住房公积金档案特点分析及管理研究

王蕾

（吉林市住房公积金管理中心档案室，吉林吉林 132000）

0.引言

住房公积金制度在全国推行至今，对社会稳定作出了重要的贡献。住房公积金存档是经办机关在受理住房公积金服务活动过程中的事实记载，内容主要包括了个人住房补贴的缴存、支取和个人住房公积金贷款管理等方面。它是指缴存单元和工作人员在房屋补贴的账号设置、缴存、支取、利用、变动、注销等服务活动中产生的资料，有参考使用价值。它是国家从事住房公积金监督管理的主要职责机关、经办机关，以及对缴存单位进行监督管理的重要基础。由此可见，住房公积金档案管理工作意义重大。

1.住房公积金档案特点分析及管理研究概述

1.1 住房公积金档案特点分析

1.1.1 采集广泛

设立公积金档案制度的机关、环节众多，有国家住房公积金管理中心、办公室。有各金融机构，如商业银行、担保企业、财产公证处等。还有缴存工作单位、缴存员工都是对住房公积金归档收集环节的重要贡献者。

1.1.2 内容多元

住房公积金服务，主要有为单位个人开设帐户、支付、账户转移合并、支取、信息更新、对帐查询、个人住房贷款管理等内容。在住房公积金业务和管理流程上，由于行业划分的差异，形成的住房公积金档案信息也呈现出多样性。

1.1.3 留转规范

住房公积金的柜台服务均需要向有关单位以及当事人提交各种材料，由承办机关初审合格后，办理具体服务，与此同时保存纸质材料，在通过几道流程之后建立并归档。

1.1.4 周期性

主要反映在个人住房贷款方面，贷款从审查、办理、协议、贷款、信息调整、提前部分偿还到最后全额偿还，整个流程要经过10几或20几年。期间会继续补充有效的归档材料，在归还后还要形成规定的材料。而档案建立时间也就是贷款的期限。

1.1.5 针对性

对于住房公积金档案查询非常规范，通常只是缴存职工本人、公安机关、公积金监督机构等享有相应的查询权力，而其他个人和机构没有权力对档案信息进行查询。住房公积金投资规模庞大，经营风险损失必须消除。它的支付、运用都有严密的监督程序，对住房公积金经营的监督、审核都必须凭当时受理的经营发票来判断。建立的住房公积金档案信息系统不仅为公积金管理中心自己的经营进行服务，而且也为所有缴存单位或个人进行档案查询。所以每一家缴存单位、职工都是住房公积金档案信息系统的用户。

1.1.6 时效性

在经办住房公积金相关业务时必须按时将有关信息、资料等进行存档。虽然住房公积金的管理工作具有很大的及时性，但假如在一定的时期不能及时做好信息归档，那将会大幅增加将来的管理工作难度。比如，职工如需要受理房屋信贷，当受理了相应的服务之后，由于经办者不能立即对信息系统进行归档，亦即在信息系统内无法表明职工已受理了该服务，职工在以后进行公积金项目申办时就必须重新填报相应信息系统，申办该服务，这样就对职工的服务申办形成了负面的影响。要求经办人员在商业银行职工住房贷款公积金申办中注意服务申办的及时性，能够现办现存。

1.1.7 复杂性

住房公积金的经办机关、缴存单位、对应主管机关的缴存人员等均是住房公积金文件的构成内容。同时，上述部门中一般也包括了其他的公证部门、承办机构、商业银行等，所以结构也相当繁杂。由于当前的住房公积金档案制度通常包括3个类型：归集、支取和偿还贷款，而各类业务档案制度中又具有其他各个阶段的分类，使得住房公积金的档案管理内涵也相当丰富。

1.2 住房公积金档案管理的意义

住房公积金归档材料是中国住房公积金管理局在业务管理工作中，由于住房公积金业务的进行而形成的归档材料。同时，也由于业务的形成、进展而更加健全，其内涵也不断丰富，材料总量进一步扩大。它是中国住房公积金系统所有服务管理工作的基石，是各职能管理机构、承办机关开展服务管理工作的基础。它保存着承办者、当事人进行的历史文化资源，同时兼具原始性和法制性的作用[1]。当经办人变动、当事人记忆不清晰、贷款人管理出现严重违规或者有关部门组织人员查询问题时，各方当事人都能够以档案为依据，及时做出适当的处置，从而将服务管理规范化、合法化，使经营的风险减至最低限度。

