大数据背景下事业单位档案管理工作创新路径探析

徐艳梅

（中国电子信息产业发展研究院）

随着新时代的发展，特别是新技术的落地使用实践等工作的展开，我国各个行业都已经进入到了信息时代。信息是以数据的形式呈现出来，对社会的方方面面都产生了直接或间接的影响，也是社会改革创新发展的必然之路，对于事业单位档案管理工作而言也是如此，必须要充分地结合信息时代的特征展开创新工作，逐步构建起以信息为主导的新管理模式，将系统性、集成性、网络性等新特征充分在实践业务中表现出来，进而使得各项工作能够满足新时期各类用户和行业发展的需要，这也正是本文的研究目的所在。

一、大数据的概念

大数据的概念是源自于互联网时代，在目前的情况下，大数据的使用很多都是基于互联网载体的巨大规模信息载体、信息集合。大数据虽然源自于互联网行业，可实际使用的范畴绝不仅仅局限于此，在广义的概念上，任何规模巨大、接近全体样本的信息数据以及相关集合都可被称之为大数据，无论是使用在生产还是生活中皆是如此。大数据可以理解为一个非常大规模的数据组，在实际使用过程中功能性也不仅仅局限于存储、管理和分析，还需要使用更高阶的技术来提供数据服务。在特征方面，随着时代的不断发展和技术的不断改进，特别是软硬件的不断升级，大数据的标准相比于过去也提高了很多，其具体特征既包括传统样式下的多样性、高速性、规模性，还包括了价值性、可变性以及新时期十分热门的虚拟性等等[1]。由此可以看出，大数据和诸多新技术之间的结合，以及对于各个行业带来的实际帮助，大数据背景下，人们的生产、生活、工作已经发生了翻天覆地的变革，不仅仅是在信息技术领域，而且在诸多其他领域也受到了广泛的影响和应用，从经济到社会再到管理皆是如此。本文所提到的事业单位档案管理工作也需要充分利用大数据带来的机遇和挑战不断提高工作质量和管理水平。

二、大数据对事业单位档案管理工作的价值

之所以要将大数据引入到档案管理工作中，主要是因为在大数据背景下有很多新技术、新理念，对事业单位档案管理工作会提供很好的帮助，解决传统模式下存在的各类问题。整体来看，大体的作用包括以下几个方面。

（一）优化档案管理的理念

档案管理工作涉及到方方面面，因此管理理念方面非常重要。理念的新与旧将会直接决定整体的工作质量，事业单位的档案管理工作又具有较高的服务属性，需要通过有效的管理来提供更好的服务。传统工作模式下服务易受到忽视，无论是在服务意识方面，还是在服务质量方面，都和新时期的需求有不小的差别，而无法满足新时代档案管理的要求。在信息时代，大数据背景下事业单位信息管理工作的改革，可以保证整体的档案工作质量得到提高，减少因服务意识和服务能力不足而带来的稳定性不够问题[2]。加之档案管理工作在信息化的改变下可以更好地提供包括查询、借阅、决策等多环节在内的服务工作，因此会给事业单位的新发展助力。

（二）解决传统工作模式下存在的难题

事业单位档案管理工作是纷繁复杂的，其中不仅涉及到大量的资料、数据文件的保存、查阅和使用，也涉及到了很多的业务环节，需要做好彼此之间的适配和调整工作，只有这样才能够充分地发挥出档案管理的作用。不过在传统工作模式下，由于人力牵扯过多，加上大部分的信息传递都是靠手工完成的，因此在效率和质量上自然是难以得到保证，这就导致了很多问题的发生，各个部门之间也很难结合日益增长的信息量来做好彼此之间的工作衔接。而将信息化时代的大数据管理理念和技术引入到新时期的档案管理工作中来，可以更好地提供彼此的衔接以便于做好各项基础业务（比如查询、借阅）、档案的使用以及进阶业务（比如决策分析和可视化展示），这会使得事业单位档案管理工作更上一层楼，也能有效地解决传统模式下存在的各类问题。

（三）提升业务的效率

在信息化广泛推进的时代，各个行业都尝到了由此带来的好处，其中十分直接地就展示在可以提高工作效率方面。事业单位档案管理工作采取数据时代所赋予的新理念、新技术，可以提高业务工作效率，提高实际工作者的个人能力。此外，在传统模式下，大部分工作都是结合纸质档案的方式展开的，不仅容易损坏，而且还容易产生错填、漏填、误填的问题。电子化档案是不存在保存期限的，也可以无限次的使用，更可以随时结合自动化的查阅修正手段来解决填报问题。这无疑会提升整体的工作效率，给各项工作推进带来极大的便利[3]。

三、基于大数据的事业单位档案管理工作创新路径

在大数据时代，想要充分地借助新技术，提高整体的业务水平，还需要充分地结合科学的途径来设计好相关的对策。结合笔者对大量文献阅读的积累和实地走访来看，想要在大数据背景下就事业单位档案管理的信息化工作做好相应的改革，将技术和理念真正落地，可以从以下几个方面入手来开展相关的研究。

