档案管理在医院管理中的作用及其策略研究

文/杜卫（滨州医学院附属医院）

医院事业的发展，不仅体现在医疗水平、护理水平等方面，而且还体现在各项管理工作当中。其中，档案管理是医院整体管理工作中非常重要的一部分，通过加强医院档案管理，包括人事档案管理、思想政治档案管理、患者病情信息档案管理等，能够使医院各项工作有序推进。但是，从现状来看，医院档案管理工作开展期间，也存在一些有待解决的问题，比如：对档案管理工作重视程度不足、档案管理机构不够健全、档案现代化管理水平滞后等[1]。为了解决这些问题，提高医院档案管理工作的质量和效益，本文围绕“档案管理在医院管理中的作用及其策略”展开分析研究意义显著。

一、档案管理在医院管理中的作用分析

医院档案类型较多，比如人事档案、行政档案、患者病情信息档案等，对不同的档案加强管理，在医院管理工作中发挥着不同的作用。结合实践工作经验可知，档案管理在医院管理中的具体作用如下：

（一）为医院人事管理工作提供有效凭据

一方面，对于医院的人事档案，涵盖了医院全部的人事文件，一般由医院职工所属组织，即在医院人事管理活动过程中形成。在医院人事档案管理过程中，需确保档案信息内容的可靠性、真实性和完整性，且由医院组织领导及其相关部门负责管理。虽然医院的人事档案无经济效益作用，但是在医院的人事安排、人力资源管理工作过程中，均有必要利用到人事档案。因此，加强医院人事档案管理，能够为医院人事管理工作的开展提供有效的参考凭据。

另一方面，医院在发展过程中，需持续增加人才储备，而人才招聘、选拔和配置，均需要人事档案信息资料的支持。通过引进人才档案的管理、调用查看，可了解人才职业发展情况，从而对人才作出客观、科学的判断，确保招聘进来的人才能够为医院事业发展提供有效支持。

（二）为医院各项制度改革起到促进作用

医院档案和医院制度改革工作之间存在密切关联性，特别是职工薪资改革，在利用医院档案信息的基础上，可以为医院构建员工激励机制提供有效凭据。与此同时，在医疗体制改革工作持续深化的基础上，医院薪资制度产生了一定程度的改变。医院在薪资核算过程中，需利用到财务报表，即在财务报表的支持下，使薪资制度改革及完善具备了充分有效的信息支撑。并且，在薪资制度优化完善过程中，还需参考医院人事档案当中的相关指标信息，比如职工的工作年限、学历、职称以及岗位工作评价等[2-3]。此外，近些年来，随着网络信息时代的逐步发展，医院档案管理工作的信息化发展势头较猛，在医院薪资核算过程中，人事档案信息成为一项重要的凭证。可使薪资结算更加准确，进而能够将薪资结算的公平性体现出来。由此可见，加强医院档案管理，能够为医院各项制度改革起到促进作用。因此，要充分重视医院档案管理工作的开展。

（三）有助于提升医院医疗服务水平

在医院医疗工作开展期间，会产生大量的医疗档案信息，比如患者诊断信息、护理信息和治疗信息等，通过患者各项信息的汇总、分析和整理，构成患者的病情信息档案资料，可以在患者入院后全过程诊疗过程中发挥参考作用，分析判断患者的病情变化，结合相关病情档案信息，为患者提供合理、科学且具有针对性的诊疗、护理干预方案，保证患者病情及生活质量的改善[4]。此外，借助患者病情信息档案资料，还可以查找医院医疗服务工作过程存在的问题，通过问题产生的原因分析，制定合理科学的改进对策，有助于持续提升医院的医疗服务水平。

（四）带动医院整体管理工作质量水平的提高

档案管理属于医院整体管理工作中非常重要的一部分，传统工作模式下，医院档案管理采取的是纸质档案管理方法，这种管理方法存在较多的不足，比如档案资料易遗失、缺损，遭遇火灾或水灾容易损毁等。而新形势下，通过实施档案信息化、电子化和智能化管理，则能够避免传统纸质档案管理工作存在的一些问题，使医院档案信息资料的安全性得到有效保证，在提升医院档案管理工作质量水平的基础上，进一步带动医院整体管理工作质量水平的提高。

二、医院档案管理工作现状问题分析

如前所述，医院档案管理工作的开展作用较多，但从现状来看，此项管理工作尚且存在一些较为明显的问题。具体而言，主要包括以下问题：

（一）对档案管理工作重视程度不足

部分医院将重点放在医疗工作当中，对医院档案管理工作缺乏足够的重视，比如在资金投入方面，医疗建设资金充足，而档案管理建设资金则较为薄弱，显然这难以提高医院档案管理工作的质量。与此同时，医院在“重临床、轻管理”“重业务，轻档案”思想理念下，使一些档案管理工作人员对档案管理工作的积极性不高、责任心不足，使档案管理工作形同虚设，缺乏实效性[5]。此外，由于对档案管理工作不够重视，医院档案管理相关制度建设也呈现滞后的现象，可想而知，在现代医院档案管理缺乏完善可行的制度作支撑的情况下，医院档案管理工作便难以顺利、有序开展。