住房公积金档案管理的规范化，直接确定着住房公积金服务管理工作的服务质量。住房公积金档案管理工作是对缴存单位和工作人员切身利益的保障工作，并担负为住房公积金管理机构正常工作服务。住房公积金优惠政策如何切实促进广大人民群众利益，提高住房条件，切实解决人民房屋状况问题，是关系到国计民生的大事，是构建社会主义和谐社会的关键部分。

2.住房公积金档案管理存在的风险

2.1 档案信息收集环节风险

文档信息采集，主要有对网络电子文档和纸张文档的信息电子化采集。在此流程中，纸质文档的载体、空间和形式均发生了一定程度的变化，载体易于变化，空间易于被随意缩小或拓展，形式容易任意被变化，这些均对文档的原始性和真实性都造成了干扰。而且，随着文档信息量的爆炸式增加，以及纸质文档类型繁杂、规模庞大的数字化处理，归档保管上的困难可想而知，信息在保存流程中也极容易存在漏收或误收的问题，从无形中增加了安全风险[2]。

2.2 档案管理机制有待完善

现在中国的住房公积金档案管理还没有相对完善的管理规定规范和机制，而且各个地方也并未对住房公积金内容进行统一，不少地方的住房公积金管理制度也并未主动借鉴其他地方的管理制度，所以在跨地区的管理中操作性并不强。住房公积金档案管理制度作为一个比较全新的内容，由于能够掌握的管理经验并不多，从而所构建出的档案管理制度并没有系统性、统一性和全方位，也没有对公积金的管理工作形成较强的制约。

2.3 档案管理队伍有待建设

在进行档案归档时，许多文书资料由各个组织部门而来，各个部门之间负责各自的内容，导致业务无法高效衔接，导致有关文档无法实现资源共享。由于对住房公积金档案无法进行合理的管理利用，导致资料大量浪费。同时，由于管理住房公积金档案管理工作的人员大多是临时安置的，不少工作人员都没有档案保管的经历、知识和技巧，尤其是由于他们的计算机操作能力欠缺，且缺乏与住房公积金档案有关的专业知识。

3.住房公积金档案管理策略

3.1 规范归档程序强化责任落实

公积金管理行政中心要根据《住房公积金管理条例》等相关规章制度，建立符合本单位具体情况的档案保管执行规定，用管理制度来规范档案存档的管理工作。健全档案管理的保密工作规章制度、管理者岗位责任制、出入库管理记录制等规定，努力做到有规可依，以确保档案信息的正确、完整、安全。严格落实档案相关程序。在归档之前，归档部门必须及时对资料予以再次核对，以确保归档信息的完整性。由档案管理人员按照业务种类和产生的具体日期对资料按序编码，并及时立卷及装订成册计归档管理。当年的档案，在装订成册及立卷工作结束后可由归档人员临时保存，到期以后交由档案管理机构进行保管。移送到档案管理机构的文档，须保留卷册原有密封，特别情况下需要通过拆封方式予以重新整理。各机构均应设置独立的档案管理岗，各机构与档案管理工作人员须密切配合，档案必须实行科学的分类管理、高效的保护和利用、全面的安全风险管理[3]。同时，设立考评激励机制和惩罚激励机制，以充分调动档案部门保管人员工作的积极性，以推动档案保存工作顺利发展。

3.2 构建完善的档案管理机制

住房公积金对应机构必须要通过自己的现实状况，对住房公积金档案保管的制度进行完善，以了解住房公积金档案保管流程中涉及的管理、存档、处理、查阅等事务，从而使得档案管理人员可以更准确、高效地对档案进行管理，并以此保证了住房公积金信息的准确性和有效性，使住房公积金档案规范且标准化，满足了档案保管的需求。由此可见，住房公积金档案保管制度是建立社会主义和谐社会、化解住房公积金利率问题、完善住房保障体系的重要基石，不仅是对机构档案管理的内容。相应的，住房公积金管理部门必须有效实现相应的管理任务和责任目标，将其融入公共积累的考核制度内，以便于有效化解档案管理中出现的问题，并建立与信用贷款制度相应的责任激励机制。

