基于计算档案学思维的“单轨制”管理模式实现机理分析

王昱

摘  要：通过“单轨制”实施的相关政策分析和计算档案学思维分析，本文提出了基于计算档案学思维的“单轨制”过程控制模式，包括建设档案数据中台和建立“单轨制”控制流程及其运行方式，分析了业务系统数据表单与签章审批、元数据标准、“四性”检测策略等方面的设计方法与控制流程构建的一般原理。

关键词：电子文件；电子档案；“单轨制”；计算档案学；数据中台；元数据；控制流程

Abstract： Through the analysis of relevant policies for the implementation of the ‘single track system’ and the computational archival thinking， this paper proposes a ‘single track system’ process control mode based on the computational archival thinking， including the construction of an archive data center and the establishment of a ‘single track system’ control process and its operation mode. And this paper also analyzes the general principles of design and control process construction， mainly in business system data forms and signature approval， metadata standards， and ‘Four attributes ’ detection strategies.

Keywords： Electronic documents; Electronic archives; ‘Monorail system’; Computational archives; Data Center; Metadata; Control process

近年來，学界关于“单轨制”管理问题的研究逐步深入，包括概念探讨、管理策略、归档管理、安全管理、证据立法、电子签章、数据保全、转换路径、系统设计以及各领域的实践探索等等，但在计算档案学思维框架下探索“单轨制”理论和实践问题的研究较少，个别文献有所提及但没有重点探讨，本文就此问题进行初步思考。

1 “单轨制”实施的相关政策分析

2016年《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》提出了有条件开展电子档案单套制和“单轨制”管理试点的要求。2017年6月修正的《中华人民共和国民事诉讼法》《中华人民共和国行政诉讼法》、2018年10月修正的《中华人民共和国刑事诉讼法》均将电子数据纳入证据要素。

2018年10月国家档案局发布第13号令《机关档案管理规定》和2018年12月国家档案局提出了电子文件仅可以电子形式进行归档，符合国家有关规定要求的电子公文可以仅以电子形式归档的规定。

2019年4月公布的中华人民共和国国务院令第716号《国务院关于在线政务服务的若干规定》第十二条规定：“政务服务机构应当对履行职责过程中形成的电子文件进行规范管理，按照档案管理要求及时以电子形式归档并向档案部门移交。除法律、行政法规另有规定外，电子文件不再以纸质形式归档和移交。符合档案管理要求的电子档案与纸质档案具有同等法律效力”。[1]

2020年新修订的《中华人民共和国档案法》对电子文件和电子档案的与传统载体的文件与档案具有同等法律效力进行了全面规制和认定，指出要素合规、程序规范、来源可靠的电子档案能够以电子形式作为凭证使用。

2021年6月《“十四五”全国档案事业发展规划》对电子文件管理相关制度进行了具体要求，同样提出了要素合规、程序规范、来源可靠的电子档案实施“单轨制”管理。[2]美国国家档案馆于2017年8月也宣布了2022年年底将不再接收非电子档案的规定，澳大利亚《2020数字连续性政策》（Digital Continuity 2020）中也提出“信息应该以数字的方式被管理”的认识。

国内外关于电子类文档证据效力和单独接收管理的相关法律法规标准规范和政策的出台，为电子文件和电子档案“单轨制”管理打开了通道，也提供了强大动力。

2 “单轨制”实施的计算档案学思维分析

有学者认为实施电子文件“单轨制”应当以行政部门的统筹规划和协调管理为顶层设计，以信息中心作为电子文件“单轨制”的技术保障，以档案部门作为电子文件“单轨制”实施的业务监督指导。[3]这样就有三个责任主体，三个责任主体需要进行协调，而由于没有指定的协调部门，就存在电子文件“单轨制”实施落空的可能性，如果指定档案主管部门为协调部门，那么这个实施可能性大大增加。

电子文件“单轨制”管理是档案管理工作的本质性变革，是档案管理系统和各类业务系统深度融合的重要转折，它标志着档案管理系统和各类业务系统不是平行运行的关系或者相互抵触的关系，而是相互嵌入的互嵌关系，最终将发展为一体化的集成系统。如果把这个集成系统看成是一个整体的话，可以将系统分成两大功能，也就是业务功能和数据功能，“单轨制”管理就是要接管数据功能，将数据作为资产的一部分进行线上的集中统一管理。

通过对现有文献的分析，本文认为计算档案学是运用计算思维贯穿档案理论、方法和实践中而形成的档案学分支学科。这种计算思维既包括数字化思维、跨学科思维，也包括运用现代信息技术应用思维，亦即既有文史哲经等学科的汇聚，也有新一代数字技术的汇聚，共同作用于档案学研究，强化数据过程层面的连续性和档案数据内容层面的细粒度分析和处理，为档案学创新发展提供新动力。

基于计算档案学思维的“单轨制”管理模式就是在数据层面运用跨学科与数字技术实现电子文件的全流程控制和全信息控制。

3 基于计算档案学思维的“单轨制”过程控制模式

3.1 建设档案数据中台

一般来讲，“单轨制”管理涉及的系统有业务系统包括办公自动化（OA，Office Automation）系统、企业资源计划（ERP，Enterprise Resource Planning）、企业内容管理（ECM，Enterprise Content Management）、产品数据管理（PDM，Product Data Management）、建筑信息模型（BIM，Building Information Modeling）系统、财务管理系统（FMS，Financial Management System），还有工程项目管理系统等。档案管理系统的深度嵌入需要依托档案数据中台进行。

