财务共享服务中心在制造业企业中的应用研究

文/杨勇光（广东圆融新材料有限公司）

财务共享服务平台的有效运用，有利于制造业企业解决成本增加、整体工作效率低下、内部管控难度加大等一系列问题，对企业增强核心竞争实力有着一定的积极影响。目前，制造业企业在财务共享中心应用过程中仍旧存在较多问题，企业必须以自身实际情况为依据，积极探索应对方案与解决措施，以便于充分发挥财务共享服务中心优势，保证企业持续提高财务管理水平，实现健康运行。

一、财务共享服务中心概述

引入共享服务，并将其有效应用至企业财务层面，即财务共享服务，企业可以通过搭建和运行财务共享服务中心，实现对内部重复性较高工作进行业务流程再造与标准化制定，优化和梳理财务流程，不断提升财务管理水平，从而有效降低整体运营成本。与传统财务管理模式相比较，财务共享服务中心有着明显优势，具备流程全面覆盖、标准化与自动化程度较高以及人工成本较低的显著特点，在现代化企业中的有效运用，对企业发展而言有着极其重要的意义。

二、制造业企业在构建财务共享服务中心时可能面临的风险

制造业企业在构建财务共享服务中心时，不可避免地会存在技术、业务、法律等方面的风险。

第一，技术风险。不论是构建财务共享服务中心，抑或是投入运营和使用，都需要先进的信息技术予以支持，一方面，随着对新技术投资的不断加大，整体成本增多；另一方面，信息技术在为企业发展带来优势的同时，也会带来接口兼容、信息安全等方面的风险，这是造成财务共享服务中心运行中面临较大技术风险的主要原因。

第二，业务风险。对制造业企业而言，业、财信息融合需要一定时间，这就导致其在构建财务共享服务中心时，可能会与企业实际业务出现脱节现象。同时，部分企业既得利益者由于对财务共享服务中心的认知不全面，或者是员工过于担忧，不主动参与，都会阻碍企业推进财务共享服务中心构建进程。

第三，法律风险。在构建财务共享服务中心之前，制造业企业必须全面了解各分、子机构与各分支机构所在地的实际情况，包含税收政策与财政政策，从而有效降低法律风险发生的可能性。

三、财务共享服务中心在制造业企业中应用的有效途径

（一）管理层应加大支持力度

第一，积极革新事业部组织机构。作为一种新兴概念，与传统概念相比较，财务共享极具颠覆性。在构建财务共享服务中心并有效投入使用后，各分支机构需要及时在财务共享服务中心内上传各项信息数据。从各分支机构角度来讲，财务共享服务中心的使用，在一定程度上削弱了自身所具备的财务自主权。因此，在使用过程中，势必会面临各种各样的阻碍。为了有效消除各分支机构的不满情绪，制造业企业可以选择使用事业部制这一方法。事业部制是指制造业企业应基于下属分、子公司的类型、地区等因素，在其之上设置具备一定独立经营权的事业部。

第二，在建设初期，应提前制定规划。企业管理层需要全过程参与服务中心构建，明确这种颠覆性的改变需要较长时间。在建设初期，企业应提前进行规划，并加强内部沟通与交流，正确认识搭建财务共享服务中心的意义，既能够帮助企业显著提高财务工作质量，又能够减少人员薪酬开支，更有利于企业加强对各分支机构的管控力度，是现代化背景下企业增强整体竞争实力的有效手段之一。

第三，妥善安置好被淘汰的财务人员。制造业企业必须明确构建财务共享服务中心需要经历很长一段时间，是无法在短期内实现全面覆盖的。在建设初期，企业可能存在新、旧财务管理模式并存现象，这种现象的存在，势必会加大财务人员的工作总量。因此，在初期建设阶段，企业财务人员数量几乎维持不变。但随着服务中心建设进程的不断推进，其覆盖范围也越发广阔，在此情况下，企业已经可以通过服务中心处理基础性的财会工作，此时对财务人员的需求也会随之相对减少，财务人员数量下降明显，尤其是从事基础性财会工作的人员。财务共享中心会取代大量的基础财会岗位，大量财务人员面临失业问题，但实际上，财务共享服务中心的建设周期相对较长，其本身的人事调整压力相对较低；在人事调整过程中，企业应积极落实考核机制，并确保考核工作的公开性与透明度；及时向淘汰人员发放足额的辞退福利，有效降低大量裁员对企业发展所产生的负面影响。

