如很多行政事业单位开始应用网络报销系统，该系统具有数据签名、多级复核、自动计算、信息记录等功能。报销凭单通过电子签名可以避免出现防伪签名这一问题；系统多级复合方面，凭证和付款均采用二级复核，一旦发现问题便可以马上提出、纠正；在自动计算方面，网络报销系统具有自动化计算凭单和补助的功能，提高计算精准性；网络报修系统进行信息记录，主要记录的是核算操作的全过程，有利于明确财会管理人员承担的责任。在系统中储存的信息数据，如果没有获得批准，便不能随意更改，由此也保证了系统中储存财会信息的一致性，并推动行政事业单位财会操作自动化转型。

结语

综上所述，行政事业单位财会管理工作非常关键，但在信息化环境下也必须作出调整，如果一直沿用传统的管理模式，不仅会浪费人力资源和信息资源，还不利于行政事业单位信息化转型与创新。为此，针对当前财会管理的发展趋势，行政事业单位广泛应用ERP系统，将单位中财会管理信息资源加以整合，并且使财会管理工作和单位内部其他管理业务紧密连接，实现管理一体化。在ERP系统的帮助下，不仅提高了财会管理效率，也能够在线完成所有财会管理工作，加强财会信息精准性，也为今后行政事业单位管理工作的创新与转型奠定了基础。