（一）实现管理制度优化

事业单位需要充分结合新时期社会的发展来做好事业单位档案管理工作的制度优化调整。在社会发展的过程中，事业单位扮演着十分重要的角色，也是整个信息化时代推进过程中的关键机构。事业单位和企业单位存在着很多的不同，也有大量的法律法规，明确给出相应的业务规定。因此，在大数据时代相应的信息化建设和改革推进过程中，虽然事业单位应当充分地借助社会上的先进经验，不过也要考虑自身的单位属性和特征，因此在管理制度的优化和调整方面需要保证整体框架满足相关要求，也需要结合自身的实际情况来提高对制度的执行力度。档案管理制度应当不断地完善各项规程，特别是就大数据背景下可能出现的各类技术问题和信息化问题，需加大相应的管理力度。如果出现不合理的问题，比如因信息化建设导致资料丢失、混乱以及人为损坏等等，应当严格地对相关人员进行查处。对于信息化时代所提供的管理人员新操作行为等也应当充分地加入到管理手册的编写内容中，只有这样才可以使得管理制度能够真正规范技术的使用，不会出现技术人员肆意妄为的局面。除此之外，还应当将各类的考评绩效进行革新，将技术使用和信息化时代所提供的各类新措施加入其中，只有这样才能够提高档案管理工作人员对于新技术的认知，使得他们能够真正地投入到新技术的学习和使用中来，这对于大数据业务和理念的推广都很有好处。只有真正地将工作行为、人员素质和业绩表现与新技术相结合，才能够极大地调动工作人员的积极性，这也是提高工作效率的主要方式[4]。

制度的建设方面还需要充分地结合信息化的安全防护工作。事业单位档案管理信息的安全性要比社会企业的使命职责程度更高一级。因此在信息化系统的安全防护工作中，必须要提供足够完善的安全保障处理方案，引进最先进的计算机保护技术，成立专业的团队，提高信息安全性。这既是基础要求，也是重要保障。在事业单位档案管理工作的过程中，要由专职的计算机维护人员保证整个系统平台建设和使用的安全性，使得安全等级能够满足相关要求。从技术视角出发，做好安全风险的预防工作，就其中可能存在的各类隐患和漏洞及时地给出处理对策，要强调运用软件和硬件互相保护的相结合模式，只有这样才能够持续提高整体业务的安全性。在软件方面也要购买正版软件，并合理安装，就内部局域网和外部网络之间打造出专属的防火墙，使得黑客、病毒等无法侵入到系统的内部，进而不会造成档案信息的泄露。此外，对于档案管理、工作人员也应当有完善的安全保密机制进行制约，比如数字签名、人脸识别、指纹识别、数字证书等等都可以有效地保证大数据时代各类技术使用下信息安全各类要求落地，只有这样才能使技术真正带来助力。

（二）提升沟通效率

首先是要提高部门之间的衔接效率，将信息传递的通道变得更加通畅。在信息化工作中，信息传递通道通畅、没有制约项目是十分重要的基础性保障，也是信息能够在各部门之间传递，提高合作效率和衔接质量的重要参考。因此，在事业单位档案管理信息化工作的创新过程中，要充分地以网络技术作为支持的基础，将管理工作视为业务改革的根本。在具体建设的过程中，提高各部门之间工作交流和沟通的效率，从而提高就此带来的改革速度和加快信息化建设步伐。在此过程中要注意档案管理工作的特殊属性，将其与信息化工作充分紧密地融合起来，在交流和合作的基础之上，提升整体的信息完备率[5]。各部门之间信息和数据的传递在档案管理工作中也是十分多见的，因此购置相应的软硬件打造档案管理的专属平台也是十分重要的任务，这就需要网络技术人员和相关的信息开发人员做好维护与建设工作。在充分考虑本地区及本单位档案管理工作目标和实际任务的基础之上，做好相应的建设工作，认真落实相应的理念要求。具体到工作中，就是将实际的信息记录和管理工作区分和融合开来。只有做到充分交流、通力合作，才能够解决创新过程中所发生的各项问题，才能够就传统工作模式下存在的各类制约项目，给出相对比较完善的解决措施，使得事业单位档案管理工作能够真正得到有效更新，借此来提高业务信息化管理水平和实力。