（二）加强ERP系统建设

一方面，科学引入ERP系统。现阶段，市场上涌现了大量的ERP系统，彼此之间相互竞争，但却独具特色，为了有效推进财务共享服务中心的构建进程，企业必须基于自身实际情况，合理选择ERP系统。首先，明确关键需求，组织成立专门负责ERP系统采办的项目组；其次，由项目组负责选定与企业实际发展需求相契合的ERP系统类型；再次，模拟运行ERP系统，进一步观察和核实其是否满足企业实际发展需求；最后，科学招标、合理决策，引进系统。企业需要选择合适的ERP系统，依托信息系统加强企业内部关联业务之间的衔接性与整合性，为企业实现共享服务中心的标准化管理夯实基础，促使服务中心自主甄选出多余的数据以及重复性较强的工作，逐步实现数据共享。另一方面，以ERP系统为依据，强化财务管控力度。第一时间发现问题所在，应及时予以解决和处理。完善例行检查制度、健全监测机制、梳理故障反馈流程，等等。重视机房巡检工作，及时做好记录，并快速处理巡检中所发现的问题。除此之外，企业还应加强信息安全风险防控，具体来讲：第一，确保数据安全传输。财务共享服务中心的有效运用，意味着制造业企业需要通过在线进行业务处理，因此，需要传输相关数据。各业务部门登录系统，并将相关信息数据上传到系统，通过财务共享中心提取数据，并将其传递输送给有需求的部门。所以，能否安全地传输数据，对制造业企业发展而言极其重要。在实际传输过程中，企业可以通过增设防火墙、设置安全的路由器访问配置等手段，不断提高传输的安全性。第二，建立健全储存管理机制。在实际发展过程中，制造业企业需要在系统登录使用之前，核实认证身份，并通过财务共享服务中心，自动存储操作人员相关信息、实际操作流程、浏览情况等内容。而对于部分长期合作且信用度较高的客户，应通过加密的方式单独处理相关信息，以进一步提高客户相关信息的安全性与完整性。此外，定期委派专业化人员检查数据库存储下的操作记录与浏览记录，及时发现不合规操作，并加以处理。定期优化和升级信息系统，以避免因信息系统滞后而加大数据安全风险。第三，提升数据访问的安全性。制造业企业可以引入实名认证的方式，确保数据安全访问。具体来讲，合理划分操作人员使用权限，普通员工只具备基础性的信息查询权限，抑或是少部分的修改权限，系统管理员的操作权限会相对较广，但不论是普通员工进行操作，抑或是管理层进行操作，都会通过共享中心储备实际操作有记录，为企业加强监管力度提供依据的同时，进一步保障数据安全。此外，设置登录访问密码，每次登录使用系统都必须输入访问密码，以此保证是本人操作。第四，加强网络预防体系建设，提前制定应急预案。明确安全责任人，并积极引入信息系统安全方面的人才，为制造业企业加强网络防范体系建设提供人才保障，增强企业抵御病毒、黑客攻击等非法入侵。针对各种类型的网络安全问题，应提前制定应急预案，一旦发生突发情况，可以及时予以应对，以有效降低企业损失，确保企业健康发展。

（三）加强应收账款管理

制造业企业需要通过共享财务，建立一套规范的财务信用管理系统，包括授信评估、应收确认条件、发票管理、应收催款管理、坏账管理等，加强集中化的应收账款管理。一方面，企业应梳理和优化应收账款管理流程。制造业企业在运行财务共享中心时，应将客户信用评估纳入应收账款的流程体系，以有效降低资金坏账风险，加快资金周转。在业务活动开展之前，企业应加强风险防控，全面搜集各项信息数据，客观评估客户信用；在业务活动开展中，企业应加强监管。销售人员依托合同管理系统自动生成销售合同，将合同反馈给客户进行查看，双方确认无误后及时签订，并将相关信息上传至信息系统，在系统中做好存档工作，为财务核算工作开展提供数据依据。同时，合理使用税务系统，以合同内容信息为依据，开具相关票据，并及时将票据交给客户。在结算期间，企业应及时提醒客户在规定时间内付款，并全过程掌握实际付款情况。在此基础上， 财务人员需要定期与客户对账，以进一步提高信息数据的准确性。另一方面，加强客户关系管理。充分利用信息技术，在财务共享服务中心内搭建一套有关客户的需求预测体系，加强与客户的沟通交流，更好地了解和掌握客户需求。收集整理有关客户需求的信息数据，及时分析，并将分析结果反馈至各业务部门，为各业务部门调整和优化生产计划提供依据，助力企业提高服务质量。此外，深入了解客户，选择与信用度良好的企业形成战略合作关系，以降低不必要的资金损失，提高应收账款周转率。