3.3 推进档案信息的结构化

大数据管理背景下，信息系统数据结构化是一项基础性工作，它能够更好地保证档案数据安全，提升档案管理工作效率。因此针对信息系统数据分析繁杂、容量大、发展快速的形势，进一步提高档案信息系统数据管理的稳定性是十分必要的。在具体管理工作中，对档案数据信息的结构化处理是一个基础工作，经过结构化处理后的档案数据管理可以对档案信息统计的分类与利用有极大的促进作用，更有利于对档案信息统计的有效管理与保密。一旦发现非法数据信息侵犯，在第一时间内就可以辨别出来[4]。在进行了档案信息统计的结构化处理以后，数据管理也被进一步规范化，可以极大提升档案管理的安全性。

3.4 推进档案安全管理标准化

与传统的档案保管方式相比，现代档案保管发展空间很大，但对档案数据信息系统的安全保护也并非一劳永逸的事。在大数据管理背景下的档案保管工作虽然以新的形态存在，但制度的建设和健全还赶不上时代快速发展的脚步，如果档案保管的效果达不到应有的预期，档案安全也就无法完全保障。于是，档案安全管理体系的建立健全就变成了档案管理工作发展的一项重点。在整个档案管理工作流程中，档案信息安全准入机制及其监管都是最需要优先考虑的方面，并以体制为准则、以机制为标准，实施了严格的分级管理。

3.5 不断创新业务职责技术

由单一的管理型向使用型转化，实行标准化业务。服务主体技术创新。由关闭型向公开型转化，将单一的公共服务对象转为面向整个社会，成为“公众”媒介，实行社会性公共服务。公共服务方法技术创新。由实物型向信息型转化，把建立档案文档实物，转为提取加工后的“精品”信息内容深层研发，多层次使用。服务手段技术创新。由手工型向科技型转化，把人工分门别类、梳理、编目等管理工作，用智慧型开发工具进行分门别类、编目、搜索、组卷、存贮，使用一条龙业务。业务条件的不断创新。由落后型向超前型转化，培育档案管理超前意识，运用现代的科技方法和技术手段提升档案归档层次和管理水平。

3.6 提高档案管理人员职业素养

住房公积金档案保管工作有着很大的专业性，住房公积金档案管理人员工作为住房公积金档案管理的主体工作，其专业文化素养的高低影响着档案管理的水平。所以，国家档案管理机关根据新趋势、新特点、新任务，对培育精通业务基础知识、计算机管理、外文、法制宣传等的复合型技术创新人员，十分有必要。

首先，要培养优秀的职业素养。中国档案工作事业的发展对档案工作者职业道德素养提出了较高的要求。职工必须拥有较高的思想政治理论修养，形成了科学合理的世界观、人生观、价值理念;要拥有热衷档案事业，甘于无私奉献的职业奉献精神；拥有较强的工作事业心和责任感。其次，是养成良好的综合素质能力。公积金档案管理工作既是一个行业性工作，也是一个管理服务型的岗位[5]。这就需要负责归档服务水平质量管理工作的专门档案工作人员既要有扎扎务实的行业功底，也要有较强的管理能力和服务水平能力。最后，还需要培育好工作人员的社会公共服务能力。住房公积金档案的业务使用针对性强，服务政策性强，用于公积金档案管理工作者要时时牢记服务社会、服务人民的理念，真正地把“增强服务意识”和“主动服务”视为岗位的思想出发点与归宿，积极培育更加完善的业务管理技术手段，进一步正确认识好档案管理工作和档案利用之间的相互关系，将工作重心由管理转到提高档案使用的服务水平上，进一步理解广大缴存职工的实际需要，端正自己的工作态度，提升服务质量，更准确高效地为缴存职工提供最有价值的档案信息[6]。

4.结语

住房公积金事业直接关系着全体缴存职工的切身利益，因此健全住房公积金档案管理制度可以更高效地发挥档案真实价值，有效防止公积金违法违规行为，确保公积金的安全性，保护缴存职工的权益，推动住房公积金事业进一步发展。