（三）完善信息管理平台

事业单位需要基于本地区的实际情况打造信息管理平台。在大数据时代，想要充分地发挥数据的价值，就必须结合地区和单位的信息化建设目标来打造专属的数据服务体系。在此过程中，建设平台是基础性的要求，这不仅能够为其他部门提供工作的便利性，而且也可以给事业单位档案管理工作的创新带来好的契机。在平台的建设过程中，要基于大数据背景所赋予的新时代使命，在考虑社会及业务需求的基础之上，充分以事业单位档案管理工作的主线为依据，加大信息平台的建设和推广工作，以完备的网络技术为支持，构建起可靠的管理业务平台。在平台建设过程中也要考虑实际的成本，这里所提到的成本既包括购置软硬件所花费的成本，也包括建设平台后需提供的维护成本以及各个模块之间的升级改造成本等等，只有这样才可以花小钱办大事，毕竟事业单位的属性和企业是不同的。此外，在平台建设完毕后，还应当做好基层的教育和培训工作，只有工作人员能够熟练地操作各类平台，才能够保证平台的效用和价值得到真正的发挥。在具体的影响力方面，要努力扩大信息化平台的价值，使得平台不仅仅能够为事业单位档案管理工作所用，而且还能够为各项有需求者所用，只有这样才可以真正地将档案管理工作的服务属性发挥出来，可充分借鉴各个业务和各领域的经验教训，提升自己的专业实力。

（四）更新信息化设备

事业单位档案管理中要更新信息化设备，提供技术支持。在大数据时代，各个行业受到的影响是十分直接的。事业单位想要充分地利用时代赋予的新机遇，提高档案管理工作的质量和相应的水平，就需要保证数据质量以及管理模式符合新时代的各项要求，以及及时地更新信息化的管理设备。要结合本单位的财政情况，适度加大资金投入，更新陈旧的信息化设备，从实际工作出发购置需要的电子器材，以满足工作要求。想要保证电子档案信息不被人为损坏或者丢失，还需要适度地提高整体软硬件的安全属性，选取安全系数较高的稳定电子产品，对各单位、各业务、各领域的数据实时予以可靠的保存。此外，还应当结合自身的实际情况打造专属的信息防护体系，只有这样才能够保证大数据时代赋予的核心技术能够发挥正向价值，在充分辅助档案管理工作优化的同时，给数据安全工作提供保障，这也是基础性要求。

（五）打造专业团队

事业单位在档案管理中，必须要打造专业团队，培养优秀人才。对事业单位而言，在档案管理工作的传统模式下，很多都存在着人员兼职或整体专业实力不够的问题，这不仅会对整体的工作效率产生直接影响，也会很难将服务意识落到实处，导致各部门之间对于档案管理工作人员颇有微词。新时期，在信息化改革推进的浪潮下，需要打造专业队伍，提高相关工作人员的个人素质。只有提升专业水平，才能够真正将服务保障的要求落到实处。在信息化建设的过程中，要随时随地地开展基于技术培训、理念革新模式下的教育培训工作，结合员工的实际情况和岗位的具体要求来制定专业的培训计划，提升操作者的个人应用能力和对于服务的认知能力。通过理论联系实践，将各项业务落到实处，比如在录入资料时，相比于传统模式下的手工填写，新时期的计算机输入模式就更加便利，也会结合专属数据库的打造，提供更多的新功能，这的确是解放了人力，会给传统模式下存在的各项问题解决带来帮助。不过还是需要细心，只有认真严谨，争取万无一失，才能够保证数据的真实性。此外，对于岗位员工的择取也应当适度地提高相应的门槛，在招聘和晋升的过程中，既要考虑个人的服务水平、专业能力，也需要将信息化使用能力加入到考评中，只有这样才可以保证人员能够择优录取，以提升整个队伍的素质。在队伍打造过程中，则可以采用先进带动全员的模式，将那些服务意识较好，具有较高业务水平和信息化使用能力的人员设定为团队队长，由他带领整个业务团队发展，这对于整体的规模性队伍打造很有帮助，也可结合示范效应来带动更多的人员参与其中，这也是新时期大数据时代赋予事业单位档案管理工作的新使命，相比于过去模式下人员管理，其会给人力资源业务展开带来帮助。

除了上述提到的具体对策之外，还需要充分地挖掘大数据时代所赋予的新使命。数据使用的进阶要求是要充分地结合算法的落地来提高整体的数据研究价值，也就是结合可视化的展示来挖掘数据和信息背后的意义。因此对于事业单位档案管理工作而言，在新模式下不仅仅要做到以查阅为主，而且还需要充分地发挥其价值，并进一步开展相应的深度挖掘工作。在神经网络、专家库、知识库等新技术的支持下，充分地挖掘其蕴含的潜在价值，结合微信、微博以及相应的新媒体平台等来做好推广、展示和利用工作，将档案中存在的新价值充分地挖掘出来，给实际使用者带来更多的帮助。只有这样才可以进一步凸显出事业单位档案管理工作的价值，这也是新时代新技术所赋予的新任务。

四、结语

整体来看，对于大数据时代事业单位档案管理工作者而言，需要充分结合新时代赋予的新使命来保证新技术的落地，只有这样才可以充分地发挥其价值，给解决各项传统工作模式下存在的问题带来帮助，给档案管理工作的革新升级带来更好的助力，这也是符合新时期新要求的具体措施。