（四）健全绩效考核体系

绩效评价工作的有效开展，对制造业企业财务共享中心的运行而言，有着十分重要的驱动与导向作用，通过合理选择绩效指标，将企业核心价值传递给员工，引导员工提升自我学习与进步的意愿。同时，不断提高绩效管理水平，有利于企业更好地掌握员工实际工作情况，为后续工作调整提供重要依据。因此，制造业企业应加强财务共享服务中心绩效考核制度体系建设，持续优化和完善考核内容，合理设置考核指标，定期组织开展绩效考核工作，保证考核结果的客观性与真实性，以确保管理层能够通过考核结果了解当前企业发展现状以及各部门实际工作情况，清晰发展中存在的不足与缺陷，以针对性地进行纠改。提高考核结果利用率，以考核结果为依据，合理落实奖惩措施，以更好地调动员工工作热情。

（五）加强风险管控

在构建财务共享服务中心时，制造业企业会面临各种风险，如何加强风险控制对企业发展而言极其重要。具体来讲，制造业企业可以从以下几方面着手加强财务共享服务中心构建中的风险管控：第一，设立试点。首先，制造业企业可以设立试点范围，从生产基地、各分支机构中选择试点，通过试点，积累经验，吸取教训，然后进行铺开尝试。其次，在构建财务共享服务中心时，必须考虑到后续模式的持续优化与完善，科学制定中长期发展规划，以不断完善共享服务中心的职能。总而言之，制造业企业需要从全局角度着手，从易到难，循序渐进地推进和铺开，将质量作为第一要求，在保证质量的基础上不断加快建设速度。第二，科学安排进程。在前期，制造业企业需要提前计划与安排，加强风险预警。进程安排必须包含共享服务中心建设的各项细节，负责构建工作的人员要基于项目实际建设进程科学编制周、月、季与年的计划表。将建立财务共享服务中心的相关业绩指标与年度绩效奖励有效关联，这能够进一步调动员工工作热情。第三，强化沟通。在财务共享中心中从事数据分析的人员应加强与各分子公司、各分支机构业务员的沟通交流，畅通沟通渠道，建立统一的标准，实现各分子公司与各分支机构之间数据的有效对接，并加强流程监管力度。企业在构建和运行财务共享服务中心时不可避免地会面临各种阻力，企业可以通过有效沟通，确保各企业利益既得者与员工正确认识财务共享服务中心对企业整体、对员工个人发展所带来的积极影响。并由管理人员负责进行计划与安排，提高计划执行的透明度与公开性，以进一步消除员工顾虑。

（六）加强人才培养

第一，转变人员观念。在构建财务共享服务中心之前，大部分财务人员从事基础性的财会工作，工作量大，但重复性过高，只有极少数的财务人员会参与管理层工作。在实际发展过程中，针对财务工作，企业只要求相关人员具备基础性的逻辑判断能力，随着服务中心建设进程的持续推进，企业必须积极引导财务人员转变工作观念。在财务共享服务中心实际运行后，企业与各下属分支机构对财务人员的需求不断降低，财务人员总量显著下降，这部分财务人员要么转岗、转型，要么被企业所辞退。在此情况下，财务人员必须转变原有工作观念，不断提高自身工作能力与专业素养，只有这样，才能够避免这种冲击。在财务共享服务中心模式下，财务人员需要积极转移工作重心，重视会计数据分析等工作，积极注重参与企业管理决策，以更好地实现价值创造。

第二，加强复合型人才培养。各分支机构所在地区的差异，使得其财务人员的综合素养也呈现参差不齐的特征，对财务共享服务中心的认知和了解也高低不一。随着共享服务中心建设进程的不断推进，制造业企业不仅需要进行相应的人事调整，还需要加强对从事共享中心工作的财务人员进行相应的培训，以确保其了解甚至是掌握有关技能。企业应定期组织信息管理人员与财务管理人员开展以ERP系统为主题的培训活动，有利于财务人员更加系统化地了解ERP系统的运行机制，明确财务业务流之间存在的关联性。在整合人力资源时，企业可以通过培训，打造复合型的人才队伍，这不仅有利于进一步精简共享服务中心的人员配置，还有利于企业减少人力成本开支。

四、结束语

综上所述，积极构建财务共享服务中心，并有效应用，对制造业企业而言有着十分重要的现实意义，企业必须加强学习和了解，树立正确认识，自上而下地在企业内部营造良好工作环境，确保企业有序开展各项工作，提升整体竞争实力。制造业企业基于自身实际发展情况，科学预测和评估服务共享中心建设过程中可能存在的风险，提前制定风险应对预案，并加强风险防控与管理。加强监管，及时识别和确定服务中心建设中存在的各类不足与缺陷，深入研究，提出可行的建设方案与建议，从而有效保证财务共享服务中心良性运行，为企业实现可持续发展夯实基础。