档案数据中台是各业务系统的中介节点，具有业务系统的无缝连接特点，也是各业务系统数据的入口和数据的出口。从这个意义上讲，档案数据中台应该属于文件“单轨制”一体化管理集成平台，具有对接各类业务系统以实现电子文件全生命周期管理中间件功能。该中间件或中间平台不但完全对接所有的业务系统，而且能够与档案管理系统或者是数字档案馆的管理系统无缝连接，真正实现各业务系统、信息中心和档案管理系统的数据集成处理。

该档案数据中台可以把一些技术集成进来，这些技术包括数据备份技术、电子签章技术、CA认证技术、角色认证技术、时间戳技术等，根据功能增强的或功能拓展的应用需要，还可以集成区块链技术、云计算技术、虚拟现实技术等相关的技术。

所有的电子文件在业务系统中均通过数据中台进行转接管理，无论是线上生成的电子文件或线下生成的电子文件，均由数据中台进行控制管理，数据中台具有电子文件与元数据组件封装管理、数据批量处理、数据规范管理、数据导入导出管理、预组卷、电子文件在线电子化移交管理、归档管理以及档案管理的全部功能。[4]

3.2 建立“单轨制”控制流程

编制电子文件“单轨制”管理实施方案和标准规范，明确电子文件在编码、表单、附件、审核、签名、签章，元数据、封装、“四性”检测、格式转换、传输、移交、归档等生命周期各个环节的具体要求。

3.2.1 构建业务系统数据表单。传统文件的形成过程和电子文件的形成过程具有相似性，一般都包括拟制、校对审核、标准化、会签、批准、发布、执行、归档等程序。在文件的拟制阶段，应使用表单控制方法。表单包括文件编号、文件名称、文件所属类型、文件密级、保管期限等条目。

与表单相关联的相关编码表和功能模块包括分类方案、辅助分类、元数据辅助生成、归档范围、归档数据自动生成、数据自动归档等。

表单控制可以在拟制阶段保证基础数据的前置性规范性和完整性，这是“单轨制”的前提和基础。文件的拟制过程是线上线下相结合的过程，线上提出申请并用表单进行控制，线下可以对文件的内容进行设计、加工、补充和完善，定稿后可以一并提交到系统之中。

3.2.2 建立表单签章审批流程。对业务系统开发者提出表单签章，审批流程的设计要求，完善该部分的功能。按照《电子签名法》的要求，选用符合官方认证的电子签名产品嵌入业务系统之中。并在业务系统中明确电子签章、数字证书密钥和数据文件的管理员角色。

3.2.3 完善元数据标准。根据业务系统的特点和数据属性制定有针对性的具体元数据标准规范。在业务系统运行的过程中，元数据作为数据的重要组成部分进行封装管理。

3.2.4 建立“四性”检测策略和流程。以《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T 18894—2016）、《电子文件管理系统通用功能要求》（GB/T 29194—2012）、《电子公文归档管理暂行办法》（2003年7月22日国家档案局令第6号发布，2018年12月14日国家档案局第14号令《国家档案局关于修改<电子公文归档管理暂行办法>的决定》修改）、《文书类电子档案检测一般要求》（DA/T 70—2018）、《建设项目档案管理规范》（DA/T 28—2018）等为参照，在电子文件全生命周期管理的各节点如移交、归档、保存等节点设计“四性”检测流程。

制定“四性”检测的抽检周期要求、抽检比例标准、合格率标准，并用制度的形式加以规范执行。[5]“四性”检测中的真实性检测的方式一般包括“区块链+电子签章”的方式、PKI（Public Key Infrastructure）公钥密码技术的数字签名方式等均可以借鑒使用，对于完整性、可用性和安全性检测可以采用类别级别细分的方法进行。

3.3 “单轨制”控制流程的运行方式。拟制的文件在系统之中要通过审批流程，对于通过审批的文件可以进入下一个流程，而没有通过审批的文件，则返回到拟制过程，由拟制人员继续进行加工修改，然后再回到系统之中提交审批，直至审批通过为止。[6]

在基于计算档案学思维的“单轨制”内容控制模式方面，应按照要素合规、程序规范和来源可靠的要求，结合具体工作业务，对数据类型与格式进行规范，建立电子档案数据形成的原始性、安全性控制模式。

*本文系国家档案局科技项目“面向治理体系现代化和应急处置决策需求的档案数据能力建设研究”（批准编号：2020-R-5）成果之一。

参考文献：

[1]国务院关于在线政务服务的若干规定[N].人民日报，2019-07-05（011）.

[2]于高峰.实施政府电子文件“单轨制”管理的策略探析[J].兰台内外，2022（21）：44.

[3]瞿静.单轨制趋势下档案信息系统与业务系统的整合连通与电子文件通行[J].档案管理.2020（04）：27-28.

[4]王红娟，刘金串.国际火电建设项目电子文件“单轨制”管理初探——以“印尼南苏1号项目”为例[J].办公室业务，2022（16）：13-15.

[5]张宁，路敏.我国工程项目电子文件“单轨制”实施现状调查与思考[J].档案学通讯，2022（03）：65-71.

[6]高兵，贺兴峰，王庆喜.浅谈“单轨制”下技术文件签署管理的信息化应用[J].机电兵船档案，2022（03）：72-74.

（作者单位：国电电力发展股份有限公司 来稿日期：2022-08-20）