（二）档案管理机构不够健全

从现状来看，部分医院档案管理机构不够健全，在标准的归档管理范围方面较为缺乏，显然这不利于医院档案管理工作质量的提高。一方面，部分医院没有对专门的档案管理部门进行设置，档案人员由行政科室、办公室工作人员兼职的情况较多，且管理内容存在一定局限性，诸如人事档案、病历档案、教学档案、科研档案等由不同的部门管理，使医院档案集中统一管理目标难以实现，进而使档案收集、整理、管理难度加大，并难以提高档案利用价值。另一方面，在档案管理机构不够健全的情况下，对医院档案管理的主要内容也不明确，比如未能明确分类，档案管理缺乏针对性，进而影响档案管理整体质量水平的提高。

（三）档案现代化管理水平滞后

在医院发展进程中，受到网络信息时代的影响，档案管理工作也从传统的纸质档案管理模式，逐步朝向电子化、信息化、智能化管理模式转变。但是，部分医院的档案现代化管理水平却呈现滞后的现象[6-7]。一方面，医院在档案现代化管理建设资金上投入不足，未能及时引进档案管理现代化软硬件设施设备，比如档案管理计算机系统设备、安全防护软件等，使档案现代化管理工作的开展受到严重阻碍。另一方面，医院档案管理人才缺失，在档案管理人才不足，在岗档案管理工作人员对档案信息化、电子化技术掌握不足的情况下，便难以提高医院档案现代化管理的质量水平。

三、加强医院档案管理工作的具体策略分析

为解决医院档案管理工作中存在的问题，需落实有效的档案管理工作策略。具体而言，主要工作策略如下：

（一）加强对档案管理工作的重视，完善档案管理制度

要想使档案管理在医院管理中的作用充分有效发挥出来，并提高医院档案管理工作的质量水平，首先，需要加强对档案管理工作的重视，医院方面需树立临床、管理、业务、档案等一系列工作同等重要的思想理念，正确认识到档案工作对医院发展的价值作用，并由领导层对档案管理工作人员起到引导作用，使档案管理工作人员端正工作态度，增强责任意识，在重视档案管理工作的基础上，充分做好医院的档案管理工作。

当然，“不以规矩，不能成方圆。”[8]对此，需持续完善医院档案管理制度，档案收集、分析整理、存储管理、利用等环节，均需制定明确的制度，确保医院档案管理各个环节的工作顺利、有序开展。同时，保证档案管理制度的可行性及科学性，在实践管理过程中，合理增加管理内容，使医院档案管理制度得到不断完善。此外，还需制定完善的档案人员管理制度，规范和约束档案管理人员的工作行为，使档案管理人员认清自身管理工作内容、工作职责，严格按照制度规范要求做好档案管理工作，为医院档案管理工作质量的提高起到保驾护航的作用。

（二）设立专门的档案管理机构，明确档案管理工作内容

为了提高档案管理工作的规范性，在医院内部需设立专门的档案管理机构，由机构内部专业的档案管理人员负责医院的档案管理工作。同时，明确档案管理工作内容，即：对档案类别充分明确，将医院档案分成若干内容，主要包括医疗技术档案、人事档案、基建档案、病历档案等。结合不同的档案资料内容，实施有针对性的管理对策，使档案管理工作的针对性及实效性得到有效提高[9-10]。在明确档案管理工作内容的基础上，针对医院档案管理内容制定明确的管理目标，重视医院档案管理工作的全面性，使医院档案管理的实际需求得到有效满足。此外，在医院档案管理工作开展期间，需具备针对性，结合医院档案内容类型诸多的特点，在实际管理工作期间，需结合不同的档案内容，采取有针对性的管理方法，使各类档案得到有效管理，进一步提升医院档案的整体管理质量水平。

（三）加强档案现代化建设管理，提高档案管理人员综合素质水平

为了顺应时代发展潮流，提升医院档案管理工作质量水平，加强档案现代化建设管理至关重要。一方面，医院需在档案管理工作中投入充足的建设资金，合理引进现代化信息技术、计算机软硬件设施设备等，提高医院档案管理信息化水平。另一方面，医院在档案管理工作期间，需配置完善的网络化设施，使医院档案信息查询、调阅更加方便，减少人工成本，提高整体管理经济效益。此外，还需在医院档案现代化建设管理过程中，构建高效的电子管理系统，通过电子设施、集成网络系统、安全防护技术（防火墙技术、安全密钥技术）的融合应用，使医院电子档案管理信息系统的安全性及应用价值得到协同提升，进一步提高医院档案整体管理质量水平。

值得注意的是，在医院档案管理工作期间，档案管理人员扮演着非常重要的角色，因此提高档案管理人员综合素质水平至关重要。医院方面，需为档案管理人员提供培训学习的机会及平台，通过“理论+实践”培训教育，提升档案管理人员综合素养，保证其能够完全胜任医院档案管理工作。当然，档案管理人员自身还需与时俱进，学习档案管理现代化知识，比如档案管理信息化技术、档案管理信息系统应用技巧方法等，使档案管理人员能够将自身专业技能发挥出来，带动医院档案管理工作质量水平的全面提高。

四、结语

综上所述，档案管理作为医院管理工作中的一部分，其价值作用显著，比如能够为医院人事档案管理工作提供有效凭据，促进医院各项制度改革，有助于提升医院医疗服务水平，并带动医院整体管理工作质量水平的提高等。但是，从现状分析，医院档案管理工作问题较多。因此，需重视医院档案管理工作的开展，逐步完善档案管理制度，设立专门的档案管理机构，并对档案管理工作内容充分明确。当然，还需加强档案现代化建设管理，提高档案管理人员综合素质水平等。总之，相信做好以上工作，医院档案管理工作质量水平将能够得到有效提高，进一步为医院管理事业的发展奠定坚实的基础。